新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院檔案登記備份工作的實(shí)踐與探索

鄭玲玲

(青田縣中醫(yī)醫(yī)院)

新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院檔案登記備份工作的實(shí)踐與探索

鄭玲玲

(青田縣中醫(yī)醫(yī)院)

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入,醫(yī)院檔案信息應(yīng)用價(jià)值日益提高,實(shí)施醫(yī)院檔案登記備份工作,既有效地推動(dòng)了醫(yī)院電子文件的規(guī)范管理,又提高了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平。本文對(duì)醫(yī)院檔案登記備份工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析,并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

醫(yī)院檔案 登記備份 對(duì)策

檔案登記備份是指檔案行政管理部門定期記錄機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、有關(guān)企業(yè)事業(yè)單位和有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位的檔案管理情況,并在此基礎(chǔ)上對(duì)單位重要檔案組織實(shí)施電子備份的活動(dòng),它包括登記管理和安全備份兩項(xiàng)工作內(nèi)容。開展醫(yī)院檔案登記備份管理工作,對(duì)保障醫(yī)院檔案安全,提升醫(yī)院檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)水平,都極為重要。但在實(shí)際工作中,由于醫(yī)院檔案登記備份工作涉及面廣、工作量大、專業(yè)性強(qiáng)等,還存在不少問(wèn)題,需要我們?cè)趯?shí)踐中加以探索和完善。本文結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)及同行交流所得的一些體會(huì),對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案登記備份工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析,并提出了針對(duì)性的改進(jìn)措施,希望能夠給其他醫(yī)院開展檔案登記備份工作提供借鑒和指導(dǎo)。

一、做好醫(yī)院檔案登記備份工作的重要性和緊迫性

(一)確保檔案可靠性,強(qiáng)化法律憑證價(jià)值

近年來(lái),隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,形成了大量電子文件。而電子文件的環(huán)境依賴性、易修改性決定了其原始性即憑證價(jià)值更易被破壞,從而引起社會(huì)對(duì)檔案法律憑證價(jià)值的質(zhì)疑,直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),影響政府公信力,影響社會(huì)穩(wěn)定。通過(guò)登記備份,檔案部門作為非利益相關(guān)的第三方,對(duì)檔案的原始性、真實(shí)性提供鑒證,通過(guò)確保檔案的真實(shí)性來(lái)保障其法律憑證價(jià)值,可以有效化解醫(yī)院出現(xiàn)的醫(yī)患糾紛,維護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益,促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。

(二)確保檔案安全性,提高抵御風(fēng)險(xiǎn)能力

隨著時(shí)代的進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用,使得醫(yī)院檔案的載體形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。檔案登記備份工作正是適應(yīng)檔案管理新形勢(shì)而建立的一項(xiàng)創(chuàng)新制度,它主要是采用第三方存管方式來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案的監(jiān)管,可防有意或無(wú)意的檔案丟失、損毀等情況,確保檔案的安全性。

(三)確保檔案有效監(jiān)管,帶動(dòng)檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作

通過(guò)開展檔案?jìng)浞莨ぷ?可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案室與各科室的檔案資源整合,實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)管的范圍、載體拓展和工作前移,并推動(dòng)檔案數(shù)字化等工作開展。

二、醫(yī)院檔案登記備份工作中存在的主要問(wèn)題

(一)認(rèn)識(shí)不到位

作為縣級(jí)醫(yī)院,部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)受“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的思想影響,對(duì)醫(yī)院檔案登記備份工作重視不夠,認(rèn)為醫(yī)院檔案登記備份難度大、成本高、今后可利用價(jià)值不大。有的檔案人員只關(guān)注年度立卷整理等工作,對(duì)檔案登記備份工作存在抵觸情緒,認(rèn)為這項(xiàng)工作增加了工作量,致使一些醫(yī)院檔案登記備份工作進(jìn)展緩慢。

(二)管理機(jī)制不健全

沒有按照省政府規(guī)章要求設(shè)立相應(yīng)的工作機(jī)構(gòu)和明確責(zé)任分工,也沒有出臺(tái)明確的制度和規(guī)范要求,工作處于無(wú)序狀態(tài)。

(三)工作開展不規(guī)范

醫(yī)院檔案專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)備份管理難度較大。醫(yī)院檔案分散管理的情況比較嚴(yán)重,有些部門為了自己查閱檔案時(shí)的方便,以檔案安全保密為由,不把檔案統(tǒng)一交到醫(yī)院綜合檔案室集中保管。有的醫(yī)院檔案人員對(duì)檔案登記備份工作不熟悉,在登記管理、臺(tái)賬資料、備份數(shù)據(jù)等環(huán)節(jié)沒有按規(guī)范要求認(rèn)真執(zhí)行,使得醫(yī)院檔案登記備份工作業(yè)務(wù)流程、技術(shù)路線、備份數(shù)據(jù)質(zhì)量及管理不規(guī)范。

