加強重點城建項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的若干思考
——以金華市為例

錢 劍

(金華市城建檔案館)

加強重點城建項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的若干思考
——以金華市為例

錢 劍

(金華市城建檔案館)

“十三五”期間,金華市城建檔案工作面臨新的形勢,對重點項目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)也面臨著不少新的問題,采取針對性、可操作性強的政策措施勢在必行,本文提出了強意識、抓源頭、勤對接、重指導(dǎo)、送服務(wù)等五方面的若干對策。

城建檔案 重點項目 監(jiān)督指導(dǎo) 金華市

“十三五”時期,金華將優(yōu)化區(qū)域空間布局,提升中心城市能級,打造金義黃金主軸,建設(shè)一批功能性、特色性兼?zhèn)涞某鞘薪M團。金華市區(qū)重點在新區(qū)建設(shè)、舊城改造、城市框架功能完善、重大產(chǎn)業(yè)項目推進等方面取得突破。城市建設(shè)戰(zhàn)場將在金華這座城市鋪天蓋地地拉開,金華市城建檔案館為配合打好這場硬仗,立足實際工作情況,以宣傳檔案重要性為旗幟,以做好城市變遷記錄者為己任,以收集寶貴重點項目工程檔案為出發(fā)點,以指導(dǎo)服務(wù)工程檔案管理為突破口,切實多方面、多角度、多創(chuàng)新地做好重點項目工程檔案管理工作。

近年來在重點項目工程檔案管理的檢查指導(dǎo)工作中發(fā)現(xiàn),從項目檔案規(guī)范化的角度看,項目建設(shè)與項目檔案管理不夠協(xié)調(diào),差距比較明顯。比如文件資料收集不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案移交不及時的現(xiàn)象在大多數(shù)項目中都或多或少的存在。按照國家規(guī)定,重點建設(shè)項目檔案必須組織檔案專項驗收,檔案專項驗收與消防、環(huán)保等單項驗收一樣,是工程竣工驗收的必備條件。根據(jù)市檔案局與市城建檔案館的統(tǒng)計,重點建設(shè)項目中組織檔案專項驗收的屈指可數(shù),許多項目投入使用多年,項目檔案都沒有經(jīng)過專項驗收,甚至部分項目檔案沒有整理歸檔。根據(jù)國家規(guī)定,城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的項目都必須向城建檔案館移交完整的項目檔案,但據(jù)我館初步統(tǒng)計,大多數(shù)重點建設(shè)項目都沒有完成檔案的移交任務(wù)。根據(jù)城建檔案工作面臨的新形勢及存在的問題,需要采取針對性、可操作性強的政策措施予以解決。

一、強意識,做好重點項目工程檔案重要性的宣傳工作

檔案管理嚴(yán)重滯后于項目建設(shè)的現(xiàn)象所造成的后果和危害,將會在項目投入使用后表現(xiàn)出來：工程的維修、改建、擴建等再投資因為檔案缺失而造成巨大的浪費;城市道路的拓寬因地下管線分布圖沒有按時歸檔造成“開膛破肚”,嚴(yán)重影響工程的進度;尤其是在天災(zāi)人禍所造成的突發(fā)事件發(fā)生時,會因為沒有一套完備的檔案而嚴(yán)重影響應(yīng)急措施的實施,進而造成財產(chǎn)的損毀和人員的傷亡;等等。加強檔案管理,不能阻止突發(fā)事件的發(fā)生,但可以減少災(zāi)害造成的損失。因此,國家建立了項目檔案驗收制度,并設(shè)立城建檔案館專門保存項目檔案。前者是確保檔案的規(guī)范,后者相對于建設(shè)單位起到的是保證項目檔案的備份。

為規(guī)范政府投資項目檔案的管理,我市在2012年以市政府名義出臺了《金華市市級政府投資重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》。為確保規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)項目檔案移交工作的順利實施,市建設(shè)部門制定了《金華市城市建設(shè)項目竣工檔案預(yù)驗收辦法》和市城建檔案館檔案建設(shè)范圍、接收標(biāo)準(zhǔn)。從這些規(guī)范性文件的執(zhí)行情況看,成效并不明顯,尤其是政府投資項目,普遍存在檔案的接收入館難、拖延時間長、歸檔速度慢、歸檔質(zhì)量差等問題,這些問題已成為當(dāng)前制約城建檔案工作發(fā)展的重要因素。究其原因,雖然存在技術(shù)層面的因素,但主要是觀念上的問題,“重建設(shè)輕檔案”的現(xiàn)象比較突出,缺乏對項目檔案工作應(yīng)有的重視。這主要是因為一般人認為檔案不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益,其實這是一種錯誤的觀點,因為通過利用原有的檔案,在再投資中可以節(jié)省大量的時間,時間的節(jié)省在追求工作效率的今天就是經(jīng)濟效益;再者,在突發(fā)事件發(fā)生時,通過利用檔案,采取科學(xué)合理的應(yīng)急措施,減少災(zāi)害的損失,就是經(jīng)濟效益。反之,檔案不完整造成的各種后遺癥,會使已取得的經(jīng)濟效益重新失去。因此,我們要轉(zhuǎn)變觀念,重視檔案工作。

