從內(nèi)部控制角度加強應收賬款管理的問題探討

夏志偉

摘要：應收賬款是企業(yè)的重要資產(chǎn)，應收賬款管理的優(yōu)劣直接關系到資金能否充足順暢。本文以COSO的企業(yè)內(nèi)部控制整合框架理論為基礎，從控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通以及監(jiān)督五個方面探討了企業(yè)加強應收賬款管理的方法和途徑。

關鍵詞：應收賬款管理 內(nèi)部控制

應收賬款主要是指企業(yè)因銷售商品、提供勞務，應向購貨、接受勞務的另一方收取的款項。在現(xiàn)實中，應收賬款管理的優(yōu)劣直接關系到企業(yè)的資金能否充足順暢，可以說加強應收賬款的管理是確保企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的重要手段。因此可以從COSO的企業(yè)內(nèi)部控制角度出發(fā)，實現(xiàn)對應收賬款的有效管理。

一、控制環(huán)境

控制環(huán)境是企業(yè)的基調(diào)，直接影響員工的控制意識。它提供了內(nèi)部控制的約束和結構，是其他內(nèi)部控制要素的基礎。

（一）建立獨立的信用管理部門

企業(yè)應收賬款大多由業(yè)務部門和財務部門分別管理，財務人員處于監(jiān)控地位。但由于財務人員對客戶情況了解不全面，導致銷售部門和財務部門在管理上難以協(xié)同。實際上，企業(yè)信用風險管理是專業(yè)性、技術性和綜合性較強的工作，涉及到財務、營銷、信貸、法律等專業(yè)知識和綜合技能，須特定的部門或組織才能完成，其中對應收賬款賒銷的信用管理需要專業(yè)人員從各個角度進行大量的調(diào)查分析和管理控制。因此，設立由企業(yè)高管直接分管的獨立信用管理職能部門對于應收賬款的內(nèi)控環(huán)境建立尤為重要。

（二）建立科學的信用政策

企業(yè)應該通過各種渠道了解自己面對的是怎樣的客戶。無論新老客戶，當對方堅持賒購時，必須對其進行全方位的信用調(diào)查，就其資產(chǎn)狀況、財力狀況、經(jīng)營能力、以往業(yè)務記錄、償還貸款能力等進行深入的調(diào)查，根據(jù)調(diào)查的結果評定其信用等級，并制定科學合理的信用政策。

二、風險評估

只要有經(jīng)營決策，就有風險。企業(yè)的管理者必須決定準備承受多大的風險，并使風險維持在可控的范圍內(nèi)。

（一）明確應收賬款管理的目標

根據(jù)COSO對風險評估的定義，風險評估的前提條件是明確目標。對于企業(yè)而言，其最終的目標是規(guī)范賒銷業(yè)務，避免壞賬損失，求得利潤最大化。

（二）確定可能風險

一旦目標被確定，就要對實現(xiàn)目標的風險進行分析。應收賬款所面臨的風險處于業(yè)務活動層面，例如形成壞賬，被迫籌資，主營業(yè)務收入減少等等。

（三）合理評估風險

分析風險的方法多種多樣，可以參考歷年的實踐經(jīng)驗，結合當前的經(jīng)濟、政治環(huán)境以及行業(yè)周期，采用定性與定量相結合的方法，對識別的風險進行排序。對于后果沒有重大影響且發(fā)生概率很低的風險為排序靠后的風險，通常不需要重點關注；對于后果具有重大影響且發(fā)生概率極大的風險為排序靠前的風險，應給予最大的關注。

三、控制活動

COSO報告中認為，控制活動是指對所確認的風險采取必要的應對措施，以保證管理當局的指令得以執(zhí)行的政策和程序，它是內(nèi)部控制體系的核心部分?；贑OSO框架，企業(yè)應對應收賬款活動進行全面控制。

（一）不相容崗位相互分離

企業(yè)應確保處理銷售與收款業(yè)務的不相容崗位相互分離。具體如下：

（1）賒銷合同的審批、簽訂崗位與客戶信用管理的崗位相分離。接受客戶訂單的營銷人員不能直接批準賒銷，賒銷必須同時得到獨立的信用管理部門批準。

（2）銷售開票、發(fā)貨、收款、記賬職務應當分離。應收賬款記錄人員不能擔任該賬目的核實工作。

（3）壞賬準備的計提與審批的崗位應相分離，同時壞賬的核銷與審批也不能由同一人擔任。

此外，按照財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范---銷售與收款》的規(guī)定，應當建立應收賬款業(yè)務的崗位責任制，并根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務的人員進行崗位輪換或者區(qū)域調(diào)整。

