試析辦公自動化中計算機信息化處理技術(shù)的應(yīng)用

邱亞琴 翟廷舉

摘要：計算機信息技術(shù)更加廣泛的普及和應(yīng)用也為系統(tǒng)辦公領(lǐng)域帶來了極大的便利和幫助。計算機信息技術(shù)實現(xiàn)的自動化現(xiàn)代辦公不僅優(yōu)化了辦公環(huán)境，也大幅提升了辦公效率。文章以此為基礎(chǔ)，對計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行研究，并對計算機信息處理技術(shù)進行應(yīng)用分析，以提升未來的辦公自動化趨勢。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；信息化處理技術(shù)；應(yīng)用分析

任何行業(yè)的現(xiàn)代化辦公都面臨著大量的數(shù)據(jù)信息需要處理，因為業(yè)務(wù)的復(fù)雜化和系統(tǒng)化程度提升，對于信息的有效收集、處理和傳輸也必然有著更加嚴(yán)格的要求，而在這樣的發(fā)展形勢下，傳統(tǒng)的信息處理手段不僅需要占用過多的人力資本，也會增加時間成本的投入，并且信息的處理效率整體不高，完全不能適應(yīng)現(xiàn)代人們基礎(chǔ)辦公的需要。而計算機發(fā)展帶動下的信息化處理技術(shù)，能夠有效地轉(zhuǎn)變原有的辦公系統(tǒng)信息處理模式，極大地簡化人力投入，實現(xiàn)自動化的現(xiàn)代辦公模式，更好地促進行業(yè)內(nèi)的整體辦公效率。

1 信息技術(shù)與辦公自動化

企事業(yè)單位的日常辦公內(nèi)容很大程度上都是對單位容量信息的一種分析與處理，而在現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展中，各行各業(yè)都面臨著更加復(fù)雜化和大容量的信息處理工作，這無疑為現(xiàn)代辦公帶來了極大的挑戰(zhàn)和困難。而計算機信息處理技術(shù)正是研究信息獲取、傳輸、處理、檢測、分析和利用的科技手段，是由智能化的傳感技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)結(jié)合而成，主要適用的范圍就是現(xiàn)代工作中信息的管理與處理。辦公自動化正是在這樣的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的新時期辦公模式，是一種利用現(xiàn)代化的科技和先進設(shè)備將復(fù)雜和相對混亂的辦公狀態(tài)簡單化、清晰化、明朗化、效率化的辦公模式。辦公自動化簡化了人力成本，節(jié)約了時間成本，但對于專業(yè)人才的素質(zhì)和現(xiàn)代計算機設(shè)備的質(zhì)量又有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。目前，辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)代企事業(yè)單位中主流的一種辦公模式，其中，計算機信息化處理技術(shù)對于辦公自動化的高效實現(xiàn)意義重大，是現(xiàn)代辦公工作中的重要手段和基礎(chǔ)。

2 計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1 進一步優(yōu)化辦公環(huán)境

傳統(tǒng)作業(yè)中的辦公環(huán)境很容易受到空間、時間等外在條件的制約，同時因為人工的主動成分很大，還可能受到情緒、氛圍等主觀因素的影響，造成整體的辦公環(huán)境質(zhì)量不高。但是現(xiàn)代計算機信息化處理技術(shù)的有效應(yīng)用使得辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、智能化、現(xiàn)代化，簡化了人力分配。同時，計算機狀態(tài)下的網(wǎng)絡(luò)辦公使得現(xiàn)代辦公不再局限于地點、時間等限制因素，可以隨時隨地地進行辦公信息的有效整理與分析，省去了很多外出作業(yè)的辦公麻煩，最大限度地優(yōu)化了辦公環(huán)境以及提升了辦公質(zhì)量。

