檔案管理工作創(chuàng)新淺議

陶 驪

(浙江紡織服裝職業(yè)技術學院)

檔案管理工作創(chuàng)新淺議

陶 驪

(浙江紡織服裝職業(yè)技術學院)

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。本文闡述了對檔案管理工作創(chuàng)新的認識,提出了實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑,包括思想觀念的創(chuàng)新、檔案工作的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新、服務方式的創(chuàng)新和管理隊伍素質的提高等。

檔案工作 管理創(chuàng)新 認識 途徑

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。當前,經(jīng)濟社會發(fā)展的新形勢對檔案工作提出了更高要求,檔案工作要適應這個要求,必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想,擺正位置,與時俱進,破除因循守舊的觀念,樹立新的工作理念,在建成全面小康的偉大進程中發(fā)展壯大自己。

一、對檔案管理工作創(chuàng)新的認識

(一)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的必然

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期,檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè),也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新,這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

(二)創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動力

近年來,隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善,檔案基礎業(yè)務和檔案信息資源建設得到加強;檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求,社會服務功能不斷拓寬,社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題,要真正使檔案工作與時俱進、持續(xù)發(fā)展,只有通過創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。

(三)創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,意味著其社會功能的改善和提高,與經(jīng)濟社會協(xié)調同步發(fā)展的同時,重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向,著力于提高檔案館(室)的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率,最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調的緊密關系。

二、實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

(一)思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識,把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標,逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫,但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的,只有根據(jù)需要,把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來,才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用,體現(xiàn)檔案的信息價值。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到,收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。所以,必須改變過去檔案工作無所作為的思想,強化檔案管理的效率意識,從而充分發(fā)揮檔案的價值。

(二)檔案工作的創(chuàng)新

檔案工作的創(chuàng)新是新形勢的迫切要求,也有利于檔案工作新局面的開創(chuàng)和推進。本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向,以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

(三)管理方式的創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代化設備、技術的廣泛應用,要求檔案管理的方式必須與時俱進地創(chuàng)新,最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。進行檔案實體和檔案信息分離,使檔案的信息與物質載體分離,才能實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的,使檔案實體只由保管單位進行簡易組合,以便于保管、保護和統(tǒng)計。而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο?脫離實體便于做深層次加工、貯存,才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。

(四)服務方式的創(chuàng)新

檔案服務是檔案工作的中心,檔案工作通過服務才能發(fā)揮其應有的作用。應當著重把握兩個方面：一是檔案服務內容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展,檔案服務的內容和范圍是不斷擴大的,這是適應更好地做好檔案服務工作和為需求者提供更優(yōu)質檔案服務的必然要求。二是檔案服務方式的創(chuàng)新。在工作中,要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究,不僅研究當前的利用者,還要研究潛在的利用者,不僅研究利用者當前的需要,還要研究利用者潛在的需求,以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙,以利用者的需求和潛在需求來推進檔案服務的創(chuàng)新。

(五)管理隊伍素質的提高

檔案管理工作的創(chuàng)新,應是以人為主體的創(chuàng)新,歸根到底要依靠“人”來推動,同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展,從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊伍素質的提高,主要要培養(yǎng)其敬業(yè)精神、獨立思考的習慣和求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況,用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律,勇于探索和實踐,有效地、開創(chuàng)性地開展工作。

總之,時代的創(chuàng)新必定會不斷地帶動社會的創(chuàng)新,檔案管理的工作人員必須清楚地認識到形勢的變化和自身所肩負的責任,深刻體會自身的緊迫感、危機感和責任感,解放思想,轉變觀念和開拓創(chuàng)新,滿足社會發(fā)展的新需求。