加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的若干思考
——以中國(guó)郵政集團(tuán)公司湖州市分公司為例

于雪蓮

(中國(guó)郵政集團(tuán)公司湖州市分公司)

加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的若干思考
——以中國(guó)郵政集團(tuán)公司湖州市分公司為例

于雪蓮

(中國(guó)郵政集團(tuán)公司湖州市分公司)

本文以中國(guó)郵政集團(tuán)公司湖州市分公司為例,分析了人事檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題,提出要進(jìn)一步規(guī)范人事檔案,推進(jìn)人事檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè),進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案集中管理工作,為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù),進(jìn)一步提升人力資源管理水平,規(guī)范人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用。

郵政企業(yè) 人事檔案 規(guī)范化建設(shè) 思考

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況,以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面,并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案管理是人事工作開(kāi)展的基礎(chǔ),當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中,人才占據(jù)著越來(lái)越重要的位置,所以人事檔案管理工作也受到了各個(gè)單位的重視,中國(guó)郵政公司湖州市分公司現(xiàn)保存著1200多冊(cè)檔案。因此規(guī)范化的檔案管理是十分必要的。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步,現(xiàn)代人事檔案管理與傳統(tǒng)管理模式相比,已經(jīng)發(fā)生了非常大的變化,人事檔案管理的要求越來(lái)越高,面臨的問(wèn)題也越來(lái)越突出。歸納起來(lái),主要有以下幾方面的問(wèn)題：

(一)人事檔案管理規(guī)范性不足

要提高人事檔案管理,應(yīng)提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要應(yīng)增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的檢查指導(dǎo),盡快形成科學(xué)有效的規(guī)范管理方法。在過(guò)去,對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一定誤區(qū),認(rèn)為人事檔案工作不是單位的中心工作,只要能應(yīng)付查檔不丟失就行。一些員工認(rèn)為,人事檔案是組織的事,材料都是由單位組織形成的,與己無(wú)關(guān)。個(gè)人填寫(xiě)的內(nèi)容對(duì)不對(duì)、準(zhǔn)不準(zhǔn),組織去核對(duì)就行,故上交的材料存在著年齡、參加工作時(shí)間前后不一致,家庭主要成員空缺,入黨時(shí)間、學(xué)歷不符,考核材料中夸大自己的工作成績(jī)等現(xiàn)象,使得真實(shí)情況難以確定,給個(gè)人的定級(jí)、評(píng)聘、調(diào)資、退休等工作帶來(lái)很大的麻煩。這些都反映出管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)人事檔案的重視不夠。

(二)人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)活動(dòng)中最基本的工作之一,但許多單位對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足,對(duì)人事檔案管理的重視不夠,存在著落實(shí)不到位,應(yīng)付了事,檢查隨意,更做不到監(jiān)督執(zhí)行。還有人認(rèn)為現(xiàn)在只重視能力,不重視個(gè)人的歷史。這些都顯示現(xiàn)在許多企業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視,對(duì)人事檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈。

(三)人事檔案管理人員的素質(zhì)和管理手段落后

人事檔案管理是一項(xiàng)耐心、細(xì)心的專(zhuān)業(yè)人事工作,人事檔案具有機(jī)密性、政治性、專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。人事檔案管理需要專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理,單獨(dú)存放。但現(xiàn)在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數(shù)職,有些還是半路出家,沒(méi)參加過(guò)任何人事檔案管理培訓(xùn)。有很多單位,還是利用手工整理檔案資料,即使是在這個(gè)計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及的時(shí)代,對(duì)人事檔案的查閱方式,竟然還是以人工為主,談不上無(wú)紙化辦公,更缺少適合人事檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平和行業(yè)需求相差甚遠(yuǎn),這與科學(xué)的人事檔案管理要求不符合。

二、提升人事檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)應(yīng)對(duì)措施

人事檔案管理是郵政企業(yè)內(nèi)部管理,特別是人力資源管理的核心內(nèi)容,起著基礎(chǔ)性的保障作用,因此,針對(duì)存在的問(wèn)題,要加大力氣,采取措施,進(jìn)一步提升人事檔案管理規(guī)范化水平,充分發(fā)揮人事檔案功能作用。

(一)進(jìn)一步規(guī)范人事檔案,推進(jìn)人事檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè)

