信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用

李淑春

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，極大地提高了計(jì)劃生育檔案管理工作的效率。本文將主要圍繞信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)論述，旨在為提高我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理水平提供一些有價(jià)值的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；信息技術(shù)

由于我國(guó)人口眾多，人口信息資源數(shù)量龐大，計(jì)劃生育工作內(nèi)容繁雜，在整個(gè)計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中，面臨著諸多的問(wèn)題。要準(zhǔn)確的、便捷的、高效的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)各種計(jì)生數(shù)據(jù)，為政府了解和掌握人口發(fā)展趨勢(shì)、計(jì)劃生育動(dòng)態(tài)、人口流動(dòng)狀況等提供基礎(chǔ)信息，僅憑傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管過(guò)程中存在較大難度。因此，在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中，需要采用更為先進(jìn)的管理手段，應(yīng)用信息技術(shù)建立健全計(jì)劃生育檔案管理體系，從而有效地促進(jìn)我國(guó)的計(jì)劃生育工作的順利實(shí)施。

計(jì)劃生育工作內(nèi)容繁雜，包括國(guó)家政策的宣傳、計(jì)生知識(shí)的傳播、相關(guān)證件的辦理、流動(dòng)人日的管理、藥具的免費(fèi)發(fā)放等等，還包括對(duì)各種計(jì)生數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和上報(bào)。這些數(shù)據(jù)為政府了解和掌握人日發(fā)展趨勢(shì)、計(jì)劃生育動(dòng)態(tài)以及人日流動(dòng)狀況等提供了原始性資料。但由于紙質(zhì)檔案在保管過(guò)程中存在較大難度，將信息技術(shù)應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理中，必將為此項(xiàng)工作帶來(lái)巨大創(chuàng)新和改革。

1 信息技術(shù)應(yīng)用的必要性

1.計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)狀要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷加快，人日流動(dòng)量大、頻繁，且跨地域、跨省份多，給計(jì)劃生育檔案管理增加了工作量和難度。特別是農(nóng)村務(wù)工人員大量離開(kāi)戶籍地外出謀生，給流出地和流入地的計(jì)劃生育管理部門(mén)增加了工作量，在農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)僅靠紙質(zhì)登記薄來(lái)記錄，不能保證管理及時(shí)到位。而且紙質(zhì)登記薄易破損，管理不善還容易丟失；其次，由于計(jì)劃生育檔案管理項(xiàng)目多、內(nèi)容多，卷宗數(shù)量龐大，需要一定的場(chǎng)所和空間進(jìn)行保存。檔案受環(huán)境、溫濕度的影響容易發(fā)霉、變質(zhì)，使檔案喪失其應(yīng)有的作用。同時(shí)，因?yàn)閿?shù)量多，也不方便查找。加之各地對(duì)計(jì)劃生育檔案歸檔要求不同，特別是檔案管理人員的頻繁更換，各時(shí)期對(duì)檔案整理的要求也不同，等等，這就使各地區(qū)、各時(shí)期的計(jì)劃生育檔案管理存在差異。

2.檔案信息化的要求。提高計(jì)劃生育檔案管理效率的有效手段，就是實(shí)行檔案信息化管理。簡(jiǎn)言之，就是實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化管理。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的檔案管理手段，將為計(jì)劃生育檔案管理工作提供較大的便利。信息技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了計(jì)劃生育檔案管理工作的開(kāi)展，提高了檔案的質(zhì)量和規(guī)格，推動(dòng)檔案管理進(jìn)入良性循環(huán)。同時(shí)檔案信息化管理可以減輕檔案管理工作人員的工作量，使其更加快捷和高效，也為檔案利用者提供便利。

