網(wǎng)絡(luò)時(shí)代房地產(chǎn)檔案的信息化管理模式探究

文/珠海格力房產(chǎn)有限公司 楊銀

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代房地產(chǎn)檔案的信息化管理模式探究

文/珠海格力房產(chǎn)有限公司 楊銀

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景之下，房地產(chǎn)管理工作與信息化技術(shù)不斷融合，在提高管理水平的同時(shí)，也帶來(lái)了不同的風(fēng)險(xiǎn)。筆者首先就信息化管理當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，而后對(duì)信息化管理具體途徑進(jìn)行了探討。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

一、房地產(chǎn)檔案信息化管理的意義及風(fēng)險(xiǎn)

（一）信息化管理的意義。隨著房地產(chǎn)活動(dòng)的日益頻繁，房地產(chǎn)的檔案資料也更為豐富，形式更加多樣化。在檔案當(dāng)中，不同房產(chǎn)登記的方式也有所不同，不僅包括了外資、合資性質(zhì)的房屋，同時(shí)也出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)適用房性質(zhì)的房屋產(chǎn)權(quán)。隨著經(jīng)濟(jì)形式不斷變化，還將出現(xiàn)更多形式的產(chǎn)權(quán)模式，無(wú)疑是給我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)帶來(lái)了難題。采用信息化檔案管理的方式，來(lái)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)房屋進(jìn)行整體測(cè)量、記錄、登記，將與該房屋相關(guān)的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類(lèi)整理。一方面節(jié)約了單位物質(zhì)的開(kāi)銷(xiāo)，另一方面也方便管理人員的查閱與保存。

（二）信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)。1.投資風(fēng)險(xiǎn)。在開(kāi)展信息化管理之前，單位首先需要購(gòu)進(jìn)相關(guān)的設(shè)備以及技術(shù)資源，聘請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)為自己提供技術(shù)服務(wù)，定期對(duì)員工開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)等，除了以上的支出，管理部門(mén)還需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行日常的維護(hù)，為了應(yīng)對(duì)突發(fā)事情的發(fā)生，還需要將檔案?jìng)浞?，以上的活?dòng)都需要投入大量的資金，無(wú)疑是造成了投資風(fēng)險(xiǎn)。2.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。除了在引進(jìn)技術(shù)上面臨著投資風(fēng)險(xiǎn)，在技術(shù)管理與使用過(guò)程中也存在著技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。首先，引進(jìn)的技術(shù)并不意味著可以實(shí)際發(fā)揮效果；其次，雖然引進(jìn)了高端技術(shù)，但是因?yàn)槿狈@方面的技術(shù)型人才，在管理過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)操作失誤的情況，不利于檔案的管理。3.知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)成為了熱點(diǎn)詞匯。房地產(chǎn)管理過(guò)程中會(huì)涉及到產(chǎn)權(quán)人的信息，如果對(duì)這些信息保管不當(dāng)，造成了對(duì)外泄露，或者部門(mén)購(gòu)進(jìn)的技術(shù)專(zhuān)有性無(wú)法保證，都可能侵犯到個(gè)人隱私以及他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。另一方面，對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息化管理的法律制度并不健全，這些會(huì)造成管理當(dāng)中出現(xiàn)大量風(fēng)險(xiǎn)。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理的途徑

