如何做好房產檔案管理工作

胡春榮

【摘要】在房產管理工作中，房產檔案是非常重要的一項內容，其對一個城市經(jīng)濟的發(fā)展具有非常重要的作用。房產管理部門需要對房產管理工作中的材料進行收集和歸檔，形成房產檔案，以便于更好的推動房產檔案的開發(fā)利用。文中從目前我國房產檔案的特點入手，分析了房產檔案管理工作中存在的問題，并進一步對做好房產檔案管理工作的具體措施進行了闡述。

【關鍵詞】房產檔案；管理；特點；問題；措施

房產檔案管理工作具有較強的政策性和技術性，其主要是對城市房屋的布局、結構、質量、數(shù)量、用途和建設密度等內容的檔案資料進行管理，作為城市房產的重要信息庫，能夠為政府規(guī)劃建設提供重要的依據(jù)，能夠為城市房產建設提供科學的依據(jù)，有利于房產工作效率的提升。同時房產檔案能夠真實、全面的反映房地產業(yè)發(fā)展的過程，通過做好房產檔案管理工作，能夠維護房地產業(yè)的真實面貌，對城市建設和管理起到重要的促進作用。

1、我國目前房產檔案的特點

1.1房產檔案數(shù)量大、形式多、分散

各級房地產管理部門在進行房產管理工作中都會形成大量的管理資料，因為涉及到各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，又和千家萬戶直接關聯(lián)，各個資料整理后，在一個區(qū)縣數(shù)量就有可能幾萬卷，形式又是多樣的，有文字，表，圖，光盤，錄像等等，在歸檔之前都在各個基層的房產管理、規(guī)劃部門，甚至在一些個人手中。這些特點就會給房產檔案管理工作帶來巨大的難度。

1.2房產檔案成套性。由于房產檔案的形成過程決定了房產檔案的成套性，根據(jù)各個部門的工作過程，只有將他們每個部門的工作中形成的材料收集整理，才能反映出專業(yè)的工作過程。

1.3房產檔案跨年度、形成周期長。房產管理中由于技術原因，一般歷經(jīng)的時間都比較長，跨年度是正常的事情，所以就導致房產檔案的跨年度、形成周期長的特點。

1.4房產檔案的動態(tài)性。因為經(jīng)濟發(fā)展以及自然條件的變化，都會對房產工作帶來影響，自熱仍然的對于檔案就形成的動態(tài)的變化，只有正確的掌握動態(tài)性，才能很好的對于房產檔案進行管理。

1.5房產檔案的兼容性。由于房產管理過程中運用不同的技術，因此整理房產檔案就要理解這種兼容性，才能更加科學有效的對房產檔案進行管理。

2、房產檔案管理存在的問題

2.1房產檔案管理的形式比較單一。房產檔案管理形式單一是當前十分突出的問題。特別是當前房產檔案數(shù)量不斷增加，具有較強的分散性，并以文字、圖表、照片等形式保存下來。在當前檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術已得到充分的就髟，手工管理與現(xiàn)代技術管理有效的結合在一起。檔案數(shù)字化已成為必然趨勢。但對于數(shù)字化房產檔案，由于其對存儲設備具有較高的要求，而且房產檔案需要永久性保存，電子檔案容易被修改，而且電子設備也容易損壞，在這種情況下，借助新的技術來構建房產檔案管理信息化系統(tǒng)就成為當前迫切需要解決的問題。

2.2責任和權力模糊，職能擴大化。在社會快速發(fā)展過程中，由于工作分工和職能進一步細化，這也導致房產檔案管理的職能呈現(xiàn)出擴大化的現(xiàn)象，不能深入對房產檔案管理職能進行認識。同時房產檔案管理部門多隸屬于房產管理部門，缺乏獨立性，這也使其責任和權力模糊，職能不清問題普遍存在。

2.3強調窗口服務，忽視房產檔案的管理。近年來我國房產市場十分紅火，這也使房產管理部門更重視窗口服務，對房產檔案管理工作存在著一定的忽視。在房產管理工作中，檔案管理費占據(jù)主要的位置，因此需要在實際工作中充分的掌握兩者之間的平衡點，更好的將房產檔案的作用發(fā)揮出來，使其為房產市場及城市經(jīng)濟的發(fā)展服好務。

2.4現(xiàn)代技術的應用中的誤區(qū)。當前我國處于信息化社會，信息技術在各行各業(yè)得到廣泛的應用，在房產檔案管理工作中信息技術應用也十分普遍。但在信息技術具體應用過程中，存在著一定的盲目性，不能與自身的特點及實際情況有效的結合。另外，信息技術發(fā)展速度較快，在房產檔案管理工作中應用信息技術，需要隨時進行升級，但由于受制于技術及其他因素的影響，在升級過程中存在著數(shù)據(jù)丟失的問題，這對房產檔案管理信息化建設工作帶來了較大的影響。

3、提升房產檔案管理水平

3.1創(chuàng)新房產檔案服務形式。隨著房產市場的活躍，檔案利用次數(shù)的增加，房產檔案管理必須要能跟上時代的發(fā)展，要提高服務的意識，讓服務滲透到每個服務對象。

3.2建立系統(tǒng)的登記質量管理。為了保證產權證沒有問題，最好能做到自查、互查、部門查等各個層次的檢查與驗收，對于有問題和錯誤的案例進行通報和整改，這樣就能保障整個登記質量管理的體系完整。

3.3加強房產檔案管理的信息化系統(tǒng)構建。房產檔案管理的信息化系統(tǒng)的構建，可以從幾個方面進行考慮，信息采集標準，檔案數(shù)字化，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應用，網(wǎng)絡化使用等等，只有全方位的進行考慮和實施，才能更好的發(fā)揮房產檔案的作用。具體應該從幾個實處落實工作：（1）政府管理部門要進一步制定出相關的文件標準和規(guī)范；（2）檔案管理立卷要“以我為主”為原則進行歸檔；（3）有效的確保房產檔案的質量，從而更好提高房產檔案的利用率；（4）加快推動房產檔案數(shù)字化建設的進程，實現(xiàn)房產身自的自然信息、原始登記信息、變更信息等的數(shù)字化，建立房產檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此來加快推動房產檔案信息的開發(fā)利用，使房產檔案的重要作用更好的發(fā)揮出來；（5）在房產檔案管理信息化建設過程中，網(wǎng)絡化是其最終的成果和形式，因此需要加快推動房產檔案管理網(wǎng)絡的步伐，努力提高房產檔案管理網(wǎng)絡化的程序，準確對房產信息進行記錄和變更，進一步提高房產檔案管理效率，確保檔案保持良好的完整性。

4、結束語

做好房產檔案管理工作是房產管理部門非常重要的一項工作，也是開展其他房產業(yè)力的重要前提條件，因此需要進一步建立健全相關的規(guī)章制度，優(yōu)化房產檔案管理，確保房產檔案能夠更好的服務于城市經(jīng)濟建設工作。

參考文獻

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[2]梁偉清.關于提升房產檔案管理水平的思考[J].南方論刊，2010-05-08.