建立高質(zhì)量、高水平的人事檔案管理,需要科學(xué)的方法和手段。由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性,也不符合實(shí)際情況,所以要迎合時(shí)代的趨勢(shì),淘汰落后的人工檔案管理方法,逐步建立起規(guī)范化、信息化的人事檔案管理系統(tǒng),來(lái)提高人事檔案的管理功能。為進(jìn)一步規(guī)范人事檔案,推進(jìn)人事檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè),根據(jù)省郵政公司轉(zhuǎn)發(fā)的《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》相關(guān)要求,市分公司人力資源部利用兩個(gè)月的時(shí)間,組織專(zhuān)人對(duì)人事檔案進(jìn)行了整理審核,完成了509份人事檔案和企業(yè)人事方面的重要文件、表格、資料等的整理歸檔工作,同時(shí)還對(duì)證書(shū)、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、合同等實(shí)物進(jìn)行了整理保存。

一是抓認(rèn)識(shí)。人事檔案“記錄一生、追蹤一生、服務(wù)一生”,人事檔案無(wú)小事。市分公司專(zhuān)門(mén)成立了領(lǐng)導(dǎo)小組,選調(diào)政治合格、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志,專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案工作,明確了工作職責(zé),把檔案工作納入績(jī)效考核。二是建制度。依據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定,分別建立完善了人事檔案材料的收集和補(bǔ)充、送交檔案材料歸檔、檔案材料鑒別歸檔、檔案的保管和保密、檔案查閱、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案的檢查核對(duì),以及檔案管理人員職責(zé)和要求等八項(xiàng)人事檔案管理制度,并匯編成冊(cè)。三是講規(guī)范。湖州分公司聘請(qǐng)了市檔案局相關(guān)人員,對(duì)人事檔案的整理流程進(jìn)行了指導(dǎo)。根據(jù)更換檔案卷盒的規(guī)范流程,逐一核對(duì),將檔案卷盒統(tǒng)一更新為符合國(guó)家檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案用紙、檔案卷盒和檔案袋等材料。檔案室布置規(guī)范,配有鐵皮柜、空調(diào)等。人事檔案分類(lèi)整理,上架入柜。建立了電子版本的人事檔案目錄,使人事資料檔案的存放更加科學(xué)化和信息化。四是重統(tǒng)一。制定了統(tǒng)一的管理制度,確保檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)隱患、無(wú)漏洞,安全保密。在湖州市分公司完成人事檔案整理的基礎(chǔ)上,全市各縣局的人事檔案管理均按照市局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一,已在2015年年底前完成,實(shí)現(xiàn)全市郵政人事檔案管理的規(guī)范化和制度化。

(二)進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案集中管理工作,為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù)

從科學(xué)選用人才的角度來(lái)看,企業(yè)為了能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下站穩(wěn)市場(chǎng),需要對(duì)員工有充分的了解,知人善任,才具有針對(duì)性,才能更有效地給員工安排適合的工作。為提高企業(yè)人力資源部門(mén)的工作質(zhì)量,在編寫(xiě)和記錄人事檔案內(nèi)容的時(shí)候,要盡量把個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、性格優(yōu)勢(shì)、道德水平等都記錄在人事檔案內(nèi),這樣就可以提高人事檔案的價(jià)值,為企業(yè)用人決策提供可靠的依據(jù),也可以增加個(gè)人特色的內(nèi)容在里面,作為人事檔案的參考。市分公司認(rèn)真落實(shí)人事檔案集中管理工作。根據(jù)省公司的工作安排,全市郵政在2015年6月中旬啟動(dòng)了人事檔案集中管理工作,整個(gè)移交工作在2015年7月底前完成。為確保工作落實(shí),市公司主要采取了以下措施：

一是完善基礎(chǔ)設(shè)施,實(shí)現(xiàn)集中存放。在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下,湖州分公司在全省人力資源工作會(huì)議之后,立即啟動(dòng)了人事檔案室的裝修工作。專(zhuān)門(mén)在大樓內(nèi)規(guī)劃了一間40多平方米的辦公室作為人事檔案室,并進(jìn)行了修繕。購(gòu)置了檔案存放專(zhuān)用密集架,配備了防盜門(mén)、防盜網(wǎng)、空調(diào)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備,能夠滿(mǎn)足全市郵政人事檔案集中存放需要,為檔案集中存放提供了有力保障。

