水利工程建設項目監(jiān)理文件資料管理淺談

庹朝洪

(四川錦欣工程建設監(jiān)理有限責任公司，四川 都江堰，611830)

水利工程建設項目監(jiān)理文件資料管理淺談

庹朝洪

(四川錦欣工程建設監(jiān)理有限責任公司，四川 都江堰，611830)

通過分析監(jiān)理單位作為水利工程建設項目社會監(jiān)督的角色定位，正確認識監(jiān)理文件資料在水利工程項目文件管理中的重要性，在水利工程項目合同管理中的作用，提升監(jiān)理單位管理水平。同時對水利工程項目施工階段監(jiān)理文件資料管理中出現(xiàn)的一些問題進行了思考，可供今后項目監(jiān)理文件資料管理借鑒。

水利工程 建設監(jiān)理 監(jiān)理文件 文件資料管理

1 概述

水利工程建設監(jiān)理是指具有相應資質(zhì)的水利工程建設監(jiān)理單位，受項目法人委托，按照監(jiān)理合同對水利工程建設項目實施中的質(zhì)量、進度、資金、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護等進行的管理活動。包括水利工程施工監(jiān)理、水土保持工程施工監(jiān)理、機電及金屬結(jié)構(gòu)設備制造監(jiān)理、水利工程建設環(huán)境保護監(jiān)理(此為社會監(jiān)督)。水利部所屬流域管理機構(gòu)和縣級以上地方人民政府水行政主管部門，對其所管轄的水利工程建設實施監(jiān)督管理(此為政府監(jiān)督)。在水利水電工程施工過程中，監(jiān)理人實施建設監(jiān)理主要是依據(jù)發(fā)包人的授權(quán)，對施工安全生產(chǎn)監(jiān)督管理、施工合同管理、施工質(zhì)量控制、施工進度控制、施工資金控制，協(xié)調(diào)合同相關各方的關系。而監(jiān)理文件資料的管理是工程項目管理的重要組成部分，是監(jiān)理工程師執(zhí)行監(jiān)理的依據(jù)，是實施質(zhì)量控制、進度控制、投資控制、合同管理、安全監(jiān)督管理，組織協(xié)調(diào)各方關系的基礎性工作。

由于水利工程建設環(huán)境復雜、型式多樣、結(jié)構(gòu)復雜、體積龐大等基本特征，決定了水利工程施工具有建設周期長、資源使用的品種多、用量大、空間流動性高等特點，在監(jiān)理實施過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，這些文件資料不僅是實施建設工程監(jiān)理的重要依據(jù)，也是建設工程監(jiān)理的成果資料。

這些成果資料的取得需要我們做好監(jiān)理工作，即做好工程建設過程中的各項控制工作，這是監(jiān)理單位作為水利工程建設項目社會監(jiān)督的工作重點。通過加強監(jiān)理文件資料管理，能夠有效提高監(jiān)理工作的標準化和規(guī)范化程度，從而提高監(jiān)理工作質(zhì)量，實現(xiàn)水利工程項目的監(jiān)理工作目標。

筆者通過參加我公司監(jiān)理項目的管理工作，就項目監(jiān)理機構(gòu)的角色定位、合同管理、以及監(jiān)理文件資料管理談一些認識和體會，并對監(jiān)理文件資料管理中存在的問題進行了思考。

2 正確認識監(jiān)理文件資料管理的重要性

2.1 監(jiān)理文件資料管理的重要性

項目建設工作是一項綜合管理工程，它涉及項目前期工作、施工準備工作、項目實施、竣工驗收、項目后評價等各項工作，而項目實施工作對整個項目來說是至關重要的，是形成實體的關鍵時期。監(jiān)理公司承擔建設項目實施過程管理工作，在施工監(jiān)理服務方面擁有行業(yè)優(yōu)勢。

