談?wù)剻n案與資料的區(qū)別和聯(lián)系

盧慧萍

(浙江省有色金屬地質(zhì)勘查局)

談?wù)剻n案與資料的區(qū)別和聯(lián)系

盧慧萍

(浙江省有色金屬地質(zhì)勘查局)

檔案與資料是兩個(gè)很容易混淆的概念,在對(duì)這兩個(gè)概念進(jìn)行定義的時(shí)候,應(yīng)該要把握兩者之間的區(qū)別與聯(lián)系。本文對(duì)檔案與資料的區(qū)別和聯(lián)系進(jìn)行闡述,旨在加深對(duì)這兩個(gè)概念的理解。

檔案 資料 區(qū)別 聯(lián)系

檔案與資料是兩個(gè)很容易混淆的概念,在對(duì)這兩個(gè)概念進(jìn)行定義的時(shí)候,應(yīng)該要把握兩者之間的區(qū)別與聯(lián)系。

一、檔案與資料的區(qū)別

明確檔案與資料的區(qū)別,有助于對(duì)各種檔案信息及資料進(jìn)行分類收集、管理和提供利用。在對(duì)檔案和資料進(jìn)行區(qū)別的時(shí)候,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行辨別。

(一)來源不同

檔案與資料的來源是不同的,檔案由文件材料轉(zhuǎn)化而來,常見的檔案有三種性質(zhì),第一種是官方性質(zhì)的檔案,第二是半官方或非官方的各種社會(huì)組織的檔案,第三是個(gè)人檔案,比如一些著名人物及著名家族的檔案。因此,檔案主要來源于各類組織和個(gè)人,對(duì)組織檔案室來說,檔案來源于本組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)和員工,對(duì)檔案館來說,檔案主要來源于各組織的檔案室。而資料一般來源于外部,其來源不固定而且范圍比較廣泛,比如情報(bào)部門的資料、出版部門的資料、各種文獻(xiàn)資料等。

(二)載體方式不同

檔案的載體類型是多種多樣的,如甲骨、石頭、竹木、紙張、膠片、磁盤等。資料的載體一般都是書籍、報(bào)刊、簡(jiǎn)報(bào)、宣傳單等。

(三)本質(zhì)屬性和價(jià)值不同

檔案的本質(zhì)是對(duì)各種事實(shí)進(jìn)行記錄,因此原始記錄性是檔案的基本特性。由于是對(duì)各種真實(shí)歷史的記錄,因此也顯示出檔案的寶貴,其內(nèi)容也基本是可靠、真實(shí)的,是第一手材料,具有憑證和參考價(jià)值。從本質(zhì)屬性的角度來講,資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如檔案,比如資料的獲得方式有很多,其真實(shí)性與可靠性也是不一定的,對(duì)于很多工作并沒有指導(dǎo)意義,一般沒有憑證價(jià)值,只有參考價(jià)值。

(四)形成方式不同

檔案的形成要經(jīng)過一些專業(yè)的步驟,檔案是由各種文件材料轉(zhuǎn)化來的,必須是辦理完畢的文件才能作為檔案,而且檔案是經(jīng)過鑒別、挑選之后才能保存的,并不是任何一份文件都能被當(dāng)作檔案,要按照一定的規(guī)律進(jìn)行收集、整理、歸檔,最終才能形成檔案。相比起來,資料的形成方式就比較簡(jiǎn)單,一般通過復(fù)制即可,可以起到推廣、傳播的作用。

(五)密級(jí)程度不同

檔案一般要過一段時(shí)間后才能公開,有的檔案在一定時(shí)期還具有一定的保密性。資料一般可以是公開的,可用于對(duì)外交流,而且提供的數(shù)量也比較大,在社會(huì)中可以廣泛傳播。

明確了檔案與資料的區(qū)別,我們?cè)趯?shí)際工作中不能將兩者混淆起來,將檔案作為資料保存,或者將資料作為檔案保存。

二、檔案與資料的聯(lián)系

檔案與資料之間的區(qū)別是十分明顯的,但兩者之間也有一定的聯(lián)系,比如檔案和資料同屬文獻(xiàn)信息,均具有信息和知識(shí)屬性,都具有參考價(jià)值,資料是檔案的補(bǔ)充,檔案館(室)要加強(qiáng)對(duì)與檔案有密切關(guān)系的資料的收集、管理和提供利用工作。檔案與資料兩者在發(fā)展過程中也會(huì)有交叉融合的時(shí)候,在進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候要對(duì)其加以區(qū)分,比如可以認(rèn)為檔案是有歷史價(jià)值的,在某些時(shí)候可以對(duì)這兩種類型的信息載體進(jìn)行同時(shí)利用,有的時(shí)候又要加以區(qū)分,發(fā)揮檔案與資料各自的價(jià)值。

綜上所述,檔案與資料是兩個(gè)不同的概念,在人們傳統(tǒng)的認(rèn)知中很容易將檔案和資料這兩個(gè)概念混淆,我們?cè)趹?yīng)用的時(shí)候,應(yīng)該正確把握檔案和資料的區(qū)別與聯(lián)系,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和資料的有效利用。