2.2 方便及時的進行信息檢索

現(xiàn)代工作辦公中，對于檔案文件信息的有效處理與分析至關(guān)重要，而計算機信息化的實現(xiàn)使辦公環(huán)境中的內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)之間構(gòu)建起了一座無形的信息橋梁，使得信息的檢索和查詢更加方便和快捷，也能夠更好地幫助信息的使用者及時更新和掌握信息情況，做出最準(zhǔn)確的辦公決策。在信息化處理技術(shù)的幫助下企事業(yè)單位可以構(gòu)建系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息，加強各種檔案和文件的規(guī)范化管理，有效提升辦公的工作效率。

2.3 增強了信息化處理的程度

辦公自動化省去了很多人工操作的工作環(huán)節(jié)，這樣最為重要的內(nèi)容就是智能化、現(xiàn)代化的工作內(nèi)容信息化處理。因為沒有了人工的校對、整理和分析，只能將各種工作任務(wù)、報告內(nèi)容和檔案文件進行信息化處理后上傳給電腦才能實現(xiàn)后續(xù)的智能分析和管理工作。充分利用計算機在信息處理方面的存儲容量大、效率高等綜合優(yōu)勢，將所有辦公方面涉及的工作日常內(nèi)容進行信息化的數(shù)字處理，整合、構(gòu)建出全面的信息搜索庫，從而更好地實現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公和提升整體的辦公效率。

3 計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化的具體應(yīng)用

3.1 辦公自動化中的Web.2.O技術(shù)應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境影響下的辦公工作也必然面臨著更大的信息增長量和信息綜合使用趨勢，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏和辦公需求，以計算機信息化處理技術(shù)為基礎(chǔ)的Web.2.O軟件被廣泛地應(yīng)用于現(xiàn)代化的辦公工作中。Web.2.O是一種全新的商務(wù)溝通交流平臺，不僅在界面內(nèi)能夠提供辦公日常所需要的各種信息內(nèi)容和基本服務(wù)，而且為以資金實現(xiàn)為基礎(chǔ)的辦公商務(wù)提供了更加安全和可靠的保證。

在現(xiàn)如今的自動化辦公中，Web.2.O應(yīng)用軟件是辦公人員使用最為頻繁的溝通交流平臺，能夠有效地實現(xiàn)公司與客戶之間的商務(wù)洽談，能夠有效地減少業(yè)務(wù)工作中不必要的信息問題，也能夠增強企業(yè)內(nèi)部組織部門之間的交流合作，增加工作磨合度，是一項自動化服務(wù)程度高、適應(yīng)性強和應(yīng)用范圍面極為廣泛的信息化處理技術(shù)。

3.2 辦公自動化中的B/S型結(jié)構(gòu)

B/S型結(jié)構(gòu)是在傳統(tǒng)的C/S模式基礎(chǔ)上通過計算機信息技術(shù)的有效加強和實現(xiàn)的自動化辦公手段。B/S型結(jié)構(gòu)由3層的C/S基礎(chǔ)模式所構(gòu)成：第一層的C/S體系是計算機辦公接口，主要用于連接整個系統(tǒng)的操作者和全部辦公應(yīng)用系統(tǒng)，這樣的直通性辦公鏈接可以更好地實現(xiàn)辦公的自動化程度。第二層是辦公綜合系統(tǒng)的后臺Web服務(wù)器，它的主要功能是對第一層傳遞過來的辦公信息依據(jù)相應(yīng)的信息處理技術(shù)進行簡化和重點分析整理，將復(fù)雜混亂的辦公基礎(chǔ)信息最終整理成邏輯清晰、間接合理的實用信息，通過連串的HTML代碼反饋給辦公人員。第三層B/S型結(jié)構(gòu)的自動化辦公系統(tǒng)是對海量信息進行儲存并簡化處理的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。因為自動化辦公中是以計算機替代人工來處理更大容量和復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，所以不可能同一時間對所有信息數(shù)據(jù)進行及時處理和反饋，但可以先將所有的信息數(shù)據(jù)進行儲存，根據(jù)辦公需要進行檢索和及時處理分析，這樣可以更大限度地提升辦公效率，同時還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和Web服務(wù)器的協(xié)同工作，使自動化辦公系統(tǒng)的運行和維護變得非常簡單和方便。

