基于“一張圖”系統(tǒng)的國(guó)土檔案管理

金紅衛(wèi)

(青田縣國(guó)土資源局)

基于“一張圖”系統(tǒng)的國(guó)土檔案管理

金紅衛(wèi)

(青田縣國(guó)土資源局)

近年來(lái),國(guó)土資源管理部門實(shí)施“一張圖”系統(tǒng)建設(shè),運(yùn)用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源全覆蓋、全流程的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)與監(jiān)管,達(dá)到“一張圖管地、管礦、管權(quán)”的目的。檔案作為核心數(shù)據(jù)庫(kù)的重要組成部分,能為“一張圖”系統(tǒng)的整體建設(shè)提供大數(shù)據(jù)基礎(chǔ),為國(guó)土資源管理各項(xiàng)工作提供全面的、高度共享的數(shù)據(jù)支撐。本文通過(guò)分析“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)對(duì)檔案管理帶來(lái)的影響,提出借力國(guó)土大數(shù)據(jù)建設(shè),更好地服務(wù)國(guó)土資源管理事業(yè)的對(duì)策建議。

“一張圖”系統(tǒng) 國(guó)土資源 檔案信息化

“一張圖”系統(tǒng)是指國(guó)土系統(tǒng)“一張圖”數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)管理應(yīng)用平臺(tái),它是基于統(tǒng)一的地理空間框架而建成的。系統(tǒng)集成土地資源、礦產(chǎn)資源、地質(zhì)災(zāi)害和執(zhí)法監(jiān)察等多源數(shù)據(jù)集的數(shù)據(jù)庫(kù),建設(shè)數(shù)據(jù)管理應(yīng)用平臺(tái)。它的主要目的是實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源利用管理“批、供、用、補(bǔ)、查”全面監(jiān)管,及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握國(guó)土資源真實(shí)現(xiàn)狀,為國(guó)土資源業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)。檔案作為核心數(shù)據(jù)庫(kù)的重要組成部分,是國(guó)土資源大數(shù)據(jù)的可靠、重要的來(lái)源。檔案資源完整齊全,提供利用準(zhǔn)確便捷,能為“一張圖”系統(tǒng)的整體建設(shè)提供大數(shù)據(jù)基礎(chǔ),為國(guó)土資源管理各項(xiàng)工作提供全面的、高度共享的數(shù)據(jù)支撐,促進(jìn)國(guó)土資源信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。反過(guò)來(lái),“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)要求資源覆蓋領(lǐng)域廣、數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、利用準(zhǔn)確便捷,又對(duì)檔案的管理提出更高要求。

一、“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理實(shí)踐中的意義

一是便于及時(shí)掌握國(guó)土檔案生成狀況。通過(guò)國(guó)土資源“一張圖”系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè),可以統(tǒng)計(jì)每個(gè)地塊從土地收集、報(bào)批、供地、利用、發(fā)證等全過(guò)程的信息和檔案材料,實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)、發(fā)布和集中管理,保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性、唯一性和準(zhǔn)確性。

二是便于檔案統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)分析。借助“一張圖”系統(tǒng)工程,可以查清全縣土地的權(quán)屬、地類和面積情況,可以區(qū)分住宅、商業(yè)、工業(yè)等用地的分布、數(shù)量等,并由此延伸至各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中,還可統(tǒng)計(jì)不同時(shí)期、不同范圍內(nèi)的土地利用現(xiàn)狀,分析用地變化趨勢(shì),以數(shù)字、圖表的形式歸納呈現(xiàn)給各級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)參閱,供領(lǐng)導(dǎo)決策。