二、抓源頭,多部門要多管齊下共建重點項目工程檔案工作

一要通力合作。金華市城建檔案館聯(lián)合金華市發(fā)展和改革委員會(以下簡稱發(fā)改委)、金華市財政局、金華市檔案局四個部門將進一步研究重點建設(shè)項目檔案規(guī)范化問題,找出問題的癥結(jié)所在和解決問題的辦法。同時,各自抓好相關(guān)的工作節(jié)點,共同推進項目檔案的規(guī)范化。建議發(fā)改委在項目立項、審批過程中,把項目檔案規(guī)范化作為專門條款予以明確;財政局通過將項目檔案工作列入項目績效考核來實施對項目檔案的監(jiān)管;市檔案局要認真履行對項目檔案的行政監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)工作,尤其是服務(wù)工作,質(zhì)量要提高,服務(wù)方式要創(chuàng)新,要以優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動服務(wù)促進項目檔案的規(guī)范化,要以檔案專項驗收為載體推進項目檔案的規(guī)范化;我館主要是抓好重點項目工程檔案的預(yù)驗收和檔案的接收工作。

二要發(fā)揮職能作用。金華市檔案局、城建檔案館要對已經(jīng)建成的項目、已經(jīng)開工的項目、準(zhǔn)備開工的項目進行一次全面的梳理,針對不同的項目采取不同的方式方法,每一類項目都要明確完成任務(wù)的最后時限。對于沒有在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案專項驗收和檔案移交任務(wù)的單位,應(yīng)該出具督查整改通知書,并進入執(zhí)法程序。

三、勤對接,整合各區(qū)資源加強重點項目工程檔案管理

2016年是“十三五”規(guī)劃的開局之年,為加大力度管理各區(qū)重點項目工程檔案的收集、整理、組卷工作,我館班子成員帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員先后前往金東區(qū)、婺城區(qū)、金義都市區(qū)、經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、金華山建設(shè)局,對各區(qū)歷史遺留及新建重點項目工程檔案該如何處理進行協(xié)商,并與各區(qū)達成一致意見,為杜絕寶貴的檔案資料在管理過程中的遺失、破損,針對之前遺留的重點項目工程檔案按照現(xiàn)狀移交,今后將提前介入各重點建設(shè)項目的交底會,對需歸檔的內(nèi)容及各環(huán)節(jié)時間節(jié)點進行有針對性的指導(dǎo)。

四、重指導(dǎo),當(dāng)好重點項目工程檔案法規(guī)業(yè)務(wù)知識輔導(dǎo)員

自2015年10月以來,市城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員先后到金羅路、迎賓大道、橫塘沿社區(qū)、人民東路改造、鐵路新貨場周邊配套工程、垃圾填埋場等項目部進行一對一、手把手指導(dǎo)服務(wù),針對項目不同,檔案情況不同,分別制作房屋建筑、道路工程、橋梁工程、地下管線工程資料現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)情況登記表,將檔案指導(dǎo)服務(wù)分解為地基與基礎(chǔ)、土方與管道主體、橋跨承重驗收及竣工驗收幾個節(jié)點,把資料核實收集工作做在整個工程進程之中,做在平時,做在每個工程段,落實到每個人,確保進館檔案的準(zhǔn)確性、及時性及完整性。

五、送服務(wù),積極主動保障重點項目工程檔案工作開展

為切實減輕企業(yè)負擔(dān),把做好重點工程建設(shè)項目檔案工作作為主要抓手,在人手少、任務(wù)重的情況下,不等不靠,主動擴大服務(wù)領(lǐng)域,變被動服務(wù)為主動服務(wù)。一方面與市檔案局、市財政局、市發(fā)改委、市建設(shè)局聯(lián)合舉辦市區(qū)政府投資項目檔案工作會議,全市160位市政府投資項目單位負責(zé)人參加;另一方面對各重點建設(shè)項目抽調(diào)專門人員負責(zé)跟蹤指導(dǎo),為使工程建設(shè)檔案資料收集齊全完整,業(yè)務(wù)人員對各重點工程從立項、報建到施工完成,過程中形成的所有資料進行全方位的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。通過幾年努力,現(xiàn)已把環(huán)城路、二環(huán)路、市文化中心工程、通濟橋改造工程、市民廣場提檔改造工程、中國婺劇院、體育中心等約60多個省、市重點工程納入我館館藏。