監(jiān)理公司經(jīng)過多年的積累，擁有豐富的現(xiàn)場服務工程監(jiān)督管理經(jīng)驗；同時還擁有一支涵蓋技術、經(jīng)濟、管理等相關專業(yè)的高素質(zhì)人才隊伍，這些軟實力均是監(jiān)理公司順利開展工程項目監(jiān)督管理的有力保障。

例如，筆者所參加的某災后防洪治理項目，涉及泥石流治理、堤防新建、堤后填高造地等單項工程，從接受業(yè)主的正式委托到我公司監(jiān)理機構(gòu)、施工單位進場全面施工，時間僅3個月。在這種時間緊、任務重的情況下，我公司調(diào)派有經(jīng)驗的總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師和監(jiān)理員及時組建項目監(jiān)理機構(gòu)進駐現(xiàn)場，及時建立檔案資料管理制度，指定專人及時做好檔案資料的收集、整理和管理工作，從召開第一次工地會議，組織圖紙會審到項目的劃分、施工單位組織機構(gòu)、施工組織設計、施工進度計劃、施工方案的審查、開工令的簽發(fā)、充分利用監(jiān)理規(guī)范統(tǒng)一管理表格、水利水電工程施工質(zhì)量檢驗與評定規(guī)程(SL176-2007)質(zhì)量評定表格、水利水電建設工程驗收規(guī)程(SL223-2008)驗收表格和執(zhí)行水利部發(fā)布(水辦〔2005〕480號)水利工程建設項目檔案管理規(guī)定，規(guī)范操作，在合同工期內(nèi)按期完工，短期內(nèi)打贏了一場攻堅仗。后經(jīng)水利廳稽查工作組到施工現(xiàn)場聽取匯報、查看現(xiàn)場、查閱有關文件資料以及與有關人員座談，對監(jiān)理文件資料完善情況做出了肯定，事后稽查提出的6點整改意見和建議也未對監(jiān)理文件資料提出要求，但也從該建設項目稽查報告里看出文件資料的重要性。

又如，筆者參加某水電站工程，該電站已施工6年，工程投資只完成了60%，通過現(xiàn)場實地查看，首先在該項目的檔案文件資料就體現(xiàn)出來，問題很大。參建的施工企業(yè)9個，組織機構(gòu)不健全就占8個，而且是標準的三邊工程，工程未進行過項目劃分，也未進行過圖紙會審，屬于干到哪里算哪里，工程質(zhì)量管理體系不健全，原材料、中間產(chǎn)品從未檢測，所完成的單元工程未進行過質(zhì)量評定，外觀質(zhì)量也達不到規(guī)范要求，工程建設完全失控，這樣的工程項目必須進行全方位整改。我監(jiān)理機構(gòu)進場后進行了3次會議，找出了問題的癥結(jié)：(1)圖紙不全。建議發(fā)包人完成施工圖設計文件的審查。此為施工準備階段的工作。施工圖紙經(jīng)過監(jiān)理機構(gòu)審核簽認后，在合同約定的日期前簽發(fā)給承包人，以保證承包人及時編制施工進度計劃和組織施工；(2)原材料和工程設備的檢查驗收。對承包人提供的材料和工程設備除提供材料合格證明和產(chǎn)品合格證書，在使用前按合同約定和監(jiān)理機構(gòu)指示進行材料的抽樣檢驗和工程設備的檢驗測試；(3)對承包人質(zhì)量保證體系的管理。檢查施工現(xiàn)場承包人的質(zhì)量檢查機構(gòu)，是否配備專職質(zhì)量檢查人員，是否建立完善的質(zhì)量檢查制度。檢查是否編制工程質(zhì)量保證措施文件；(4)進行工程項目劃分，并確定主要單位工程、主要分部工程、重要隱蔽單元工程和關鍵部位單元工程。上報質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)確認。在質(zhì)量評定工作中對于單元工程質(zhì)量經(jīng)承包人自評合格后，報監(jiān)理機構(gòu)核定質(zhì)量等級并簽證認可；重要隱蔽單元工程和關鍵部位單元工程經(jīng)承包人自評合格、監(jiān)理機構(gòu)抽檢后，由監(jiān)理機構(gòu)組織承包人、發(fā)包人、設計人等單位組成的聯(lián)合小組，共同檢查核定其質(zhì)量等級并填寫簽證表，由發(fā)包人報工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核備；分部工程質(zhì)量經(jīng)承包人自評合格后，報監(jiān)理機構(gòu)復核和發(fā)包人認定，由發(fā)包人報工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核備；單位工程質(zhì)量經(jīng)承包人自評合格后，報監(jiān)理機構(gòu)復核和發(fā)包人認定，由發(fā)包人報工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)核定。以上問題的提出給建設單位提供了很好的參考資料，使建設單位在今后的建設管理更規(guī)范化和程序化，工程建設將順利展開。

