科技檔案管理信息化工作淺析

范曉蓮

摘 要：科技檔案管理的信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，要求企業(yè)的檔案管理人員具備職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)參與檔案工作的管理和提升，構(gòu)建企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，為檔案的數(shù)字化創(chuàng)造良好的技術(shù)條件。科技類(lèi)的檔案信息對(duì)于企業(yè)的信息化建設(shè)具有重要作用，是企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，需要在系統(tǒng)化的工程建設(shè)中方完善企業(yè)的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；信息化建設(shè)；研究分析

面對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)的科技檔案管理帶來(lái)諸多沖擊與挑戰(zhàn)，該管理工作不再局限于原有資料的保存，而是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，采用信息網(wǎng)絡(luò)化以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作平臺(tái)，綜合提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)能力。所以，信息化的科技檔案管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，符合時(shí)代潮流的新型管理方式，需要檔案管理人員提升創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用信息化技術(shù)推動(dòng)科技檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息共享。

1 檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵

檔案管理的信息化主要立足于現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源實(shí)行處置，管理的現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理的信息化在我國(guó)并沒(méi)有廣泛推廣，具體的信息化工作缺乏必要的實(shí)施細(xì)則，部分單位甚至簡(jiǎn)單的將檔案資料的數(shù)字化定義為檔案管理的信息化，錯(cuò)誤的理論認(rèn)知導(dǎo)致科技檔案管理的信息化難以具體實(shí)施。

1、信息化的檔案資源

科技檔案的信息化管理最具代表性的措施就是檔案資源的信息化。主要通過(guò)信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置以及資源信息的社會(huì)共享。目前信息化已經(jīng)成為開(kāi)展檔案管理工作的必要技術(shù)支撐，資源的信息化主要包括檔案信息的資源建設(shè)以及檔案的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的信息手段建立標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，在檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中實(shí)現(xiàn)檔案信息分享的網(wǎng)絡(luò)化。

2、現(xiàn)代化的保護(hù)方式

常規(guī)的現(xiàn)代化檔案保護(hù)主要包括檔案庫(kù)房，基礎(chǔ)設(shè)備，檔案載體的現(xiàn)代化保護(hù)。但是隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展導(dǎo)致新型儲(chǔ)存介質(zhì)的不斷研發(fā)，比如說(shuō)機(jī)讀檔案，電子檔案以及聲像檔案，這些新型的檔案信息儲(chǔ)存方式具有不同的形式，包括光碟，磁盤(pán)。這些現(xiàn)代化新型科技下的儲(chǔ)存產(chǎn)物在介質(zhì)形成，儲(chǔ)存方式，實(shí)際操作都具備不同的特性。所以，新型的現(xiàn)代化信息處理方式將會(huì)成為今后的研究重點(diǎn)，在最大限度內(nèi)提升科技檔案信息內(nèi)容的安全性與完整性。

3、現(xiàn)代化的管理手段

科技檔案的信息管理主要包括理論手段以及技術(shù)手段，而現(xiàn)代化的管理手段主要是基于現(xiàn)代化的管理理論與實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)的結(jié)合，在實(shí)踐的總結(jié)與發(fā)展中形成完整的科技檔案信息化管理機(jī)制。充分融合當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，操作手段和技術(shù)手段參與科技檔案信息的專(zhuān)業(yè)化，自動(dòng)化。

4、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化也是現(xiàn)代化信息管理的重要操作標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化必須建立在先進(jìn)的技術(shù)手段，謹(jǐn)慎的分工以及嚴(yán)密的團(tuán)隊(duì)協(xié)作之中，通過(guò)建立嚴(yán)格的操作管理制度實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的緊密配合，提升檔案管理的工作效率。在現(xiàn)代化的信息時(shí)代，保證信息的及時(shí)共享與網(wǎng)絡(luò)通暢需要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程之下，數(shù)據(jù)的交換，信息的共享，平臺(tái)的連接都需要制定檔案管理的規(guī)章條例，在現(xiàn)代化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中保證各項(xiàng)管理工作的有效實(shí)現(xiàn)。

2 科技檔案在企業(yè)信息建設(shè)中的重要作用

檔案具備再現(xiàn)歷史，知識(shí)文化，社會(huì)政治等不同特性，可將其簡(jiǎn)單的稱(chēng)為檔案室再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻(xiàn)。科技檔案主要是指在自然科學(xué)研究，生產(chǎn)技術(shù)中產(chǎn)生的圖標(biāo)，文字等科技類(lèi)的信息資料?？萍紮n案管理是檔案管理工作的重要組成部分，在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展中占據(jù)重要作用，具有非常高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

