試論高校圖書館數(shù)據(jù)管理體系的構(gòu)建

張紅巖

【摘 要】數(shù)據(jù)管理工作對高校的教學管理和科研意義重大，國外一些高校圖書館已經(jīng)開展或者準備開展此項工作。我國本領域研究起步較晚，成果較少，擬就高校圖書館開展數(shù)據(jù)管理的目的與意義；高校圖書館數(shù)據(jù)管理平臺構(gòu)建的基本原則；數(shù)據(jù)管理體系整體框架和角色分工等問題進行論述。

【關鍵詞】高校；圖書館；數(shù)據(jù)管理；體系構(gòu)建

0 引言

現(xiàn)代意義上的數(shù)據(jù)管理是利用計算機和通訊技術對數(shù)據(jù)進行有效的收集、整理、存儲、分析和應用，提高數(shù)據(jù)的管理效率，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值。數(shù)據(jù)管理的主要內(nèi)容包括明確數(shù)據(jù)管理主體、建立數(shù)據(jù)質(zhì)量標準、加強數(shù)據(jù)生命周期全過程管理等。

對于高校而言，數(shù)據(jù)管理工作具有重要意義，高校不僅有大量科研數(shù)據(jù)，而且還有大量的教學和日常工作數(shù)據(jù)。它們都是高校在科研和教學過程中積累的寶貴財富，具有重大的現(xiàn)實和潛在利用價值。澳大利亞、美國、英國的一些大學圖書館已經(jīng)開展了數(shù)據(jù)管理業(yè)務[1]，

1 高校圖書館開展數(shù)據(jù)管理的目的與意義

（1）開展規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理是保持數(shù)據(jù)真實性和有效性的必要手段。

很多高校沒有對數(shù)據(jù)管理工作引起足夠的重視，沒有專門的機構(gòu)和人員從事數(shù)據(jù)管理工作或者管理人員缺乏專門的技能。缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理制度和管理平臺，數(shù)據(jù)的錄入和修改缺乏嚴格的管理程序。

（2）開展規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理有助于實現(xiàn)資源共享，提高資源利用率。

文獻[2]認為，科技數(shù)據(jù)只有在充分流動和共享中才能體現(xiàn)出它的科學價值、經(jīng)濟價值和社會價值，這是提出數(shù)據(jù)共享政策的重要依據(jù)?，F(xiàn)代數(shù)據(jù)管理充分利用信息技術的優(yōu)勢，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)管理平臺，不僅可以實現(xiàn)學校內(nèi)部部門間的數(shù)據(jù)共享，而且可以實現(xiàn)學校間的數(shù)據(jù)共享，從而使數(shù)據(jù)的潛在價值得到最大限度的發(fā)揮。

（3）開展規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理是進行數(shù)據(jù)挖掘和決策支持的前提。

我們應該打破傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理重視收集和存儲的觀念，利用SPSS等功能強大的數(shù)據(jù)挖掘軟件重點進行數(shù)據(jù)的深入、全面、系統(tǒng)的挖掘和分析，揭示數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系，探索科研和工作中的規(guī)律性知識，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的增值和知識創(chuàng)造，進而為決策提供有價值的參考。

（4）開展規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理是提高管理水平，進行科學管理的有力工具。

通過科學的數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題和漏洞，有助于提高管理的科學性，降低管理的成本和風險。

（5）開展規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理是圖書館提高服務水平、拓寬服務領域的迫切需要。

圖書館必須緊跟用戶的信息需求，拓寬服務領域，開展數(shù)據(jù)管理業(yè)務，為學校的科學管理和科學研究提供全方位的、嵌入式的數(shù)據(jù)服務。只有這樣，圖書館才能很好履行大學學術支持中心的使命，得到學校普遍認可。

2 高校圖書館數(shù)據(jù)管理體系構(gòu)建的基本原則

（1）轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一認識，從全局的高度認識數(shù)據(jù)管理的重要性。

首先要認識到數(shù)據(jù)管理不是圖書館一個部門能完成的工作，需要學校領導層的高度重視，需要學校層面的統(tǒng)一安排和部署，并提供相應的人力物力支持，各有關部門互相配合、互相協(xié)調(diào)才能做好這項工作。

（2）建章立制、明確職責，完善相應的規(guī)章制度和標準體系。

要建立全面的數(shù)據(jù)質(zhì)量保障機制，建立數(shù)據(jù)的監(jiān)控和定期檢查機制，特別是嚴格控制基礎數(shù)據(jù)的質(zhì)量。還要建立數(shù)據(jù)管理的效益評估機制；通過數(shù)據(jù)管理給教學科研帶來的實際利益，比如節(jié)約成本、提高效率、簡化流程；通過數(shù)據(jù)管理對各種風險的管控效果。

我們要制定并實施科學合理的數(shù)據(jù)標準體系，對數(shù)據(jù)的收集、轉(zhuǎn)換、組織、存儲、利用、分析等各個環(huán)節(jié)進行嚴格規(guī)范，確保不同部門和不同操作人員工作的一致性和連貫性，減少工作中的隨意性，避免數(shù)據(jù)的格式混亂。

（3）建立專門機構(gòu)，配備相應人員開展專業(yè)化數(shù)據(jù)管理工作

有必要成立由圖書館和學校信息化部門牽頭，其它各部門參與的數(shù)據(jù)管理工作組，負責數(shù)據(jù)管理工作的具體實施和各部門間的協(xié)調(diào)，并為各部門進行的數(shù)據(jù)管理工作進行具體指導。保證數(shù)據(jù)管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實施、統(tǒng)一管理。

