參照ISO 9001條款構(gòu)建期刊質(zhì)量管理體系提升編校質(zhì)量思考

畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

參照ISO 9001條款構(gòu)建期刊質(zhì)量管理體系提升編校質(zhì)量思考

畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

期刊質(zhì)量管理體系應(yīng)以流程化管理為基礎(chǔ)，圍繞產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)制定程序，可記錄、評(píng)審后加以改進(jìn)，消除不合格項(xiàng)。各項(xiàng)管理應(yīng)體現(xiàn)適宜性、有效性、充分性，這正切合ISO 9001質(zhì)量管理體系的總要求。該文參照ISO 9001：2008中條款建設(shè)適合期刊的質(zhì)量管理體系，主要針對(duì)提高編校質(zhì)量這一重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行歸納策劃，制定管理實(shí)施流程，并參照程序記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，從測(cè)量分析數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)審，再制訂改進(jìn)措施，以期達(dá)到降低編校質(zhì)量差錯(cuò)率的目的。

質(zhì)量管理體系； 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織； 標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證； 編校質(zhì)量

[作 者]畢麗、宣艷艷、李菲菲、朱躍敏，《現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生》編輯部。

ISO 9001：2008是由國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織根據(jù)全球約100萬(wàn)個(gè)認(rèn)證企業(yè)通過(guò)多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定的國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)，是認(rèn)證企業(yè)質(zhì)量管理體系的“金標(biāo)準(zhǔn)”。它將體系中管理、生產(chǎn)、顧客三個(gè)基礎(chǔ)流程有計(jì)劃地串聯(lián)在一起，為各企業(yè)的質(zhì)量管理提供完善的規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)可適用于各種類(lèi)型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織[1]。

無(wú)論是學(xué)術(shù)期刊還是科技期刊，編校質(zhì)量都是期刊的生命。在期刊質(zhì)量管理體系中，更應(yīng)將提高編校質(zhì)量作為重點(diǎn)，使實(shí)施過(guò)程受控并能進(jìn)行評(píng)審。本文參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)中的條款，制定符合本期刊的編校程序，以期通過(guò)程序記錄、數(shù)據(jù)測(cè)量分析，發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，制定改進(jìn)措施，達(dá)到降低差錯(cuò)率、提升編校質(zhì)量的目的。

一、參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款制訂編校相關(guān)質(zhì)量控制程序

（一）制定質(zhì)量方針和目標(biāo)

參照ISO 9001：2008條款5管理職責(zé)：首先應(yīng)制定質(zhì)量目標(biāo)及質(zhì)量方針，所有程序制定開(kāi)展都應(yīng)圍繞這兩點(diǎn)進(jìn)行[2]。管理者應(yīng)結(jié)合期刊實(shí)際情況，在內(nèi)部得到溝通和理解，制定符合期刊自身特點(diǎn)的目標(biāo)和方針。以“規(guī)范內(nèi)部管理，提高工作效率，提升期刊質(zhì)量，促進(jìn)期刊持續(xù)發(fā)展”為質(zhì)量方針[3]，選擇“提升期刊編校質(zhì)量”為總體質(zhì)量目標(biāo)。

（二）制定編校相關(guān)質(zhì)量控制程序

參照ISO 9001：2008條款7產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)：首先應(yīng)組織策劃和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所需的過(guò)程。出刊雜志即期刊的產(chǎn)品，期刊社應(yīng)圍繞總體質(zhì)量目標(biāo)，制定好與作者（顧客）有關(guān)且類(lèi)似產(chǎn)品合同的稿約，按照由期刊編制的審稿、編校、質(zhì)量控制程序，逐步實(shí)現(xiàn)雜志合格出刊，并保存相關(guān)記錄。

