聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理淺析

王 中

(四川省水利科學研究院，成都，610072)

聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理淺析

王 中

(四川省水利科學研究院，成都，610072)

分析目前水利事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，結(jié)合聘用制下水利事業(yè)單位的實際，提出完善人事檔案管理工作的幾點建議，以發(fā)揮在聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要作用。

聘用制 水利事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 建議

1 聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理新局面

水利事業(yè)單位人事檔案是人事管理部門依照國家相關(guān)法律，客觀記錄水利職工個人經(jīng)歷、思想政治、工作業(yè)績、薪酬和晉升等內(nèi)容的文件資料，是選拔水利人才的重要依據(jù)，在人力資源管理及開發(fā)上發(fā)揮著重要的作用。

水利事業(yè)單位人事檔案管理工作，是對水利職工個人信息材料進行收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計及分享使用的過程，目的在于為水利事業(yè)的發(fā)展提供全面真實的水利職工人事檔案信息服務(wù)。黨的十八大精神要求水利事業(yè)單位必須堅定人事檔案工作使命，切實轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案工作理念，把推進人事檔案工作科學可持續(xù)發(fā)展作為著力點和落腳點。

“新常態(tài)”時代，聘用制已成為黨中央、國務(wù)院深化事業(yè)單位改革一系列重大決策下，水利事業(yè)單位人事制度改革的關(guān)鍵要素。聘用制是水利事業(yè)單位與職工按國家相關(guān)政策、法規(guī)要求，通過簽訂聘用合同，明確雙方工作權(quán)利和義務(wù)的用人制度，它對水利事業(yè)單位人事制度改革有著積極意義。

聘用制下人事檔案管理工作的質(zhì)量，影響著水利事業(yè)單位用人機制的活力，人力資源的開發(fā)利用，乃至水利事業(yè)的發(fā)展水平。隨著水利事業(yè)單位全員崗位聘任制改革逐步實施，加上績效工資和養(yǎng)老保險制度逐步推進，對人事檔案工作提出了更新、更高的要求。但目前聘用制環(huán)境下的水利事業(yè)單位人事檔案工作水平較之發(fā)達地區(qū)，仍存在差距和一些突出問題。

2 聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理存在的突出問題

2.1 管理理念上，組織重視不夠，檔案管理者歸檔服務(wù)意識淡薄，水利職工檔案意識存在偏差

目前，部分水利事業(yè)單位組織缺乏對人事檔案管理工作的重視，將其視為可有可無的次要工作。部分人事檔案管理者歸檔意識淡薄，服務(wù)意識缺失，目標不明確，方式被動單一，主觀能動性和創(chuàng)造性不足。

聘用制下組織對水利職工個人的約束以聘用合同為主，而非人事檔案。隨著水利事業(yè)社會化發(fā)展，水利人才流動頻繁，也帶來了全新的用人機制。部分水利職工主觀意識上對人事檔案開始出現(xiàn)偏差，為了選擇新崗位的自身便利，而放棄人事檔案，導(dǎo)致人事檔案功能上變得可有可無。“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象層出不窮，逐漸弱化了人事檔案的傳統(tǒng)功能。

2.2 管理難易度上，人員類別復(fù)雜，管理困難

隨著水利事業(yè)單位聘用制改革的深入，逐漸開啟了傳統(tǒng)“水利單位人”到“水利社會人”的轉(zhuǎn)變，水利職工在人事檔案上出現(xiàn)三類歸屬：一是由組織人事部門進行管理的傳統(tǒng)體制下的水利職工人事檔案；二是先檔案由原單位保管，引進后需對其重新建檔的高層次水利人才檔案；三是由當?shù)厝瞬沤涣髦行墓芾淼娜耸麓砣藛T檔案。復(fù)雜的人員類別，一定程度上加大了人事檔案管理的難度。

2.3 完整性上，內(nèi)容不全，陳舊單一

水利事業(yè)單位人事檔案是水利人閱檔如見人的說明書，內(nèi)容完整是基礎(chǔ)。聘用制下的水利事業(yè)單位職工身份類別多樣，如事業(yè)正式編制、臨時工、離崗待退和停薪留職，以及退休返聘等。事業(yè)單位崗位類別依照《事業(yè)單位崗位設(shè)置管理試行辦法》規(guī)定，分為管理、專業(yè)技術(shù)和工勤崗位三種；又根據(jù)崗位性質(zhì)、職務(wù)和任職條件，對其分別劃分通用的崗位等級。