（4）加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，建立全面的數(shù)據(jù)質(zhì)量保障機制

數(shù)據(jù)的準確性和可用性是數(shù)據(jù)管理工作的核心，所以必須對數(shù)據(jù)進行全程質(zhì)量控制，確保數(shù)據(jù)的真實、完整和有效。數(shù)據(jù)質(zhì)量管理是一項系統(tǒng)工程，涵蓋數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的預防、識別、度量、分析、監(jiān)控、清洗等內(nèi)容。

（5）做好數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全防護，確保數(shù)據(jù)的安全性

首先要對數(shù)據(jù)和相應的存儲介質(zhì)按照其重要性進行分類，賦予相應的保密級別，重要的介質(zhì)要按照實際需要進行備份，防止數(shù)據(jù)損毀丟失，并由專人進行管理，未經(jīng)允許不得隨意挪動。其次，要加強數(shù)據(jù)生命周期的全過程管理，管理過程要覆蓋數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到失去使用價值或進行銷毀的所有環(huán)節(jié)。最后，要建立定期檢查和清理制度，對重要介質(zhì)和數(shù)據(jù)要對其進行定期檢查，及時更換超過安全保存期限的介質(zhì)。

（6）立足應用，做好數(shù)據(jù)的挖掘和分析工作

首先，在系統(tǒng)構(gòu)建時要強化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，為用戶提供聯(lián)機數(shù)據(jù)分析服務，根據(jù)用戶要求在線輸出可視化分析結(jié)果。其次，圖書館數(shù)據(jù)管理機構(gòu)應該進行專業(yè)化的數(shù)據(jù)分析工作，根據(jù)教學管理和科研的需要，有重點的進行數(shù)據(jù)分析挖掘，主動提供相關研究報告，進行數(shù)據(jù)推送服務。此外，在提供豐富的分析服務的同時還要根據(jù)不同用戶對數(shù)據(jù)的不同需求提供個性化服務

3 高校圖書館數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)管理體系整體框架

整個體系框架由三層構(gòu)成，分別是戰(zhàn)略層、控制層、技術層。戰(zhàn)略層是對數(shù)據(jù)管理工作的總體規(guī)劃，負責描述數(shù)據(jù)治理的總體戰(zhàn)略、實施步驟和發(fā)展目標等綱領性內(nèi)容?？刂茖悠鹬星皢⒑蟮淖饔茫撠熋枋龊涂刂茢?shù)據(jù)管理工作的具體內(nèi)容和各模塊的具體劃分，通過組織架構(gòu)、規(guī)章制度、工作流程、標準體系、質(zhì)量控制、安全防護、權(quán)限設定和元數(shù)據(jù)管理等工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理目標。技術層關系到各項規(guī)劃功能的具體實現(xiàn)，包括系統(tǒng)開發(fā)、運維、數(shù)據(jù)組織和系統(tǒng)平臺的測試等內(nèi)容。

3.2 數(shù)據(jù)管理角色和職責分工

數(shù)據(jù)認責是數(shù)據(jù)管理工作的核心內(nèi)容之一，數(shù)據(jù)管理的參與者主要包括以下幾類：數(shù)據(jù)所有者包括科研人員和各單位，他們是數(shù)據(jù)管理的重要參與人，他負責按照相關規(guī)定提交基礎數(shù)據(jù)。錄入人員由各院系和部門指定，負責從所在單位的數(shù)據(jù)所有者接受數(shù)據(jù)，對其進行初步審核，按照數(shù)據(jù)所有者的要求和有關規(guī)定進行數(shù)據(jù)錄入。管理員是整個數(shù)據(jù)管理團隊的總協(xié)調(diào)者，由圖書館數(shù)據(jù)管理館員和學校信息化部門的人員組成，負責各項數(shù)據(jù)管理制度的具體落實和數(shù)據(jù)庫的日常管理與維護。用戶需求是數(shù)據(jù)管理工作的出發(fā)點和落腳點，用戶需要掌握數(shù)據(jù)庫使用的方法和技能，熟悉數(shù)據(jù)庫的功能，按照要求合理是利用數(shù)據(jù)資源。同時，用戶還可以向數(shù)據(jù)所有者和錄入人員提出使用數(shù)據(jù)庫過程中存在的各種問題。

4 結(jié)語

數(shù)據(jù)管理既是一項重要的基礎性工作，又是一項復雜的系統(tǒng)性工作，需要學校各個部門共同參與。數(shù)據(jù)管理體系框架的構(gòu)建是數(shù)據(jù)管理工作的基礎，它為數(shù)據(jù)管理工作的真正實現(xiàn)提供了保障，所以要科學、系統(tǒng)的進行規(guī)劃。我們要立足于應用進行數(shù)據(jù)管理工作，提高數(shù)據(jù)服務能力和服務水平，不斷拓寬數(shù)據(jù)應用領域和應用范圍，提供深入、全面的分析成果。

【參考文獻】

[1]李曉輝.圖書館科研數(shù)據(jù)管理與服務模式探討[J].中國圖書館學報，2011，（9）：46-52.

[2]孫九林，等.我國科技數(shù)據(jù)管理和共享服務的新進展[J].世界科技研究與發(fā)展，2002，（5）：15-18.

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