論科技檔案在企業(yè)中的重要性

母燕娥

【摘 要】科技檔案管理是企業(yè)檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，下面就科技檔案的重要性做簡要闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案；科技檔案；重要性

檔案是原始記錄的歷史記錄，這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。檔案不同于一般的歷史遺物，它具有很強(qiáng)的記錄性，所以檔案具有很高的查考價(jià)值。不同于一般的信息資料，是特定的形成者直接使用的有保存價(jià)值的文件，不是事后編寫的材料，具有原始性特點(diǎn)。檔案以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點(diǎn)，區(qū)別與其它資料。檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮它的效用。檔案是民族文化的集中體現(xiàn)、歷史文化的積累、歷史文化的傳承手段和文化創(chuàng)新基礎(chǔ)。檔案是一項(xiàng)集管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性和條件性于一體的工作。檔案包括很多種，而在生產(chǎn)單位，檔案的一個(gè)大項(xiàng)就是科技檔案。

科技檔案分類主要是根據(jù)基建期、生產(chǎn)期、維護(hù)期等劃分的。而在各行各業(yè)中的科技檔案分類又各不相同，但具體內(nèi)容沒有大的差別，只是編目，歸類等稍有不同而已。比如電力系統(tǒng)的科技檔案包含到了各方各面，劃分起來卻一目了然，如8類指基本建設(shè)，其中又按專業(yè)等劃分為：綜合、燃料、鍋爐等共九種；9類設(shè)備又按專業(yè)等劃分有九種，其中各專業(yè)下又劃分了各種類別。所以說科技檔案囊括的內(nèi)容包括了一個(gè)企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)部門，是一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)的基石。

在一個(gè)企業(yè)中不論施工期、試用期還是生產(chǎn)期都離不開科技檔案，如果說生產(chǎn)是一個(gè)企業(yè)的支柱，那么科技檔案就是一個(gè)企業(yè)的靈魂，如果一個(gè)企業(yè)沒有完善的科技檔案管理體系，那么這個(gè)企業(yè)將不會(huì)是一個(gè)具有競(jìng)爭力的企業(yè)，他的前途也將會(huì)很渺茫。

以上這些不是危言聳聽，大家試想，如果沒有完整的科技檔案，那么企業(yè)面對(duì)日常的檢修維護(hù)，面臨設(shè)備檢修、設(shè)備改造以至于重大生產(chǎn)事故時(shí)又能找到何種技術(shù)依據(jù)呢，人們常說巧婦難為無米之炊，而對(duì)于一個(gè)技術(shù)人員來說，他沒有任何技術(shù)資料來做為參考，那么他又如何對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修甚至改造呢？

首先，在企業(yè)籌建期進(jìn)行工程立項(xiàng)時(shí)，各部門形成的各種請(qǐng)示文件和回復(fù)、立項(xiàng)審批的文件以及各種評(píng)估文件及各種證件等都必須及時(shí)歸檔，以備企業(yè)日后辦理各種有效證件或是上級(jí)部門檢查時(shí)利用。如果把企業(yè)比做一棵大樹的話，那么在這個(gè)階段收集的科技檔案是整個(gè)大樹的根，只有有了這些文件，整個(gè)工程的施工及企業(yè)的生產(chǎn)才合理合法，否則就是違法施工；只有保存好這些文件，才能保證以后辦理各種審批手續(xù)時(shí)有依有據(jù)，比如工程竣工驗(yàn)收，如果前期文件不完整，那么將無法進(jìn)行竣工驗(yàn)收，將會(huì)使以前所做一切工作徒勞無功。

其次，在工程施工期間，這個(gè)時(shí)間是科技檔案工作最為艱難也最為繁雜的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候要求檔案人員必須不怕吃苦，不怕繁瑣，有耐心，要細(xì)心，爭取將施工期間的所有合同技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)資料、廠家設(shè)備資料以及其他重要資料收集、整理、歸檔，保證資料的齊全、完整。這個(gè)階段是大樹的樹干，只有這個(gè)階段的科技檔案收集的齊全完整，才能保證企業(yè)在生產(chǎn)過程中能如魚得水，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。在施工期間，檔案人員有一項(xiàng)重要的工作，就是保證施工單位的竣工資料能齊全完整，能按時(shí)間，按單位工程，按專業(yè)的進(jìn)行整理，不會(huì)出現(xiàn)漏項(xiàng)的情況。這就要求檔案人員隨時(shí)下到建設(shè)施工單位，了解各施工單位施工資料是否與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，施工資料是否真實(shí)反映施工實(shí)際情況，所有參與簽字蓋章的人員是否在施工資料上適時(shí)簽字蓋章等。其中在施工期間，檔案人員要對(duì)設(shè)備資料嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照科技檔案的“三納入、四參加、四同步”的規(guī)定來做，“三納入”就是指：將檔案工作納入單位工作計(jì)劃；將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；將檔案工作納入到單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制?！八膮⒓印本褪侵福簠⒓踊üこ添?xiàng)目竣工驗(yàn)收；參加科研成果鑒定；參加設(shè)備開箱驗(yàn)收；參加產(chǎn)品試制定型鑒定、驗(yàn)收?！八耐健本褪侵福合逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科技檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。其中“三納入和四參加” 尤其重要。只有做到這些，那么科技檔案的齊全和完整就不成問題了。