而目前水利事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容陳舊單一，信息量不足，局限于對社會經(jīng)歷、思想政治等內(nèi)容，描述簡單重復(fù)，缺乏動態(tài)信息反映實際能力。出現(xiàn)如職務(wù)、職稱晉升、工資變動等連續(xù)性信息的斷檔，未全面反映水利職工的履職與績效，工作創(chuàng)新及個性特點等情況。此外，人事檔案作為國家誠信體系建設(shè)個人信用數(shù)據(jù)的主要媒介，也缺乏水利人才誠信情況。因此，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容反映水利職工客觀全貌上還不夠完善，不利組織選能用才的全面人才信息保障。

2.4 真實性上，檔案材料信息失真，質(zhì)量不高

人事檔案存在之根基在于真實，虛假檔案不但難為水利行業(yè)和組織決策提供科學依據(jù)，反而會帶來危害。由于人事檔案在聘用制下，一方面關(guān)系個人職稱、職務(wù)晉升、工資待遇、福利等切身利益，出于個人利益；另一方面，人才流動加快，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增加，存在篡改等虛假材料，導(dǎo)致人事檔案信息失真。

2.5 規(guī)范性上，整理缺乏規(guī)范，重新建檔情況突顯

作為一項專業(yè)性、技術(shù)性、準確性較強的工作，人事檔案整理要做到“鑒別仔細、分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂美觀”。但部分水利事業(yè)單位規(guī)范性缺失，隨機性強，檔案凌亂混雜，難以方便利用。

隨著聘用制的實施，水利人才流動加劇，重新建檔已成為部分水利單位為防止人才流失和維護自身利益，以人事檔案為“殺手锏”，增加了水利職工跳槽的難度。反之，為引進高端水利人才也如法炮制。

重新建檔乃人事檔案工作中一種不得已措施，是對部分水利職工的檔案斷檔丟失或無從查考的無奈之事，是對某些管理環(huán)節(jié)紕漏的補救，難免造成“一人多檔”、“有檔無人”、“管檔與管人分離”、“棄檔”等現(xiàn)象。一方面，人事檔案因棄檔喪失作用而積壓于原單位，既轉(zhuǎn)不出，又不能銷毀，導(dǎo)致人力物力財力的浪費；另一方面，因缺失人事檔案作為客觀依據(jù)，新單位組織對無檔職工考察了解不足，無法發(fā)揮人事檔案本身的可靠性和利用率。

3 聘用制下水利事業(yè)單位完善人事檔案管理的建議

3.1 重塑新常態(tài)下水利事業(yè)單位人事檔案管理理念

3.1.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，重塑理念

“新常態(tài)”時代，水利職工與組織間的關(guān)系，逐步由封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)向一定程度的開放。在聘用制環(huán)境下，水利事業(yè)單位人事檔案管理需要全新的人事檔案意識理念來引領(lǐng)，達到公開、公平、公正透明的標準。水利事業(yè)單位和檔案管理者應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高認識，重塑新常態(tài)下管理理念，加強主觀能動性，推動水利事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和制度化發(fā)展。

3.1.2 加大宣傳力度，努力提高全員人事檔案意識，推進知情權(quán)建設(shè)

由于聘用制弱化了對身份的管理，人事檔案被許多水利職工所忽視。這需要水利事業(yè)單位組織及人事檔案管理部門加大宣傳力度，提高職工對人事檔案工作的重要性認識和支持。一方面，水利事業(yè)單位人事檔案管理部門要積極參與組織的人事政策調(diào)整、人才選拔、工資晉級、職務(wù)晉升等相關(guān)工作，提高對人事檔案監(jiān)管、反饋的意識，注重傾聽水利職工的意見，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)獲得更多水利職工對人事檔案的認知和重視，實現(xiàn)管理與服務(wù)的平衡；另一方面，水利職工也應(yīng)樹立全員人事檔案意識，為提高人事檔案信息質(zhì)量提供支持。

3.2 以人為本，推進高素質(zhì)人事檔案人才隊伍建設(shè)

人事檔案管理工作作為聘用制下水利事業(yè)單位一項重要的管理職能，需要政治思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)較高的復(fù)合型人才。要適應(yīng)聘用制下人事檔案工作要求，就需要以人為本地加強對檔案管理人員的“創(chuàng)造型、知識型、協(xié)作型”培養(yǎng)。