2 信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用

1.統(tǒng)一計(jì)劃生育檔案管理設(shè)備。信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用，可以將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，讓紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢猿浞掷玫碾娮淤Y源，需要依靠統(tǒng)一的管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。首先，要讓計(jì)劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化。計(jì)劃生育檔案管理工作中利用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和編目、檔案業(yè)務(wù)工作的管理、檔案自動(dòng)的存儲(chǔ)以及自動(dòng)的標(biāo)引等。而這些都有賴于統(tǒng)一化信息檔案管理設(shè)備的建立，實(shí)現(xiàn)硬件的保障。其次，存儲(chǔ)載體要安全高容量。隨著人日數(shù)量的變化、各項(xiàng)惠民政策的落實(shí)以及流動(dòng)性大，檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)，計(jì)劃生育檔案機(jī)構(gòu)而臨著存儲(chǔ)空間大、保管壓力大，這就需要高容量的存儲(chǔ)硬件。利用計(jì)算機(jī)的移動(dòng)硬盤(pán)、磁盤(pán)存儲(chǔ)和光盤(pán)存儲(chǔ)可以緩解存儲(chǔ)壓力，同時(shí)也減緩了檔案管理人員的工作量，提高工作人員的工作效率。存儲(chǔ)還要注意的是要保證數(shù)據(jù)的安全，做好加密以及系統(tǒng)安全，保證數(shù)據(jù)的安全性，防止不法分子的篡改和竊取。最后，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享交流和傳遞。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，高效率的信息傳遞以及豐富的資源可以給用戶新穎的服務(wù)方式，更是現(xiàn)在信息交流和共享的重要工具。計(jì)劃生育的檔案管理也要適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，不斷的規(guī)范和科學(xué)、高效的來(lái)進(jìn)行信息的共享和交流。

2.規(guī)范計(jì)劃生育檔案管理機(jī)制。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，需要明確相關(guān)的責(zé)任，讓數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)能夠安全運(yùn)行，要建立相關(guān)的規(guī)范化管理機(jī)制。檔案管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)相關(guān)檔案管理辦法來(lái)制定相應(yīng)的檔案管理制度。首先，要建立健全計(jì)劃生育檔案管理的流程規(guī)范，細(xì)化相關(guān)的技術(shù)環(huán)節(jié)，要有嚴(yán)格的管理步驟。其次，要對(duì)檔案的傳輸、利用過(guò)程加強(qiáng)安全管理，確保電子信息的安全性和完整性。檔案管理人員要保持高度的責(zé)任感，保證檔案的安全不被任意篡改和竊取。最后，規(guī)范信息檔案管理機(jī)制最重要的一點(diǎn)就是要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這是信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化主要是要檔案收集、檔案整理、檔案編目與檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)自接關(guān)系到檔案信息化管理的建立。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，可以保證信息網(wǎng)絡(luò)的暢通和資源的共享。

3.提高計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。新世紀(jì)，人才是實(shí)現(xiàn)一切的基本保障。要想實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中得到較好的應(yīng)用，檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)就迫在眉睫。首先，要提高檔案管理人員的意識(shí)，要重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作自接關(guān)系到檔案工作的開(kāi)展，例如，其資料的有效記載，關(guān)系到廣大計(jì)生家庭的切身利益。只有提高檔案管理人員的重視程度，才能有效的開(kāi)展工作。其次，要提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，檔案的登記、歸檔、輔助立卷等都是要在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)，如果檔案管理人員的信息技術(shù)水平達(dá)不到要求，將影響到檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。因此，檔案管理人員需要熟悉電子檔案的管理過(guò)程，還要掌握網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)知識(shí)，保障檔案管理工作安全有效進(jìn)行。最后，還要培養(yǎng)管理人員精益求精的工作態(tài)度以及創(chuàng)新精神。計(jì)劃生育檔案管理是一項(xiàng)繁瑣而且長(zhǎng)期的過(guò)程，從材料的收集到記錄、保管利用，都需要管理人員細(xì)心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。另外，檔案管理人員還要具有創(chuàng)新精神，要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，不斷轉(zhuǎn)換思維方式，提出新的方法和觀點(diǎn)，樹(shù)立積極探求的意識(shí)。

總之，計(jì)劃生育檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期并且繁瑣的工作，其信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，是適應(yīng)計(jì)劃生育檔案信息化的要求，也是計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。因此，我們要轉(zhuǎn)變觀念，正確而對(duì)目前計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題，要注重從統(tǒng)一計(jì)劃生育檔案管理設(shè)備、規(guī)范計(jì)劃生育檔案管理機(jī)制以及提高計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)來(lái)積極的將信息技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理。

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