《義烏市檔案中介服務(wù)管理辦法》評析

王 琴

(義烏市城建檔案館)

《義烏市檔案中介服務(wù)管理辦法》評析

王 琴

(義烏市城建檔案館)

義烏市于2015年1月出臺了《義烏市檔案中介服務(wù)管理辦法》,對檔案中介管理進(jìn)行了一些有益的嘗試。本文介紹了《辦法》的特點(diǎn),評述了《辦法》實(shí)施中應(yīng)注意的問題。

檔案中介服務(wù) 檔案機(jī)構(gòu) 檔案行政管理

檔案中介服務(wù),是指檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱中介機(jī)構(gòu))利用專門知識和技能為委托單位提供檔案咨詢、整理、保護(hù)、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案信息系統(tǒng)集成等服務(wù)的活動。義烏市較早地把檔案中介向社會開放,到2015年底已有8家檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。很多建設(shè)單位委托檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的整理與立卷工作,再向城建檔案館提交全套建設(shè)工程檔案,由城建檔案館對工程檔案進(jìn)行審核并面向社會提供檔案利用服務(wù)。檔案中介機(jī)構(gòu)興起和發(fā)展,帶動了檔案接收、整理、歸檔、利用向新的方向發(fā)展,同時中介服務(wù)機(jī)構(gòu)多處于成立初期,存在著人員配置不齊、專業(yè)人員不足,硬件參差不齊,案卷整理質(zhì)量不高,中介服務(wù)競爭處于無序狀態(tài),為滿足客戶需求而降低歸檔質(zhì)量等問題,這些問題需要加以規(guī)范引導(dǎo)和解決。

一、《義烏市檔案中介服務(wù)管理辦法》出臺的意義

為規(guī)范檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù),提升檔案中介服務(wù)水平,促進(jìn)檔案服務(wù)行業(yè)健康發(fā)展,義烏市于2015年出臺了《義烏市檔案中介服務(wù)管理辦法》(以下稱《辦法》)?！掇k法》實(shí)施以來,建設(shè)單位、施工單位在檔案的收集、整理、歸檔方面受益良多。一是業(yè)主單位可以更好地選擇檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中明確：建設(shè)單位應(yīng)收集和整理工程準(zhǔn)備階段和竣工驗(yàn)收文件,并進(jìn)行立卷歸檔,收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案,在組織工程竣工驗(yàn)收前,提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。而目前,建設(shè)單位均委托檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)對資料進(jìn)行有序化整理、立卷。檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)自項(xiàng)目開工起到工程驗(yàn)收前,對建設(shè)單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo),分階段提前收集資料。而實(shí)際中,有的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)自簽訂項(xiàng)目合同后,在很長的時間內(nèi)都未與建設(shè)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系,直至臨近檔案驗(yàn)收階段,再匆忙向建設(shè)單位索取工程資料進(jìn)行業(yè)務(wù)分類、整理,大大縮短了人工成本,但是對于建設(shè)單位的收集歸檔工作極為不利。而《辦法》出臺,明確提出了檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承接業(yè)務(wù)的要求、規(guī)范及人員業(yè)務(wù)水平的要求,建設(shè)單位可以清晰了解檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的綜合實(shí)力,在今后的檔案收集、整理和驗(yàn)收中帶來便利。二是明確了檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的法律責(zé)任。在整個工程項(xiàng)目中,施工技術(shù)資料繁多,讓施工單位、分包單位資料管理人員無從下手,不知從何處開始整理,而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的介入,解決了資料雜亂無章的困局。然而,在資料的整理中,檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)人員如何將有價值的工程資料進(jìn)行收集、整理、分類,是一項(xiàng)重要工作。在資料整理中,資料的遺失、損毀、泄密責(zé)任重大。而《辦法》的出臺,明確了檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)該負(fù)的法律責(zé)任,這對各建設(shè)、施工單位委托檔案中介機(jī)構(gòu)的整理,資料交接的完整性提供了有力保障。

二、《辦法》的特點(diǎn)

(一)明確了管理部門、職責(zé)和運(yùn)行機(jī)制

由市級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全市中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。依法成立行業(yè)協(xié)會,由協(xié)會制定行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)人員守則,要求行業(yè)協(xié)會強(qiáng)化行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律,規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為,促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。協(xié)會依據(jù)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)會章程開展檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)信用等級評價工作,接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。協(xié)會應(yīng)設(shè)立中介服務(wù)爭議糾紛解決機(jī)制,負(fù)責(zé)調(diào)解、裁決本行政區(qū)域內(nèi)檔案中介服務(wù)投訴、違約、侵權(quán)等矛盾糾紛。中介機(jī)構(gòu)對裁決不服的,可向同級檔案行政管理部門投訴,由其負(fù)責(zé)行政調(diào)解。

(二)規(guī)范了檔案中介服務(wù)公司的準(zhǔn)入設(shè)定

《辦法》對在境內(nèi)依法成立的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)入進(jìn)行了規(guī)范,同時要求中介服務(wù)機(jī)構(gòu)要準(zhǔn)備必要的報(bào)送材料,接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。

