高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包利弊分析及對(duì)策

吉衛(wèi)紅，酈金花

(江蘇師范大學(xué)圖書館，江蘇徐州　221116)

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高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包利弊分析及對(duì)策

吉衛(wèi)紅，酈金花

(江蘇師范大學(xué)圖書館，江蘇徐州221116)

高校圖書館；編目業(yè)務(wù)外包；應(yīng)對(duì)策略

文章分析編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢與弊端，并從八個(gè)方面闡述了編目業(yè)務(wù)外包的應(yīng)對(duì)策略，認(rèn)為編目業(yè)務(wù)外包與否要根據(jù)各個(gè)圖書館具體情況而定，不能以犧牲質(zhì)量來換取高效和低成本。

1　編目業(yè)務(wù)外包

1.1圖書館業(yè)務(wù)外包的方式

外包(outsourcing)是指企業(yè)因?yàn)橐嵘偁幜Γ枰行д腺Y源，專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，而將非核心業(yè)務(wù)交由更加高效的合作伙伴完成，最大化企業(yè)資源的利用率，增強(qiáng)企業(yè)的核心能力。[1]圖書館業(yè)務(wù)外包是指圖書館以合約的方式委托外部服務(wù)商提供本應(yīng)由內(nèi)部操作的各種業(yè)務(wù)和服務(wù)。[2]圖書館業(yè)務(wù)外包按內(nèi)容劃分包括采訪、編目、流通、自動(dòng)化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)外包；按覆蓋范圍劃分包括整體外包和部分外包；按地點(diǎn)劃分包括在館外包和離館外包。

1.2高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的背景

編目業(yè)務(wù)是高校圖書館工作的基礎(chǔ)，隨著高校的合并、擴(kuò)招以及專業(yè)的不斷增加，學(xué)生人數(shù)不斷增長，學(xué)校的圖書經(jīng)費(fèi)也不斷加大。隨著經(jīng)費(fèi)的大量投入，圖書館的購買量也在擴(kuò)大?，F(xiàn)有的編目人員已經(jīng)無法完成如此多的工作，工作效率也大大降低。為更好地提高高校圖書館的核心業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量，編目業(yè)務(wù)外包勢在必行。

2　高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢

2.1提高工作效率

圖書館編目既是圖書館的核心工作也是基礎(chǔ)工作，編目業(yè)務(wù)外包可充分利用先進(jìn)、優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源，增強(qiáng)圖書館的服務(wù)能力，縮短新書的上架時(shí)間，提高圖書的流通率，滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)資源的時(shí)效性要求。

2.2節(jié)省人力，優(yōu)化人員配置

圖書編目業(yè)務(wù)外包包括全包和部分外包。江蘇師范大學(xué)圖書館采用的是部分外包，即加工、著錄外包，驗(yàn)收及審校人員保留。這樣既節(jié)省人力，又優(yōu)化人員配置，保證編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，使得原有的編目人員可以投入到圖書館的其他核心業(yè)務(wù)崗位，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)新和拓展各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)，提高社會(huì)競爭力。

2.3節(jié)約財(cái)力，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠

傳統(tǒng)的圖書編目耗時(shí)、耗力、耗財(cái)。編目外包能夠最大限度地降低圖書館的運(yùn)行成本，并使圖書館的經(jīng)費(fèi)在有限的情況下實(shí)現(xiàn)效益最大化。

2.4社會(huì)資源得到廣泛應(yīng)用

我國現(xiàn)有的大型聯(lián)機(jī)編目數(shù)據(jù)中心有Calis聯(lián)機(jī)合作編目中心、國家圖書館采編中心及上海市文獻(xiàn)聯(lián)合編目中心。這些編目中心為書商制作編目數(shù)據(jù)提供了可靠、標(biāo)準(zhǔn)的信息平臺(tái)，為文獻(xiàn)的加工處理提供了技術(shù)上的支撐，可以保證書商能高質(zhì)量地完成外包編目數(shù)據(jù)。

3　高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的弊端

3.1書目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降

編目業(yè)務(wù)外包后，由于書商的編目人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，造成編目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。有的編目員只會(huì)套錄數(shù)據(jù)，套錄數(shù)據(jù)時(shí)照抄在版編目(CIP)數(shù)據(jù)的分類及主題標(biāo)引，不會(huì)原編數(shù)據(jù)，并且也沒有對(duì)套錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。而書商也忽視對(duì)員工編目技能的培訓(xùn)，從而造成編目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。

3.2加工不規(guī)范，質(zhì)量無法保證

圖書的加工包括蓋館藏章、貼條形碼、貼磁條和書標(biāo)。外包人員往往只注重速度，忽略了質(zhì)量，常常造成磁條未貼實(shí)或缺失、條形碼和書標(biāo)貼錯(cuò)位置、館藏章沒有蓋在指定位置或蓋住了書名等情況發(fā)生，嚴(yán)重影響了圖書的流通，給讀者和工作人員造成了不必要的麻煩。

