文書檔案管理工作的實(shí)踐思考

陳麗琴

(衢州綠色產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)管委會(huì))

文書檔案管理工作的實(shí)踐思考

陳麗琴

(衢州綠色產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)管委會(huì))

本文闡述了文書檔案工作的重要性,從規(guī)范管理、提高檔案人員素質(zhì)、注重平時(shí)積累、學(xué)習(xí)交流與細(xì)節(jié)管理等方面,對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行了探討,闡述了見(jiàn)解。

檔案工作 文書檔案 實(shí)踐 思考

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織,領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等活動(dòng)內(nèi)容的主要載體。當(dāng)前,在文書檔案走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的形勢(shì)下,如何使文書檔案管理工作規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要,是擺在文書檔案管理工作人員面前的一個(gè)值得研究和探討的熱門話題。本文總結(jié)以往的工作實(shí)踐,就如何進(jìn)一步做好文書檔案管理工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、獲得單位領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案管理工作的前提

在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中,檔案工作在單位眾多職能當(dāng)中地位不高,是說(shuō)起來(lái)重要做起來(lái)卻次要的工作。他們把文書檔案工作想得很簡(jiǎn)單,“不就是收集整理一下文件,再歸到檔案室建立一些檔案目錄而已嘛”。但文書檔案管理工作可分為兩個(gè)類別：一類是上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理;另一類是由本級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類文檔均是單位及領(lǐng)導(dǎo)開展工作的依據(jù)之一,這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案管理工作。在加強(qiáng)文檔管理工作方面,應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是要將加強(qiáng)和規(guī)范文書管理工作列入全年的工作計(jì)劃,從硬件設(shè)施、軟件管理各個(gè)方面提供便利條件,從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣;二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細(xì)節(jié),對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)。

二、完善工作制度和規(guī)范管理是做好文書檔案管理工作的基本保證

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理,尤其是辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天,這種關(guān)系顯得更為密切。規(guī)范文書檔案的管理就是要將發(fā)文和收文中的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)和程序予以規(guī)定,并嚴(yán)格按此辦理。如收文中簽收、登記、擬辦等,發(fā)文中審核、簽發(fā)、打印、分發(fā)等,每道環(huán)節(jié)都須按規(guī)定程序落到實(shí)處。制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則,在進(jìn)行文書檔案管理工作的過(guò)程中,各單位要根據(jù)工作實(shí)際情況,制定相應(yīng)的《公文處理實(shí)施辦法》,用制度規(guī)范工作、約束工作人員,以制度實(shí)施保障文檔管理。將《公文處理實(shí)施辦法》列入部門《規(guī)章制度手冊(cè)》的首位,并組織各部門檔案人員學(xué)習(xí),進(jìn)一步提高部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),提高文書辦理之前的質(zhì)量和效率,減少辦公室的復(fù)核工作量。

三、平時(shí)積累是做好文書檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

檔案材料的收集是檔案管理工作中文檔整理的第一步,也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。平時(shí)檔案材料的積累可使整個(gè)收集更為及時(shí)全面,為此要做好以下三點(diǎn),一是健全規(guī)章制度。二是加強(qiáng)催收,將坐等上門的收集歸檔工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)到各個(gè)部門去收集,把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。三是加強(qiáng)臨時(shí)性文件的收集。人員調(diào)動(dòng)或離職是每個(gè)單位不可避免的,但往往會(huì)有少量的重要文件遺留在他們手中,導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)歸檔,甚至丟失。對(duì)此,檔案人員應(yīng)每年定期在年初著手收集與整理上一年度的文書檔案,將重點(diǎn)放在臨時(shí)性檔案資料的收集。四是年終歸檔。根據(jù)文檔登記表,檢查是否有缺漏文件,如有缺漏務(wù)必想辦法補(bǔ)齊。綜上,平時(shí)收集、平時(shí)積累可使歸檔工作事半功倍。

四、注重細(xì)節(jié)是做好文書檔案管理工作的基本方法

“細(xì)節(jié)決定成敗”,細(xì)節(jié)是一種態(tài)度,一種準(zhǔn)備,一種精神。做好檔案管理細(xì)節(jié)工作,就是要從各個(gè)方面把好細(xì)節(jié)關(guān),將檔案管理好。

一是定制度,就是制定本單位的公文處理、文書檔案管理、用印管理等規(guī)章;二是選好人,選具備高度責(zé)任心、強(qiáng)烈保密意識(shí)和較高素養(yǎng)的人;三是詳記錄,按收發(fā)文的不同種類分別進(jìn)行登記,收發(fā)文記錄各一,按程序進(jìn)行,環(huán)環(huán)相接,避免因遺忘而產(chǎn)生的漏記、漏發(fā);四是分好類,按機(jī)構(gòu)大體進(jìn)行分類;五是備好案,根據(jù)工作需要,每季度做一次備案表,年終時(shí),將做好的備案表裝訂成冊(cè),形成一本檔案明細(xì);六是存好檔,根據(jù)平時(shí)所做的記錄和分類情況,把文件分別裝入檔案盒,按時(shí)間順序排放以便備查;七是易查閱,此項(xiàng)工作的難易取決于上述各項(xiàng)工作完成的是否細(xì)致,這都靠檔案員平時(shí)的細(xì)心和工作的積累。

五、提高人員整體素質(zhì)是做好文書檔案管理工作的根本途徑

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著一個(gè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展,加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育是目前和今后一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。特別是電子檔案管理方面,改變檔案員知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要。同行間不斷溝通、交流,取長(zhǎng)補(bǔ)短,實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)尤為可貴。檔案工作也不是封閉的,需要彼此的交流和相互學(xué)習(xí),不斷增加和豐富新的知識(shí),學(xué)習(xí)新技術(shù),更新觀念,積極參加檔案管理方面的培訓(xùn),對(duì)口交流,相互激勵(lì),這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地做好文書檔案管理工作。

文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn),其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性和正確性。只有切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接,從根本上提高文書檔案的利用率,建立文書檔案實(shí)際管理工作的運(yùn)行模式,采用科學(xué)管理的工作方法,才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要,使文書檔案管理工作邁上新臺(tái)階。