新常態(tài)下工商業(yè)務(wù)檔案利用探究

林葵葵

(龍泉市消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)委員會(huì))

新常態(tài)下工商業(yè)務(wù)檔案利用探究

林葵葵

(龍泉市消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)委員會(huì))

工商業(yè)務(wù)檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)登記管理工作的歷史記錄,在登記注冊(cè)行政許可工作中以及各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著重要的依據(jù)、憑證作用。本文就新常態(tài)下如何加強(qiáng)工商業(yè)務(wù)檔案利用進(jìn)行探究。

新常態(tài) 工商檔案 檔案利用

龍泉市工商行政管理局成立于1978年,2014年統(tǒng)一并入龍泉市市場(chǎng)監(jiān)督管理局。其中工商行政管理部門所收集保管的業(yè)務(wù)檔案,主要是各類企業(yè)從開(kāi)業(yè)到注銷、吊銷的原始檔案,其獨(dú)有的信息資源有著不可替代的作用。工商機(jī)關(guān)依法履行市場(chǎng)準(zhǔn)入、市場(chǎng)監(jiān)管、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)職能,公、檢、法機(jī)關(guān)辦案,企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè)及從事各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等都需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案。

一、新常態(tài)下工商部門業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

(一)檔案生成量大

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,市場(chǎng)投資環(huán)境的不斷改善,市場(chǎng)上開(kāi)辦的公司數(shù)量越來(lái)越多。尤其是最近幾年,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化,工商部門在有關(guān)部門的配合下,不斷完善相關(guān)政策、法規(guī),扶持企業(yè)發(fā)展,優(yōu)化市場(chǎng)投資環(huán)境,降低準(zhǔn)入門檻,登記無(wú)收費(fèi)且辦證立等可取,新開(kāi)企業(yè)登記數(shù)量逐年上升,又因企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁,需要不斷對(duì)企業(yè)登記情況進(jìn)行變更,這些都造成工商部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的急劇增加。截止到2015年底,龍泉市工商登記部門登記注冊(cè)的業(yè)務(wù)檔案就有4.8萬(wàn)余卷,130萬(wàn)余頁(yè)。其中企業(yè)登記檔案就有7000余戶。

(二)檔案利用率高

在工商事業(yè)現(xiàn)代化管理形成的龐大的信息資源中,工商部門業(yè)務(wù)檔案信息資源具有憑證性、唯一性、可靠性和權(quán)威性,其獨(dú)有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值在社會(huì)活動(dòng)中有著不可替代的參考和憑證作用。在工商部門內(nèi)部：注冊(cè)登記部門在進(jìn)行企業(yè)變更時(shí)常常需要核對(duì)企業(yè)開(kāi)業(yè)登記材料中的事項(xiàng)(例如股東簽字等);企業(yè)監(jiān)督管理部門在年檢和日常對(duì)“經(jīng)濟(jì)戶口”的管理中也經(jīng)常要翻閱企業(yè)原始的登記檔案;執(zhí)法辦案部門更是要復(fù)制工商部門業(yè)務(wù)檔案原件作為證據(jù)材料。在工商部門以外：公、檢、法、審計(jì)機(jī)關(guān)辦理各類案件,需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案;中、外企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè),簽訂經(jīng)濟(jì)合同,解決產(chǎn)權(quán)、股權(quán)糾紛,保護(hù)自身合法權(quán)益等也都需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案;更有甚者,個(gè)人在進(jìn)行工傷鑒定時(shí),或者在辦理個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)進(jìn)行工齡確認(rèn)時(shí)也需要工商部門業(yè)務(wù)檔案作為憑據(jù)。近年我局檔案室接待查閱利用在1500余人次/年。

(三)檔案連貫性強(qiáng)

工商部門業(yè)務(wù)檔案同戶籍檔案、干部人事檔案相類似,只要企業(yè)主體不消亡,變更次數(shù)多就會(huì)不斷有新的檔案形成。由于企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中處于不斷地運(yùn)動(dòng)變化之中,企業(yè)改制、重組、轉(zhuǎn)產(chǎn)、兼并等活動(dòng)日趨頻繁,其經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)、法人、名稱、股東、資金、經(jīng)營(yíng)范圍等也會(huì)發(fā)生變化,工商部門業(yè)務(wù)檔案的收集、歸檔不是一勞永逸的。工商部門業(yè)務(wù)檔案的管理必須隨著企業(yè)登記情況的不斷變化、企業(yè)狀態(tài)的改變而采取動(dòng)態(tài)的管理方式。業(yè)務(wù)檔案的管理也必須緊緊圍繞這個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行,以保證獲取登記檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

二、如何進(jìn)一步做好新常態(tài)下工商部門業(yè)務(wù)檔案的利用

(一)加快檔案信息化建設(shè),提高利用效率

鑒于業(yè)務(wù)檔案利用率高的特點(diǎn),傳統(tǒng)的“你調(diào)我查”的利用模式已不再適應(yīng)現(xiàn)代快節(jié)奏的工作需要,加快檔案信息化是檔案利用工作的必然趨勢(shì)。

1.創(chuàng)建并完善工商部門業(yè)務(wù)檔案的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。首先,工商部門業(yè)務(wù)電子檔案的形成和利用必須依托功能齊全的業(yè)務(wù)檔案電子化綜合管理系統(tǒng),該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案電子化處理、檔案綜合查詢、系統(tǒng)維護(hù)、業(yè)務(wù)集成、用戶認(rèn)證等功能,并與現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)戶口綜合管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接,突出系統(tǒng)關(guān)聯(lián)、管理便捷、操作簡(jiǎn)便、節(jié)約成本等優(yōu)點(diǎn)。其次,企業(yè)基本信息的查詢需要一套不斷優(yōu)化、升級(jí)的經(jīng)濟(jì)戶口綜合管理系統(tǒng),該系統(tǒng)是工商行政管理業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之一,以企業(yè)登記信息和企業(yè)監(jiān)督管理數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)信息平臺(tái),由于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和運(yùn)用得較早,加上系統(tǒng)的不斷升級(jí),其對(duì)外部查詢?nèi)藛T的作用日益凸顯。

