工程建設(shè)前期文件歸檔管理的實踐
——以浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程為例

徐爛漫

(浙江中穗省級糧食儲備庫)

工程建設(shè)前期文件歸檔管理的實踐
——以浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程為例

徐爛漫

(浙江中穗省級糧食儲備庫)

本文以浙江中穗省級糧食儲備庫(以下簡稱中穗庫)整體遷建工程為例,闡述了工程建設(shè)前期文件收集的重要性和內(nèi)容,分析了文件收集的難點,提出了相關(guān)解決措施和方法。

工程建設(shè) 前期文件 歸檔管理

對于一項工程建設(shè)來說,工程建設(shè)前期管理已經(jīng)得到了足夠的重視,但是作為工程建設(shè)的一個重要方面,項目前期文件的收集歸檔工作一直以來是工程檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。從中穗庫整體遷建工作實際出發(fā),我們從工程前期收集文件的內(nèi)容、檔案的重要性、檔案的特點,談?wù)勗诠こ探ㄔO(shè)前期開展文件的收集工作的一些做法。

一、工程建設(shè)前期文件收集的重要性

(一)工程建設(shè)前期文件資料是工程各項工作得以開展的基礎(chǔ)

我們在委托中糧工程科技有限公司設(shè)計時,根據(jù)蕭山水文站提供的資料,1962年9月6日,蕭山水文站歷史最高內(nèi)河水位為吳淞口基面以上7.21米。根據(jù)這第一手資料,以此為依據(jù)在設(shè)計過程中確定了防洪標(biāo)準,充分考慮了防洪墻和排澇泵等設(shè)施和設(shè)備的配備情況。

(二)工程建設(shè)前期文件資料對同行具有一定的參考價值

中穗庫在“拆一還一”的基礎(chǔ)上,還將建工作塔、立筒倉、卸糧轉(zhuǎn)接地溝等一系列設(shè)施,屋面將采用光伏發(fā)電,倉庫將采取氣調(diào)儲藏技術(shù)等。我們將打造華東地區(qū)一流的儲備庫,為此在前期留下的一些資料,對同系統(tǒng)的儲備庫建造有著對比、借鑒作用,具有一定的參考價值。

(三)工程建設(shè)前期文件對工程質(zhì)量評定、驗收等具有利用價值

項目申報材料,可行性研究報告,環(huán)評報告,初步設(shè)計文件及概算,巖土勘察報告,施工合同,跟蹤審計合同,招投標(biāo)文件等,所有這些文件資料將為最終的工程結(jié)算提供有力的依據(jù)。

二、工程建設(shè)前期文件收集的內(nèi)容

(一)立項文件

包括項目建議書、可行性研究報告,以及浙江省發(fā)改委關(guān)于浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建方案的復(fù)函等一系列文件材料,所有這些材料,從正式立項開始,到編制項目建議書,再到項目可行性研究,到可行性研究報告出臺,進行項目上報審批,這里召開的會議,關(guān)系到?jīng)Q定與決策。因此,會議紀要的收集是關(guān)鍵,包括視頻與音頻資料。

(二)建設(shè)用地文件

包括項目選址申請書、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準書,以及征集集體土地經(jīng)濟補償協(xié)議書、村民代表會議紀要等。從工程規(guī)劃選址開始,批復(fù)申請用地,安置拆遷農(nóng)戶,進行經(jīng)濟補償?shù)?所有這些,涉及的文件、圖紙,在整個建設(shè)工程中需要反反復(fù)復(fù)用到,必須把它們保管好、利用好。

(三)勘測、測繪、設(shè)計文件

主要包括工程巖土勘察報告、勘測界定報告、規(guī)劃設(shè)計條件、規(guī)劃設(shè)計通知書,初步設(shè)計圖紙和說明,施工圖設(shè)計文件的審批意見等。在整個遷建工程中,勘察、測繪、設(shè)計是最基礎(chǔ)性的工作,也是最關(guān)鍵性的工作,由于項目本身這些費用比較高,收集保管好這些資料對今后城市建設(shè)意義非常大。