三是更好地服務(wù)于土地監(jiān)管和監(jiān)管檔案管理。通過(guò)已經(jīng)建成的國(guó)土資源“一張圖”系統(tǒng),可分析任一范圍地塊的權(quán)屬、面積、地類等信息,在完成用地審批后,利用數(shù)據(jù)庫(kù)的圖形數(shù)據(jù),結(jié)合衛(wèi)星遙感影像圖核對(duì),將跟蹤信息提供給各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及有關(guān)部門。而在工程建設(shè)完工后,仍然可以借助“一張圖”對(duì)用地單位是否改變土地用途、是否改變?nèi)莘e率、是否有土地閑置等方面逐一審查,從而加強(qiáng)監(jiān)管,提高土地產(chǎn)出率。

二、當(dāng)前檔案管理制約“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)的表現(xiàn)

“一張圖”工程是基于檔案數(shù)字化和檔案利用電子化的一項(xiàng)重要系統(tǒng)工程。通過(guò)數(shù)字化工作實(shí)踐和“一張圖”系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建、利用,當(dāng)前,檔案管理在滿足“一張圖”系統(tǒng)要求方面,還存在著一定的問(wèn)題,主要表現(xiàn)如下：

一是檔案工作重視程度不夠。多年以來(lái),在國(guó)土資源系統(tǒng)內(nèi),由于對(duì)檔案宣傳工作的長(zhǎng)期性和艱巨性認(rèn)識(shí)不足,開展檔案宣傳工作的形式還不夠豐富,措施還不夠有效,內(nèi)容還不夠全面,導(dǎo)致國(guó)土資源系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門一直存在著“重業(yè)務(wù)業(yè)績(jī),輕檔案管理”現(xiàn)象。更加看重實(shí)際完成的業(yè)務(wù)指標(biāo),忽視檔案管理成果和開發(fā)利用,檔案管理日漸呈現(xiàn)出被邊緣化的趨勢(shì),越來(lái)越多的年輕人不愿意從事檔案管理工作,檔案管理人員面臨著年齡老化、新知識(shí)更新慢、專業(yè)技術(shù)水平參差不齊等問(wèn)題。

二是集中統(tǒng)一管理沒(méi)有到位,檔案內(nèi)容不全。國(guó)土業(yè)務(wù)檔案類型多,有國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案、國(guó)土法規(guī)檔案、建設(shè)用地檔案、地籍發(fā)證檔案等類別,形成部門也多。由于業(yè)務(wù)部門人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)檔案是自然形成于業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程之中,是反映形成主體各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄,歸檔工作的完成才是各項(xiàng)工作和活動(dòng)的最終環(huán)節(jié)。因此,目前業(yè)務(wù)資料檔案仍存在收集困難、接收不全、借閱后不及時(shí)歸還等問(wèn)題,許多資料檔案散落在各業(yè)務(wù)部門中,檔案收集完整率和歸檔率較低,直接致使移交的檔案不完整,數(shù)字化比例低,影響大數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮。

三是共享程度低。國(guó)土資源檔案中,除了衛(wèi)星影像圖、1∶10000地形圖、地籍圖等部分涉密檔案外,應(yīng)該可以通過(guò)各種計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和密碼技術(shù),在國(guó)土資源系統(tǒng)內(nèi)部傳輸、交換。但目前受制于網(wǎng)絡(luò)連接方式不同,僅僅只有行政審批窗口和檔案室能夠查詢,其他業(yè)務(wù)科室均無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享,往往造成檔案管理工作量增加、效率低下。