為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的遠(yuǎn)程查詢,應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)支持的外網(wǎng)檔案查詢平臺(tái)。充分利用好紅盾網(wǎng)、企業(yè)信用資訊網(wǎng)等,通過(guò)這些網(wǎng)站以達(dá)到企業(yè)基本信息齊全準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)更新及時(shí)、多途徑查詢、查詢速度快等利用要求。

2.推行檔案信息電子化工作,實(shí)現(xiàn)檔案電子化查詢。開(kāi)展檔案信息電子化工作必須先對(duì)原始檔案進(jìn)行科學(xué)整理。針對(duì)企業(yè)登記檔案具有的特性,即伴隨企業(yè)的變更、年檢等活動(dòng),原檔案會(huì)不定時(shí)地增加新內(nèi)容,整個(gè)案卷始終處在一種不斷龐大的狀態(tài),直至企業(yè)申請(qǐng)注銷或被吊銷,對(duì)檔案實(shí)行一戶一卷,卷內(nèi)按不同的核準(zhǔn)日期分為若干件,件內(nèi)再細(xì)分為多項(xiàng)內(nèi)容的整理方法。這種整理方法不僅符合檔案專業(yè)的規(guī)范化要求,也使電子檔案的目錄簡(jiǎn)潔、有序,便于按需選擇內(nèi)容。另外,在電子掃描時(shí),要確保生成的圖像清晰度高,檔案內(nèi)容完整準(zhǔn)確,在錄入和數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí),利用相應(yīng)路徑使目錄與圖像準(zhǔn)確鏈接,并及時(shí)處理新入庫(kù)的檔案(尤其是變更登記檔案)。

(二)建立完善利用制度,規(guī)范查詢利用

工商部門業(yè)務(wù)檔案管理工作需要制定檔案閱覽制度、外借制度、保密制度等,以便對(duì)利用行為加以規(guī)范和約束。其次,應(yīng)該在《工商部門業(yè)務(wù)檔案資料查詢辦法》的基礎(chǔ)上,制定符合實(shí)際且有效可行的查詢規(guī)定,具體包括查閱手續(xù)、查閱對(duì)象、查閱內(nèi)容、打印權(quán)限、注意事項(xiàng)等。此外,還需補(bǔ)充電子檔案查詢操作方法,制定檔案工作人員收集和整理檔案利用效果反饋信息、記錄典型利用案例、對(duì)檔案利用實(shí)行監(jiān)督管理等方面的實(shí)施細(xì)則。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度和辦法應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,檔案工作者要在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié),不斷加以充實(shí)和完善。

(三)加強(qiáng)工商檔案隊(duì)伍建設(shè),提升服務(wù)水平

1.端正服務(wù)態(tài)度,樹(shù)立服務(wù)理念。工商部門業(yè)務(wù)檔案的用戶構(gòu)成復(fù)雜,利用者的文化水平、知識(shí)素養(yǎng)存在差異,而且許多利用者想通過(guò)查詢檔案來(lái)解決關(guān)于切身利益的問(wèn)題,查檔時(shí)心情迫切,情緒波動(dòng)大。所以,檔案工作者在提供利用時(shí)要始終做到誠(chéng)懇熱情、耐心周到,讓所有利用者為尋求幫助而來(lái),獲得最大滿意而歸。如隨著2000年以后電子檔案的普及應(yīng)用,用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢所需信息,給利用者帶來(lái)了便捷。但對(duì)于保存年限較為久遠(yuǎn)的檔案,存在部分資料不全或遺失的情況,檔案人員需要通過(guò)翻看大量紙質(zhì)檔案,或根據(jù)目錄記載在存量龐大的檔案室內(nèi)找出具體的檔案資料,有些利用者(拆遷戶)著急找到自己的資料,對(duì)于查詢檔案工作如此煩瑣表示不理解,工作人員在耐心、細(xì)心做好解釋的同時(shí)要做好檔案服務(wù)工作。

2.熟悉檔案,了解需求。工商部門業(yè)務(wù)檔案中涉及的企業(yè)類型很多,內(nèi)容十分復(fù)雜且隨政策和要求的變化而變化,所以,檔案工作人員要充分熟悉不同時(shí)期形成的業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)及構(gòu)成,從而快速、有效地為利用者提供服務(wù)。如某執(zhí)法機(jī)關(guān)辦案人員想查詢名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書的真?zhèn)?工作人員只根據(jù)該通知書的序列號(hào)構(gòu)成的不符,即快速地認(rèn)定該通知書系偽造。在熟悉檔案的基礎(chǔ)上,檔案工作者還要深入了解利用者的需求,通過(guò)與利用者積極地溝通,引導(dǎo)利用者提供一些諸如法定代表人、企業(yè)名稱關(guān)鍵字、成立時(shí)間、經(jīng)營(yíng)范圍等有效的線索,以提高工商部門業(yè)務(wù)檔案的查準(zhǔn)率。

3.優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì)。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),檔案工作人員除了具備檔案學(xué)理論知識(shí)和企業(yè)法人登記業(yè)務(wù)知識(shí)外,還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理知識(shí)的學(xué)習(xí),不斷掌握計(jì)算機(jī)操作、檔案電子化處理等現(xiàn)代化管理技能。通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn),自學(xué)及多種途徑的交流學(xué)習(xí),不斷更新知識(shí),提高職業(yè)素養(yǎng)。