加強(qiáng)城建電子文件歸檔接收工作的幾點(diǎn)思考

賴超芳

(寧?？h城建檔案館)

加強(qiáng)城建電子文件歸檔接收工作的幾點(diǎn)思考

賴超芳

(寧?？h城建檔案館)

目前,全國各地城建檔案館基本都有了城建檔案管理系統(tǒng)軟件,但大部分檔案館都是基于紙質(zhì)檔案案卷的接收及管理,沒有開展城建電子文件接收,即便一部分檔案館對(duì)館藏及新進(jìn)館的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化掃描,但這在某種程度上仍是一種經(jīng)濟(jì)浪費(fèi),需要耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力和時(shí)間。本文就城建電子文件歸檔接收中存在的問題進(jìn)行了分析,并就如何規(guī)范做好電子文件歸檔接收工作提出了對(duì)策和建議。

城建檔案 電子文件 歸檔接收

一、加強(qiáng)城建電子文件歸檔接收的重要意義和相關(guān)要求

城建檔案工作作為國家建設(shè)事業(yè)的重要組成部分,在城市建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用,城建檔案是一個(gè)城市建設(shè)發(fā)展歷程的見證和縮影,記錄著城市建設(shè)發(fā)展的信息。建設(shè)工程檔案的紙質(zhì)文件與電子文件各有特點(diǎn),兩者之間相互補(bǔ)漏、相互依存、相互促進(jìn)。城建電子文件的接收和歸檔對(duì)豐富城建檔案資源,加快城建檔案信息化步伐具有重要意義。

根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328—2014)要求規(guī)定,建設(shè)工程文件包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。城建電子文件是在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成,不得事后補(bǔ)編。每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu),同時(shí)必須與其紙質(zhì)檔案一致。歸檔的城建電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段,所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)和可靠。

二、當(dāng)前城建電子文件歸檔接收中存在的主要問題

近年來,國家越來越重視建設(shè)工程檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè),住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2014年發(fā)布了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,并于2015年正式實(shí)施。雖然文件下發(fā),但是執(zhí)行起來仍有相當(dāng)?shù)碾y度,所以現(xiàn)在不少城建檔案館還沒有正式開始接收電子文件。當(dāng)前城建檔案館電子文件接收中主要存在以下問題。

(一)對(duì)電子文件歸檔接收存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)

一些城建檔案館對(duì)電子文件存在模糊認(rèn)識(shí)：有的認(rèn)為電子文件只是紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充,其歸檔接收工作是可有可無的;有的對(duì)電子文件歸檔接收存在畏難情緒,怕接收進(jìn)來管不好,責(zé)任也大;有的雖然已開展接收工作,但還是按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的套路進(jìn)行離線歸檔管理,導(dǎo)致電子文件無法真正發(fā)揮其高效便捷的優(yōu)勢(shì)。

(二)雙套制歸檔管理執(zhí)行不到位

工程項(xiàng)目開工后,建設(shè)單位、施工單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位都會(huì)產(chǎn)生不少電子文件。然而由于現(xiàn)階段缺乏成熟的電子紙質(zhì)雙套制歸檔管理機(jī)制,導(dǎo)致電子文件接收進(jìn)館執(zhí)行難度相當(dāng)大,目前大部分城建檔案館對(duì)電子文件接收還處于觀望或少量接收的狀態(tài),大多城建檔案館是先接收紙質(zhì)檔案,然后再進(jìn)行數(shù)字化掃描。這樣不但浪費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力,而且一般沒有經(jīng)濟(jì)資助的城建檔案館往往是舉步維艱。

(三)缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)和運(yùn)行模式

現(xiàn)在已經(jīng)接收電子文件的一些城建檔案館,大都沒有統(tǒng)一平臺(tái)和成熟的接收管理模式。如寧波市各縣市的城建檔案接收管理軟件不統(tǒng)一,各個(gè)城建檔案館各自制定接收標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范。今后這些電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)如何規(guī)范統(tǒng)一起來,是擺在各級(jí)城建檔案館面前迫在眉睫且不容回避的問題。

三、加強(qiáng)城建電子文件歸檔接收工作的對(duì)策和建議

(一)完善管理機(jī)制,明確各參建單位的歸檔責(zé)任

建設(shè)工程文件歸檔管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,建設(shè)單位應(yīng)配備專門的檔案人員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤,確保建設(shè)電子文件的完整收集。項(xiàng)目檔案的形成、整理、審核、移交,需建設(shè)單位牽頭組織和協(xié)調(diào),由施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、監(jiān)理單位等共同來完成。建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案工作制度建設(shè),明確各參建單位在檔案管理中的責(zé)任,明確電子文件收集歸檔的責(zé)任分工。按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》要求,把建設(shè)項(xiàng)目檔案(包括紙質(zhì)檔案與電子文件檔案)與前期管理納入目標(biāo)管理考核,明確各方責(zé)任與任務(wù),確保項(xiàng)目建設(shè)與電子文件收集歸檔同步進(jìn)行。

(二)加強(qiáng)同步管理,確保接收歸檔電子文件的真實(shí)性

在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中,一般習(xí)慣性地把用來記錄施工過程中的原始記錄表稱為施工檔案,是工程項(xiàng)目建設(shè)文件的重要來源。目前,在接收進(jìn)館的紙質(zhì)施工檔案中,不少是事前就形成的,還有些是在事后簽上日期和印章補(bǔ)充的,這些做法直接影響工程檔案的真實(shí)可靠性。通過開展城建電子文件接收,可有效發(fā)現(xiàn)和杜絕這些不同步的現(xiàn)象,確保檔案的真實(shí)可靠性。具體做法是通過時(shí)間比對(duì),如檔案資料表格中都有填表、審核等各種日期,而生成電子表格時(shí),軟件可以自動(dòng)生成一個(gè)日期,這兩個(gè)日期進(jìn)行比較即可知道哪些資料表格不是按施工進(jìn)度形成的,哪些是作假的,一目了然,這樣就保證了檔案的原始性、真實(shí)性。

(三)建立統(tǒng)一軟件平臺(tái),加強(qiáng)電子文件的規(guī)范接收和歸檔管理

目前,由于缺乏統(tǒng)一要求,各個(gè)地區(qū)、各參建單位和城建檔案館使用的軟件各不相同,導(dǎo)致城建電子文件接收中出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象和大量重復(fù)勞動(dòng)。因此,對(duì)工程建設(shè)電子文件的形成和歸檔接收平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一開發(fā)和部署,確保歸檔檔案資料的真實(shí)規(guī)范性,就顯得十分必要。具體做法是在各個(gè)項(xiàng)目單位部署統(tǒng)一的軟件,使工程各參建方可以在同一個(gè)工程數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái),各負(fù)其責(zé),制作生成統(tǒng)一的表格樣式,城建檔案管理部門也能及時(shí)獲取在建項(xiàng)目工程管理信息,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題予以糾正,這樣可以有效控制檔案質(zhì)量,確保檔案的真實(shí)可靠性,也節(jié)約了城建檔案部門人力、物力、財(cái)力,確保紙質(zhì)文件與電子文件的同步接收歸檔。