加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的若干思考

田 源

(杭州市余杭區(qū)第五人民醫(yī)院)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的若干思考

田 源

(杭州市余杭區(qū)第五人民醫(yī)院)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,醫(yī)院出現(xiàn)了各種載體形式的檔案,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的安全問(wèn)題日益凸顯,特別是重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全的管理。因此,為了更好地應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的危機(jī),本文通過(guò)探討醫(yī)院檔案安全管理的特征,分析影響醫(yī)院檔案安全管理的因素,最后提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的對(duì)策。

醫(yī)院檔案 檔案安全 特征 因素 對(duì)策

加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè),對(duì)于保存歷史記憶,推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,具有不可替代的特殊作用。早在2010年,時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)的楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)：“檔案安全無(wú)小事,檔案安全事關(guān)重大,事關(guān)全局,事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益?！辈⑻岢隽私n案安全體系的要求。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、行政事務(wù)管理等工作中形成的,具有保存價(jià)值的歷史記錄,是醫(yī)院發(fā)展的見(jiàn)證,為醫(yī)院管理、決策、發(fā)展提供重要依據(jù),同時(shí)醫(yī)院檔案是重要的民生檔案資源之一。醫(yī)院檔案的安全管理是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ),加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理十分必要。本文結(jié)合醫(yī)院檔案安全管理自身特征,分析其影響因素,就加強(qiáng)管理問(wèn)題進(jìn)行思考并提出對(duì)策。

一、醫(yī)院檔案安全管理的特征

(一)醫(yī)院檔案安全管理手段的多樣性

醫(yī)院內(nèi)部包含行政科室和臨床科室,且工作內(nèi)容廣泛,因此醫(yī)院檔案種類(lèi)呈現(xiàn)多樣性,包括文書(shū)檔案、病案檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)療科研檔案、基建工程檔案等。隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展、先進(jìn)設(shè)備的準(zhǔn)入和人才梯隊(duì)的建設(shè),醫(yī)院檔案無(wú)論是在數(shù)量上還是種類(lèi)上都在不斷增加,這加劇了醫(yī)院檔案管理工作的困難。除了在種類(lèi)上的多樣性,在載體上也存在多樣性。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案以紙質(zhì)載體為主,且紙質(zhì)檔案的數(shù)量巨大,極易損壞和老化,同時(shí)還不易管理和查詢(xún)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院的檔案載體開(kāi)始呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì),出現(xiàn)了電子病歷檔案、音頻影像檔案、膠片檔案等。種類(lèi)和載體的多樣性決定了在檔案安全管理過(guò)程中管理手段的多樣性。

(二)醫(yī)院檔案安全管理方式的專(zhuān)業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位或企業(yè),其業(yè)務(wù)主要以醫(yī)療工作為主,這也決定了醫(yī)院檔案具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。醫(yī)院檔案多在醫(yī)療工作中產(chǎn)生,是對(duì)醫(yī)療工作的真實(shí)反映,其所記述的內(nèi)容具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。以病案檔案為例,其記錄了患者從診斷、治療到護(hù)理的全部過(guò)程,記錄方式有文字?jǐn)⑹觥?shù)據(jù)呈現(xiàn)及圖像表述等,且記錄工作均由專(zhuān)業(yè)醫(yī)生或護(hù)士完成,具有較高的臨床治療、教學(xué)和科研價(jià)值,也是處理醫(yī)療糾紛的重要法律依據(jù),這是其他種類(lèi)檔案所不具有的。因此醫(yī)院檔案安全管理方式具有專(zhuān)業(yè)性。

(三)醫(yī)院檔案安全管理實(shí)體和信息的保密性

醫(yī)院檔案以病歷檔案為主,其內(nèi)容牽涉患者較多的隱私問(wèn)題,能在鑒定醫(yī)療事件及處理醫(yī)療糾紛中提供必要的法律依據(jù),具有保密性。傳統(tǒng)醫(yī)院病歷檔案以紙質(zhì)檔案為主,但隨著科技的進(jìn)步,醫(yī)院開(kāi)始運(yùn)用電子病歷,出現(xiàn)了電子檔案,其也包含患者隱私,具有保密性。因此,醫(yī)院檔案安全管理包含實(shí)體和信息兩方面。在日常利用過(guò)程中,任何機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人不能擅自查閱、修改病歷,在利用完后還需立即歸還,不得惡意泄露,確保檔案安全。