3.3采購圖書質(zhì)量無法保證

編目業(yè)務(wù)外包后，驗(yàn)收環(huán)節(jié)外包與否是保證采購圖書質(zhì)量的關(guān)鍵。大多數(shù)外包書商為追求經(jīng)濟(jì)利益，會(huì)推薦許多不是很暢銷、甚至過時(shí)的書，把采訪人員沒有訂購的圖書打包過來，或以各種理由推遲交貨時(shí)間。這就要求采訪人員和驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)D書時(shí)要仔細(xì)、認(rèn)真。一旦驗(yàn)收外包，就無法保證圖書的質(zhì)量，會(huì)造成館藏質(zhì)量下降，影響圖書館的藏書結(jié)構(gòu)。

3.4內(nèi)部編目員工缺乏積極性

編目業(yè)務(wù)外包造成原有人員分流重組，編目人員減少。一方面，外包編目人員的業(yè)務(wù)能力無法勝任編目業(yè)務(wù)，需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣就增加了內(nèi)部編目員工的培訓(xùn)工作量；另一方面，業(yè)務(wù)外包使得一些內(nèi)部編目員工形成了對(duì)書商的依賴思想，很多事情都交由書商完成。長此以往，編目員工就喪失了對(duì)工作的積極性。而書商編目中出現(xiàn)的問題，也影響了服務(wù)質(zhì)量的提高。

3.5高校圖書館專業(yè)編目人員流失

圖書館的編目人員不但要熟練掌握?qǐng)D書的編目規(guī)則、著錄細(xì)則以及《中國圖書館分類法》，而且要熟知自己館的館藏特色、圖書分布情況以及特殊分類、著錄規(guī)則，并且具有多年的分編經(jīng)驗(yàn)，以保證分類編目的完整性、一致性。這樣的編目員是要經(jīng)過幾年甚至十幾年的努力學(xué)習(xí)和不斷實(shí)踐才能培養(yǎng)出來的。而編目外包后，圖書館僅留下少數(shù)的編目員，其他編目員分流到其他部門。而編目工作是個(gè)需要不斷實(shí)踐、不斷提高的工作，長期不從事該項(xiàng)工作，就會(huì)喪失許多編目技能，致使業(yè)務(wù)能力下降。

3.6多家外包書商的協(xié)調(diào)問題

目前，每個(gè)圖書館中標(biāo)的書商都不止一個(gè)，而每個(gè)書商都有自己的工作流程和運(yùn)行模式。編目外包后主要有兩種方式：一種方式是中標(biāo)后由一個(gè)書商負(fù)責(zé)做編目數(shù)據(jù)，其他書商付給該書商編目數(shù)據(jù)加工費(fèi)；另一種方式是多家書商分別做各自的編目數(shù)據(jù)。采用第一種方式，編目數(shù)據(jù)相對(duì)穩(wěn)定；而采用第二種方式，每個(gè)書商的編目人員水平不一、標(biāo)準(zhǔn)不同，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)MARC字段選擇不同、錯(cuò)誤等情況，并且書商之間的到書時(shí)間、編目數(shù)據(jù)時(shí)間也需要多方協(xié)調(diào)，否則會(huì)造成一段時(shí)間集中編目，審校人員無法完成審校任務(wù)，使得圖書積壓。

3.7圖書館核心業(yè)務(wù)流失

圖書編目既是圖書館的基礎(chǔ)工作也是圖書館的核心業(yè)務(wù)。外包后，相關(guān)規(guī)章制度、分類規(guī)則必須交與外包編目員，但有的權(quán)限則必須限制，否則會(huì)影響圖書館的編目數(shù)據(jù)。如：刪除MARC的權(quán)限如果放開，外包編目人員可以隨意到圖書館書目數(shù)據(jù)中刪除MARC，必將造成圖書館書目數(shù)據(jù)的混亂。但如果不放開，外包編目員在編目中遇到刪除MARC問題時(shí)，必須請(qǐng)示內(nèi)部審校人員，由審校人員酌情處理，增加了內(nèi)部審校人員的工作量。

4　高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的應(yīng)對(duì)策略

4.1對(duì)已經(jīng)實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包的相關(guān)圖書館的調(diào)研

實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包，首先要對(duì)相關(guān)圖書館進(jìn)行調(diào)研，一方面了解外包圖書館的信息，如外包的范圍、人員的定制、經(jīng)費(fèi)情況及圖書館的規(guī)模；另一方面了解外包商承擔(dān)業(yè)務(wù)的情況，從而為本館編目業(yè)務(wù)外包打下良好的基礎(chǔ)。