2.2 通過文件資料有效控制投資

監(jiān)理機構(gòu)依據(jù)現(xiàn)場開挖實際情況通過文件資料上報發(fā)包人，提請優(yōu)化設計，有效控制投資。由監(jiān)理單位直接承擔現(xiàn)場監(jiān)督管理的角色，將現(xiàn)場實際開挖和地質(zhì)揭示情況及時反饋給發(fā)包人和工程設計人員，在保證設計質(zhì)量與功能的前提下進行設計優(yōu)化，有效控制投資。

例如，岷江汶川縣雁門段防洪治理工程，在雁門溝支溝左側(cè)開挖重力式擋墻基礎時，發(fā)現(xiàn)原該處有以前修建的一段重力式擋墻，基礎比新建重力式擋墻還深，該原先修建的重力式擋墻完好無損，經(jīng)匯報業(yè)主與設計溝通后，經(jīng)過設計驗算同意在此擋墻基礎上修建新?lián)鯄Γ葴p少了原混凝土拆除的工程量，也減少了新澆筑混凝土工程量。通過文件資料進行設計修改完善，既節(jié)約了工期，也使工程投資得到了控制。

2.3 索賠管理離不開相關的文件資料

監(jiān)理單位承擔建設過程中的監(jiān)督管理工作，長駐現(xiàn)場，通過設計交底和現(xiàn)場指導，將設計意圖在施工過程中得到較好貫徹。但由于水利水電工程建設規(guī)模大、技術復雜、建設周期長，易受自然條件的影響，工程變更不可避免。有些變更能夠創(chuàng)造效益，有些變更會增加成本。在履行合同工程中，發(fā)生以下情形之一的，經(jīng)發(fā)包人同意，監(jiān)理機構(gòu)可按合同約定的變更程序向承包人發(fā)出變更指示，承包人應遵照執(zhí)行：(1)取消合同中任何一項工作，但被取消的工作不能轉(zhuǎn)由發(fā)包人或其他人實施；(2)改變合同中任何一項工作的質(zhì)量或其他特性；(3)改變合同工程的基線、標高、位置或尺寸；(4)改變施工時間或改變已批準的施工工藝或順序；(5)為完成工程需要追加的額外工作；(6)增加或減少專用合同條款約定的關鍵項目工程量超過其工程總量的一定數(shù)量百分比。

由于地質(zhì)原因或工程量增減造成的索賠事件比比皆是，而監(jiān)理機構(gòu)判定索賠成立的條件為：(1)依據(jù)充分。即造成費用增加或工期延誤的原因，按合同約定確實不屬于索賠方承擔的責任。只有符合合同約定的索賠要求才有合法性，才能成立；(2)證據(jù)充分。索賠方能夠提交充足的證據(jù)資料，以說明或證明索賠事件發(fā)生時詳細的實際情況，并分析證據(jù)資料的有效性、合理性、正確性。索賠證據(jù)的種類很多，包括招標文件、工程合同、工程圖紙、技術規(guī)范、發(fā)包人認可的施工組織設計等；工程各項經(jīng)發(fā)包人或合同中約定的發(fā)包人現(xiàn)場代表或監(jiān)理機構(gòu)簽認的簽證；工程各項往來信件、指令、信函、通知、答復等；工程各項會議紀要；施工計劃及現(xiàn)場實施情況記錄；工程送電、送水、道路開通與封閉的日期及數(shù)量記錄；施工日報及工作日志、備忘錄；工程停電、停水和干擾事件影響的日期及恢復施工的日期；工程預付款、進度款撥付的數(shù)額及日期記錄；工程圖紙、圖紙變更、交底記錄的送達份數(shù)及日期記錄；工程有關施工部位的照片及錄像等；工程現(xiàn)場氣候記錄，有關天氣的溫度、風力、雨雪等；工程驗收報告及各項技術鑒定報告等；(3)有損失事實。事件本身確實造成了成本的額外支出或工期延誤；(4)復核程序，滿足期限。在合同約定的程序和期限提交了索賠意向書和索賠申請報告。這四項條件同時具備，索賠事件才能成立。

