大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)數(shù)字檔案管理工作探究

田金艷

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息資源異常豐富，如何能夠從海量信息資源中快速準(zhǔn)確的找到有價(jià)值的信息，是企業(yè)需要面對(duì)以及解決的問(wèn)題。檔案管理工作是企業(yè)管理中比較重要的一項(xiàng)工作，大數(shù)據(jù)時(shí)代，既為這項(xiàng)工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也為這項(xiàng)工作提供了機(jī)遇。如何能夠戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，是企業(yè)做好數(shù)字檔案管理工作需要解決的關(guān)鍵性問(wèn)題之一。本文主要通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)數(shù)字檔案管理工作遇到的困境分析，探討了具體的管理措施，僅供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)；數(shù)字檔案；管理

大型企業(yè)與中小企業(yè)相比，檔案管理工作更為復(fù)雜，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大型企業(yè)對(duì)數(shù)字檔案管理工作提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)雖然具有數(shù)據(jù)體量大、類型多、速度快等特點(diǎn)，但是如不加以合理利用，對(duì)檔案管理工作未必能夠起到積極作用。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要想做好檔案管理工作還需要我們進(jìn)一步的研究改進(jìn)數(shù)字檔案管理模式。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)數(shù)字檔案管理工作面臨的困境

1.1 管理工作理論上的困境

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，這使得傳統(tǒng)的檔案來(lái)源原則、生命周期理論以及其他方面的基礎(chǔ)性理論都發(fā)生了變化?，F(xiàn)如今，很多學(xué)者都對(duì)檔案的新來(lái)源觀、宏觀鑒定理論加以研究，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這些新理論同樣受到挑戰(zhàn)，使得企業(yè)數(shù)字檔案管理缺乏理論依據(jù)，不利于工作的有效開(kāi)展。大型企業(yè)檔案管理工作本身就具有一定的難度，如果沒(méi)有一個(gè)理論支撐，數(shù)字化檔案管理工作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響工作進(jìn)展。

1.2 信息資源管理方面的困境

檔案資源由最開(kāi)始的紙質(zhì)資源，到信息化的檔案資源，再到現(xiàn)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案資源。這一過(guò)程檔案信息資源增長(zhǎng)速度非?？臁＜幢阈畔⒒侄我呀?jīng)比較先進(jìn)，但是依然無(wú)法達(dá)到大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息資源管理需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息呈現(xiàn)出泛濫的趨勢(shì)，因此在信息資源隨處可見(jiàn)的今天，必須要保證檔案數(shù)據(jù)信息資源一直都具有可讀性，而且始終保持安全可靠的狀態(tài)，同時(shí)能夠在海量數(shù)據(jù)中找到符合要求的信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，具有一定的難度。大型企業(yè)的工作人員通常都比較多，規(guī)模相對(duì)也比較大，因此各類檔案信息資源也會(huì)比較多，而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使檔案信息數(shù)據(jù)數(shù)量進(jìn)一步增加，因此從眾多的信息中找到有價(jià)值的信息，為大型企業(yè)占領(lǐng)別國(guó)市場(chǎng)提供幫助，非常關(guān)鍵。

1.3 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)方面的困境

檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別為收集、管理與利用。早期企業(yè)檔案管理收集，主要是指向各部門移交，而管理則是指人工管理，人工進(jìn)行查詢；利用主要是指提供查閱服務(wù)，但這種服務(wù)通常是被動(dòng)服務(wù)。信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案收集通常是通過(guò)部門移交與系統(tǒng)推送有機(jī)結(jié)合，管理則是借助計(jì)算機(jī)，不再是手工勞動(dòng)；利用則是通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工、轉(zhuǎn)換，而后進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下收集工作主要是指數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)以及自動(dòng)歸集；管理則是通過(guò)云計(jì)算平臺(tái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行儲(chǔ)存、計(jì)算以及深度分析；利用主要是指對(duì)檔案資源進(jìn)行分析、發(fā)現(xiàn)，并且作出相應(yīng)的預(yù)測(cè)，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供服務(wù)。大型企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理水平，可能并不足以應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的改變。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)數(shù)字檔案管理工作方法