又次，在工程項(xiàng)目試運(yùn)行階段，這個(gè)階段的科技檔案形成的數(shù)量不是很多，也是最容易忽略的一個(gè)重要方面，而這時(shí)的資料也是至關(guān)重要的，它能反映出基建期的一些問題，了解設(shè)備的一些缺陷，為正常生產(chǎn)運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這個(gè)階段也相當(dāng)于大樹的枝干。所以檔案人員要及時(shí)收集試運(yùn)行階段的資料，保證資料要有始有終。

最后，就是在企業(yè)正常生產(chǎn)過程中，這個(gè)階段，科技檔案才開始真正的發(fā)揮出他應(yīng)有的作用。在生產(chǎn)過程中企業(yè)日常檢修維護(hù)、機(jī)組大小修、設(shè)備技術(shù)改造以及一些事故等造成設(shè)備損壞等，均需要科技檔案的支持。這個(gè)階段，就好比是大樹的枝葉，要想讓企業(yè)長久生存，要想讓大樹枝繁葉茂，那么科技檔案的日常工作是必不可少的。

在這個(gè)階段利用科技檔案是檔案工作的重頭戲，所以檔案工作在每次形成過程中的錄入工作是必不可少的，也不允許出任何差錯(cuò)。為了方便企業(yè)工作人員查詢檔案，所以現(xiàn)在在重視檔案工作的企業(yè)一般都安裝有檔案管理系統(tǒng)軟件，以保證科技檔案的系統(tǒng)化。現(xiàn)在檔案管理已逐步步入信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案管理工作已漸成模式。管理工具由手動(dòng)轉(zhuǎn)為自動(dòng)，管理軟件也由最初的電子表格轉(zhuǎn)入系統(tǒng)管理軟件。信息存儲(chǔ)方式由紙質(zhì)資料逐漸向電子、影像等資料發(fā)展。存儲(chǔ)設(shè)備更是越來越先進(jìn)。所以可以看出國家乃至整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案工作是越來越重視了。這也側(cè)面證明了檔案工作的重要性。檔案信息數(shù)字化的技術(shù)手段有：數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性、安全性、效益性原則。

科技檔案的收集、整理、歸檔工作不是任意而為之，是有一定的文件依據(jù)和規(guī)章制度的支持的，所謂鳥無頭不飛，所有的科技檔案管理工作的實(shí)施都離不開《中華人民共和國檔案法》，所有制度的制定和執(zhí)行都離不開這個(gè)大框。比如，項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的整理與移交符合DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及GB/T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。之后又有GB/T11822-2008等多個(gè)檔案管理文件的支持。

企業(yè)要想發(fā)揮科技檔案的作用，光靠國家出臺(tái)的一些制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)閲页雠_(tái)的制度是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，要想使制度真正的落到實(shí)處，企業(yè)必須出臺(tái)一些切合實(shí)際的，行之有效的制度和方法，才能充分發(fā)揮出科技檔案的重要性。比如科技檔案常用的管理制度有：科技檔案管理制度；聲像檔案收集、保管制度；檔案借閱管理制度；檔案保密管理制度；檔案庫房管理制度；檔案銷毀制度；檔案保管制度；“三納入、四參加、四同步”制度等。其中“科技檔案管理制度”又可細(xì)分為：科技檔案歸檔制度、科技檔案下發(fā)制度、科技檔案整理制度等。任何檔案人員都不能隨便對(duì)科技檔案進(jìn)行整理和歸檔，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度工作。也正是有這些支持性的文件和規(guī)范，所以在企業(yè)工作人員利用檔案時(shí)才會(huì)及時(shí)、準(zhǔn)確的為大家提供服務(wù)。

在很多人的心里，都覺得檔案工作很簡單，科技檔案工作不重要，在這里，我要告訴所有人，一個(gè)企業(yè)只有有了科技檔案的支撐，他在企業(yè)激烈的競(jìng)爭中才會(huì)立于不敗之地，他的明天才會(huì)更輝煌。

[責(zé)任編輯：楊玉潔]