例如，筆者通過泗洱河電站隧洞施工過程中，原設計隧洞洞挖Ⅲ類圍巖，后經(jīng)過設計地質(zhì)人員和地質(zhì)監(jiān)理工程師根據(jù)現(xiàn)場開挖和地質(zhì)揭示情況，原設計隧洞洞挖Ⅲ類圍巖實際為Ⅴ類圍巖，承包人依據(jù)施工合同相應條款和現(xiàn)場施工日志、照片等資料，以及由此造成隧洞臨時支護工程量和隧洞回填工程量增加了施工成本，并及時提交了索賠意向書和索賠申請報告進行費用索賠，監(jiān)理機構(gòu)及時上報發(fā)包人并對承包人上報的依據(jù)、證據(jù)進行分析論證后繼續(xù)上報發(fā)包人，由于該事件仍在繼續(xù)，監(jiān)理機構(gòu)要求承包人進一步補充索賠理由和證據(jù)。如果沒有這些文件資料作為支撐，索賠要求是不能成立的，索賠事件將終止。

又如線碉溝電站，由于項目工程量超過工程總量的15%以上，按照合同專用條款約定進行費用索賠依據(jù)充分，與施工合同相對照，造成了承包人施工成本的額外支出，承包人提出費用增加和工期延長，我監(jiān)理機構(gòu)鑒于事件發(fā)生仍在進行，要求承包人進一步提交索賠的證據(jù)資料。如果沒有相應的證據(jù)(包括日志、記錄、照片、會議紀要等)，工程索賠無法進行，所以說文件資料在水利工程建設中是非常重要的。

3 監(jiān)理單位的角色認識和定位

在水利水電工程建設項目中，參與工程建設的主體主要有項目法人、承包人、設計單位和監(jiān)理單位等。其中，項目法人在項目的實施過程中占據(jù)主導地位。項目法人與設計單位、監(jiān)理單位、承包人之間的責、權(quán)、利的劃分比較清楚明了，對各自的角色定位不準、認識不清，給工程管理帶來諸多干擾和不便。因此，認識項目法人與監(jiān)理機構(gòu)之間的關系，有助于監(jiān)理機構(gòu)的角色認識和定位以及工作開展。

監(jiān)理機構(gòu)與項目法人的關系。我國現(xiàn)行建設管理制度下，項目法人責任制、招標投標制、工程監(jiān)理制三項制度是獨立運行的。監(jiān)理單位與項目法人是合同關系，從合同上來說，監(jiān)理合同的標的是為項目法人服務，而我國的監(jiān)理規(guī)范明確監(jiān)理機構(gòu)是公正的第三方。

從范圍上講，項目法人責任制和工程監(jiān)理制，都是工程項目管理的范疇。工程監(jiān)理管理是項目法人管理的延伸。一般而言，項目法人通過招標方式選擇施工監(jiān)理，與監(jiān)理單位簽訂委托監(jiān)理合同，因此項目法人與監(jiān)理單位是委托與被委托的關系。監(jiān)理單位在項目法人授權(quán)范圍內(nèi)開展工作，主要為項目法人提供施工期間與承包人施工有關的一系列監(jiān)督管理及服務工作，它的監(jiān)督管理行為是對項目法人管理行為的一種補充或輔助。在項目法人責任制模式下，監(jiān)理人著重施工安全管理、施工質(zhì)量、投資和進度控制。監(jiān)理單位要全面、正確地認識和理解與項目法人的關系，以合同為準繩，明確自身的責、權(quán)、利，提供讓業(yè)主滿意的服務。

