如何防范部門立卷流于形式

孫亞形

(余姚市第二自來水有限公司)

如何防范部門立卷流于形式

孫亞形

(余姚市第二自來水有限公司)

部門立卷是檔案工作的基本制度,是檔案部門為加強(qiáng)部門對(duì)文件材料的收集、歸檔意識(shí),遵循檔案工作規(guī)律,確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全,利于檔案的開發(fā)利用而對(duì)歸檔文件材料實(shí)施前端控制的有效途徑。本文以筆者所在區(qū)域的國(guó)企單位為例,通過對(duì)部門立卷工作現(xiàn)狀的分析,就如何防范部門立卷流于形式提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

檔案工作 部門立卷 防范 對(duì)策

雖說國(guó)有企業(yè)的檔案工作越來越受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視,特別作為民生企業(yè),檔案工作更是做得越來越規(guī)范,但有一個(gè)細(xì)節(jié)不容忽視——部門立卷作為檔案工作的基礎(chǔ),有沒有真正地實(shí)施起來,值得大家關(guān)注。因?yàn)橐粋€(gè)單位部門立卷工作做得如何,直接影響檔案的質(zhì)量,從而關(guān)系到檔案的開發(fā)和利用。本文是筆者結(jié)合工作實(shí)踐,就如何防范部門立卷流于形式提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議,旨在提高公司檔案工作水平,更好地為其他各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

一、公司部門立卷的現(xiàn)狀及弊端

真正意義上的部門立卷是由各部門兼職檔案員按照本部門的紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,獨(dú)立完成收集、整理、(虛擬)立卷、歸檔、移交等一系列規(guī)范化的立卷歸檔工作。本公司雖然早已按照余姚市檔案局下發(fā)的《余姚市機(jī)關(guān)綜合檔案室年檢標(biāo)準(zhǔn)》推行了部門立卷,而且每年年初綜合檔案室都會(huì)向各部門分發(fā)《公司關(guān)于各部門做好年度檔案材料移交工作的通知》,明確了歸檔內(nèi)容、歸檔人、移交日期等,但實(shí)際操作中,除了財(cái)務(wù)部做得較規(guī)范外,其他部門的立卷工作基本還是由綜合檔案室統(tǒng)包統(tǒng)攬,多數(shù)兼職檔案員每年將手頭上積累的文件材料不經(jīng)過主動(dòng)收集和系統(tǒng)地整理就移交給綜合檔案室,有的甚至過了移交期限,要在綜合檔案室的再三催促下才匆匆完成移交工作。這樣顯現(xiàn)出來的弊端有：一是工作缺乏主動(dòng)性,收集不完整,移交不及時(shí)。二是影響了檔案質(zhì)量和立卷效率。各部門熟悉各自的業(yè)務(wù)情況,了解文件材料的形成過程和歷史聯(lián)系,在鑒定文件價(jià)值時(shí)也最有發(fā)言權(quán),僅靠綜合檔案室檔案員憑著主觀意識(shí)對(duì)文件材料加以整理立卷、歸檔,這樣既不能保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系,又不能準(zhǔn)確地確定文件材料的保管價(jià)值。三是增加了綜合檔案室檔案員的工作量和工作壓力,使他們沒有更多的時(shí)間和精力投入監(jiān)督指導(dǎo)及檔案信息資源的編研、開發(fā)和利用工作。

二、產(chǎn)生部門立卷流于形式的主要因素

(一)主觀因素

一是檔案意識(shí)薄弱。各部門雖設(shè)有兼職檔案員,但大多檔案意識(shí)不強(qiáng),思想上沒有“部門立卷”的概念,認(rèn)為檔案工作是綜合檔案室檔案員的分內(nèi)事,工作缺乏主動(dòng)性和責(zé)任心。二是綜合素質(zhì)欠缺。部分兼職檔案員綜合素質(zhì)不高,業(yè)務(wù)能力不強(qiáng),敬業(yè)精神欠缺,到了移交檔案的日期,往往以“不會(huì)做”“做不好”為借口而推諉。

