積極開展二級物資集中采購進(jìn)一步提升油田物資保障能力

樊慶華(青海油田物資裝備公司 甘肅 敦煌 736202)

引言

二級物資是一級物資管理目錄以外的物資，由地區(qū)公司采購和管理。二級物資品種繁雜，零星，采購頻次高。主要集中在設(shè)備、儀表備品、配件；二、三類機(jī)電產(chǎn)品(電器原件、日用電器、緊固件、小型機(jī)械、一般工具、建筑五金)；工礦配件、汽車配件、勞保、雜品、橡膠制品等物資大類。由于這部分物資計(jì)劃性差，在接到采購計(jì)劃后，供貨周期要求緊，基本上只能一單一采，且重復(fù)采購多，造成保供難度加大。對于一個(gè)年采購總額在20億元的油田來說，這部分物資在油田物資采購總額中占采購金額的30-40%，也就是1/3多一點(diǎn)。雖然二級采購物資在采購資金和供應(yīng)工作量上比一級采購物資少的多，但由于二級物資需求零星的特點(diǎn)，使油田物資采購管理部門花費(fèi)大量的精力，忙于供應(yīng)急料，忙于完成合同簽訂。在具體工作中仍然經(jīng)常遇到保障供應(yīng)難，價(jià)格控制難，招投標(biāo)難，質(zhì)量控制難等問題。油田的快速發(fā)展，對油田物資采購管理工作提出了更高的要求。特別是做為青海油田，地處偏遠(yuǎn)，一般常用物資，最近也要在相距上千公里的城市采購，供應(yīng)戰(zhàn)線長，運(yùn)輸周期長，零星采購成本必然較高。油田二級物資采購管理，面臨提高效率，降低成本，提高保障能力的挑戰(zhàn)。積極探索二級物資保障供應(yīng)的有效方式，成為適應(yīng)油田快速發(fā)展的客觀要求。

一、加強(qiáng)對二級物資集中采購重要性的認(rèn)識(shí)

1.二級物資集中采購是集中采購工作的重要組成部分

二級采購物資與一級采購物資，是相輔相成的關(guān)系。做好一級物資集中采購，對二級物資集中采購起到示范和引領(lǐng)作用。做好二級物資集中采購，為一級物資集中采購進(jìn)一步擴(kuò)大范圍，提供支持。集中采購管理工作，特別是要包括二級物資集中采購在內(nèi)，在制度設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程、操作方法上統(tǒng)籌考慮，才能使集團(tuán)公司物資采購管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)更加符合實(shí)際。一級物資集中采購三年來的發(fā)展實(shí)踐和取得的成績，堅(jiān)定了油田物資采購管理部門做好集中采購的信心。但是，對二級物資集中采購與一級物資相比，發(fā)展及不平衡，二級物資的集中采購工作還沒有引起相應(yīng)的重視?？梢哉f，二級物資集中采購滯后，已成為制約集中采購工作繼續(xù)發(fā)展的重要因素。要不斷擴(kuò)大集中采購成果，就必須積極推動(dòng)二級物資集中采購工作。

2.二級物資集中采購可以降低采購風(fēng)險(xiǎn)

二級物資集中采購，通過集中資源，集中市場，可以改變由于油田物資采購管理部門因市場信息不暢，不能準(zhǔn)確把握產(chǎn)品供應(yīng)渠道、價(jià)格和質(zhì)量的被動(dòng)局面。在集中采購過程中，通過供應(yīng)商的優(yōu)選和評審，可以為招投標(biāo)工作中，執(zhí)行公開招標(biāo)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參加招投標(biāo)提供選商依據(jù)。集中采購是一項(xiàng)透明度較高的工作，一級物資集中采購形成了透明的價(jià)格發(fā)現(xiàn)機(jī)制，規(guī)范了采購價(jià)格，這也是一級物資集中采購成功之處之一。二級物資采購要充分借鑒此作法，它可以有效控制和減少因二級物資采購，在選商、詢價(jià)定價(jià)階段所形成的風(fēng)險(xiǎn)。選商和定價(jià)是二級物資采購的難點(diǎn)之一。通過集中采購，可以較好的降低和減少采購風(fēng)險(xiǎn)。