四是紙質(zhì)規(guī)格不統(tǒng)一,紙張質(zhì)量不能滿足檔案長(zhǎng)期保存要求。紙張的管理很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),如在歷史檔案中存在收據(jù)或者發(fā)票未粘貼在A4白紙上,規(guī)格不一,參差不齊?；虼嬖陧?yè)碼編寫錯(cuò)誤,漏碼、空白頁(yè)編寫頁(yè)碼、重復(fù)編寫頁(yè)碼、大圖紙頁(yè)碼錯(cuò)編寫在反面,編寫頁(yè)碼錯(cuò)亂,紙質(zhì)檔案頁(yè)順序顛倒,甚至有多卷宗檔案一起整理一起裝訂的現(xiàn)象發(fā)生,導(dǎo)致檔案的歸檔入庫(kù)難,數(shù)字化前處理工作也十分困難,影響了大數(shù)據(jù)工作的效率和質(zhì)量。紙張的材質(zhì)不同影響其耐久性,而不同的環(huán)境及外界不利因素同樣會(huì)對(duì)檔案保存造成不利影響,因此有些檔案隨著時(shí)間的變遷而發(fā)生損毀。行政監(jiān)管有賴于準(zhǔn)確可靠的大數(shù)據(jù),而大數(shù)據(jù)很大一部分來(lái)源于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記載的內(nèi)容信息。紙質(zhì)檔案不能長(zhǎng)期保存,就不能提供穩(wěn)定可靠的數(shù)據(jù)信息,大數(shù)據(jù)建設(shè)就成了無(wú)源之水、無(wú)本之木。

五是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不規(guī)范影響查詢效率。由于檔案形成部門的制作檔案業(yè)務(wù)能力較差,檔案分類編目不規(guī)范,如案卷封面填寫、卷內(nèi)目錄各字段等著錄存在隨意性,歸檔的檔案實(shí)體及其電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度低,影響了檔案利用水平的提高,也使得大數(shù)據(jù)建設(shè)“快速準(zhǔn)確地查找利用”的目標(biāo)打折扣。

三、加強(qiáng)檔案管理,服務(wù)“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)

大數(shù)據(jù)管理是國(guó)土部門行政管理的創(chuàng)新?！耙粡垐D”數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)來(lái)源于檔案,反過(guò)來(lái)又要求檔案部門加強(qiáng)管理,只有提供完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),才能有效服務(wù)國(guó)土資源管理。

第一,要注重超前管理保證檔案質(zhì)量。要建立完善的工作制度和可靠的工作機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)文書部門和業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督指導(dǎo),保證檔案一產(chǎn)生就符合長(zhǎng)期保管要求。規(guī)范文書處理流程,統(tǒng)一檔案用紙,禁止使用不耐久字跡材料。

第二,要重視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。收、管、用各環(huán)節(jié)是檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,落細(xì)落小抓落實(shí),分類、整理和編目實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化,為檔案信息化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第三,要加強(qiáng)檔案收集工作。從大數(shù)據(jù)視角對(duì)國(guó)土各部門形成的各種載體類型檔案完整收集,特別要重視各類業(yè)務(wù)檔案、網(wǎng)上行政審批檔案的歸檔管理。隨著信息化的深入推進(jìn),各級(jí)國(guó)土管理部門產(chǎn)生了大量電子文件,是大數(shù)據(jù)的重要組成部分。各單位應(yīng)認(rèn)真分析電子文件形成特點(diǎn),研究確定歸檔范圍和歸檔要求,將電子文件納入“一張圖”系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),豐富大數(shù)據(jù)內(nèi)容,有效發(fā)揮檔案在國(guó)土資源監(jiān)管中的基礎(chǔ)支撐作用。

第四,規(guī)范檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作,是“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)的核心。數(shù)字化工作不僅要講數(shù)量,更要講質(zhì)量。重點(diǎn)要做到三點(diǎn)：明確數(shù)字化范圍、類型、標(biāo)準(zhǔn);加強(qiáng)前處理工作,確保數(shù)字化成果可用;關(guān)注信息安全保密管控,對(duì)于外包服務(wù)的人員、場(chǎng)所、檔案流轉(zhuǎn)、加工設(shè)備、數(shù)據(jù)遷移等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),要建立制度,加強(qiáng)防控。

“一張圖”系統(tǒng)建設(shè)是國(guó)土資源信息化、現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn),是實(shí)施大數(shù)據(jù)管理的重要策略。檔案部門既要為“一張圖”建設(shè)提供重要的數(shù)據(jù)支撐,同時(shí),要借力“一張圖”建設(shè)進(jìn)一步完善檔案管理,推動(dòng)檔案管理信息化與單位信息化工作的深度融合。