（一）完善相應(yīng)的管理制度。不以規(guī)矩不能成方圓，房地產(chǎn)檔案管理也一樣。只有完善相關(guān)的管理制度，才能夠保證信息化工作可以穩(wěn)步開(kāi)展。這些制度具體包括如下幾個(gè)方面：檔案的制作及查閱制度、檔案保密制度、檔案復(fù)制及銷(xiāo)毀程序等。只有對(duì)信息化管理每個(gè)環(huán)節(jié)都制定相應(yīng)的法律，才能構(gòu)建完善的管理體系，保證信息化管理的質(zhì)量，同時(shí)也能夠?yàn)榭蛻?hù)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）提高工作人員的素質(zhì)。在信息化管理模式當(dāng)中，房地產(chǎn)管理部門(mén)會(huì)引入很多高端的管理技術(shù)，既包括軟件，也包括了硬件，而要想充分利用這些技術(shù)，提高管理質(zhì)量，就需要管理部門(mén)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)與業(yè)務(wù)綜合水平比較高的人員。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，工作人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，了解最新的技術(shù)，提高自己的綜合素質(zhì)。作為檔案管理人員，不僅需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，并且能夠?qū)⑦@些知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際管理活動(dòng)當(dāng)中；同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)最新的計(jì)算機(jī)知識(shí)，將檔案管理的工作與信息化知識(shí)相結(jié)合，提高管理的質(zhì)量與效率。

（三）強(qiáng)化硬件體系。1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。根據(jù)服務(wù)對(duì)象、范圍的不同，可以將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分為兩種，即內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，這兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)之間必須要嚴(yán)格隔離，使兩者相獨(dú)立。企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)主要用于為企業(yè)提供內(nèi)部服務(wù)，其工作內(nèi)容包括如下幾部分：（1）將采集到的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行預(yù)處理，并且將得出的數(shù)據(jù)加工與存儲(chǔ)；（2）向內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)發(fā)布信息，并且為用戶(hù)提供查詢(xún)服務(wù)；（3）支撐內(nèi)部的日常辦公活動(dòng)；（4）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理。外部網(wǎng)絡(luò)通暢是用以服務(wù)社會(huì)大眾，主要包括了資料的提供、數(shù)據(jù)瀏覽等，工作內(nèi)容包括以下幾部分：（1）采集信息并且進(jìn)行預(yù)處理；（2）向大眾用戶(hù)提供他們所需要的信息；（3）進(jìn)行數(shù)據(jù)、用戶(hù)的管理與日常維護(hù)。2.硬件設(shè)施。對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理，主要分為電子文件的管理、數(shù)字檔案館建立兩個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)不同管理系統(tǒng)的能夠需求，必須要擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，建立大規(guī)模的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，這些都需要管理部門(mén)增加硬件配置，包括路由器、交換機(jī)、服務(wù)器等，來(lái)支撐網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。

（四）加強(qiáng)信息資源的管理。信息資源的管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其主要體現(xiàn)在如下兩個(gè)部分：首先是數(shù)字信息的構(gòu)成。數(shù)字信息既包括純文本，也包括圖形等，內(nèi)容的不同，管理方式也會(huì)有所差異。對(duì)于文本文件，主要是通過(guò)文字處理軟件來(lái)生成數(shù)據(jù)，有數(shù)字、字符來(lái)表達(dá)內(nèi)容，主要存儲(chǔ)為T(mén)XT、DOC形式。不同文字處理軟件所編輯的文檔，通常不可以混亂使用。因?yàn)樵擃?lèi)型文件不包括格式代碼，因此不會(huì)受到硬件的限制。對(duì)于圖形文件來(lái)說(shuō)，則需要通過(guò)CAD軟件來(lái)輔助設(shè)計(jì)，繪制出圖紙。其次，擴(kuò)大信息來(lái)源與范圍也是加強(qiáng)管理的重要途徑，尤其對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)，更需要拓寬信息獲取的渠道。管理人員應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中零散無(wú)序的信息進(jìn)行整理匯總，為企業(yè)管理提供幫助。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)信息化的方式來(lái)管理房地產(chǎn)檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)集中處理，滿(mǎn)足管理部門(mén)對(duì)不同業(yè)務(wù)統(tǒng)籌規(guī)劃的需求，提高檔案管理的整體質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理與信息技術(shù)之間的融合也更加緊密，在這樣的背景之下，必須要健全相關(guān)的管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀的綜合性人才，拓寬數(shù)據(jù)的獲取范圍，才能夠提升整體的管理水平。

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