3.二級物資集中采購是油田提升物資采購管理水平的發(fā)展機(jī)遇

二級物資集中采購，是針對二級物資零星采購，一單一采這種傳統(tǒng)方式的變革。主要目的是進(jìn)一步提高二級物資保障能力，降低采購成本，提高供應(yīng)效率。二級物資集中采購，是對企業(yè)原有的物資采購管理體制和機(jī)制的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是物資管理部門加強(qiáng)管理，提升水平的一次發(fā)展機(jī)遇。二級物資集中采購，面臨進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理，加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，不斷提高專業(yè)化水平和人才隊(duì)伍建設(shè)的問題。它將成為油田做好集中采購管理工作的長期要求。

二、積極開展二級物資集中采購的有利條件

1.一級物資集中采購為油田開展二級物資集中采購起到示范和引領(lǐng)作用

一級物資集中采購三年的發(fā)展實(shí)踐證明，集中采購，極大的提高了采購效率，規(guī)范了采購行為，降低了采購成本，提高了油田物資的保障能力。油田物資采購管理相關(guān)人員，參加了不同類別一級采購物資的集中采購工作，學(xué)習(xí)了集中采購相關(guān)政策和具體操作方法，為油田開展二級物資集中采購提供了智力支持。油田物資采購管理部門通過學(xué)習(xí)一級物資在采購管理、計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理等方面的一系列的規(guī)章制度，通過參加總部組織的集中采購研討和培訓(xùn)，為提升二級物資集中采購管理水平奠定了基礎(chǔ)。通過積極開展二級物資集中采購，油田物資采購管理部門才能不斷為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值，才能使物資采購管理工作成為企業(yè)的“第三利潤源”。油田開展二級物資集中采購的條件已經(jīng)成熟。

2.油田建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化為開展二級物資集中采購創(chuàng)造條件

油田對標(biāo)管理的不斷深入，油田地面工程廠站建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，從管理和設(shè)計(jì)源頭為油田開展二級物資集中采購創(chuàng)造了條件。在標(biāo)準(zhǔn)化廠站建設(shè)中，大量工藝安裝設(shè)備要在機(jī)械廠加工預(yù)制成一體化的撬裝設(shè)備，對設(shè)備、材料的選型，規(guī)格要求統(tǒng)一。油田物資采購管理部門，要緊密結(jié)合油田廠站標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，積極主動(dòng)收集整理相關(guān)資料，要建立工程項(xiàng)目建設(shè)物資采購管理檔案，分析設(shè)備、材料選型及消耗規(guī)律，編制《標(biāo)準(zhǔn)化廠站建設(shè)物資目錄》。通過制定物資采購發(fā)展戰(zhàn)略，為二級物資集中采購創(chuàng)造積極的條件。

3.信息建設(shè)為開展二級物資集中采購奠定了基礎(chǔ)

在總部實(shí)施集中采購以來，物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)得到快速發(fā)展。從合同管理系統(tǒng)、物資ERP管理模塊、物資采購管理信息系統(tǒng)的相繼運(yùn)行，為實(shí)現(xiàn)二級物資集中采購提供了必要條件。從物資ERP上線運(yùn)行以來，油田對大量的二級物資進(jìn)行了物資編碼管理，使油田重復(fù)采購過的物資在名稱規(guī)格、參數(shù)上與編碼、實(shí)物保持統(tǒng)一性和唯一性，確保了二級物資采購供應(yīng)消耗統(tǒng)計(jì)分析的準(zhǔn)確性，為編制《二級物資集中采購管理目錄》，進(jìn)行分類實(shí)施采購提供可靠的依據(jù)。

三、開展二級物資集中采購需要加強(qiáng)以下幾方面的工作

1.加強(qiáng)制度建設(shè)是開展二級物資集中采購的保證

二級物資集中采購，是對原有二級物資采購管理的變革。油田物資采購管理部門要建立適合油田實(shí)際的體制和機(jī)制，設(shè)置相關(guān)機(jī)構(gòu)，調(diào)整業(yè)務(wù)流程，制定和完善相關(guān)管理制度，建立相應(yīng)的管理監(jiān)督考核體系。制度建設(shè)的目的是有利于高效、快捷滿足油田物資需求，全面提升二級物資保障能力。

2.加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析是做好二級物資集中采購的基礎(chǔ)

