關于電網企業(yè)會計基礎工作的幾點研究

代鑫　張桂新

摘要：ERP在電網企業(yè)的全面推廣應用，顛覆了傳統(tǒng)會計作業(yè)模式，互聯(lián)網的迅猛發(fā)展推動會計信息化程度不斷提高，都將對會計基礎工作產生重大影響。通過對ERP上線前后會計基礎工作的對比，分析存在的問題，提出解決的建議。

關鍵詞：會計基礎工作 電網企業(yè) ERP系統(tǒng) 信息化

近幾年，電網企業(yè)全面推廣應用企業(yè)資源管理系統(tǒng)即ERP系統(tǒng)，對更新管理理念、優(yōu)化資源配置、提高企業(yè)信息化水平和企業(yè)決策水平具有積極而深遠的意義。國家層面也在大力推進“互聯(lián)網+”戰(zhàn)略，《會計信息化工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的下發(fā)和修訂，都說明 “互聯(lián)網+會計”已成為未來發(fā)展趨勢?？梢哉f隨著ERP系統(tǒng)的實施，會計作業(yè)模式發(fā)生了深刻變化，按照財政部1996年下發(fā)的《會計基礎工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）延續(xù)下來的做法和規(guī)定已不能很好地適應ERP系統(tǒng)的內在要求，影響會計功能發(fā)揮，造成信息化效果的降低，因此，電網企業(yè)的會計基礎工作，必須因ERP系統(tǒng)的實施和互聯(lián)網的發(fā)展，進行相應變革。

一、ERP系統(tǒng)實施后會計工作交接形式的變革

《規(guī)范》中規(guī)定的會計工作交接，比較注重具體實物資料傳遞及崗位職責的劃分，即重視有形資料的交接，而在實施ERP系統(tǒng)后，各崗位都是信息處理流程中的一個環(huán)節(jié)，都具有獨立于其他崗位的系統(tǒng)操作流程和系統(tǒng)操作權限，對于信息資源和系統(tǒng)職責的切換、更替和轉移顯得更加重要。

因此，筆者建議電網企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)后，應增加以下內容：一是系統(tǒng)操作權限的交接，應在工作交接記錄后附上系統(tǒng)操作權限交接表，詳細列明該崗位的操作權限等；二是系統(tǒng)操作流程的交接，原崗位人員應將完整的流程操作信息、業(yè)務流程要點、流程管理信息及相關資料一并交接，以便新接人員能在最短時間內熟悉新崗位工作。

二、ERP系統(tǒng)實施后會計憑證類型的變革

《規(guī)范》中對會計憑證類型的規(guī)定是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證， 但在ERP系統(tǒng)這樣一個高度集成的平臺上，大量會計憑證產生于業(yè)務發(fā)生時刻，記賬憑證只是反映整個信息流轉流程的一個環(huán)節(jié)。

因此，筆者建議電網企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)后，不應再拘泥于傳統(tǒng)會計憑證類型設置，應根據本企業(yè)流程設計，靈活設置憑證類型，目前電網企業(yè)ERP系統(tǒng)中憑證類型大概有53種，常用的將近20種，如供應商發(fā)票、資產過賬、客戶憑證等等，在打印憑證設置中，可將ERP憑證類型與傳統(tǒng)現(xiàn)金、銀行和轉賬憑證進行多對一匹配，并適當擴展憑證類型范圍，如單獨設置物資集成、項目集成憑證等等。

三、ERP系統(tǒng)實施后會計憑證附件的變革

《規(guī)范》中規(guī)定：除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證，這一點也是ERP系統(tǒng)上線后，會計人員感到最茫然的地方。在ERP環(huán)境下，一項經濟業(yè)務被劃分為好幾個環(huán)節(jié)，原始憑證與記賬憑證的關系，由原來的一對一的關系變?yōu)槎鄬σ坏年P系，例如簡單的現(xiàn)金費用報銷憑證，由一張憑證變?yōu)閮蓮?，如果仍按照《?guī)范》中的要求去做，執(zhí)行起來會非常困難，甚至造成不必要的資源浪費。