4.2制定嚴(yán)格規(guī)范的外包合同

編目業(yè)務(wù)外包后，外包合同是外包工作的關(guān)鍵。在制定外包合同時(shí)，對(duì)加工要求、編目要求等要有嚴(yán)格的規(guī)定：①加工要求包括館藏章、條形碼、書標(biāo)粘貼的位置及數(shù)量。②編目要求包括著錄、標(biāo)引的格式，分類的級(jí)別以及編目員的資質(zhì)。

4.3做好書商資質(zhì)認(rèn)證評(píng)價(jià)選擇

由于利潤的驅(qū)動(dòng)，書商隊(duì)伍里魚目混珠，良莠不齊，選擇書商時(shí)要做好資質(zhì)調(diào)查和審核工作。[3]圖書館要通過前期的調(diào)研了解書商的情況，根據(jù)書商的評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)書商進(jìn)行選擇。書商的評(píng)價(jià)內(nèi)容分為外包書商資質(zhì)能力、外包書商提供文獻(xiàn)的折扣率、外包書商所能提供的服務(wù)、外包書商提供服務(wù)的完成率及合格率四個(gè)方面[4]。選擇好的書商是保證編目業(yè)務(wù)外包的先決條件。

4.4外包編目員的崗前培訓(xùn)

外包編目員入崗前，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一初期培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括本館的編目細(xì)則、分類法則、圖書加工要求等。圖書館要著重對(duì)一些特殊的著錄要求及分類規(guī)定進(jìn)行講解，使外包編目員盡快掌握本館編目的各種要求，做到有章可循。

4.5加強(qiáng)質(zhì)量控制，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

編目質(zhì)量是編目工作的重中之重，編目業(yè)務(wù)外包后，數(shù)據(jù)質(zhì)量下降已是一個(gè)普遍存在的問題，因此加強(qiáng)質(zhì)量控制勢在必行。首先，必須制定本館的質(zhì)量控制細(xì)則，從拆包、驗(yàn)收開始，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)；其次，對(duì)圖書的查重、分類標(biāo)引、數(shù)據(jù)著錄、種次號(hào)的選取等進(jìn)行檢查；最后，對(duì)圖書的加工進(jìn)行檢測，包括館藏章是否清晰、書標(biāo)的保護(hù)膜是否脫漏、標(biāo)簽和條形碼的位置是否規(guī)范等，盡量降低數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率。

4.6定期或不定期進(jìn)行編目培訓(xùn)座談

編目工作，尤其是分類號(hào)的確定，由于多人審核可能會(huì)存在尺度不一致的問題。這就需要編目人員定期或不定期地進(jìn)行編目座談，對(duì)遇到的問題及時(shí)溝通，有效解決，使大家達(dá)成共識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.7建立并完善與書商的溝通交流平臺(tái)

目前，圖書館編目業(yè)務(wù)外包工作還不成熟，圖書館與外包商之間是互惠互利、互相依賴的關(guān)系。館內(nèi)編目人員應(yīng)了解書商提供的采訪信息、編目數(shù)據(jù)及工作進(jìn)程等，及時(shí)與書商進(jìn)行溝通和交流，對(duì)不符合要求的MARC數(shù)據(jù)，監(jiān)督外包人員及時(shí)修改，使雙方在不斷磨合中，逐步完善。

4.8加強(qiáng)編目審校人員的責(zé)任心，改善編目工作環(huán)境

審校人員不僅要具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，而且要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心；不但要精通著錄細(xì)則、分類標(biāo)引等專業(yè)知識(shí)，還要工作仔細(xì)認(rèn)真，這樣才能保證圖書館書目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一。因此，加強(qiáng)編目審校人員的責(zé)任心是降低書目數(shù)據(jù)差錯(cuò)率的保證。

圖書館工作環(huán)境的好壞，不僅影響讀者的閱讀心情，也影響工作人員的身心健康。圖書館應(yīng)開展有益的文體活動(dòng)，定期組織編目人員做有氧運(yùn)動(dòng)，并對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行美化，定期消毒和除塵，使編目人員在愉悅的環(huán)境下工作，提高編目的效率和質(zhì)量。

[1]Prahalad C K，Hamel G. The core competence of the corporation[J].Harvard Business Review，1990(3)：79-91.

[2]溫萬虎.圖書館業(yè)務(wù)外包實(shí)踐與風(fēng)險(xiǎn)防范[J].圖書館雜志，2006(8)：33-34.

[3]王浩.基于信息博弈的圖書館業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)研究與對(duì)策[J].圖書館研究與工作，2009(4)：28-31，79.

[4]李立華.基于層次分析法的高效圖書館采編外包書商評(píng)價(jià)[J].圖書館工作與研究，2013(11)：75-77.

(編校:馬懷云)

2016-02-04

吉衛(wèi)紅(1968—),江蘇師范大學(xué)圖書館副研究館員；酈金花(1963—)，江蘇師范大學(xué)圖書館研究館員。

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1003-1588(2016)03-0050-02