探析商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)作原則和技巧

吳迪

摘 要：作為一名合格的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員，應(yīng)該具備相應(yīng)的外貿(mào)素質(zhì)，其中商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)作是必不可少的。怎樣提升他們的寫(xiě)作水平，成了當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。此文深刻地闡述了商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)作原則及技巧，以指導(dǎo)外貿(mào)業(yè)務(wù)人員的寫(xiě)作。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信；寫(xiě)作原則；寫(xiě)作技巧

[中圖分類(lèi)號(hào)]：H315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2016）-08--02

一、7Cs原則在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中的運(yùn)用

所謂7Cs原則，指的是簡(jiǎn)潔（conciseness）、清楚（clarity）、完整（completeness）、具體（concreteness）、禮貌（courtesy）、正確（correctness）和體諒（consideration）七大原則。為了使內(nèi)容通俗易懂，禮貌周到，商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)作往往要由一些寫(xiě)作原則來(lái)指導(dǎo)。在7Cs原則的指導(dǎo)下，商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信的作用能夠得到充分發(fā)揮。

1.簡(jiǎn)潔原則

在滿足完整和禮貌原則的前提下，簡(jiǎn)潔原則就是精簡(jiǎn)單詞。只保留重要的單詞，既能夠給人以強(qiáng)調(diào)的感覺(jué)，又能襯托出書(shū)信的重點(diǎn)，最重要的是可以節(jié)省貿(mào)易雙方的時(shí)間和精力。通過(guò)遵守下列建議，就可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)潔原則：

1.1縮短或省略單詞和表達(dá)

用盡可能少的文字表達(dá)出完整和明確的內(nèi)容。單詞代替詞組，詞組代替從句。例如enclosed herewith可以簡(jiǎn)寫(xiě)成enclosed；at this time可以替換成now；due to the fact that可以用because來(lái)表達(dá)；a draft in the amount of $1000變成a draft for $1000。很顯然這幾個(gè)例子中后者的表達(dá)都是符合簡(jiǎn)潔原則的。

1.2避免不必要的重復(fù)。

盡管重復(fù)有表示強(qiáng)調(diào)的作用，但商務(wù)書(shū)信會(huì)因?yàn)閷?duì)于同一件事情過(guò)多的重復(fù)而變得冗長(zhǎng)。比如下面這個(gè)句子：Will you ship us any time during the month of December，or even November if you are rushed，for November would suit us just as well。在這個(gè)句子中，作者想表達(dá)的是對(duì)方可以在11月底前裝運(yùn)，所以可以把此句變化成Please ship us by the end of November，這樣既清楚地表達(dá)了作者的意圖，又避免了不斷地重復(fù)。

2.清楚原則

為了使對(duì)方正確的理解書(shū)信的內(nèi)容，必須使用清楚的表達(dá)。這就是清楚原則，也是7Cs原則中首要的寫(xiě)作原則。商務(wù)書(shū)信要想發(fā)揮效果，其內(nèi)容表達(dá)必須清楚。避免使用復(fù)雜，有歧義和易使人誤解的表達(dá)，盡量使用樸實(shí)簡(jiǎn)單的單詞，構(gòu)建良好的句子和段落。準(zhǔn)確、直接、簡(jiǎn)單的商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信是首選。比如下面這個(gè)句子，As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services。對(duì)于這個(gè)句子，模糊詞是bimonthly，此句可理解為兩個(gè)意思，一個(gè)是we have two direct sailing every month，另一個(gè)則是we have a direct sailing every two months?？梢?jiàn)一個(gè)單詞位置如果放置錯(cuò)誤，對(duì)整個(gè)意思也會(huì)造成很大的影響，這在商務(wù)信函中是大忌。

3.完整原則

一個(gè)完整的商務(wù)書(shū)信，必須包含對(duì)方所需求的所有信息，這就是完整原則，也是寫(xiě)信最基本的要求。對(duì)方提問(wèn)的所有問(wèn)題必須給予明確的答案。不能直接回避某些無(wú)法作答的問(wèn)題，可以做一些解釋說(shuō)明。還要學(xué)會(huì)如何機(jī)智的應(yīng)對(duì)對(duì)方提出的有損自身利益的問(wèn)題。

4.具體原則

在商務(wù)書(shū)信中，有時(shí)對(duì)方會(huì)提出一些需要具體回答的問(wèn)題，如貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、裝運(yùn)、貨物規(guī)格和特性、數(shù)據(jù)和日期等，這時(shí)候就需要使用具體原則。為了實(shí)現(xiàn)具體原則，可以遵循下列的建議：使用具體的事實(shí)和數(shù)據(jù)；多使用動(dòng)詞；盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)而不是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)；選擇生動(dòng)、形象的文字；注意語(yǔ)序；把修飾詞放在正確的地方。比如下面這句話，Please send your proposal to us as soon as possible。如果將as soon as possible 換成一個(gè)具體的日期，如October 10，那么這句話將會(huì)更具體。