（二）規(guī)范賒銷合同

企業(yè)經(jīng)濟往來，多數(shù)是通過合同約定的，因此應當規(guī)范賒銷合同的管理。

（1）規(guī)范賒銷合同的簽訂。規(guī)范合同正式訂立前的談判、資格審查與草擬等流程，分類別統(tǒng)一格式、內(nèi)容，使其符合國家及行業(yè)有關規(guī)定和自身利益。

（2）規(guī)范賒銷合同信用等級制度?？梢罁?jù)信用等級分為高、中、低，采用抓大放小的原則，信用等級高、賒銷時間長、金額較大的合同應由公司高管參與決策，將其控制在公司層面，其余的由不同的職能部門參與決策簽訂。

（三）規(guī)范銷售發(fā)票的控制管理

銷售發(fā)票是賒銷業(yè)務的真實記錄，是收取貨款的依據(jù)。銷售發(fā)票開具后，營銷人員要與客戶發(fā)票接收人員盡快辦理交接，并取得收票憑據(jù)。財務人員加強與客戶核對，及時發(fā)現(xiàn)發(fā)票是否入賬，以及未入賬原因，確保作為收款依據(jù)的發(fā)票的安全性。

四、信息溝通

COSO理論中的“信息與溝通”要求企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關的信息。

（一）內(nèi)部溝通

信用管理部門、財務部門、銷售部門之間應做到定期溝通。各部門通過財務資料、經(jīng)營管理資料、信用評級信息等，共享信息資源。同時，高層管理者應定期組織召開由銷售部門、財務部門、信用管理部門中層管理者參加的會議，討論公司賒銷情況，應收賬款余額及賬齡情況，下一步銷售的趨勢。此外，可以專題討論重大拖欠賬款，以便采取相應措施。

（二）外部溝通

貨款回收最忌諱拖，時間越長，越易形成壞賬，因此要加強與客戶的溝通。有時并非客戶惡意拖欠，只是由于票據(jù)傳遞或賬務處理上出現(xiàn)了失誤，導致貨款未回收。這樣的問題只要通過及時有效的溝通就能夠得到控制。

（1）由財務部向客戶提供對賬單，并且電話通知客戶的相關經(jīng)手人查收，以此來促使客戶及時對賬。若余額不符，及時反饋信息，找出原因。

（2）根據(jù)合同條款約定即將到期的應收賬款，可以以書面形式督促客戶按時付款。

（3）對于逾期沒有還款時，可電話催討，并就客戶逾期不歸還欠款的原因做具體分析。若確屬短期資金困難，可向相關領導申請延長還款期限；若屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題導致客戶拒絕付款的，應及時向公司反饋信息；若屬于惡意拖欠，應上門催收，甚至以法律手段維權。

五、內(nèi)部監(jiān)督

應收賬款內(nèi)部控制管理中，應當發(fā)揮“監(jiān)督”要素的作用。監(jiān)督是實時過程，與經(jīng)營管理活動緊密結合，隨時進行自我評估和內(nèi)部監(jiān)督。監(jiān)督可以確保應收賬款內(nèi)部控制系統(tǒng)持續(xù)有效運行。具體可以分為兩種形式：

（一）全程監(jiān)控

企業(yè)應當將全程的持續(xù)性監(jiān)督活動根植于應收賬款的控制活動中，即加強對銷售與收款的過程控制和跟蹤管理，對異常情況及時形成報告，立即采取措施妥善處理。

（二）內(nèi)部審計

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的特殊形式，是對內(nèi)部控制的再控制。內(nèi)部審計機構作為企業(yè)內(nèi)部重要的獨立評估機構，其對應收賬款的審計應當貫穿銷售、發(fā)貨、驗收、調(diào)試、記錄、收款和信息披露全過程，找出應收賬款業(yè)務流程中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。對賒銷業(yè)務的內(nèi)部審計應抓住幾個關鍵點：

1、賒銷合同控制的內(nèi)部審計

對賒銷合同的內(nèi)部審計，主要是證實賒銷合同的信貸審批是否按規(guī)定進行?？呻S機抽查一定比例的賒銷信貸批準文件，檢查這些文件是否附有相關資信文件。

2、銷售發(fā)票控制的內(nèi)部審計

發(fā)票是應收賬款形成的重要憑據(jù)，同時也是較容易發(fā)生弊端或者錯誤的一個環(huán)節(jié)。因此，內(nèi)部審計部門在對銷售發(fā)票進行檢查的時候，抽取被審發(fā)票的數(shù)量應適當?shù)財U大，使樣本更具有代表性。

3、應收賬款余額的審計

內(nèi)部審計人員可通過抽查應收賬款賬齡分析表、壞賬記錄、詢證函等相關資料，檢查應收賬款余額的真實性、準確性。

六、結束語

綜上所述，應收賬款是企業(yè)的重要資產(chǎn)，企業(yè)可以從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，通過改進和完善控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控這五個方面，對應收賬款管理制度進行更為合理的設計，確保企業(yè)取得收益、規(guī)避風險，持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻：

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