1.稿約制定。結(jié)合期刊社自身特點(diǎn)，從投稿范圍、篇幅、欄目要求出發(fā)制定稿約，也是約束作者所投稿件符合期刊質(zhì)量要求的約定。

（1）欄目設(shè)置。結(jié)合雜志的收稿范圍，主要針對(duì)醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)，確定固定欄目和非固定欄目。固定欄目除了滿(mǎn)足基本要求外，還需要具備特色[4-5]，體現(xiàn)期刊的主要組織結(jié)構(gòu)，是每期的必備項(xiàng)。非固定欄目偏向于專(zhuān)題及技術(shù)性指導(dǎo)，可以在任一期出現(xiàn)或全面不出現(xiàn)，比較靈活。稿約中的欄目設(shè)置，與作者形成約定，讓其根據(jù)自己文章的性質(zhì)來(lái)選擇投稿。

（2）投稿要求。①研究?jī)?nèi)容應(yīng)具創(chuàng)新性、科學(xué)性和邏輯性。②來(lái)稿要求研究資料真實(shí)、字跡清楚、圖表清晰、數(shù)據(jù)可靠、論點(diǎn)明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字通順規(guī)范。

（3）論文撰寫(xiě)要求[6]。設(shè)定論文格式模板，使作者所投稿件滿(mǎn)足雜志的要求，降低返修率。分別從篇幅（根據(jù)欄目不同文章字符數(shù)有所限定）、題名（力求簡(jiǎn)明、醒目，反映出文章的主題）、作者署名及簡(jiǎn)介（主要包含第一作者的基本信息，對(duì)通訊作者標(biāo)注）、摘（提）要（根據(jù)欄目不同設(shè)定，可分為“四要素”摘要或文字?jǐn)⑹鍪教嵋?，限定字符?shù)）、關(guān)鍵詞[使用美國(guó)國(guó)立醫(yī)學(xué)圖書(shū)館編輯最新版Index Medicus中醫(yī)學(xué)主題詞表（MeSH）中所列的主題詞，根據(jù)欄目不同限定個(gè)數(shù)]、前言（目的是向讀者說(shuō)明本研究的目的、背景，不宜過(guò)多介紹研究成果，字符數(shù)作一定要求）、正文格式（即體例：根據(jù)欄目作不同要求，主要包括研究的資料、方法及結(jié)果）、圖或表（主要采用“三線(xiàn)表”和清晰度及對(duì)比度良好的圖片）、醫(yī)學(xué)名詞及縮寫(xiě)（以全國(guó)自然科學(xué)名詞審定委員會(huì)審定、公布的科技名詞為準(zhǔn)）、統(tǒng)計(jì)學(xué)方法（規(guī)定文章的統(tǒng)計(jì)學(xué)方法表述格式，符合科學(xué)性）、參考文獻(xiàn)著錄（參照標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范著錄格式，也為后面的編校工作節(jié)約時(shí)間）方面提出要求。

（4）其他。與作者約定投稿方式（官方網(wǎng)站在線(xiàn)投稿）、要求作者提供授權(quán)書(shū)，告知作者錄用情況、費(fèi)用繳納方式、稿酬支付方式等，另行規(guī)定加急審稿、排期注意事項(xiàng)。這部分內(nèi)容缺一不可，且需讓作者清楚明了。

2.審稿程序。嚴(yán)格遵循“三審”制度，即初審、專(zhuān)審、終審制。

（1）初審。先由系統(tǒng)核查文章復(fù)制比，在重復(fù)率達(dá)標(biāo)（30%以?xún)?nèi)）的基礎(chǔ)上初審編輯審核題目，通讀全文內(nèi)容，判斷文章立題準(zhǔn)確性、邏輯是否正確，簡(jiǎn)單修改文字，包括錯(cuò)別字、規(guī)范用字用詞等，簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)核算，按稿約要求調(diào)整文章體例，初步劃分欄目。問(wèn)題較多的稿件需通知作者返修，不符合稿約要求且重復(fù)率嚴(yán)重超標(biāo)的稿件予以退稿。

（2）專(zhuān)審。經(jīng)初審?fù)ㄟ^(guò)后由初審編輯將稿件劃分給相應(yīng)領(lǐng)域?qū)＜?，并設(shè)定專(zhuān)審時(shí)間，實(shí)時(shí)跟蹤。專(zhuān)家對(duì)稿件的立題、內(nèi)容、邏輯性進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性判斷和深層次審核。