(三)明確了中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容、從業(yè)禁止等

《辦法》對中介機(jī)構(gòu)從事中介服務(wù)的流程進(jìn)行了梳理,提出了中介機(jī)構(gòu)必須要合法經(jīng)營、亮證經(jīng)營、按合同從事經(jīng)營活動,要確保出具的文件的真實(shí)性、合法性等方面要求。同時對經(jīng)營中的各項(xiàng)禁止性規(guī)定進(jìn)行了全面闡述,要求檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)和服務(wù)人員遵照執(zhí)行。

(四)明確了檔案行政管理部門的管理工作權(quán)限

檔案行政管理部門對中介機(jī)構(gòu)違反國家有關(guān)法規(guī)的舉報(bào)、投訴,應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí),并依法處理?！掇k法》列舉了監(jiān)督檢查的具體事項(xiàng)、檢查方法、發(fā)現(xiàn)問題的處置措施,要求檔案管理部門定期對中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)能力、質(zhì)量管理體系、安全保密控制體系的合規(guī)運(yùn)行情況進(jìn)行檢查。針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,責(zé)令整改,逾期未改正的,發(fā)布執(zhí)業(yè)警示。涉及違法違規(guī)的,依法查處或移交有關(guān)部門查處。

(五)明確了有關(guān)部門和人員的法律責(zé)任

明確有關(guān)部門和人員的法律責(zé)任對檔案業(yè)務(wù)發(fā)展有著重大現(xiàn)實(shí)意義,對檔案從業(yè)人員提出了法律意義上的禁止性規(guī)定和違法責(zé)任,是檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、有序、健康發(fā)展的必要保障。

三、《辦法》實(shí)施中應(yīng)注意的問題

(一)明確行業(yè)協(xié)會與檔案行政管理部門的職能區(qū)分

行業(yè)協(xié)會依法成立,制定行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)人員守則,加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律,規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為,促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。行業(yè)行政管理部門對中介機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查,建立信用檔案,定期公布協(xié)會信用等級評定情況,對中介機(jī)構(gòu)違反國家有關(guān)法規(guī)的舉報(bào)、投訴,應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí),并依法處理。協(xié)會和行政管理部門的職能上起到相輔相成的作用,職能上有一定的重疊和承接的部分,協(xié)會行業(yè)現(xiàn)實(shí)運(yùn)作中應(yīng)當(dāng)明確加強(qiáng)指導(dǎo)和行業(yè)自律的范圍和深度,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時與行業(yè)行政管理部門進(jìn)行溝通,服從行業(yè)行政管理部門的管理。行業(yè)行政管理部門要對協(xié)會的運(yùn)作進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo),對行業(yè)的規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)人員守則的訂立要適當(dāng)介入、指導(dǎo),對檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新性內(nèi)容要及時制定相應(yīng)的規(guī)范,通過行業(yè)協(xié)會進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范,行業(yè)行政管理部門對當(dāng)?shù)氐臋n案行業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)。

(二)加快中介服務(wù)機(jī)構(gòu)信用體系建設(shè),促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)健康發(fā)展

信用等級評價是行業(yè)自律管理的基本方式,通過為信譽(yù)良好的中介機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的評價證明,向有關(guān)組織和個人提供守信中介機(jī)構(gòu)的信用信息,樹立檔案中介信用品牌,服務(wù)政府的市場監(jiān)管和宏觀管理。信用等級評價的中介機(jī)構(gòu)應(yīng)符合評價條件,中介機(jī)構(gòu)信用等級主要從基礎(chǔ)條件、工作業(yè)績、合規(guī)經(jīng)營、信用狀況等四個方面進(jìn)行評價,要求中介機(jī)構(gòu)逐步提升自身的設(shè)施設(shè)備、專業(yè)人員水平,提升中介機(jī)構(gòu)的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存、數(shù)字化和檔案信息系統(tǒng)的資格和能力,從而達(dá)到提升檔案中介機(jī)構(gòu)的社會化服務(wù)水平的目標(biāo)。通過信用評級,可以提升中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的軟硬件水平、綜合服務(wù)水平,淘汰部門落后的中介服務(wù)機(jī)構(gòu),從而提高行業(yè)準(zhǔn)入門檻,規(guī)范檔案中介服務(wù)市場。

(三)完善檔案歸檔規(guī)范,確保檔案順利歸檔

檔案行政管理部門應(yīng)依據(jù)檔案法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范,制定本地行業(yè)細(xì)則規(guī)范,以適應(yīng)歸檔電子化、檔案服務(wù)社會化的需求,指導(dǎo)和促進(jìn)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)及時跟進(jìn),提供規(guī)范化的檔案中介服務(wù),有利于各單位通過購買檔案中介服務(wù)完善檔案歸檔規(guī)范,確保檔案順利歸檔。