二、影響醫(yī)院檔案安全管理的因素

(一)自然因素

影響醫(yī)院檔案安全的主要自然環(huán)境因素有：(1)火災(zāi)。醫(yī)院檔案以紙質(zhì)檔案為主,其具有易燃性,極易誘發(fā)火災(zāi)使檔案受到損壞。(2)水災(zāi)。不論是紙質(zhì)檔案還是電子形式的檔案等如受到水的侵蝕就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的破壞,水災(zāi)是影響檔案安全的普遍因素。(3)蟲(chóng)害。醫(yī)院檔案一般存放于檔案室或倉(cāng)庫(kù)中,這類(lèi)地方容易滋生害蟲(chóng),且檔案害蟲(chóng)喜食含有較豐富的纖維素類(lèi)、淀粉類(lèi)物質(zhì)。而紙質(zhì)檔案及其用品、裝裱檔案資料用的淀粉糨糊是檔案害蟲(chóng)的良好食料。

(二)技術(shù)因素

影響醫(yī)院檔案安全的技術(shù)因素有：(1)檔案保護(hù)技術(shù)：對(duì)實(shí)體檔案和信息檔案都要進(jìn)行保護(hù),內(nèi)容涵蓋對(duì)存儲(chǔ)檔案的場(chǎng)所和設(shè)備的保護(hù),對(duì)檔案的技術(shù)處理和加固處理,對(duì)破損檔案和設(shè)備的修復(fù)及對(duì)重點(diǎn)檔案的同質(zhì)備份、異質(zhì)備份和異地備份等。(2)檔案信息技術(shù)：對(duì)各類(lèi)電子檔案、數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制,防止病毒攻擊和數(shù)據(jù)損壞或丟失,確保檔案信息完整、真實(shí),并對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。

(三)人為因素

影響醫(yī)院檔案安全的人為因素有：(1)管理的制度和水平。管理制度為檔案安全提供保障,管理水平?jīng)Q定管理效果。醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度不健全和管理水平的低下也會(huì)在一定程度上造成檔案安全問(wèn)題,導(dǎo)致實(shí)體損壞和信息泄露。(2)管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是檔案的直接接觸者,具有主觀(guān)能動(dòng)性,其行為直接影響檔案的安全。如檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)就會(huì)忽視檔案安全問(wèn)題,增加檔案安全管理風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院檔案管理人員不僅要具有檔案管理能力,還要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí),其專(zhuān)業(yè)性決定檔案的安全。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的對(duì)策

(一)加強(qiáng)醫(yī)院檔案設(shè)施的建設(shè)

醫(yī)院檔案設(shè)施建設(shè)是整個(gè)醫(yī)院檔案安全管理工作的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案設(shè)施安全建設(shè),把安全隱患消除在萌芽狀態(tài),在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)能最大限度地保護(hù)檔案安全,減少檔案損失。主要做法為：首先,要選擇一個(gè)相對(duì)安全的環(huán)境,確保實(shí)體安全;其次,在建設(shè)和設(shè)計(jì)方面要嚴(yán)格按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)規(guī)范進(jìn)行,充分考慮到防水、防火、防地質(zhì)災(zāi)害和防震等安全因素,應(yīng)安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火等設(shè)施,配備必要的滅火器材,用先進(jìn)的科技手段彌補(bǔ)建設(shè)的短板,彌補(bǔ)人為因素,著力提高檔案安全系數(shù);然后,檔案在放置時(shí)為了考慮檔案管理的便利性和安全性可采用檔案放置的雙節(jié)柜,同時(shí)有效地控制周?chē)臏囟群蜐穸?最后,要定期對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行綜合性檢查和安全測(cè)評(píng)工作,確保檔案安全。

(二)加強(qiáng)醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全管理的建設(shè)

醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全管理的建設(shè)不僅是醫(yī)院檔案安全管理工作的重點(diǎn),更是醫(yī)院檔案安全管理工作的突破口。病歷檔案作為醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的重要組成部分,是處理醫(yī)療糾紛事件、評(píng)價(jià)醫(yī)院綜合質(zhì)量的重要工具,其安全性不僅涉及患者隱私也牽涉醫(yī)院利益。如果加強(qiáng)其安全管理工作,具體措施有：在病歷形成的最初,要求直接責(zé)任者嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定建立病歷檔案,依法書(shū)寫(xiě),確保病歷檔案的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性及合法性,電子病歷書(shū)寫(xiě)要求在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)完成,確保信息安全;在病歷檔案形成后,要依法妥善保存,嚴(yán)禁任何人對(duì)其進(jìn)行涂改、搶奪、偽造或竊取,一旦發(fā)現(xiàn)病歷丟失、涂改等事件,應(yīng)追究當(dāng)事人的法律責(zé)任;在病歷檔案利用中,根據(jù)不同情況,需提供有效身份證明、法定證明、本人或代理人授意方可查看患者檔案,此外,為保護(hù)患者隱私,只要患者未授權(quán),醫(yī)務(wù)人員不得向第三方泄露,否則將負(fù)法律責(zé)任。隨著人們健康意識(shí)增強(qiáng),健康體檢越來(lái)越受重視,健康體檢檔案的安全問(wèn)題應(yīng)運(yùn)而生,作為醫(yī)院檔案特殊的組成部分,其安全管理也是醫(yī)院檔案安全管理重點(diǎn)領(lǐng)域,通過(guò)體檢檔案被密封裝訂,由本人或其家屬方可領(lǐng)取查閱來(lái)加強(qiáng)其檔案安全是目前檔案安全管理工作的具體措施。

(三)加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理制度的建設(shè)

雖然一般的檔案管理制度醫(yī)院都有,其中也不乏涉及檔案安全的內(nèi)容,但缺少專(zhuān)門(mén)針對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的制度。俗話(huà)說(shuō)沒(méi)有規(guī)矩不成方圓,缺乏完善的制度保障,檔案安全管理工作就無(wú)法做到有章可循。首先,要建立醫(yī)院檔案安全管理工作制度,為參與工作的人員提供一定的管理規(guī)范支持;其次,建立醫(yī)院檔案安全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和檔案管理負(fù)責(zé)制,成立醫(yī)院檔案安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組,領(lǐng)導(dǎo)帶頭,從上至下,貫徹執(zhí)行;接著,建立醫(yī)院檔案安全評(píng)估報(bào)告制度、檔案安全執(zhí)法督查制度等一系列制度,對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行評(píng)估、督查、反饋,不斷完善檔案安全管理工作。除此之外,還要建立醫(yī)院檔案安全應(yīng)急制度和醫(yī)院檔案信息安全制度,在面對(duì)突發(fā)事件、自然災(zāi)害及電腦病毒侵襲、盜取等問(wèn)題時(shí)能確保檔案實(shí)體和信息的雙安全,做好保密、保真和保存工作。

(四)加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理人員的建設(shè)

醫(yī)院檔案安全管理工作的主體是檔案管理人員,加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的核心也是檔案管理人員。隨著醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展,對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的工作要求逐年提高,對(duì)管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提升,所以必須通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的建設(shè),來(lái)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先,通過(guò)參加各種安全教育和培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高醫(yī)院檔案管理人員檔案信息安全意識(shí)、保密責(zé)任意識(shí)和安全的防范意識(shí),牢固樹(shù)立“檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益”的思想;其次,從檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、安全保密素質(zhì)和政治素質(zhì)三方面,提高醫(yī)院檔案安全管理人員的綜合素質(zhì),使其不僅具有檔案安全的意識(shí),保障檔案安全的相關(guān)知識(shí)更具有保護(hù)檔案安全的實(shí)踐操作能力,為醫(yī)院檔案安全管理提供必要的保障;最后,除了內(nèi)部培養(yǎng)外,通過(guò)積極引進(jìn)各層次、多類(lèi)型人才,構(gòu)建醫(yī)院檔案安全管理人才梯隊(duì),為醫(yī)院檔案安全管理做好人才儲(chǔ)備。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院基層工作的重要組成部分,檔案管理記載著醫(yī)院的歷史變遷、科研創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步等多方面的發(fā)展成果,為醫(yī)院的建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐。而醫(yī)院檔案安全管理工作不僅是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)更是最重要的任務(wù)。為了確保醫(yī)院檔案的安全,特別是對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的安全管理,應(yīng)充分了解其管理特征,分析影響管理的各種因素,并有針對(duì)性地采取加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的措施。確保醫(yī)院實(shí)體檔案安全和信息安全,有助于全面推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)地發(fā)展。

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