5.禮貌原則

為了達(dá)到禮貌的效果，不僅要及時(shí)回復(fù)對(duì)方的書(shū)信，在書(shū)信寫(xiě)作過(guò)程中，還要盡量使用委婉的語(yǔ)氣和禮貌的語(yǔ)言，這樣就可以給對(duì)方留下真誠(chéng)可信的印象。

避免信中出現(xiàn)盲目的禮貌，如機(jī)械的插入一些“please”和“thank you”等。在書(shū)信中，不能對(duì)對(duì)方表示出憤怒、懷疑、指責(zé)和貶低等情緒。更不能使用帶有刺激性，進(jìn)攻性的語(yǔ)言。如下面的例子，We are sorry you have misunderstood us，很顯然此句中有指責(zé)對(duì)方的意思，所以最好改為We are sorry we did not make ourselves understood clearly。

6.正確原則

正確原則，顧名思義就是使用正確的語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)、拼寫(xiě)、語(yǔ)氣，傳達(dá)出正確的信息，避免造成不必要的誤會(huì)。例如，“Ill， were”這種表達(dá)似乎太口語(yǔ)化了，在商務(wù)信函中，可以把它們替換成“I will， we are”。

由于商務(wù)書(shū)信是很?chē)?yán)肅很正式的，其內(nèi)容牽涉到貿(mào)易雙方的權(quán)利、義務(wù)和利益問(wèn)題，所以一封商務(wù)書(shū)信，首要關(guān)注的就是它的準(zhǔn)確性。而各種商務(wù)材料的基礎(chǔ)，即確切的條款和精確的數(shù)據(jù)是特別重要的。因此，既不能高估資產(chǎn)或者收益，也不能低估負(fù)債或者費(fèi)用。因?yàn)楦吖罆?huì)使自己處于一個(gè)尷尬的境地，而低估會(huì)使自己?jiǎn)适判?，阻礙貿(mào)易發(fā)展。

7.體諒原則

體諒原則就是寫(xiě)信者站在對(duì)方的角度，考慮對(duì)方的感受來(lái)寫(xiě)商務(wù)書(shū)信。此原則對(duì)于貿(mào)易雙方的交流效果有著至關(guān)重要的影響。遵循以下建議，即可以實(shí)現(xiàn)體諒原則：

7.1盡量多使用“you”而不是“I”和“we”

讀信者最希望在商務(wù)書(shū)信中看到“you”而不是“I”和“we”，因?yàn)樯虅?wù)交際中，貿(mào)易雙方都更在意自己的利益。體諒原則就是試著站在對(duì)方的角度，考慮對(duì)方的愿望、要求、興趣和困難，并采取他們的觀點(diǎn)。如下例，We allow 2 percent discount for cash payment。這句話很顯然是從寫(xiě)信者自身出發(fā)的，所以應(yīng)改為You earn 2 percent discount when you pay cash。這樣的語(yǔ)氣就是從讀信者的立場(chǎng)出發(fā)的，從而引起他的興趣。

7.2盡量多使用積極肯定的語(yǔ)氣而不是消極否定的語(yǔ)氣

為了使商務(wù)書(shū)信達(dá)到有效的溝通目的，在寫(xiě)作過(guò)程中要盡量使用積極向上的語(yǔ)言而不是消極負(fù)面的語(yǔ)言。因?yàn)榉e極向上的語(yǔ)言能給予對(duì)方鼓勵(lì)和動(dòng)力，進(jìn)而產(chǎn)生積極的影響，而消極負(fù)面的語(yǔ)言會(huì)使對(duì)方感覺(jué)到一種批評(píng)并且失望的感覺(jué)。如We wont be able to send you the brochure this month，此句用的是否定消極的語(yǔ)氣，所以可以改為積極肯定的語(yǔ)氣，如We will send you the brochure next month，這樣才能達(dá)到交流目的。

二、七大寫(xiě)作技巧在商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中的運(yùn)用

在書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函的過(guò)程中，不僅要掌握7Cs原則，還要有寫(xiě)作技巧來(lái)指導(dǎo)。商務(wù)書(shū)信想要有效地表達(dá)出貿(mào)易雙方的需求，傳達(dá)交流信息，可以遵循以下七大寫(xiě)作技巧：

1.用詞精簡(jiǎn)

商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信中應(yīng)盡量選取簡(jiǎn)單常用的單詞，避免使用復(fù)雜冷僻的單詞。這樣才能夠使信中所表達(dá)的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)有效的目的。例如，用“never”來(lái)替換“under the no circumstances”，“as you requested”替換“as per your requested”等等。