4 計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用趨勢

計算機信息處理技術(shù)是現(xiàn)代自動化辦公的重要基礎(chǔ)和實現(xiàn)手段，對于現(xiàn)代以及未來的自動化辦公發(fā)展都有著深遠的意義和影響。在未來，計算機信息化處理技術(shù)在辦公自動化方面可能呈現(xiàn)以下3個方面的應(yīng)用趨勢。

4.1 視頻技術(shù)廣泛應(yīng)用

目前的自動化辦公中雖然對于數(shù)據(jù)信息的處理非常高效和快捷，但是所有的信息處理反饋和文件檔案二次處理仍然局限于傳統(tǒng)的文字形式表達。而隨著計算機技術(shù)在數(shù)據(jù)壓縮和可視化方面的不斷發(fā)展進步，未來自動化辦公中視頻技術(shù)會得到更加廣泛的應(yīng)用和普及。比如目前已經(jīng)得到有效推廣并取得良好應(yīng)用反響的視頻會議。未來，自動化辦公內(nèi)容的方方面面都可以實現(xiàn)視頻的可視化表達方式，可以通過攝像頭對人們辦公工作中第一時間的思路和靈感進行視頻記錄。同時，每一個員工都可以通過視頻傳送無時間、地點阻礙地與領(lǐng)導(dǎo)交換工作意見，必然能夠更加有效地提高整個社會群體的辦公效率。

4.2 無線辦公環(huán)境的構(gòu)建

為了滿足現(xiàn)代自動化的辦公需求，很多企業(yè)都已經(jīng)實現(xiàn)了辦公區(qū)域的全面wifi覆蓋，每一個員工都能在辦公環(huán)境中無阻礙地進行現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公。當(dāng)然，無線辦公環(huán)境的構(gòu)建是未來自動化辦公的—種必然趨勢，這樣才能進一步實現(xiàn)以信息終端帶來網(wǎng)絡(luò)化的自動化無區(qū)域辦公，讓員工的工作和領(lǐng)導(dǎo)的管理不再受到地域限制，更好地提升辦公效率。

4.3 辦公智能化的實現(xiàn)

現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)雖然已經(jīng)實現(xiàn)了辦公環(huán)境的極大智能化和現(xiàn)代化程度，但在很多方面還仍然保有傳統(tǒng)相對繁瑣復(fù)雜的工作章程。比如，很多檔案和文件還是采用紙質(zhì)的傳遞和查閱，進行信息化技術(shù)處理時又需要將紙質(zhì)的原始文件進行信息數(shù)字的處理轉(zhuǎn)換，而進行審閱工作時又要重新生成紙質(zhì)的文件，來回中不僅浪費了很多辦公成本，也極大地占用了辦公時間。未來的辦公自動化可能會實現(xiàn)無紙化的更加智能的辦公模式。除此之外，還能夠?qū)崿F(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的永久儲存以及電子數(shù)據(jù)存檔空間的不斷縮小和升級，這樣的智能化自動辦公才能最大效率地簡化現(xiàn)代辦公工作中復(fù)雜、繁瑣的流程程序。

5 結(jié)語

現(xiàn)代計算機信息處理技術(shù)的迅速發(fā)展使得辦公自動化的實現(xiàn)和普及應(yīng)用成為必然，以信息化處理技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代自動化辦公可以更加有效地解決信息處理方面的復(fù)雜問題，能夠更加高效、安全地實現(xiàn)辦公信息的傳輸與交流。所以，應(yīng)該對計算機信息處理技術(shù)進行不斷的研發(fā)，使其更加完善和成熟，更好地運用于現(xiàn)代化的自動辦公中，帶來現(xiàn)代辦公工作更大的發(fā)展和進步。