電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理的思考與探討

孔祥武

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也取得了很大的進(jìn)步。電子時(shí)代下檔案管理工作要持續(xù)發(fā)展就必須不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。電子檔案的管理方式和檔案工作人員水平的提高等都是實(shí)現(xiàn)檔案管理發(fā)展的重要方面和必要途徑。

關(guān)鍵詞：電子檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；多元化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展及辦公自動(dòng)化的普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案輔助管理有著越來越重要的作用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了重大影響，對(duì)檔案工作的方式、方法都提出了改變。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為檔案部門和需求者開發(fā)利用檔案信息資源，開創(chuàng)了一個(gè)新途徑。電子時(shí)代的發(fā)展對(duì)于檔案信息的需求量越來越大，并要求獲得信息更快捷、方便、準(zhǔn)確。所以電子檔案信息與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合為檔案管理提出了一系列新的課題。

電子檔案是電子文件在計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤等介質(zhì)載體上進(jìn)行保存、分類、使用，并在計(jì)算機(jī)上做邏輯歸檔，而檔案信息全部在網(wǎng)絡(luò)中可檢索和顯示。電子文件不論生成在什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。電子檔案的集中統(tǒng)一管理是通過有效的技術(shù)控制對(duì)電子文件的存取達(dá)到保管目的。

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著完全不同的保管方式，如果按照紙質(zhì)檔案的管理方法去管理電子檔案，就會(huì)造成電子檔案的文件價(jià)值、利用價(jià)值的損失。而網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促使檔案管理以電子檔案為發(fā)展趨向，檔案管理各項(xiàng)工作都將以科學(xué)、規(guī)范的計(jì)算機(jī)流程進(jìn)行處理，還圍繞網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、維護(hù)、使用、更新，積極開展相應(yīng)的科學(xué)化管理。探索電子檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合作為檔案管理方式，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作中具有積極的意義。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存貯的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。而傳統(tǒng)檔案則大多是由紙張組成，不僅管理不方便，而且存放時(shí)間也有限，管理需要浪費(fèi)大量的人力物力。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，電子檔案的管理在載體形式上發(fā)生了根本性的變化，它體積小、容量大，使用方便，解決了紙質(zhì)檔案體積與庫(kù)房存貯空間的矛盾，可以利用相應(yīng)的軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總，在使用上具有復(fù)用性和共享性，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)調(diào)閱和使用同一檔案信息而不必動(dòng)用原件，使用次數(shù)再多也不會(huì)對(duì)原件有任何損壞。還可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，異地使用，利用網(wǎng)絡(luò)不受地域限制。電子檔案優(yōu)勢(shì)主要有：

第一、檔案管理更為便捷?？旖莸貙?shí)現(xiàn)信息的輸入和存儲(chǔ)，而信息輸入方法的多樣化和快速化，為提高信息處理質(zhì)量和速度創(chuàng)造了良好的條件。電子檔案管理以計(jì)算機(jī)平臺(tái)為基礎(chǔ)，檔案管理員可以隨時(shí)隨地地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的清查、統(tǒng)計(jì)、檢索需要的相關(guān)資料，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案幾乎不占什么空間，所需要的管理資源更少。

第二、電子檔案文件的機(jī)讀系統(tǒng)中，文件形式是“數(shù)字化”形式存儲(chǔ)的，運(yùn)用多媒體技術(shù)，做到圖、文聲并茂、三維立體顯示，強(qiáng)化了多元化信息的記錄功能和顯示功能。彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法保存聲音、動(dòng)態(tài)圖像等多媒體資料的缺陷。還可被高速檢索，在計(jì)算機(jī)的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。

第三、可借助于通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳遞和交流以“數(shù)字化”和光盤生存方式，發(fā)揮著傳統(tǒng)文件和手工勞動(dòng)所不能比擬的優(yōu)勢(shì)和功能。

2 電子檔案的歸檔范圍

凡是反映本單位經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)所產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。其中包括上下級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)或非隸屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生的與本單位有關(guān)的文件材料。檔案館每年整理這些文件，需要花費(fèi)許多時(shí)間，并且經(jīng)過多年的紙質(zhì)檔案積累造成龐大的檔案庫(kù)存量。而由電子檔案和網(wǎng)絡(luò)化功能，可以在文件起草打印的時(shí)候，就存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，在保證檔案的集中統(tǒng)一管理的前提下，重點(diǎn)在網(wǎng)上收集那些以本單位經(jīng)營(yíng)管理運(yùn)行中產(chǎn)生的文件歸檔，包括上級(jí)及其他相關(guān)單位部門的文件，力求以存儲(chǔ)光盤的形式科學(xué)合理的保管。除了快捷查閱速度以外，同時(shí)還可隨時(shí)在相關(guān)網(wǎng)站中迅速查閱到檔案信息資料，減少日后的檔案鑒定和銷毀工作。這樣使檔案管理人員從繁瑣的具體操作中解放出來，用主要精力從事檔案信息資源開發(fā)和利用。