(二)客觀因素

一是部分兼職檔案員崗位變動(dòng)頻繁或兼職過多。參加過上崗培訓(xùn)且具有一定檔案工作經(jīng)驗(yàn)的兼職檔案員常因工作需要被調(diào)到其他崗位,影響了公司檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定和整體素質(zhì)。檔案員兼職過多致使他們沒有更多的時(shí)間和精力全面了解部門內(nèi)的檔案情況,無法靜下心來投入檔案的收集、整理等工作,影響了部門立卷的質(zhì)量。二是考核方案有待完善,缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。公司各部門的檔案工作雖早已納入年度考核方案中,但方案中涉及檔案工作部分欠細(xì)化,而且只考核到部門,檔案工作不能和工資獎(jiǎng)金直接掛鉤,導(dǎo)致兼職檔案員責(zé)任心不強(qiáng),積極性不高。

產(chǎn)生部門立卷流于形式的因素是多方面的,除了上述因素,還存在著軟件、硬件功能實(shí)現(xiàn)的不足,以及各部門配合協(xié)作上的欠缺等因素。針對(duì)如何真正地實(shí)施部門立卷,使公司的檔案管理工作步入正軌,下面提出了一些對(duì)策措施供大家參考。

三、如何防范部門立卷流于形式

(一)營(yíng)造良好的檔案工作氛圍

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳。根據(jù)實(shí)際情況,公司每年至少組織一次由公司分管檔案工作的副總、部門負(fù)責(zé)人、部門兼職檔案員及相關(guān)人員參加的檔案學(xué)習(xí)工作會(huì)議。宣傳檔案工作和部門立卷的重要性,解讀檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)定,討論、明確各部門歸檔范圍及保管期限,強(qiáng)調(diào)檔案移交時(shí)須附移交清冊(cè)等,增強(qiáng)相關(guān)人員特別是部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的檔案意識(shí)和歸檔意識(shí)。

2.開展檔案展覽活動(dòng)。借公司成立周年或檔案日開展一些以“公司發(fā)展軌跡”等為主題的展覽和宣傳活動(dòng),營(yíng)造良好的檔案工作氛圍。

(二)提升兼職檔案員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

1.優(yōu)化檔案隊(duì)伍。將相對(duì)文化素養(yǎng)較高、責(zé)任心較強(qiáng)的員工充實(shí)、調(diào)整到部門兼職檔案員隊(duì)伍中,且盡量保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性,同時(shí)為使兼職檔案員安心做好部門立卷工作,部門負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量讓兼職檔案員少兼其他工作。

2.抓好兼職檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和實(shí)際操練。公司既要采用“請(qǐng)進(jìn)來”的方式,適時(shí)邀請(qǐng)市檔案局督導(dǎo)科老師來公司進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),注重立卷知識(shí)與實(shí)際操作相結(jié)合;又要采用“走出去”的方式,如支持兼職檔案員參加檔案上崗證培訓(xùn)及繼續(xù)教育培訓(xùn),或到其他檔案工作先進(jìn)單位取經(jīng)學(xué)習(xí)。同時(shí)公司內(nèi)可嘗試組織現(xiàn)場(chǎng)面對(duì)面交流經(jīng)驗(yàn)、切磋操作技能等活動(dòng),不斷完善兼職檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu),使他們逐漸成長(zhǎng)為能獨(dú)當(dāng)一面的檔案員。

(三)細(xì)化年度考核方案

在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,結(jié)合實(shí)際,將已納入年度考核方案中的檔案工作部分再進(jìn)行完善和細(xì)化,真正建立起對(duì)立卷部門和兼職檔案員有效的激勵(lì)、約束機(jī)制和檔案工作考核驗(yàn)收監(jiān)督機(jī)制,為實(shí)施部門立卷提供制度保障和監(jiān)督保障。