因此，筆者建議電網企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)后，對會計憑證附件不做強制要求：一是要建立憑證附件追溯機制，使每一張記賬憑證都可以追溯到原始憑證；二是統(tǒng)一規(guī)定憑證附件要求，將附件附于流程關鍵環(huán)節(jié)，對其他環(huán)節(jié)產生的憑證，如現(xiàn)金付款環(huán)節(jié)和發(fā)票檢驗環(huán)節(jié)等，可通過系統(tǒng)配置，使其能夠顯示對應的應付憑證和服務確認憑證號碼；三是對于特殊環(huán)節(jié)產生的憑證，可以規(guī)定不附原始憑證。

四、ERP系統(tǒng)實施后會計憑證審核形式的變革

《規(guī)范》中規(guī)定與填制會計憑證有關的人員，包括制證人、經辦人、會計機構負責人、會計主管等都應簽名并蓋章。該項規(guī)定確實能起到及時發(fā)現(xiàn)憑證編制錯誤，保證會計信息準確的作用，但實施ERP系統(tǒng)后，該項規(guī)定已不適用或造成重復勞動，業(yè)務人員在錄入業(yè)務信息時選擇供應商編碼、工程WBS號、資產卡片號、物料編號等，會計憑證照預設的會計事項確認標準和固化流程自動生成。

因此，筆者建議電網企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)后，應逐步取消會計憑證簽名蓋章制度，將重點放在對前端會計信息生成環(huán)節(jié)的審核上，確保業(yè)務信息處理流程、會計信息生成模式及各項信息處理指令的完整、準確，同時利用信息化手段，加強對系統(tǒng)操作日志的保存和管理，使每張會計憑證都能夠追根溯源，清晰明了。

五、ERP系統(tǒng)實施后會計檔案管理的變革

《規(guī)范》中要求所有的會計憑證、賬簿都必須打印出來，進行裝訂和存檔。而在ERP系統(tǒng)中，會計信息更加精細和準確，所有會計科目都是明細科目甚至表外科目，同時財務與物資、設備等模塊實現(xiàn)集成和聯(lián)動，業(yè)務部門只要進行業(yè)務操作，就將會產生憑證，憑證數(shù)量相當于原來的幾十倍，全部打印必將造成人力和物力的浪費，違背節(jié)約精神。同時，2015年財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），首次提出滿足一定條件的單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保管，同時完善了會計檔案銷毀程序。

因此，筆者建議電網企業(yè)可以根據自身管理需要，結合新《管理辦法》規(guī)定，確定會計檔案的形式和規(guī)模。一是對于集成憑證，可通過打印清單形式保管，清單上顯示憑證編號、記賬日期、科目編碼、制證人等信息，等同于會計憑證；二是加強電子會計檔案管理，明確形成、傳輸、存儲和移交流程，規(guī)定元數(shù)據和讀取平臺的移交方式，同時對電子發(fā)票的開具、接收和存儲，對僅以電子形式歸檔保存的條件等進行系統(tǒng)建設和配置，對不改變明細科目發(fā)生額及余額的會計憑證、對內部銀行的收付款通知單等，可不再打印紙質單據，逐步提高電子檔案比重；三是建立會計檔案銷毀鑒定機制，將檔案館、審計、監(jiān)察、科信等部門納入鑒定小組，至少每年組織一次鑒定工作，形成鑒定報告，上報單位負責人，對大量失去保存價值、遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案應銷盡銷，經鑒定需繼續(xù)保存應單獨立冊，重新規(guī)定保管期限，以節(jié)約存儲空間，避免資源浪費。

綜上所述，電網企業(yè)全面實施ERP系統(tǒng)，是一項涉及生產經營和管理的復雜系統(tǒng)工程，必然對會計基礎工作帶來巨大沖擊和影響，因此筆者一方面建議有關部門及時對會計基礎工作規(guī)范進行修訂，增加ERP系統(tǒng)下的規(guī)范做法；另一方面，會計人員也要積極改變原有的思維定勢 ， 優(yōu)化專業(yè)知識結構，逐漸改變會計基礎工作方面的一些傳統(tǒng)做法，更多依靠ERP系統(tǒng)的控制體系實現(xiàn)監(jiān)督與控制，實現(xiàn)電網企業(yè)會計基礎工作與ERP系統(tǒng)的互融互通。

作者簡介：

代鑫（1980.06-），男 ，河北省唐山市人，本科，高級會計師，工作單位：國網天津市電力公司 研究方向財務管理

張桂新（1980.05-），女，天津市人，本科，職稱高級會計師 職務，工作單位：國網天津武清供電有限公司 研究方向 財務管理