對(duì)于一個(gè)參與激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，該企業(yè)的科技研發(fā)能力是其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的主要衡量指標(biāo)。對(duì)于眾多的新研發(fā)成果難以從零開(kāi)始，大多采用借鑒，吸收的方式形成二次創(chuàng)造，發(fā)揮科學(xué)技術(shù)是生產(chǎn)力的重要理論，幫助企業(yè)在建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程中產(chǎn)生不錯(cuò)的經(jīng)濟(jì)效益。而在新技術(shù)的革新時(shí)代，有計(jì)算機(jī)通信技術(shù)所產(chǎn)生的信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)生存與發(fā)展的重要條件，所以推動(dòng)科技檔案的信息化管理以及成為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必要方式。

科技的信息化在于依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技信息的檔案管理中全面采用現(xiàn)代化的信息管理方式，通過(guò)實(shí)現(xiàn)科技信息的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建立檔案的信息接收，儲(chǔ)存，傳遞的一體化需求。由于傳統(tǒng)的科技檔案管理方式在反復(fù)的查閱中，會(huì)導(dǎo)致信息資源獲得一定程度的損失與破壞，不利于科技檔案信息的長(zhǎng)期保存，造成檔案管理與收集的障礙，而采用現(xiàn)代化的信息管理手段，依托快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠很好的彌補(bǔ)這一缺陷，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的有效性提升。

3 在系統(tǒng)化的工程建設(shè)中促進(jìn)科技的信息化管理

企業(yè)通常會(huì)通過(guò)建立科技信息管理部門(mén)的方式提升企業(yè)的管理水平，促進(jìn)該企業(yè)的運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)。主要在日常的管理工作中制定科技發(fā)展規(guī)劃以及項(xiàng)目成果的管理工作，通過(guò)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作建立科技管理系統(tǒng)，在全體職員的共同參與中實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)。

企業(yè)的科技管理系統(tǒng)主要服務(wù)于各級(jí)科技管理部門(mén)，在集約化的數(shù)據(jù)管理以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化操作中，促進(jìn)企業(yè)各級(jí)管理階層之間的信息共享，實(shí)現(xiàn)科技工作的統(tǒng)一統(tǒng)籌。經(jīng)過(guò)企業(yè)的日常管理運(yùn)營(yíng)發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化管理的核心是高端技術(shù)人才，因?yàn)楝F(xiàn)代化的信息管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理之間存在較大差異，需要管理人員具備相應(yīng)的科技管理能力，建立正確的信息化檔案管理方向，保證在最大限度內(nèi)幫助企業(yè)滿足對(duì)科技檔案的信息需要。

科技檔案的信息管理工作不能僅僅依靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，需要在長(zhǎng)遠(yuǎn)而全面的信息化工作中建立完整的操作方案，在全體企業(yè)職員的配合以及企業(yè)的管理人員的統(tǒng)一管理中保證工作的順利開(kāi)展，形成以科技信息管理部門(mén)為核心的操作運(yùn)營(yíng)方式。除此之外，科技檔案的信息化管理只是檔案管理的一個(gè)分支，但是在科技檔案的管理工作中占據(jù)重要的工作份量。一方面因?yàn)榭萍际乾F(xiàn)代社會(huì)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要技術(shù)動(dòng)力，另一方面科技檔案的信息管理為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造力必要的條件與基礎(chǔ)，提供了更方面快捷的科技檔案提取需要。

在科技檔案的信息化管理中依舊存在諸多挑戰(zhàn)，，比如說(shuō)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件薄弱，推廣的力度不夠強(qiáng)大，陳舊的管理模式以及落后的硬件設(shè)施都在制約著科技檔案信息化管理。具體而言，目前事業(yè)單位的檔案管理工作的主要困境在于卷宗紙質(zhì)不幸，缺乏必要的檔案檢索工具，不規(guī)范的操作方式認(rèn)為的加大了檔案管理的工作難度。而且隨著經(jīng)濟(jì)條件的快速發(fā)展，各種新事物的層出不窮都在沖擊著傳統(tǒng)工作模式，但是部分企業(yè)依舊采用呆板的管理方式，嚴(yán)重落后于科技快速發(fā)展的現(xiàn)實(shí)條件，需要在科技檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)中尋求突破以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

科技檔案的信息化管理是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，既是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求也是促進(jìn)企業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的管理趨勢(shì)。科技信息的有效管理是幫助企業(yè)獲得信息資源及時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)各級(jí)部門(mén)之間上傳下達(dá)的必要操作手段，對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，需要立足于現(xiàn)代化的信息操作手段建立完整了科技檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速飛躍。但是在實(shí)際的企業(yè)管理中，陳舊的管理方式，不利的科技操作條件依舊制約著新型方式的推廣，需要依舊現(xiàn)實(shí)獲得及時(shí)的解決方案。

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