油田物資采購管理部門做好物資采購供應(yīng)統(tǒng)計(jì)分析，是提供領(lǐng)導(dǎo)決策，制定采購策略，積極開展集中采購工作的基礎(chǔ)。要根據(jù)《石油物資管理目錄》，按照物資大類，中類、小類建立物資采購分析報(bào)告制度。通過對某類物資采購量的分析預(yù)測，對市場及供應(yīng)渠道的分析預(yù)測，形成是否采取集中采購的基本判斷，提出分步實(shí)施意見，提出相應(yīng)的采購策略。通過對二級物資采購供應(yīng)分析，按照物資類別，篩選出占用采購資金額較大的物資。對適合集中采購的物資，制定《二級物資集中采購管理目錄》。

3.加強(qiáng)對二級物資供應(yīng)商的管理

根據(jù)制定的《二級物資集中采購管理目錄》。確定那些物資必須選擇生產(chǎn)商，那些物資選擇流通商、代理商供應(yīng)。要堅(jiān)持少量優(yōu)秀的原則。要堅(jiān)持主要與生產(chǎn)商建立供需關(guān)系的原則。由于二級物資在采購供應(yīng)過程中，不可能全部選擇生產(chǎn)商保障供應(yīng)，所以，在集中采購過程中，要選擇經(jīng)過評審?fù)ㄟ^的生產(chǎn)商，流通商、代理商參加招標(biāo)投標(biāo)工作，從源頭保障供應(yīng)商的質(zhì)量。對二級物資供應(yīng)商要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，要把服務(wù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)能力是否滿足油田需要做為重要因素。通過開展二級物資集中采購，集中采購資源必然傾向于少數(shù)優(yōu)秀生產(chǎn)商，流通商、代理商。從而，為調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，優(yōu)化供應(yīng)渠道，提高保障能力創(chuàng)造條件。

4.要加強(qiáng)二級物資集中采購的管理監(jiān)督考核

二級物資集中采購，在借鑒和吸收一級物資集中采購的方法和制度的同時(shí)，還要結(jié)合二級物資采購供應(yīng)特點(diǎn)，探索和制定適應(yīng)二級物資集中采購的有效方法。在集團(tuán)公司總部層面，一是要對油田二級物資集中采購工作加強(qiáng)指導(dǎo)、建立相關(guān)管理考核制度。二是要加強(qiáng)對二級物資集中采購的研討和交流，使二級物資集中采購規(guī)范有序開展。三是建立二級物資集中采購信息平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布油田二級物資集中采購結(jié)果，實(shí)現(xiàn)信息共享?？梢哉f，二級物資集中采購的水平，推進(jìn)的程度，制約著整個(gè)集中采購工作的進(jìn)一步發(fā)展。

5.集中采購為開展常用通用物資的代儲(chǔ)代銷(寄售)工作創(chuàng)造條件

集中采購，首先是集中資源，油田物資采購管理部門在充分了解油田對某類物資的需求之后，對常用通用物資以代儲(chǔ)代銷(寄售)方式保障供應(yīng)。集團(tuán)公司總部給予充分肯定，并出臺(tái)了積極開展和鼓勵(lì)代儲(chǔ)代銷(寄售)工作的指導(dǎo)意見。油田物資采購管理部門要區(qū)別那些物資實(shí)行實(shí)物(帶量)代儲(chǔ)，那些物資實(shí)行(定商定價(jià))代儲(chǔ)。對實(shí)行實(shí)物(帶量)代儲(chǔ)的物資，要根據(jù)消耗情況，做好帶量采購，要確定合理的儲(chǔ)備定額，做好庫存管理。對實(shí)行(定商定價(jià))代儲(chǔ)物資，根據(jù)預(yù)測需求，確定供應(yīng)商和價(jià)格(定商定價(jià))。在實(shí)際操作中，重點(diǎn)是滿足及時(shí)、方便、快捷保障供應(yīng)。

結(jié)束語

二級物資采購管理，是集團(tuán)公司物資采購管理工作的重要組成部分。集中采購工作在兩個(gè)管理層級相繼開展，對石油物資采購管理工作走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的發(fā)展道路將起到積極助推作用。積極推動(dòng)二級物資采購，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)油田物采購資管理工作中存在的問題，可以促使油田物資采購管理工作科學(xué)、高效、規(guī)范運(yùn)行，可以在制度和程序上有效降低采購風(fēng)險(xiǎn)。油田的快速發(fā)展，要求油田物資采購管理部門必須不斷的提高專業(yè)化水平，不斷提升保供能力，為油田的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。