(四)招投標(biāo)文件

包括勘察設(shè)計招標(biāo)文件、工程勘察合同,以及下一步即將進行的施工招標(biāo)文件及合同、監(jiān)理招標(biāo)文件和合同等。所有這些文件是針對工程建設(shè)項目,我們從中能夠選擇優(yōu)秀單位與之簽訂合同。

三、工程建設(shè)前期文件收集的難點

(一)工程項目歷時時間較長

浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程,作為浙江省重點工程,從2010年開始立項,至今已有6個年頭,工程項目歷時時間較長。

(二)工程文件形成比較分散

從工程立項開始,到辦理建設(shè)規(guī)劃選址意見書、工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準書,到設(shè)計、勘察、監(jiān)理、施工單位招投標(biāo)及環(huán)保、消防等部門進行備案。所有這些環(huán)節(jié),我們收集的不僅僅是紙質(zhì)文件,有時還有電子文件、聲像資料等。在工程項目中,文件資料具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點,所有這些工作,涉及部門比較多,因此文件形成比較分散。

(三)管理滯后

由于參建單位領(lǐng)導(dǎo)層一般只重視工程建設(shè)本身,輕視了工程檔案在項目建設(shè)中的收集、整理與歸檔工作,在很大程度上給檔案收集工作帶來一定的難度,使之與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展,造成基礎(chǔ)設(shè)施檔案建設(shè)工作滯后,影響了工程各方面對檔案的利用。

四、工程建設(shè)前期文件收集歸檔管理所采取的措施

(一)制度保證,明確崗位職責(zé),制定相關(guān)收集歸檔的辦法

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理驗收辦法》規(guī)定以及《浙江省重點建設(shè)項目管理辦法》的規(guī)定,項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,前期文件歸檔未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施,不得進行或通過整個工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗收。由此,我們可以看出,項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)。我?guī)旄叨戎匾?專門成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,對整個遷建工程檔案負責(zé),還專門配備了檔案員,參加省局的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為了使各參建單位檔案工作標(biāo)準得到統(tǒng)一,我們工程部專門出臺了《浙江中穗省級糧食儲備庫整體遷建工程檔案管理辦法》,明確檔案編制原則,檔案的整理歸檔要求,檔案的歸檔數(shù)量及移交手續(xù),以及檔案的借閱制度,檔案的保密制度,檔案的保管制度,技術(shù)檔案修改制度,檔案驗收制度等。我們在制度中指出,真實、完整的施工資料將是計量支付的前提條件,若資料不完整,將暫停中期支付等一系列措施和管理辦法。

(二)采取相應(yīng)的對策,與合同控制同步

為了加強前期文件資料的收集,我們強化合同管理。我們在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時,寫明項目檔案歸檔要求,明確竣工文件歸檔的時間和份數(shù),并將項目檔案歸檔要求作為合同的組成部分寫入合同文本,實現(xiàn)合同對建設(shè)項目檔案的有效控制,為項目檔案工作提供法律保障。

(三)加強人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于工程建設(shè)檔案的專業(yè)性比較強,工程人員和檔案人員不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序,缺乏工程檔案管理的實踐能力。我們工程部將定期與不定期舉辦由各參建單位參加的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及專題會議,會議上將進行交流。對項目檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理,做好項目文件的收集、整理和歸檔工作,使項目文件的歸檔工作處于受控狀態(tài),使項目檔案管理工作有效運轉(zhuǎn)。

我們中穗庫項目在收集前期文件時,一開始就把重要文件進行掃描存檔,實行雙套制歸檔,從而有效保證了前期檔案整理的齊全、完整。每年還把資料匯編成冊,為下一步檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。以上的一些做法值得我們在今后的歸檔工作中,不斷探索,使檔案工作不斷升華。