(四)軟硬件保障不到位

醫(yī)院檔案登記備份工作是基于數(shù)字化、信息化條件下的檔案管理工作,對(duì)工作條件要求較高,既需要計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件的配套,又需要軟件系統(tǒng)的支持。但是很多基層醫(yī)院受條件限制,在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)上投入不足,直接制約了檔案登記備份工作開展。

三、做好醫(yī)院檔案登記備份工作的具體對(duì)策和措施

(一)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)條件保障

醫(yī)院檔案部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,把檔案登記備份工作作為醫(yī)院一項(xiàng)重要工作來(lái)抓,成立醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確專門人員負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案登記備份工作,加大經(jīng)費(fèi)、軟硬件設(shè)施等投入,確保醫(yī)院檔案登記備份工作的順利開展。

(二)建立健全制度,完善管理機(jī)制

建立健全醫(yī)院檔案管理和登記備份工作等一系列規(guī)章制度,如電子文件歸檔制度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案登記備份制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度等。結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際,制訂醫(yī)院檔案登記備份實(shí)施方案,制訂醫(yī)院檔案登記備份相應(yīng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)。明確人員職責(zé),定期開展檔案登記備份工作監(jiān)督檢查。

(三)加強(qiáng)分類管理,規(guī)范技術(shù)路線

由于醫(yī)院部門較多,檔案內(nèi)容煩瑣復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng),因此應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院檔案分類備份管理。一是對(duì)醫(yī)院綜合檔案室保存的各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成檔案數(shù)字化副本。如我院對(duì)室藏的醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,和醫(yī)院1999年以來(lái)的紙質(zhì)住院病歷檔案通過(guò)拍照形成的電子病歷光盤一起一式三份保存。二是對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份,主要包括醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)、醫(yī)院檢驗(yàn)信息系統(tǒng)(LIS)、醫(yī)院影像管理系統(tǒng)(PACS)的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這些系統(tǒng)在運(yùn)行各自服務(wù)器時(shí)醫(yī)院已做了本地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ),并在指定時(shí)間通過(guò)批處理命令將這些數(shù)據(jù)在線備份到醫(yī)院另一臺(tái)服務(wù)器中,并定期向當(dāng)?shù)貦n案登記備份中心進(jìn)行場(chǎng)外離線備份。三是完善技術(shù)路線,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。在備份數(shù)據(jù)實(shí)施環(huán)節(jié),要求醫(yī)院將電子公文和數(shù)字化成果,每年定期向縣檔案局進(jìn)行登記備份工作。電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的變化情況于每月進(jìn)行離線備份,并按照縣檔案局的登記審核意見和備份處置決定,做好醫(yī)院檔案的備份工作。在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)送檔案登記備份中心前,我院嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),加強(qiáng)備份數(shù)據(jù)的前期整理打包和檢測(cè)工作,確保備份數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性及有效性。備份數(shù)據(jù)采取一式兩套離線保存,一套報(bào)送檔案登記備份中心,一套醫(yī)院留存。加強(qiáng)對(duì)備份數(shù)據(jù)的日常安全保管,定期開展備份數(shù)據(jù)及載體的質(zhì)量檢測(cè)和遷移工作,確保備份數(shù)據(jù)安全。

(四)強(qiáng)化安全保障,提升災(zāi)備能力

按照國(guó)家和省檔案信息化建設(shè)要求,同步規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行檔案登記備份管理平臺(tái)及安全防護(hù)設(shè)施,加強(qiáng)安全管理,提高防范攻擊、篡改、病毒、癱瘓和竊密的能力。按照國(guó)家有關(guān)檔案管理及災(zāi)難備份要求,加強(qiáng)災(zāi)備能力建設(shè),完善登記備份軟硬件平臺(tái)建設(shè),配備計(jì)算機(jī)服務(wù)器、磁盤陣列等信息化設(shè)施。建立健全備份數(shù)據(jù)管理制度,在技術(shù)上要加以有效地保護(hù),如采用防火墻、網(wǎng)絡(luò)防病毒、認(rèn)證與授權(quán)等技術(shù),確保備份數(shù)據(jù)及信息安全。開展醫(yī)院信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)認(rèn)證及涉密系統(tǒng)建設(shè),確保檔案及其報(bào)備數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全應(yīng)急管理,制定應(yīng)急預(yù)案,定期開展安全評(píng)估和應(yīng)急演練,保障醫(yī)院檔案安全。

結(jié)束語(yǔ)：醫(yī)院檔案登記備份工作事關(guān)檔案安全,事關(guān)醫(yī)院規(guī)范管理和保障業(yè)務(wù)的有效開展,意義重大、任務(wù)艱巨。只有從思想上高度重視、在機(jī)制上逐步完善、在業(yè)務(wù)上不斷規(guī)范,扎扎實(shí)實(shí)做好這項(xiàng)工作,才能真正發(fā)揮檔案登記備份保全證據(jù)、保障安全、服務(wù)發(fā)展的作用。

[1]梁紹紅.切實(shí)加強(qiáng)檔案登記備份規(guī)范化建設(shè)[J].浙江檔案,2013(2).

[2]揭敏娟.醫(yī)院檔案登記備份工作之我見[J].浙江檔案,2013(5).