科技期刊審稿專家信息的更新與完善
——以《生物醫(yī)學工程與臨床》為例

齊 燁 崔 浩

科技期刊審稿專家信息的更新與完善
——以《生物醫(yī)學工程與臨床》為例

齊 燁 崔 浩

［摘 要］為了解決稿件送審困難問題，必須對科技期刊審稿專家信息進行定期更新與完善。針對稿件送審中存在的問題，介紹修改更新與收集查找審稿專家信息的方法，提出細化的評價指標，分析審稿專家信息完整度、信息更新率和外審稿件審回率情況。研究結(jié)果表明，通過修改與補充完善審稿專家的信息，專家信息完整度為98.21%，大部分的專家研究方向得到更具體的劃分；提醒審稿專家更新通訊信息后，專家信息的變更率為1.49%，更新后的專家信息庫在通訊信息方面達到了較高的準確率；統(tǒng)計稿件拒審率為1.05%，對不能履行審稿職責的專家將其從審稿專家信息中剔除，對暫時不能審理稿件的專家，可在專家信息表的備注欄注明情況，并記錄暫停審稿的起止時間，待時間結(jié)束后，可安排送審。因此，利用該方法編輯可及時了解審稿專家目前情況，還可隨時修改和補充信息，提高審稿專家信息的完整性和權(quán)威性，保證發(fā)表文章的質(zhì)量，促進科技期刊的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］審稿專家；科技期刊；信息更新；稿件

［作 者］ 齊燁、崔浩，天津市第三中心醫(yī)院。

科技期刊的專家審稿是稿件編輯過程中一個重要環(huán)節(jié)，它能協(xié)助編輯部把好質(zhì)量關(guān)，幫助編輯對論文的取舍做出正確決定，對論文的研究內(nèi)容和意義做出評價，同時指出文章的具體不足之處，為作者提供詳細、專業(yè)的修改意見。它是編輯決定稿件取舍的重要參考依據(jù)，是保證期刊質(zhì)量的重要因素。然而，審稿專家信息的缺失、過時導致編輯無法準確選擇審稿人，稿件送審困難，進而造成了編輯部工作效率低下，稿件送審常出現(xiàn)延誤現(xiàn)象。為了解決這一問題，《生物醫(yī)學工程與臨床》編輯部對審稿專家數(shù)據(jù)進行了更新與管理，現(xiàn)已形成一套系統(tǒng)的方法，并得到了充分的利用，現(xiàn)將研究成果予以闡述。

一、稿件送審困難的原因分析

（一）審稿專家信息內(nèi)容分類

目前，審稿專家信息按內(nèi)容可分為三大類［1］：（1）身份信息，包括：姓名，性別，民族，籍貫，學歷，職稱，政治面貌，行政職務(wù)。（2）學科專業(yè)信息，包括：研究方向/從事的工作，技術(shù)專長，科研課題，獲獎情況，發(fā)表論文或論著，學術(shù)專職。（3）通訊信息，包括：郵箱，電話，工作單位，通訊地址。

（二）稿件送審過程中存在的主要問題

編輯在送審過程中，常出現(xiàn)稿件送審地址無效、專家拒審現(xiàn)象，究其原因在于審稿專家聯(lián)系信息變更，如郵箱、電話、通訊地址、工作單位等，以及對審稿專家專業(yè)特長、主要從事的工作/研究、科研成果等信息掌握不全面，造成稿件送審困難。審稿專家郵箱、電話變更，都會造成稿件送外審后長時間無人回應(yīng)，與專家不能取得聯(lián)系，編輯只能將稿件再次送審其他專家，延誤稿件審稿時長，造成作者對編輯部缺少信任感［2］。審稿專家學科專業(yè)信息不全，導致編輯部無法正確選擇專業(yè)對口的審稿專家，造成審稿專家給不出具體、專業(yè)的審稿意見或直接拒審稿件。此外，《生物醫(yī)學工程與臨床》編輯部為使審稿專家更深入了解本刊的辦刊情況，都會在每期出刊后給審稿專家免費郵寄樣刊，審稿專家通訊地址及工作單位的變更，都會造成期刊被退回，無人簽收的現(xiàn)象發(fā)生，這無疑造成郵資的浪費，也使審稿專家失去了解期刊的機會。

這些問題給編輯部的工作帶來極大的不便，無法將稿件送達指定的審稿人。這樣勢必會增加稿件的審理時間，從而降低工作效率和延緩出版周期等。

二、審稿專家信息的更新與完善方法

針對以上存在的問題，編輯部決定對審稿專家的信息進行定期的更新與完善，這些信息是選擇審稿專家的重要依據(jù)，因此，應(yīng)及時做好信息的查漏補缺、替換更新工作。

