醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理電算化存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

梁彥

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展，其在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越多，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出更高的要求。尤其是遠(yuǎn)程報(bào)銷、查賬，會(huì)計(jì)檔案的精確、快速查找等方面的管理上存在諸多問(wèn)題。本文認(rèn)為提升電算化會(huì)計(jì)檔案的管理有效性，可以大大改善醫(yī)院會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案梳理與服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會(huì)計(jì)；會(huì)計(jì)檔案；電算化；計(jì)算機(jī)

1 引言

國(guó)內(nèi)醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了多年的會(huì)計(jì)電算化核算，卻一直沒(méi)有對(duì)其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)做過(guò)備份，有的會(huì)計(jì)人員甚至不知道如何正確備份電算化會(huì)計(jì)資料；很多單位的電算化檔案管理工作還處于自發(fā)狀態(tài)，流于形式，完全由會(huì)計(jì)人員自行決定如何保管和處理備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件，使得電算化檔案管理長(zhǎng)期處于一種無(wú)序的、不連貫的狀態(tài)。隨著會(huì)計(jì)人員崗位的調(diào)整，以前的電算化會(huì)計(jì)資料很可能也就無(wú)檔可查了；即便對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，多數(shù)也僅是對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件里的數(shù)據(jù)做備份，很少有按《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定，及時(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)軟件等重要電算化資料進(jìn)行歸檔管理。很多會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為保證會(huì)計(jì)軟件的正常運(yùn)行，只要做好日常的數(shù)據(jù)備份和計(jì)算機(jī)防病毒工作就可以了，電子資料看不見(jiàn)、摸不著，既然已經(jīng)打印出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)檔案了，就沒(méi)必要將那些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔管理。

2 醫(yī)院會(huì)計(jì)工作與檔案管理存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)與檔案管理工作失衡

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案也是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于醫(yī)院會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是醫(yī)院會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，醫(yī)院會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理制度亟待完善，制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

（二）會(huì)計(jì)電算化效率有待提升

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，醫(yī)院電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式也發(fā)生了變化，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是保障會(huì)計(jì)電算化工作正常開(kāi)展的必要手段。會(huì)計(jì)電算化大大提高了工作效率，減輕了會(huì)計(jì)人員的負(fù)擔(dān)，但是計(jì)算機(jī)本身并沒(méi)有防腐拒變的能力，如果我們不能做好電算化資料的保管工作，僅靠紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的管理，終將給會(huì)計(jì)電算化工作造成損失或不必要的麻煩。由于我們的會(huì)計(jì)電算化工作還不完善，在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，會(huì)計(jì)軟件也需要升級(jí)或更新，有必要事先對(duì)原有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)或會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行備份甚至歸檔管理，也屬電算化會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。

3 提升醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理水平

（一）強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督檢查職能

加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的監(jiān)督檢查。對(duì)已經(jīng)實(shí)施的醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的單位，應(yīng)要求其嚴(yán)格執(zhí)行《醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等文件中關(guān)于電算化檔案管理的規(guī)定，并參照相關(guān)內(nèi)容制定符合本單位的電算化會(huì)計(jì)檔案管理辦法，定期組織檢查。通過(guò)有效的監(jiān)督檢查工作，促使各醫(yī)療單位財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的制度建設(shè)，提高會(huì)計(jì)人員對(duì)電算化檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，自覺(jué)做好醫(yī)療電算化檔案管理工作。

（二）擴(kuò)充電算化會(huì)計(jì)檔案管理范圍

醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案，指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，但是電算化會(huì)計(jì)資料的收集工作卻需要每一位會(huì)計(jì)人員的配合。因此，要做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，首先需要制定一套嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)資料歸檔的操作流程，確保電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性、實(shí)用性，要做到原始會(huì)計(jì)電子文檔與保存在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。比如，可以要求每年存檔的會(huì)計(jì)賬簿必須同時(shí)附帶保存一張本年度的電子賬簿數(shù)據(jù)光盤(pán)，兩賬相符，以滿足不同需要。

（三）提升會(huì)計(jì)電算化檔案管理方法

對(duì)于醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的保管，應(yīng)緊跟計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步而發(fā)展。本文認(rèn)為隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)電子文檔的保存方式方法都在不斷創(chuàng)新、進(jìn)步。原有的會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求，如“對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)”；“對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失”等條文，可以而且應(yīng)該作一些適當(dāng)?shù)男薷摹，F(xiàn)在的很多存儲(chǔ)方式已經(jīng)被證明是可以信賴的。對(duì)于一個(gè)基層單位的電算化檔案管理需求來(lái)說(shuō)，使用這些先進(jìn)的存儲(chǔ)介質(zhì)備份會(huì)計(jì)檔案，即安全、又節(jié)約，方便實(shí)用，并且可以與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案同時(shí)同地保管，便于查找、核對(duì)。在利用外存儲(chǔ)器備份電算化會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，還可以將相同備份在檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)的計(jì)算機(jī)（或服務(wù)器）的硬盤(pán)中同時(shí)保存，這樣即無(wú)需多次復(fù)制，又可達(dá)到異地、專人負(fù)責(zé)管理，也提高了電算化會(huì)計(jì)檔案的利用率和安全性。

（四）提高會(huì)計(jì)與檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院會(huì)計(jì)與檔案管理人才是醫(yī)療事業(yè)成功的決定因素。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化，必須增加具有綜合能力的電腦專業(yè)人才，對(duì)系統(tǒng)安全和電算化軟件進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理；對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)、檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)；引進(jìn)適當(dāng)?shù)募日莆崭鞣N現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)和技能、了解檔案管理知識(shí)，又精通會(huì)計(jì)工作業(yè)務(wù)、專門(mén)從事會(huì)計(jì)檔案管理的工作人員。只有這樣，才能適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理的要求。當(dāng)然，要真正做好會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作，按照目前會(huì)計(jì)電算化工作的發(fā)展?fàn)顩r，還有很多基礎(chǔ)工作需要落實(shí)、完善。電算化內(nèi)控制度的建立健全等都會(huì)影響到電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]曹玉芬.淺析提高檔案管理水平的思考與對(duì)策[J].科技展望.2016（02）

[2]張霞.油田企業(yè)檔案管理水平的提升對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（19）