（3）終審。主編對(duì)專(zhuān)審?fù)ㄟ^(guò)后的稿件進(jìn)行最終審定，結(jié)合雜志稿約、專(zhuān)家意見(jiàn)查漏補(bǔ)缺，對(duì)稿件進(jìn)行最后的修改，最終決定劃分欄目或予以退稿。稿件通過(guò)三審后即由編務(wù)進(jìn)行核價(jià)，發(fā)放錄用通知。在線(xiàn)審稿系統(tǒng)中均保留文章審稿流程和審稿意見(jiàn)記錄，以便追溯查找。

3.編校程序。實(shí)行“電子稿修改+三校+通讀+審讀+終校”，每一次校對(duì)按程序應(yīng)完成相應(yīng)的工作，填寫(xiě)記錄表。

（1）電子稿修改。責(zé)任編輯在編務(wù)處接受當(dāng)期電子稿件，并對(duì)稿件數(shù)進(jìn)行核對(duì)后在排期表上簽字，排期表一式兩份，編務(wù)和責(zé)任編輯各保留一份，以便出刊核對(duì)。責(zé)任編輯獨(dú)立完成電子稿修改，文章體例按照欄目設(shè)置要求，仔細(xì)閱讀全文內(nèi)容，修改包括題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項(xiàng)目及通訊作者標(biāo)號(hào)，文章體例序號(hào)合理正確，文字內(nèi)容流暢通順，方法邏輯性正確，結(jié)果數(shù)據(jù)表達(dá)、圖表表述準(zhǔn)確，消滅錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)核算、關(guān)鍵詞制作、文獻(xiàn)核查。稿件問(wèn)題反饋給作者，要求作者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返修回來(lái)，差錯(cuò)率控制在30%左右。

（2）三次輪校。①第一次輪校，由責(zé)任編輯將照排好的稿件平均分發(fā)給輪校編輯。各位編輯輪校內(nèi)容包括：題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項(xiàng)目及通訊作者標(biāo)號(hào)，文章體例序號(hào)合理正確，精讀全文，文字內(nèi)容流暢通順，方法邏輯性正確，結(jié)果數(shù)據(jù)表達(dá)、圖表表述準(zhǔn)確，消滅錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)核算、關(guān)鍵詞核對(duì)、文獻(xiàn)著錄格式核對(duì)。差錯(cuò)率應(yīng)縮小10%。②第二次輪校，責(zé)任編輯先對(duì)照排修改后的稿件進(jìn)行對(duì)紅，保留一校完成后未解決的問(wèn)題并標(biāo)注。責(zé)任編輯再次將稿件平均分發(fā)給輪校編輯。輪校內(nèi)容除開(kāi)數(shù)據(jù)核算，在一校步驟的基礎(chǔ)上通讀全文，差錯(cuò)率應(yīng)再次縮小10%。③第三次輪校，由責(zé)任編輯獨(dú)立完成。此時(shí)需將制作好的清樣發(fā)給每位作者進(jìn)行校對(duì)，并解決所有需要作者核實(shí)的問(wèn)題。在對(duì)紅的基礎(chǔ)上，輪校內(nèi)容與上一校相同，但應(yīng)通讀全文并仔細(xì)核對(duì)。差錯(cuò)率應(yīng)縮小5%。

（3）通讀。由責(zé)任編輯獨(dú)立完成。通讀全文，注意文章細(xì)節(jié)差錯(cuò)，包括作者信息著錄、作者簡(jiǎn)介、基金項(xiàng)目及通訊作者的標(biāo)注，處理作者核對(duì)清樣后返修回來(lái)并解決的問(wèn)題。差錯(cuò)率應(yīng)縮小5%。通讀完的全期文章交由照排進(jìn)行接排處理，編制當(dāng)期頁(yè)碼，制作目錄，對(duì)超出版面的文章進(jìn)行轉(zhuǎn)期處理，并由編務(wù)、照排、當(dāng)期責(zé)任編輯、轉(zhuǎn)期責(zé)任編輯同時(shí)核對(duì)并在轉(zhuǎn)期表上簽字。