二是指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。為保證該項(xiàng)工作按時(shí)、優(yōu)質(zhì)地完成,市分公司和縣分公司均指定了專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案整理工作,并及時(shí)組織了相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案整理工作的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn),講解了材料的收集、分類(lèi)、檔案裝訂、檔案移交等流程的操作方法和操作重點(diǎn)。為檔案集中管理的順利完成提供了理論支撐。

三是有計(jì)劃有步驟,確保按時(shí)完成。為保證檔案集中管理工作落實(shí),市分公司制定了計(jì)劃推進(jìn)時(shí)間表,按周了解掌握和推進(jìn)全市郵政人事檔案集中管理工作。同時(shí)確立了“嚴(yán)審細(xì)核,確保高標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)”的工作思路,規(guī)定了全地區(qū)檔案裝訂的標(biāo)準(zhǔn)和移交流程。對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的缺少材料等問(wèn)題,要求及時(shí)抓好整改工作,確保每份入庫(kù)檔案材料齊全、整理規(guī)范、真實(shí)可靠。

(三)進(jìn)一步提升人力資源管理水平,規(guī)范人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用

為進(jìn)一步提升人力資源管理水平,規(guī)范人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用,全面支撐戰(zhàn)略人力資源管理轉(zhuǎn)型。自2015年8月24日起,湖州市一市三縣人力資源部進(jìn)行集中檔案二次審核和人力系統(tǒng)維護(hù)工作。由于湖州市地區(qū)是此次全省人事檔案整理、集中上收試點(diǎn)單位,所以其人力系統(tǒng)的修改權(quán)限上收時(shí)間提前到2015年9月21日。針對(duì)本次整改要求高、任務(wù)重、時(shí)間緊的挑戰(zhàn),全地區(qū)人力資源部人員全部投入專(zhuān)項(xiàng)整改工作中。在縣分公司和市公司各部門(mén)的通力合作下,系統(tǒng)修改與核對(duì)信息總計(jì)40000多條,其中按省公司要求補(bǔ)錄信息合計(jì)2080條,修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)約4000條,補(bǔ)充各種材料366份,整改工作進(jìn)度已完成近90%,整改工作也進(jìn)入最后集中互查階段。

繼2015年8月20日省公司專(zhuān)項(xiàng)檢查小組對(duì)湖州人力資源管理進(jìn)行集中檢查后,經(jīng)過(guò)三個(gè)月的集中整改,省公司于2015年11月18日組織對(duì)湖州郵政人力資源管理專(zhuān)項(xiàng)整改的情況進(jìn)行復(fù)查。此次復(fù)查單位為湖州市分公司和長(zhǎng)興縣分公司,重點(diǎn)復(fù)查了全市郵政人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)、人力資源系統(tǒng)機(jī)構(gòu)、用工規(guī)范檢查、人工成本使用情況及薪酬規(guī)范檢查四個(gè)方面的內(nèi)容,實(shí)地抽查了市本級(jí)100本、長(zhǎng)興分公司50本人事檔案,并對(duì)機(jī)構(gòu)、用工、薪酬等內(nèi)容進(jìn)行了重點(diǎn)檢查,檢查工作在市公司各部門(mén)和長(zhǎng)興縣分公司的通力配合下順利完成。在檢查組的幫助指導(dǎo)下,市分公司人力資源管理專(zhuān)項(xiàng)整改工作取得了一定成效。緊抓人力資源管理專(zhuān)項(xiàng)整改工作不放,堅(jiān)持“問(wèn)題導(dǎo)向”,細(xì)化、深化、優(yōu)化人力資源管理工作,全面提升全市郵政人力資源管理水平。

人事檔案管理工作,除了制度手段的改進(jìn),人事檔案管理人員也要增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)與學(xué)習(xí)能力,不斷適應(yīng)新時(shí)期的要求,在新的環(huán)境中迎接挑戰(zhàn)。在信息化的時(shí)代中,網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)深入到社會(huì)生活工作之中,人事檔案管理也應(yīng)利用新技術(shù),有效提高人事檔案管理的功能,才能為人事檔案管理工作的發(fā)展鋪平道路。