提高建筑工程檔案管理水平的有效途徑探析

摘 要：隨著現(xiàn)代建筑行業(yè)的不斷發(fā)展和對建筑行業(yè)管理制度的改革，對于建筑行業(yè)檔案管理要求也更加嚴(yán)格，做好建筑業(yè)檔案的管理工作是如今發(fā)展的必然趨勢。因此本文就針對如何管理好檔案做出了分析并且出了幾點(diǎn)明確的見解。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；有效途徑

引言

在建筑方面做好檔案的管理工作是一個(gè)非常有意義的事情，檔案在建筑施工過程中具有非常重要的作用，建筑過程中每一步都要在檔案中做出記錄，而檔案也是對整個(gè)施工工程的最基本的依據(jù)。檔案中記載著一些非常重要的東西，包括建筑地點(diǎn)地下線路的具體位置、地下管道的的類型，同時(shí)它還是整個(gè)工程管理投資計(jì)劃、施工設(shè)備選用、維護(hù)以及對于建筑改建的重要文件依據(jù)。建筑工程對于檔案管理將作為建筑工程的一項(xiàng)重要項(xiàng)目，它將在建筑工程中起到非常重要作用，而且越來越被人們重視。

1建筑工程檔案的特點(diǎn)

關(guān)于建筑工程檔案的特點(diǎn)總的來說有以下幾個(gè)方面：第一，建筑工程在檔案管理方面要同時(shí)根據(jù)工程進(jìn)度來同步進(jìn)行，因此工程建筑檔案具有實(shí)時(shí)性和真實(shí)性，檔案中所記載的都是工程中最真實(shí)的，同時(shí)實(shí)體建筑過程中還要與檔案所記錄的相一致，不能出現(xiàn)偏差。第二，建筑工程檔案中記載的資料具有實(shí)用性，只要通過了建筑工程的檔案，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案相關(guān)記錄和標(biāo)注去管理施工。第三，建筑工程資料必須要具備很強(qiáng)的整體性，在建筑工程中檔案資料是整個(gè)建筑工程的依據(jù)，它必須要完整體現(xiàn)出施工的整個(gè)過程，在施工過程中起到相應(yīng)的作用。在整個(gè)過程中檔案資料就是整個(gè)企業(yè)建筑的規(guī)范。

2建筑工程檔案資料的歸檔范圍

2.1綜合性文件資料

對于檔案管理過程中要將一些重要的文件都規(guī)整到檔案中，包括一些建筑許可證、上級所批注的文件、規(guī)劃圖紙、建筑計(jì)劃書、水源、氣象等一些重要資料，還應(yīng)該包括整個(gè)建筑施工預(yù)期方案設(shè)計(jì)資料：對于建筑過程中消防計(jì)劃、水源建立地點(diǎn)規(guī)劃、環(huán)保部門給予的相關(guān)文件也應(yīng)當(dāng)保存在檔案中。此外一些施工合同、工程質(zhì)量檢測報(bào)告和質(zhì)量鑒定文件、工程竣工相應(yīng)結(jié)算等一些文件資料也要整理到檔案中統(tǒng)一保管。

2.2施工文件資料

施工文件資料主要包括工程以下幾個(gè)方面，開/俊工報(bào)告；建筑圖紙的設(shè)計(jì)、施工過程中使用的技術(shù)和單位文件；施工項(xiàng)目設(shè)計(jì)；施工過程中對施工的監(jiān)理；對于建筑施工材料的檢驗(yàn)資料；混凝土以及砂漿在配置過程中使用的比例報(bào)告；工程在建筑過程中所記錄的質(zhì)量文件資料；施工技術(shù)總結(jié)等一系列的文件。

2.3竣工圖

竣工圖要包括工程總體布置圖、建筑工程竣工圖、工程室內(nèi)外線路圖、水路圖、裝飾工程竣工圖、通風(fēng)采陽圖等。

3建筑工程檔案管理的有效途徑

3.1提高建筑工程檔案管理的思想認(rèn)識

在建筑工程中往往存在一些錯(cuò)誤的認(rèn)識，人們對于建筑工程檔案管理的重視程度還不夠，大部門一些工程都是在即將竣工時(shí)才開始對檔案進(jìn)行整理，這樣由于錯(cuò)過了檔案規(guī)整的最佳時(shí)期，因此給檔案整理帶來很大困難。造成這種情況的主要原因是施工企業(yè)對于檔案管理不夠重視可以說是對于檔案只是應(yīng)付一些檢查。特別是檔案資料整理需要耗費(fèi)大量精力，而且整理過程非常繁瑣，施工人員一般都是忙著在工地進(jìn)行施工建設(shè)，很少有時(shí)間去認(rèn)真做好檔案，所以施工者對于檔案都是被動(dòng)的應(yīng)付。如果不能將這種現(xiàn)象杜絕，那么對于企業(yè)很可能造成嚴(yán)重影響，有些施工者或許會(huì)缺少很多有效的文件，因此要對施工者進(jìn)行監(jiān)督，避免他們把資料堆積到一起整理，為了保證施工過程中檔案的完整性，必要時(shí)可以采用相應(yīng)的強(qiáng)制措施要求施工者認(rèn)真完成檔案整理。