（4）審讀。當(dāng)期責(zé)任編輯從接排好的整期文章中精選前60頁(yè)交由編輯部主任，再由編輯部主任從60頁(yè)文章中隨機(jī)抽選30頁(yè)進(jìn)行審讀。審讀內(nèi)容包括題目、作者信息、文字、詞語(yǔ)、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)據(jù)、量和單位、版面格式、其他內(nèi)容邏輯性等。最終以審讀結(jié)果作為本期差錯(cuò)率核算依據(jù)。

（5）終校。責(zé)任編輯利用黑馬軟件通掃全期文章后，將全期文章包括封面、目錄交由上期責(zé)任編輯進(jìn)行終校。終校內(nèi)容包括題目格式、作者信息著錄格式、文章內(nèi)容版式、數(shù)字序號(hào)、圖表順序版式及文獻(xiàn)著錄格式、序號(hào)等。由相應(yīng)責(zé)任人簽署終校流程表。

4.質(zhì)量控制程序。即對(duì)差錯(cuò)率的控制，參照呂悅[7]研究中的期刊質(zhì)量問(wèn)題及控制點(diǎn)設(shè)立表格，并進(jìn)行按條比對(duì)執(zhí)行。編輯在編校過(guò)程中起到最關(guān)鍵的作用[8]，編輯工作的每一步，完成每一個(gè)程序的成果都會(huì)影響到差錯(cuò)率，以致影響期刊的編校質(zhì)量。差錯(cuò)問(wèn)題主要包括題目目錄差錯(cuò)、語(yǔ)言邏輯差錯(cuò)、文字差錯(cuò)、體例格式差錯(cuò)、圖表差錯(cuò)、參考文獻(xiàn)差錯(cuò)以及硬傷性差錯(cuò)（正斜體、序號(hào)、大小寫(xiě)、單位、數(shù)據(jù)等），各位編輯應(yīng)針對(duì)以上差錯(cuò)問(wèn)題的每一項(xiàng)，在編校過(guò)程中每一個(gè)程序環(huán)節(jié)完成后簽署相應(yīng)的程序記錄表，以此控制該項(xiàng)程序的質(zhì)量。

二、參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款對(duì)編輯相關(guān)質(zhì)量控制程序進(jìn)行評(píng)審

參照ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)條款8測(cè)量、分析和改進(jìn)：對(duì)顧客滿(mǎn)意度、內(nèi)部審核、過(guò)程及產(chǎn)品、不合格品進(jìn)行監(jiān)測(cè)；對(duì)于期刊社，則從與作者進(jìn)行清樣校對(duì)、內(nèi)部交叉審核（每項(xiàng)程序完成情況及雜志順利出刊步驟）、刊前審讀差錯(cuò)率較高的雜志這幾項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，對(duì)不合格品（差錯(cuò)率較高的雜志）數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，找出以上編校相關(guān)質(zhì)量控制程序中不合格項(xiàng)提出改進(jìn)、糾正、預(yù)防措施，設(shè)立刊后審讀對(duì)不合格品糾正后進(jìn)行驗(yàn)證。

（一）清樣校對(duì)

這一步是與作者（顧客）進(jìn)行溝通。責(zé)任編輯在二次校對(duì)完成后，將制作好的清樣發(fā)給作者并告知校對(duì)內(nèi)容，規(guī)定時(shí)間要求作者回復(fù)返修。清樣返回后由責(zé)任編輯進(jìn)行記錄，逐條核對(duì)問(wèn)題是否解決，并將作者校對(duì)出的差錯(cuò)進(jìn)行修改，以滿(mǎn)足期刊質(zhì)量要求。對(duì)未返回清樣也要進(jìn)行標(biāo)記，標(biāo)注問(wèn)題以便轉(zhuǎn)期時(shí)復(fù)制，不會(huì)出現(xiàn)交接差錯(cuò)。