（一）定期群發(fā)郵件提醒審稿專家更新信息

編輯部通過E-mail方式，定時群發(fā)郵件，提醒審稿專家更新信息，可向?qū)徃鍖＜野l(fā)放基本情況調(diào)查表，并及時做好信息反饋工作。調(diào)查表內(nèi)容包括：職稱，行政職位，工作單位或部門，電話，通訊地址。如有變動，審稿專家應(yīng)及時與編輯部取得聯(lián)系，更新原有信息，以利于送審稿件的有效傳遞。同時，修改專家信息時，可能會遇到送審專家因出國訪問、外地進修等情況，將有一段時間無法審閱稿件，可在審稿專家信息表的備注欄注明情況，以及暫停審稿的起止時間，待時間結(jié)束后，可安排送審。如果審稿專家因客觀原因，如年事已高、擔任重要行政職務(wù)、社會兼職增多等原因，不愿再承擔編輯部的審稿工作，編輯可將其備注為不再審閱稿件并注明緣由［3］。這樣，通過備注信息，其他編輯也可以隨時查詢到專家信息，避免唐突送審。同時，編輯部也應(yīng)加強與審稿專家的溝通，拉近與審稿專家距離，使專家自覺更新信息表，支持本刊的工作。

（二）利用互聯(lián)網(wǎng)查詢審稿專家信息

辦公條件較好的編輯部，可借助現(xiàn)代辦公設(shè)備和INTERNET網(wǎng)絡(luò)，及時修改和補充審稿專家信息。編輯可以通過瀏覽各個網(wǎng)站了解不同研究領(lǐng)域的專家資料，納入編輯部構(gòu)建的專家?guī)熘小?/p>

1.登錄專家所在機構(gòu)的主頁。利用百度、谷歌等引擎工具，登錄審稿專家所在機構(gòu)主頁。有的機構(gòu)將“專家介紹”板塊放置在首頁，方便信息的查詢。也有的單位將“專家介紹”欄目放在首頁“就醫(yī)指南”板塊下作為子欄目。通過檢索研究機構(gòu)的方法，編輯均可方便、快捷地查詢到專家的詳細介紹，主要包括所在科室、職稱、職務(wù)、個人簡歷、主攻學科、研究方向、醫(yī)療成果等。這種是較為直接、方便的方法，但由于所在機構(gòu)網(wǎng)站介紹的內(nèi)容大部分為臨床醫(yī)生診療方面信息，對于審稿專家科研情況、工作業(yè)績等介紹不夠全面，有一定局限性。

2.利用招生簡章查詢審稿專家信息。審稿專家所在單位網(wǎng)站醫(yī)師介紹，內(nèi)容一般僅局限于醫(yī)療工作，而對于專家的科研、論著、社會兼職等信息無法得到具體查詢。編輯通過查詢本刊審稿專家職稱一欄可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)專家為碩導、博導，他們一般承擔院校的教學任務(wù)，編輯可通過審稿專家所在單位附屬醫(yī)院間接查詢其大學研究生院或研究機構(gòu)網(wǎng)站的招生簡章來獲取審稿專家信息。據(jù)此，可查列到審稿專家的詳細學科專業(yè)信息，包括研究方向、在研課題、發(fā)表的論文或?qū)ＶW術(shù)任職等。這些導師在指導學生學術(shù)論文方面經(jīng)驗豐富，對審稿也能提出比較詳細的修改意見。這些信息每年更新一次，利于審稿專家?guī)斓母隆?/p>

3.查看專家近期論文發(fā)表情況。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)查詢專家信息時會遇到有些專家個人信息在網(wǎng)站上很難被檢索到，編輯可以采用間接查詢法來獲取專家的信息。運用中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)庫等搜索專家已發(fā)表文獻，在搜索欄輸入姓名、所在機構(gòu)、學科分類等信息，了解審稿專家近年論文發(fā)表情況，對其研究方向有初步了解，再通過查閱原文獻，獲得相關(guān)信息。通過檢索審稿專家所發(fā)文章可以獲知他的個人簡介，包括研究方向，通信地址，年齡，學歷，職稱等信息。這種方法可作為編輯搜集專家信息的一種有效途徑。

（三）評價指標

專家信息更新與補充可以通過細化指標來判定，統(tǒng)計指標有三個：信息完整度、信息更新率、稿件審回率。其中，信息完整度（%）=信息完整的審稿專家數(shù)/審稿專家總數(shù)，信息變更率（%）=通訊信息變更的審稿專家數(shù)/審稿專家總數(shù)，稿件拒審率（%）=拒審稿件數(shù)量/送審稿件數(shù)量。其中，信息完整度是反映編輯利用互聯(lián)網(wǎng)對專家信息查全情況的一個指標。信息變更率是記錄全年專家通訊信息的變更指標，可間接反映期刊郵寄退回情況。稿件拒審率是審稿專家審稿能力的一個評價結(jié)果，對不能履行審稿義務(wù)的專家從審稿數(shù)據(jù)中刪除。