4 有關問題的一點思考

4.1 前期與設計單位的溝通還需加強

目前，工程建設過程中，由于設計單位對工程項目的設計深度不夠，造成設計文件修改比較多，引起承包人和建設單位在工程建設過程中索賠事件較多，增加了監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)督管理難度，需要監(jiān)理機構(gòu)加強現(xiàn)場事件發(fā)生的文件資料管理。作為監(jiān)理依據(jù)的設計圖紙發(fā)生大的改動，也延長了工程建設的工期，對工程建設十分不利，工程建設施工準備階段需要延長圖紙會審的時間和審查力度。

4.2 項目資料、檔案管理不規(guī)范

項目法人與施工單位簽訂的施工合同不規(guī)范，也造成監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)督管理的難度增大。項目業(yè)主技術資料收集不全；部分文件未經(jīng)收發(fā)傳閱簽批處理；文件的收集歸檔工作較差等不符合《水利工程技術項目檔案管理規(guī)定》。這就需要監(jiān)理機構(gòu)將工程建設的程序化和規(guī)范化灌輸給業(yè)主，監(jiān)理機構(gòu)在規(guī)范好自己的文件資料管理的同時，向項目業(yè)主獻言獻策，按有關規(guī)定落實專人、專責，加強工程檔案資料收集管理。

4.3 工程質(zhì)量與安全

在工程建設過程中，很多建設單位對工程項目劃分需提交質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)確認往往忽視，很多建設單位未能將政府監(jiān)督和社會監(jiān)督區(qū)分開來。在工程開工前未按《水利工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》到質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)辦理質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)，未簽訂水利工程質(zhì)量監(jiān)督書，在工程建設接近尾聲才到質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)辦手續(xù)，政府監(jiān)督形同虛設，不利于工程建設的長期發(fā)展。

質(zhì)量評定工作的組織與管理不規(guī)范。監(jiān)理規(guī)范規(guī)定質(zhì)量評定只有分部工程可以委托監(jiān)理機構(gòu)組織進行，但項目法人需認定。而其他法人驗收，包括單位工程和合同工程驗收由項目法人組織進行，項目法人驗收后往往未報質(zhì)量監(jiān)督部門核備(定)，對單位工程驗收也有未進行外觀質(zhì)量評定的情況發(fā)生。

工程建設完工后，往往由于決算和送審時間較長，事后很少提請行業(yè)主管部門進行竣工驗收。

4.4 監(jiān)理單位的文件資料管理水平及從業(yè)人員素質(zhì)有待提高

目前監(jiān)理行業(yè)既懂技術、經(jīng)濟，又懂管理、法律的復合型人才很少。進行從業(yè)人員培訓，制定相應的人員聘用、考核激勵、培訓機制，加大從業(yè)人員素質(zhì)培養(yǎng)的力度，使監(jiān)理行業(yè)文件資料管理水平提高到一個新的臺階，并由此提高監(jiān)理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，增強企業(yè)的核心競爭力。

5 結(jié)語

隨著我國工程建設的日益發(fā)展，監(jiān)理單位與各方參建單位精誠合作，完善管理模式，對工程項目的工期、質(zhì)量、投資等進行有效控制，加大檔案資料管理力度，共創(chuàng)精品工程，促進工程監(jiān)理制模式健康發(fā)展?？紤]到我公司的特點，在我公司業(yè)務轉(zhuǎn)型方面，拓展工程項目文件資料管理培訓也是一個不錯的選擇。

〔1〕水利工程施工監(jiān)理實務.鄭州：黃河水利出版社，2014，(10).

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