（二）內(nèi)部交叉審核

從編輯部?jī)?nèi)部指派一名非當(dāng)期責(zé)任編輯（或輪轉(zhuǎn)）進(jìn)行內(nèi)部審核，查閱該期的所有文章是否遵循三審制，是否完成編校、審讀、核對(duì)各項(xiàng)對(duì)應(yīng)記錄。查漏補(bǔ)缺，對(duì)缺少的記錄進(jìn)行原因查找，補(bǔ)齊記錄并簽字，責(zé)任編輯有義務(wù)保持所有程序記錄的完整

（三）數(shù)據(jù)分析以查找不合格程序

由專(zhuān)人對(duì)刊前審讀差錯(cuò)率數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，查找導(dǎo)致高差錯(cuò)率的不合格程序。選取近幾期刊前審讀差錯(cuò)率較高的責(zé)任期，如差錯(cuò)性質(zhì)是屬于哪種、文字性差錯(cuò)共出現(xiàn)幾次[9]，針對(duì)數(shù)據(jù)分析找出是在哪個(gè)程序應(yīng)避免的差錯(cuò)，并定義這個(gè)程序?yàn)椴缓细癯绦颉?/p>

（四）針對(duì)不合格程序提出改進(jìn)措施

包括持續(xù)改進(jìn)、糾正措施、預(yù)防措施三方面。具體的措施應(yīng)根據(jù)每期出現(xiàn)的差錯(cuò)而決定，首先對(duì)出現(xiàn)的差錯(cuò)進(jìn)行糾正（通過(guò)修改使之正確），然后針對(duì)不合格程序提出改進(jìn)，減少發(fā)生類(lèi)似差錯(cuò)的環(huán)節(jié)，由分析人員提出預(yù)防方案。

（五）設(shè)立刊后審讀

對(duì)之前這幾期差錯(cuò)率較高的責(zé)任期刊進(jìn)行刊后審讀，計(jì)算刊后差錯(cuò)率以驗(yàn)證錯(cuò)誤是否得到糾正。

（六）改進(jìn)措施實(shí)施后對(duì)比

在實(shí)踐性方面，選取改進(jìn)措施后近幾期責(zé)任期刊差錯(cuò)率數(shù)據(jù)與之前進(jìn)行對(duì)比，驗(yàn)證改進(jìn)的有效性。

三、ISO 9001對(duì)完善期刊質(zhì)量管理體系的指導(dǎo)作用

針對(duì)以上提出的改進(jìn)措施，在建立完整的計(jì)劃過(guò)程中，借助科學(xué)的管理理念、極致細(xì)化的管理模式和完備的質(zhì)量管理，圍繞正確的質(zhì)量方針[9]，不斷完善細(xì)節(jié)內(nèi)容，分條實(shí)施，最終將順利達(dá)成質(zhì)量目標(biāo)。本研究小組計(jì)劃，首先只參照ISO 9001體系的三個(gè)主要條款，并結(jié)合期刊特別是醫(yī)學(xué)科技期刊的實(shí)際情況，制定理論上的編校質(zhì)量控制程序，并希望通過(guò)以上程序的具體實(shí)踐后，以實(shí)際成果證明ISO 9001在提高期刊編校質(zhì)量方面有所成效[10]。本研究已完成理論上的編校質(zhì)量控制程序制定，實(shí)踐部分會(huì)以差錯(cuò)率數(shù)據(jù)變化為研究的主題，采用驗(yàn)證的方式說(shuō)明程序?qū)嵺`的有效性，將在后續(xù)的研究中進(jìn)行。在上述研究基礎(chǔ)上，本研究小組將擴(kuò)大結(jié)合范圍，將其他條款逐步滲透進(jìn)來(lái)，體現(xiàn)出ISO 9001的指導(dǎo)作用，真正做到利用ISO 9001來(lái)構(gòu)建期刊質(zhì)量管理體系，也正是本研究組最終研究的目的。[本文系重慶市高校期刊研究會(huì)科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：CQXK2016-7）]

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).GB/T 19001-2008/ISO 9001：2008質(zhì)量管理體系要求[S].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.

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