大數(shù)據(jù)時(shí)代下大型企業(yè)檔案管理要更多的突出智慧化，借助新興技術(shù)，最大程度的提升檔案信息價(jià)值，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)員工以及企業(yè)自身發(fā)展提供幫助。大型企業(yè)應(yīng)該大膽采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，同時(shí)對(duì)原有的管理模式進(jìn)行改革，以此保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.1 借鑒數(shù)字檔案館模式，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)

其一，要嚴(yán)格按照“存量數(shù)字化”原則，積極推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。當(dāng)前，絕大多數(shù)的檔案還處于傳統(tǒng)載體狀態(tài)，其數(shù)量巨大，將其數(shù)字化是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)。這就要企業(yè)檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，要注重整體規(guī)劃，循序漸進(jìn)地推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。其二，要嚴(yán)格按照“增量電子化”的原則，全面開(kāi)展原生電子文件的歸檔與接收工作。目前，在很多企業(yè)與政府單位辦公中，自動(dòng)化的普及程度正在逐步提升，新增檔案大多有數(shù)字副本，面對(duì)這一現(xiàn)狀，須要從源頭上抓起，將新形成的電子文檔及時(shí)歸檔，并將其及時(shí)地接收進(jìn)檔案館。

2.2 以企業(yè)需求為準(zhǔn)則利用新興技術(shù)擴(kuò)展檔案服務(wù)

要嚴(yán)格按照“企業(yè)需求”的準(zhǔn)則，積極運(yùn)用新興技術(shù)，拓展檔案服務(wù)。每個(gè)部門每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)各不相同，這就需要檔案管理人員與技術(shù)人員，善于運(yùn)用新興技術(shù)，對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，快速而準(zhǔn)確地確定那些最能夠反映該部門專業(yè)的業(yè)務(wù)資源及企業(yè)需求的信息資源。要積極改變傳統(tǒng)的“收、藏、借用”的一般性服務(wù)，而是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘、編輯及研究，開(kāi)展豐富的、高質(zhì)量的服務(wù)活動(dòng)，進(jìn)而滿足社會(huì)日新月異的需求。

2.3 借助云計(jì)算技術(shù)評(píng)估檔案基礎(chǔ)設(shè)施

其一，大數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增長(zhǎng)，現(xiàn)有的共享磁盤難以適應(yīng)其海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。其二，海量的大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，現(xiàn)行的以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主的存儲(chǔ)方案難以兼容無(wú)模式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。云計(jì)算作為大數(shù)據(jù)時(shí)代非常重要的技術(shù)，能夠有效解決這類問(wèn)題。而由于不同檔案業(yè)務(wù)之間的硬件需求是不平衡的，這就使得存儲(chǔ)器與服務(wù)器常常會(huì)出現(xiàn)空閑時(shí)段，而將云計(jì)算融入其中，對(duì)整個(gè)檔案行業(yè)的服務(wù)器及存儲(chǔ)器進(jìn)行整合，為企業(yè)提供基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，能夠有效地節(jié)約重復(fù)性的設(shè)施建設(shè)成本。

2.4 提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案智能檢索的運(yùn)用效率

不同的檔案數(shù)據(jù)具有不同的價(jià)值，而在海量的檔案數(shù)字資源中獲取有用的信息對(duì)于員工而言是非常具有難度的，因此，如何從這些海量資源中提煉并挖掘有價(jià)值的檔案信息，并且將其以人們很容易接受的方式來(lái)傳遞給員工，是具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案智能檢索中，能夠有效提升傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的流程，讓員工能夠更加便捷、快速地查詢檔案資源，對(duì)于提升企業(yè)檔案服務(wù)能力也具有很大的積極作用。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)大型企業(yè)的檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，但是更多的應(yīng)該是機(jī)遇。由于大型企業(yè)檔案信息資源繁多，大數(shù)據(jù)有關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，能夠加快檔案信息資源的收集、管理，同時(shí)提升價(jià)值，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大型企業(yè)應(yīng)該抓住機(jī)遇，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。

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