一是加強開展多種形式的新技能、新業(yè)務(wù)的培訓學習和行業(yè)交流等，拓寬檔案管理者的知識面；二是培養(yǎng)檔案管理者的團隊意識，樹立團結(jié)協(xié)作精神，在日益復(fù)雜的人事檔案管理中互相借鑒、協(xié)同高效地實現(xiàn)常態(tài)化管理；三是培養(yǎng)檔案管理者的綜合分析、文字寫作能力，準確把握、收集水利事業(yè)單位人事檔案信息，為組織選能用人提供準確可靠、便捷、高效的服務(wù)平臺。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理技術(shù)

3.3.1 積極推進信息化建設(shè)

聘用制下，水利事業(yè)單位人事檔案是水利人才的信息資源庫。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為人事檔案管理與發(fā)展的必然。它不僅能簡化手續(xù)，提高效率，甚至在一定程度上能消除“棄檔”等傳統(tǒng)管理無法解決的問題。因此，水利事業(yè)單位需要合理利用各種現(xiàn)代化資源，創(chuàng)新管理技術(shù)，把先進的科學技術(shù)手段應(yīng)用到人事檔案管理中來，對水利職工人事檔案資源進行全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，建立人事檔案信息存儲、檢索和共享系統(tǒng)，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，推進人事檔案工作信息化建設(shè)，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，最大限度地發(fā)揮其作用。

一是利用現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)，將檔案資料整理錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案實體紙質(zhì)與數(shù)字化格式并存；二是建立和完善水利事業(yè)單位人事檔案信息化管理系統(tǒng)的綜合數(shù)據(jù)庫，將組織、人事部門管理工作所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集中歸類，涵蓋水利職工的職務(wù)和職稱、學習培訓，各類專業(yè)人才自身個性特點和專業(yè)特長等個人信息情況，形成一個結(jié)構(gòu)合理、功能完善、能共享的水利人力資源數(shù)據(jù)庫和各類別人才信息庫；三是通過局域網(wǎng)實現(xiàn)非保密人事檔案信息的資源共享，使組織合理選人用人客觀高效，也使組織的服務(wù)上臺階，使人事檔案管理者的工作優(yōu)質(zhì)高效，使水利職工得到方便，推動人事檔案現(xiàn)代化、信息化的科學建設(shè)。

3.3.2 明確范圍，規(guī)范整理，強化人事檔案內(nèi)容的完整性、多樣性、真實性

聘用制下的人事檔案要擺脫內(nèi)容雷同、殘缺、虛假情況，需要根據(jù)水利事業(yè)單位職工自身特點，以水利人才新標準來更新檔案內(nèi)容，實時精簡和補充，能動態(tài)直觀地反映職工綜合素質(zhì)的“折射度”和“立體感”。

首先是多樣性。人事檔案應(yīng)創(chuàng)新內(nèi)容的多樣性，重視圖形、聲像資料等“活信息”收集，建立人才業(yè)績動態(tài)跟蹤系統(tǒng)，著重體現(xiàn)水利職工基本情況、科研學術(shù)活動、技術(shù)開發(fā)、業(yè)務(wù)進修、獲獎和誠信情況。推進水利行業(yè)人事檔案誠信建設(shè)，建立以身份證明、信用記錄、健康、學歷、供職變更為主的水利職工誠信檔案；

其次是完整性。人事檔案內(nèi)容的完整性，有利于全面直觀地反映水利職工的整體素質(zhì)；

最后是真實性。人事檔案的真實性是水利事業(yè)單位選人用人、調(diào)資、職務(wù)晉升等活動的重要依據(jù)，其內(nèi)容必須實事求是地反映水利職工的基本情況。水利事業(yè)單位人事檔案管理必須嚴把人事檔案材料的審查、轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)遞關(guān)，做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，對歸檔材料在一月內(nèi)裝袋，確保內(nèi)容真實、及時準確。

3.4 創(chuàng)新人事檔案管理模式

3.4.1 社會化、開放式、集中統(tǒng)一、歸口管理

水利職工多以專業(yè)技術(shù)人員為主。在聘用制下，一方面水利事業(yè)單位人才流動數(shù)量日益增多，人事檔案呈現(xiàn)出多樣需求；另一方面，水利事業(yè)單位職工人事檔案內(nèi)容多以其業(yè)績、專長經(jīng)歷經(jīng)驗等記載，保密內(nèi)容偏少，因而“官本位”式的政治化、神秘化程度趨于弱化。人事檔案會被單位組織和個人經(jīng)常性查閱利用，不再局限于組織人事部門使用的狹窄范圍。