三、反饋結(jié)果分析

編輯部更新與完善審稿專家信息時間為2014年7月至2015年7月整年。全年共送審稿件數(shù)量為382篇，整理審稿專家信息人數(shù)為335人次。

通過完善審稿專家的信息，編輯發(fā)現(xiàn)，稿件的送審效率得到大幅度提升。分析數(shù)據(jù)可知，專家信息完整度由原來的76.72%（257/335）提高到現(xiàn)在的98.21% （329/335），大部分的專家研究方向得到更具體的劃分，編輯在送審時，可準確地把專業(yè)對口的稿件送給專家。編輯在送審時還要注意，選擇合適的審稿人除了稿件研究內(nèi)容與專家專業(yè)相近外，還需要查看該專家近5年相關(guān)研究領(lǐng)域論文發(fā)表情況。如果審稿專家只發(fā)表過幾篇文章，且發(fā)表年代久遠，可推斷專家目前對該專業(yè)領(lǐng)域的新進展、新技術(shù)的動態(tài)了解不及時，審稿專家要準確判斷稿件的學術(shù)價值就需重新查閱資料，既費時又費力。而選擇目前正在從事相關(guān)研究的審稿專家，他們了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)，同時掌握該領(lǐng)域新技術(shù)，審起稿來得心應(yīng)手，可提出具體、專業(yè)的審稿意見，對作者稿件的修改有指導意義。

提醒審稿專家更新通訊信息后，專家信息的變更率可達1.49%（5/335）。筆者總結(jié)全年專家通訊信息變更情況，雖然更新率不高，但也應(yīng)引起編輯部的重視。編輯部審稿專家中1名專家更換了手機號，2名專家工作單位發(fā)生變動，還有2名專家更改了通訊地址。統(tǒng)計數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，專家的郵箱、手機號變更情況最少，其中郵箱變更人數(shù)為零，因為郵箱地址可用來標識用戶信息，專家應(yīng)用郵箱可處理與工作有關(guān)的事務(wù)，因此不會輕易發(fā)生變動。編輯部按照專家更新后的有效地址免費郵寄期刊，期刊的退回率得到有效控制。更新后的專家信息庫在通訊信息方面達到了較高的準確率。

大部分專家都按要求在規(guī)定時間內(nèi)審回稿件并提出了具體修改意見，但也有部分專家直接拒審或拖延審稿。統(tǒng)計稿件拒審率為1.05%（4/382），分析原因發(fā)現(xiàn)，1名專家因擔任重要行政職務(wù)，無暇顧及審稿，主動提出不再審閱稿件。另外2名專家隨著年齡的增長，以身體不適等緣由拒絕審理稿件。編輯可將其備注為不再審閱稿件并注明緣由，對不能履行審稿職責的專家將其從審稿專家信息中剔除。還有1名專家因出國訪問，請求更換審稿人。編輯可在專家信息表的備注欄標注為“暫停審稿”，并記錄暫停審理的起止時間，待時間結(jié)束后，再安排送審。及時對審稿專家信息進行更新，這對縮減稿件的發(fā)表周期影響重大。

四、結(jié)語

審稿專家對于期刊質(zhì)量的把關(guān)、擴大期刊影響力作用至關(guān)重要。稿件的準確、有效地送審是對審稿專家的一種尊重，也是編輯能力的一種體現(xiàn)。然而，專家信息的缺失與過時常導致編輯無法準確選擇審稿人。因此，更新與完善審稿專家信息是十分必要的?！渡镝t(yī)學工程與臨床》編輯部通過實踐研究，總結(jié)了一套系統(tǒng)的方法。利用該方法編輯可及時了解審稿專家目前情況，還可隨時修改和補充信息，盡量做到細化到具體問題，發(fā)揮專家信息應(yīng)有的作用，提高審稿專家信息的完整性和權(quán)威性，確保每篇稿件得到客觀、公正的評價，保證每篇發(fā)表文章的質(zhì)量，促進期刊的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

【參考文獻】

［1］魏強.專家檔案信息庫的構(gòu)建和信息采集途徑［J］.蘭臺世界，2010（16）：20-21.

［2］王華生.學術(shù)稿件專家外審存在的問題與編輯控制［J］.中國出版，2012（14）：14-17.

［3］朱巖，陳培穎，歐彥，等.外審專家信息的更新與維護［J］.中國科技期刊研究，2015（9）：951-955.