3.2完善建筑工程檔案管理制度

嚴(yán)格的管理制度是一個(gè)企業(yè)發(fā)展最為重要的保障，在建筑施工中檔案管理工作中也要嚴(yán)格要求施工者做好檔案規(guī)整工作，將檔案規(guī)整的每一個(gè)細(xì)節(jié)落實(shí)到對應(yīng)的人群，明確表明檔案管理的重要性。在建筑施工過程中對于每一個(gè)施工階段進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對于每一種使用的材料批次進(jìn)行記錄，確保使用的材料與檢測材料質(zhì)量相同。建立完善的檔案管理制度，當(dāng)施工過程中出現(xiàn)任何意外時(shí)，可以通過檔案記錄找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。對于檔案的借閱也要做出記錄，以便方便找到檔案，確保施工可以順利進(jìn)行。

3.3確保檔案收集的及時(shí)性和真實(shí)性

對于檔案收集記錄要保證及時(shí)準(zhǔn)確，因此在施工過程中要根據(jù)施工進(jìn)程來完善記錄保證工程檔案的實(shí)時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在建筑檔案整理過程中，要保證材料的連貫性。在工程施工之前就應(yīng)當(dāng)收集相應(yīng)的資料，并且將收集的材料同意保存，避免在施工過程中出現(xiàn)一些預(yù)料不到的問題，保證施工正常進(jìn)行。在施工的過程中要監(jiān)督施工人員及時(shí)將需要記錄的數(shù)據(jù)及時(shí)記錄，每天按照要求完成相應(yīng)報(bào)表，并上交進(jìn)行整理驗(yàn)收，防止施工人員出現(xiàn)堆積材料的現(xiàn)象。相關(guān)部門要根據(jù)施工人員所提供的報(bào)表對施工材料和施工進(jìn)程進(jìn)行再次檢測，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。在建筑工程結(jié)束時(shí)，要及時(shí)將相關(guān)檢測報(bào)告和使用安全說明書等材料進(jìn)行整理歸檔。對于建筑施工往往會(huì)在施工過程中出現(xiàn)一系列問題，特別是對于市場材料的價(jià)格不能準(zhǔn)確做出預(yù)估、對于施工現(xiàn)場環(huán)境變化等一些不確定因素導(dǎo)致工程不能按照計(jì)劃順利進(jìn)行，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)施工實(shí)體與施工預(yù)估圖出現(xiàn)不一致的情況。為了避免出現(xiàn)此類問題，施工人員要及時(shí)更新材料。檔案的真實(shí)性對于一個(gè)企業(yè)做好工程建筑是必不可少的，但是一個(gè)不夠真實(shí)的檔案或許會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)發(fā)展。因此要杜絕這種現(xiàn)象，企業(yè)把原始資料和工程施工建筑檔案進(jìn)行比對和及時(shí)更正，保證工程質(zhì)量可靠。同時(shí)為了保證工程質(zhì)量對于材料檢測是最好的方法，因此要對企業(yè)使用的材料進(jìn)行嚴(yán)格檢測，保證使用的都是合格產(chǎn)品。

3.4加大對有關(guān)人員的培訓(xùn)力度

隨著現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，從改革開放以來我國建筑行業(yè)就發(fā)生了新的變化，企業(yè)人員更加注重施工檔案管理制度。對于企業(yè)檔案管理人員隨著自己認(rèn)知的改變，他們的素質(zhì)和服務(wù)意思得到進(jìn)一步增強(qiáng)。不管是服務(wù)理念還是服務(wù)質(zhì)量相比以前都有顯著提高。對于檔案管理的重要性以經(jīng)得到大部分人的認(rèn)可，他們都在致力于提高建筑行業(yè)檔案管理制度，他們不再像以前一樣被動(dòng)的接受，而是開始主動(dòng)整理檔案提高其責(zé)任心。針對這種情況，我國建筑行業(yè)對于相關(guān)人員的培訓(xùn)力度仍然不能放松，要讓人們呢了解到檔案管理的重要性。

結(jié)語

綜上所述，我國建筑行業(yè)在發(fā)展過程中遇到了一定的困難和挑戰(zhàn)，建筑檔案管理作為我國建筑行業(yè)發(fā)展中必不可少的一部分，它要具有真實(shí)性和完整性，這兩個(gè)方面是建筑行業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，我國建筑行業(yè)還必須加強(qiáng)企業(yè)對于建筑施工檔案管理重視程度，在實(shí)際建筑過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高我國建筑行業(yè)的發(fā)展腳步，為我國建筑行業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介：姓名：林文艷，工作單位：威海市建設(shè)工程質(zhì)量造價(jià)監(jiān)督管理站，學(xué)歷：本科。