隨著聘用制的推行，水利行業(yè)事業(yè)單位各組織、各部門之間，因水利人力資源的社會化自由流動，在人事關(guān)系上聯(lián)系緊密，這就要求水利行業(yè)各事業(yè)單位不再獨占人事檔案，而是通過相互合作，逐步推進由社會化人事檔案管理機構(gòu)整合資源的新模式，使水利人才使用權(quán)與所有權(quán)分開，實現(xiàn)“身份管理”到“崗位管理”，實現(xiàn)自主用人、能進能出的用人制度，促進人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。

3.4.2 提升檔案多途徑合理利用價值，價值性與適用性相統(tǒng)一

在檔案利用價值上，要實現(xiàn)合理多途徑，價值性與適用性相統(tǒng)一的原則。以檔案法為基礎(chǔ)，明確水利事業(yè)單位人事檔案工作的管理權(quán)限和職責范圍，突出行政管理職能，使人事檔案成為能立體反映水利職工，包括德、能、勤、技、廉等在內(nèi)的全方位信息載體。

同時，水利事業(yè)單位人事檔案管理要創(chuàng)建管理與服務(wù)的平衡。管理上，要擺脫重保管輕利用的思維定勢，以利用為目的，以利用促管理；服務(wù)上，要向水利職工本人開放非保密材料，提高水利職工對本人人事檔案的知情權(quán)和透明度，使其時時了解自身情況，有利于增強水利職工的檔案價值意識，促使其將水利崗位工作中形成的各種新業(yè)績、新材料及時納入檔案，為水利事業(yè)單位人事檔案帶來正能量。

3.5 積極推進水利事業(yè)單位人事檔案管理制度化建設(shè)

3.5.1 完善和創(chuàng)新人事檔案管理制度

人是基礎(chǔ)，制度是保障。水利事業(yè)單位人事檔案的性質(zhì)決定了該工作的嚴肅性。聘用制下，水利事業(yè)單位人事檔案管理必須貫徹國家檔案法及相關(guān)實施辦法，以及地方性人事檔案工作政策法規(guī)，依法治檔，按規(guī)章制度辦事。以此完善和創(chuàng)新，制定出與自身實際相配套的人事檔案管理相關(guān)制度，逐步建立健全人事檔案管理制度體系。

3.5.2 完善人事檔案管理長效機制

聘用制下，推進水利事業(yè)單位人事檔案管理工作任重道遠，絕非朝夕，要從本質(zhì)上解決體制和機制問題，才能建立長效機制。

首先，要以法律機制做保障，要在國家檔案法等法律基礎(chǔ)上建立健全；其次，要建立良好的現(xiàn)代化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)保障機制。服務(wù)上增強主觀能動性，整合水利科研、開發(fā)事業(yè)單位與人事檔案部門的協(xié)調(diào)聯(lián)動，實現(xiàn)人才資源優(yōu)勢互補，共同推進人事檔案建設(shè)；還要建立完備的監(jiān)督保障機制。充分發(fā)揮水利行業(yè)和組織各部門內(nèi)部的監(jiān)督力量，針對人事檔案信息資源開發(fā)利用，研究制訂相應(yīng)檢查、監(jiān)督的方案。

4 結(jié)語

人事檔案是聘用制下水利事業(yè)單位人才信息的重要載體。目前部分水利事業(yè)單位的人事檔案管理工作，面臨管理理念上組織重視不夠，檔案管理者歸檔服務(wù)意識淡薄，水利職工檔案意識存在偏差；管理難易度上人員類別復(fù)雜，人事檔案管理難度大；檔案完整性上內(nèi)容不全，陳舊單一；檔案真實性上檔案材料信息失真，質(zhì)量不高；檔案規(guī)范性上檔案整理缺乏規(guī)范性，重新建檔案現(xiàn)象突出等問題。應(yīng)著手從重塑新常態(tài)下管理理念；重視人才隊伍建設(shè)；創(chuàng)新管理技術(shù)；創(chuàng)新管理模式；積極推進管理制度化建設(shè)，多方面逐步完善，推動聘用制下水利事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展。

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2095-1809(2016)02-0079-04