3 電子檔案的整理、保管和利用

電子檔案整理主要任務(wù)是對(duì)光盤磁質(zhì)的整理，電子文件保存系統(tǒng)中電子檔案制作光盤備份，同時(shí)進(jìn)行編目。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，通過計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)將電子檔案中的單份進(jìn)行合理的分類、組合，以達(dá)到最佳的方便利用。

電子檔案保管是電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置密碼，進(jìn)行信息互鎖控制。電子檔案多數(shù)為磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，會(huì)造成信息的損失，可用防磁性能好的優(yōu)質(zhì)光盤保存。脫機(jī)保存的電子檔案存放在專用的庫(kù)房中，除了對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制外，還應(yīng)配備高度防磁、電場(chǎng)的設(shè)施和防病毒卡，以便更好的保護(hù)電子檔案。

其中對(duì)工程藍(lán)圖進(jìn)行“數(shù)字化”批處理工作過程中，擬對(duì)藍(lán)圖掃描后得到的數(shù)字化圖像放在可擦寫光盤或磁盤上，經(jīng)銷藍(lán)和對(duì)斷線、模糊字符等問題特殊處理，檢驗(yàn)合格后再將全套藍(lán)圖的數(shù)字化圖像作為永久保存檔案整套轉(zhuǎn)存到只讀光盤上。

電子檔案是信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的產(chǎn)物，信息網(wǎng)絡(luò)集圖像、動(dòng)畫、聲音、數(shù)據(jù)和文本為一體的電子檔案具有多元化的展示方式，這增強(qiáng)了電子檔案的利用效果。檔案部門可以根據(jù)利用者提出的要求提供電子檔案的載體拷貝，提供電子文件打印件，提供電腦在網(wǎng)絡(luò)上直接查詢電子檔案及發(fā)布電子檔案信息等，使檔案信息的輸送、傳遞更迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，實(shí)現(xiàn)多方面、多途徑、更廣泛地開展電子檔案的利用工作。

4 電子檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為檔案部門提供了一個(gè)更為廣闊的空間，為檔案部門收集電子檔案開辟了一條新的道路。以網(wǎng)絡(luò)軟件實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞，加上網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，特別是數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體和超文本等技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)據(jù)庫(kù)采集、異地查詢和文獻(xiàn)傳遞提供了技術(shù)支持，克服了因地域因素而導(dǎo)致的檔案信息資料共享的時(shí)空障礙。隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，各廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)的日臻完善，地理界限的信息存貯和檢索利用已經(jīng)被打破，信息資源的全球交流與共享正在成為現(xiàn)實(shí)。要實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化，除了要求檔案材料具有完整性和有價(jià)值性外，還必須正確處理好檔案開放和保密，保存于防磁、防毒的關(guān)系，在不違反《檔案法》規(guī)定的前提下，保證電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，并有效地共享、利用全球范圍的檔案信息資源，開辟網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息利用新途徑。

5 電子檔案人才的培養(yǎng)

隨著信息社會(huì)、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)電子檔案管理水平也提出了相應(yīng)的更高的要求。檔案管理人員不僅需要精通有關(guān)的檔案管理的規(guī)范要求、理論知識(shí)以及日常管理工作，也要掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)。而電子檔案管理功能的發(fā)揮，直接受制于管理者對(duì)于專業(yè)知識(shí)的掌握程度和操作水平。所以，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊知識(shí)的培訓(xùn)，提高其操作技能已成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。在檔案管理工作中，檔案工作者應(yīng)樹立新理念、新思想，不斷更新知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代意識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力，調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)積極性。前端控制意味著歸檔環(huán)節(jié)的提前，而全程管理則要求檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)，而且要學(xué)習(xí)和掌握控制文件的相關(guān)知識(shí)。只有堅(jiān)持集中培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合，學(xué)習(xí)內(nèi)容與日常工作相結(jié)合，才能在工作中熟悉操作程序，增強(qiáng)系統(tǒng)的保密功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化的科學(xué)管理。