公司考核方案中個(gè)性部分(部門)考核由“指標(biāo)”“工作標(biāo)準(zhǔn)”“考核標(biāo)準(zhǔn)”三部分構(gòu)成,建議對(duì)個(gè)性部分(部門)考核中的“工作標(biāo)準(zhǔn)”依據(jù)《余姚市機(jī)關(guān)綜合檔案室年檢標(biāo)準(zhǔn)》中的相關(guān)要求,以及公司綜合檔案室制定的《公司各部門歸檔材料移交歸檔內(nèi)容及時(shí)間表》進(jìn)行細(xì)化,主要涉及“歸檔時(shí)間”“材料齊全”“整理規(guī)范”“案卷數(shù)量”四塊內(nèi)容,全面涵蓋部門立卷工作的各個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)文件材料(電子文件)的收集、數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行控制,對(duì)檔案材料的整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督。“考核標(biāo)準(zhǔn)”明確了每一項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)并賦予相應(yīng)分值,以分值多少直觀提醒各部門立卷歸檔工作的重點(diǎn)。隨著檔案工作內(nèi)涵的發(fā)展和各部門收集工作的重點(diǎn)不同,每年對(duì)該細(xì)化部分進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。年終,兼職檔案員工作好壞、工作量的多少將通過考核標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定得以體現(xiàn),并直接和其收入掛鉤。同時(shí),每年評(píng)選檔案工作先進(jìn)集體和個(gè)人,對(duì)責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練、工作成效明顯的部門和檔案員給予行文表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。上述舉措將充分調(diào)動(dòng)兼職檔案員的工作積極性和主動(dòng)性,逐漸消除檔案員默默無聞奉獻(xiàn)于檔案事業(yè)卻得不到公司領(lǐng)導(dǎo)和同事的肯定和支持的委屈心理。

(四)軟件與硬件功能上的實(shí)現(xiàn)

為適應(yīng)多形式載體檔案管理的需求,從根本上提高部門立卷工作的質(zhì)量和效率,保證檔案工作的信息化、科學(xué)化和高效化,開發(fā)設(shè)計(jì)一個(gè)相對(duì)完整又便于操作且切合公司實(shí)際的檔案立卷管理系統(tǒng)已成為必然趨勢(shì)。

1.檔案立卷管理系統(tǒng)的功能。該系統(tǒng)由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、歸檔工作,綜合檔案室負(fù)責(zé)案卷審核、保管和借閱管理,可包括用戶登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案?jìng)浞莞黜?xiàng)功能模塊。該系統(tǒng)對(duì)文件(電子)材料、檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,在局域網(wǎng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)與全文檢索。實(shí)現(xiàn)各部門同步建檔,綜合檔案室進(jìn)行超前管理,全過程控制,對(duì)部門立卷各環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和移交接收。

2.檔案立卷管理系統(tǒng)支撐平臺(tái)。建立支撐檔案立卷管理系統(tǒng)運(yùn)行的硬件和軟件平臺(tái),包括存儲(chǔ)各類檔案信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)、提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化利用的服務(wù)器,以及備份電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì),如光盤等。

3.信息集成實(shí)現(xiàn)。建立包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)裝載等功能在內(nèi)的集成接口系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)電子歸檔文件數(shù)字化后形成的電子檔案的集成化管理。

(五)加強(qiáng)部門間協(xié)同配合工作

1.爭(zhēng)取獲得各部門的支持和配合。因部門立卷具有復(fù)雜性、協(xié)調(diào)性和特殊性,所以要做好部門立卷必須先得到各部門的支持和配合,對(duì)檔案工作不重視、不配合的部門,建議由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)做好其思想工作。

2.加強(qiáng)立卷工作中的督導(dǎo)和協(xié)調(diào)。綜合檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)部門立卷工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,幫助部門確定立卷方案,提出文件材料立卷的質(zhì)量要求,做到前端控制和全程管理,在文件材料形成、收集過程中提前介入,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通協(xié)調(diào),以提高檔案質(zhì)量和立卷工作效率。

總之,部門立卷的實(shí)施是做好檔案工作的根本,而構(gòu)建實(shí)施部門立卷保障體系是真正意義上實(shí)現(xiàn)部門立卷的關(guān)鍵。相信通過我們的共同努力,部門立卷制度的實(shí)施將越來越順暢,立卷歸檔工作由“要我歸檔”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙獨(dú)w檔”,“積極收集、規(guī)范整理、及時(shí)移交”成為部門立卷工作的常態(tài),使公司檔案更好地為社會(huì)、為余姚西北地區(qū)的供水事業(yè)服務(wù)。

[1]楊艷.高校部門立卷制度的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案,2015(8).

[2]朱華.檔案立卷管理系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[D].云南大學(xué),2013.

[3]張宇.電力行業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué),2014.

[4]羅京.四川師范大學(xué)成都學(xué)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究[D].電子科技大學(xué),2013.

[5]張紅.高校檔案部門立卷制度初探[N].佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2000(7).