2.語(yǔ)氣委婉恰當(dāng)

由于貿(mào)易雙方都希望看到對(duì)方能為自己做什么以及自己能獲得什么利益，所以在寫(xiě)信前，要站在對(duì)方的立場(chǎng)思考，明確這封信要達(dá)到什么目的，最終有效的表達(dá)出自己。所以多采用委婉恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣，商務(wù)書(shū)信就能發(fā)揮其真正的作用。

3.運(yùn)用術(shù)語(yǔ)

商務(wù)書(shū)信的一大特色就是術(shù)語(yǔ)和縮略詞的大量使用。商務(wù)英語(yǔ)牽涉到許多專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，如信用證、保險(xiǎn)費(fèi)、保單、提單、到岸價(jià)、離岸價(jià)等等。外貿(mào)業(yè)務(wù)人員應(yīng)該熟練應(yīng)用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，以免對(duì)公司造成巨大的損失。

4.提倡主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，避免被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

通常，相比被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，主動(dòng)語(yǔ)態(tài)更能夠簡(jiǎn)潔有力的表達(dá)出效果。在商務(wù)書(shū)信中，積極主動(dòng)的句子能更有效的傳達(dá)出寫(xiě)信者的意思，避免對(duì)方誤解。所以主動(dòng)語(yǔ)態(tài)是用來(lái)交流信息的首選。只有在表達(dá)某些不愉快的事情時(shí)，為了達(dá)到一種禮貌客觀的效果，才會(huì)選用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。如下例，Your sample of July 10 was received by us today，此句的被動(dòng)語(yǔ)態(tài)最好換成主動(dòng)，即We received your sample of July 10 today。

5.長(zhǎng)短句的運(yùn)用

在商務(wù)書(shū)信中，過(guò)多地使用長(zhǎng)句子，會(huì)造成冗長(zhǎng)復(fù)雜，混淆寫(xiě)信人的寫(xiě)作目的，掩蓋主要的信息。短句子雖然可以明確寫(xiě)信人的意圖又易于理解，但通篇都用短句子，又會(huì)使文章無(wú)聊生硬毫無(wú)特點(diǎn)。所以要注意使用長(zhǎng)短句搭配的方式寫(xiě)作。這樣既可以給對(duì)方留下深刻的印象，又可以使對(duì)方快速的理解寫(xiě)信人所表達(dá)的內(nèi)容。句子的平均長(zhǎng)度以15到18個(gè)單詞為準(zhǔn)。

6.段落長(zhǎng)度適中

商務(wù)書(shū)信中，每個(gè)段落的長(zhǎng)度都應(yīng)該適中才能發(fā)揮真正的作用。首尾兩段不宜過(guò)長(zhǎng)，3-4行即可。首段過(guò)于冗長(zhǎng)，會(huì)使對(duì)方感覺(jué)疲倦，不想繼續(xù)閱讀下面的內(nèi)容。而尾段通常都要簡(jiǎn)單明了，這樣才能夠清楚地表示出寫(xiě)信人的目的。至于中心段落，機(jī)不能過(guò)長(zhǎng)也不能過(guò)短，7-8行即可。應(yīng)該過(guò)長(zhǎng)會(huì)使對(duì)方感覺(jué)整封信沒(méi)有重點(diǎn)，混淆寫(xiě)信人要表達(dá)的意思。而過(guò)短又會(huì)使對(duì)方難以清楚地理解寫(xiě)信人的意圖。

7.創(chuàng)建良好的印象

在商務(wù)書(shū)信中，給對(duì)方留下一個(gè)良好的第一印象和最后印象是至關(guān)重要的。多使用新穎的詞匯，多站在對(duì)方的角度思考，是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的好方法。避免使用千篇一律的表達(dá)。比如“We are in receipt of your letter…”，“We have for acknowledged your letter…”等等。這些表達(dá)盡管語(yǔ)法正確，但卻毫無(wú)創(chuàng)新。最后寫(xiě)結(jié)束語(yǔ)時(shí)，盡量避免使用分詞。因?yàn)檫@種用法在現(xiàn)代商務(wù)書(shū)信中已經(jīng)很少用到了，沒(méi)有任何的意義和用處。

三、結(jié)論

總而言之，在貿(mào)易交流中，商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信是非常重要的通訊工具之一。本文通過(guò)分析商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信應(yīng)遵守的7Cs原則以及七大寫(xiě)作技巧，來(lái)指導(dǎo)外貿(mào)業(yè)務(wù)人員寫(xiě)作。因?yàn)橹挥羞@樣的信函才能給對(duì)方留下深刻的印象，引起對(duì)方的共鳴，進(jìn)而達(dá)到自己的目的，實(shí)現(xiàn)商務(wù)談判。

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