人事檔案管理問題及對策措施

田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運城 044004）

人事檔案管理問題及對策措施

田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運城 044004）

在分析人事檔案管理存在的材料不全、方法被動、技術(shù)落后、觀念陳舊等問題的基礎(chǔ)上，提出了要加大對檔案管理的重視力度，利用計算機管理系統(tǒng)建立人事檔案管理信息系數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時，應(yīng)完善相關(guān)法律法規(guī)，切實維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，優(yōu)化人事管理模式，促進(jìn)人事管理工作和諧有序發(fā)展。

人事檔案管理；檔案材料；網(wǎng)絡(luò)安全

人事檔案是檔案管理的重要組成部分，也是進(jìn)行人事管理的重要方面。人事檔案管理內(nèi)容主要包括工作人員各項工作和學(xué)習(xí)的記錄以及工作中的表現(xiàn)，通過人事檔案可以直觀反映工作人員前期的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)，為用人單位提供有效的信息，便于用人單位的管理者全面考察工作人員的工作能力，對工作人員的綜合素質(zhì)做出合理正確判斷。

1 人事檔案管理存在問題

1.1 人事檔案材料不全面

人事檔案中涉及的材料較多，較多出現(xiàn)的主要有學(xué)歷、職稱及相關(guān)的黨團(tuán)材料等，這些資料在使用過程中失散的較多，許多資料在檔案轉(zhuǎn)接過程中人為丟失，在個人考核過程中勢必會造成對人員評價不全面的情況。同時，有些檔案的管理不規(guī)范，照片、簽字、印章缺失，影響人事檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，使得檔案的真實性無從考證，實際工作中出現(xiàn)人員信息失真的情況，對用人單位使用人員的安全性造成影響。

1.2 人事檔案管理方法被動

當(dāng)前人事檔案管理的工作模式較為被動，一般都是對檔案進(jìn)行整理后再保管，在需要使用時才發(fā)現(xiàn)檔案有缺失，要求檔案本人補辦，如果沒有查閱即使出現(xiàn)缺失也不會進(jìn)行補辦，這樣的管理方式不利于檔案的管理。

1.3 人事檔案管理技術(shù)落后

由于經(jīng)費等各項資金不足的原因，人事檔案管理過程往往采用手工保管的方式。但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技的進(jìn)步，手工保管和查閱方式已不能適應(yīng)新形勢的需要，這種管理方式浪費時間、工作效率低下，必須引入現(xiàn)代化、信息化的管理模式。

1.4 人事檔案管理觀念陳舊

隨著經(jīng)濟(jì)競爭的日趨激烈，用人單位將發(fā)展的重心放在效益的提升方面，忽視了對人員檔案的管理，使得人員的管理和用人單位的發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)階段大部分單位對人事檔案管理的重視程度不夠，相關(guān)從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，僅依靠自身的經(jīng)驗工作，使單位的人事檔案管理較為混亂，當(dāng)單位需要特長技術(shù)人員時候，只能從外部進(jìn)行招聘，增加了用人成本。

2 人事檔案管理對策

2.1 更新觀念，提高認(rèn)識

人事檔案是個人發(fā)展的真實記錄，具有重要的、長久的憑證和參考作用，它產(chǎn)生于人們的社會實踐活動，又成為人們實踐活動的可靠憑證。人事檔案記錄反映了一個人的全部信息，是個人能力和個人價值體現(xiàn)的重要材料，同時也可反映某個歷史階段的信息材料。因此，每個人都要認(rèn)識到人事檔案的重要性，重視人事檔案的利用價值。只有更新理念，提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作意識，培養(yǎng)工作人員檔案管理的思維和習(xí)慣，才能改變管理人員的行為，最終通過行動去改變傳統(tǒng)的工作理念和工作模式。

2.2 加強學(xué)習(xí)，提高素養(yǎng)

檔案工作有其獨立的工作對象、特定的工作內(nèi)容，人事檔案的工作資料都是以個人為對象形成的，并隨時間的推移而不斷積累。由于人事檔案材料本身需要收集，整理材料數(shù)量大，內(nèi)容復(fù)雜，這就要求人事檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒別、收集和歸檔；管理檔案人員要保守所管理的人事檔案機密，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣并不斷學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，積極探索檔案管理的新方法、新標(biāo)準(zhǔn)。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對人事檔案管理的重視程度，培養(yǎng)懂檔案管理知識、計算機管理、熟知法律法規(guī)的綜合型檔案管理人員，發(fā)揮其作用和價值，提升工作人員的綜合素質(zhì)，保證人事檔案管理資料前后印證、審核信息的真實性和完整性。

2.3 改進(jìn)方法，提高效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化和電子商務(wù)的出現(xiàn)，人事檔案管理也由手工操作向信息化過渡，計算機在辦公方面有著成熟的技術(shù)，使人事檔案管理的一系列工作可以實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。先進(jìn)的人事檔案管理信息系統(tǒng)包括了文件處理和歸檔的全部工作，節(jié)省了人力和時間，提高了工作效率，改變了過去手工操作，減少了紙質(zhì)檔案因存放時間長、天氣等原因造成的破損，增強了人事檔案的安全性，打破了紙質(zhì)檔案存在的“唯一性”。將原有的人事檔案電子化，用檔案管理軟件將人事檔案有關(guān)信息輸入系統(tǒng)，通過電子手段進(jìn)行存儲，在此基礎(chǔ)上，利用計算機進(jìn)行重新編輯，為各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供所需人員的全部信息，凸顯人事檔案的利用價值。

利用計算機管理系統(tǒng)，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)條目，同時人事檔案信息庫要及時更新，建立動態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，以保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的采集準(zhǔn)確和更新動態(tài)信息，并與相關(guān)檔案管理部門建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，實現(xiàn)信息共享。

2.4 提高網(wǎng)絡(luò)檔案安全性

鑒于檔案信息在網(wǎng)絡(luò)化管理過程中存在著一些對檔案信息不安全的因素，為網(wǎng)絡(luò)檔案自身安全性，必須完善相關(guān)法律法規(guī)，在對檔案網(wǎng)絡(luò)法律體系建設(shè)的同時改善檔案所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而使人事檔案在網(wǎng)絡(luò)信息資源得到法律保障。此外，應(yīng)提升人事檔案管理人員的保護(hù)意識，做好保密工作，從嚴(yán)把關(guān)，切實維護(hù)管理檔案管理工作的嚴(yán)肅性，認(rèn)真做好專項審核設(shè)備、場地等安全保密工作檢查。對于工作存在失誤的人員，給予相應(yīng)懲罰，并追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。

3 結(jié)語

人事檔案是考查、了解和合理使用人才的重要依據(jù)，在人事管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。健全、規(guī)范和真實的人事檔案對人力資源開發(fā)具有十分重要的作用。因此，必須更新觀念、改進(jìn)方法，優(yōu)化人事檔案的管理模式，充分挖掘人事檔案的利用價值，促進(jìn)人事管理工作健康有序發(fā)展。

G271 ［

］C ［

］1004-7042（2016）09-0051-02

田曉潔（1971-），女，2005年畢業(yè)于山西師范大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，館員。

2016-07-19；

2016-08-27