關(guān)于高職院校圖書館競爭性談判的思考

李　鵬

(山西工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，山西太原　030009)

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關(guān)于高職院校圖書館競爭性談判的思考

李鵬

(山西工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，山西太原030009)

采購；招標(biāo)；競爭性談判

文章通過介紹競爭性談判的定義，分析了競爭性談判的優(yōu)缺點，并對高職院校圖書館如何揚長避短、改進與完善競爭性談判采購圖書提出了一些建議。

近年來，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，圖書出版發(fā)行行業(yè)的日益繁榮，呈現(xiàn)出了百花齊放、百家爭鳴的局面，個體書商、民營書店、網(wǎng)絡(luò)書店大量出現(xiàn)并且迅速發(fā)展，為我國高校圖書館增加了選擇圖書采購的渠道。圖書招標(biāo)采購在保證圖書質(zhì)量和提高效率方面起著重要作用。同時，國家相繼出臺了一些政策和法律法規(guī)，如：2000年1月1日起正式實施《招標(biāo)投標(biāo)法》，2003年8月《教育部政府采購管理暫行辦法》開始施行，2006年6月教育部高等學(xué)校圖書情報工作委員會、中國圖書館學(xué)會高等學(xué)校圖書館分會發(fā)布《普通高等學(xué)校圖書館文獻集中采購工作指南》[1]，也為圖書招標(biāo)采購提供了法律依據(jù)和保障。

作為高等教育的重要組成部分，高職院校最近幾年發(fā)展迅速，圖書采購經(jīng)費也有了穩(wěn)步增長，高職院校圖書館也更多地采用了圖書招標(biāo)采購方式，特別是根據(jù)資金規(guī)模和采購數(shù)量選擇了招標(biāo)中的競爭性談判。然而，競爭性談判在保證圖書館豐富圖書品種、提高經(jīng)費使用率的同時，也存在一些問題，為此，圖書館需要認(rèn)真分析競爭性談判的優(yōu)缺點，努力找出解決這些問題的方法和措施。

1　競爭性談判的定義

按照相關(guān)規(guī)定，圖書招標(biāo)采購主要有公開招投標(biāo)和競爭性談判兩種方式。公開招投標(biāo)是指采購人事先提出圖書采購計劃、采購金額、質(zhì)量要求、圖書種類、服務(wù)要求等條件后，經(jīng)學(xué)院黨委會研究決定后委托財政部門指定的招標(biāo)單位，邀請眾多圖書供應(yīng)商組織參與，在財政、紀(jì)檢部門的監(jiān)督下，經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)與定標(biāo)等程序，在公開、公平、公正、透明的原則下，最終從眾多圖書供應(yīng)商中選擇一家作為圖書供應(yīng)商的交易對象[2]。相對而言，根據(jù)資金、規(guī)模、文獻資源建設(shè)情況，高職院校圖書館一般采用競爭性談判這一方式。所謂競爭性談判，是由高職院校圖書館提出采購計劃或圖書采購項目，以發(fā)布招標(biāo)公告的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蚪M織參與本次圖書采購計劃，再經(jīng)過多輪談判，從眾多參與本次圖書采購項目競爭者中，選擇一家最符合采購方采購要求的書商[2]。

2　競爭性談判優(yōu)缺點分析

2.1圖書招標(biāo)采購的共性優(yōu)點

2.1.1保障了圖書館圖書采購資金的使用效益。圖書招標(biāo)采購需要政府部門牽頭，學(xué)?；蛘呤菆D書館具體操作，對于依靠預(yù)算撥款進行工作的圖書館來說，無疑是一件好事。這樣有利于健全財務(wù)管理制度，保證預(yù)算資金確實能夠到位而不會被挪用或借為他用，保障了購書資金的?？顚Ｓ?。長期以來，圖書館開展文獻資源建設(shè)工作一直秉承少花錢、多買書、買好書的原則。引入競爭性談判，為圖書館與各類書商之間搭建了相互選擇的平臺，同時也迫使書商之間相互競爭，這樣圖書館可以選擇價格更合理、服務(wù)更周到、圖書質(zhì)量更高、實際服務(wù)業(yè)績高、社會信譽度更高的書商進行合作，從而降低了圖書采購成本，提高了資金使用效益。

2.1.2從源頭上遏制腐敗行為。長期以來，所有涉及金錢的地方都很容易產(chǎn)生腐敗，圖書采購亦不例外，如：個別書商為了占領(lǐng)市場，采用一些非正常的手段與一些意志薄弱、喪失職業(yè)操守的人員進行不正當(dāng)交易，損害了讀者的正當(dāng)權(quán)益。而在競爭性談判的方式下，可以最大限度地減少個人在圖書采購中的作用，真正地將圖書采購置于紀(jì)檢、財政部門、社會公眾的監(jiān)督下，陽光操作，公開透明，公平公正，在各方組織的參與下共同完成整個招投標(biāo)過程，從而在源頭上遏制了商業(yè)賄賂等腐敗行為的發(fā)生[2]。

2.1.3有利于圖書館自身的發(fā)展。參與競標(biāo)的書商為了獲取訂單，在保證圖書質(zhì)量的前提下，還會承諾做出更好的服務(wù)，如：蓋館藏章、粘貼防盜磁條、粘貼圖書條形碼、書標(biāo)以及粘貼保護膜、配送采訪和編目數(shù)據(jù)等多項配套加工服務(wù)，甚至能夠為采購圖書提供更多的渠道，提供更加完整和全面的書目信息，為現(xiàn)采提供更加周到細致的服務(wù)等，既能減輕圖書館尤其是采編人員的工作壓力，又能采購到更多更優(yōu)質(zhì)的文獻資源[3]。

2.1.4有利于保護圖書館和中標(biāo)書商的合法權(quán)益。圖書招標(biāo)采購的一切行為都是在國家法律法規(guī)的指導(dǎo)下進行的，有法可依，同時圖書館與中標(biāo)書商通過簽訂采購合同進行合作，對雙方來說都有法律約束，如果發(fā)生爭執(zhí)，將依據(jù)合同條款協(xié)商解決，有力地保證了圖書館和中標(biāo)書商的合法權(quán)益[4]。

2.2競爭性談判獨有的優(yōu)點

2.2.1公告時限。公開招投標(biāo)的公告時限一般在20日以上，而競爭性談判的公告時間在5個工作日，很多地方時間更短，3個工作日即可。

2.2.2文件內(nèi)容。按照國家招投標(biāo)法的規(guī)定，公開招投標(biāo)對投標(biāo)文件的要求更為煩瑣，制作更為復(fù)雜，而競爭性談判制作的投標(biāo)文件內(nèi)容更少，節(jié)約了書商制作標(biāo)書的時間。

2.2.3文件送達。公開招投標(biāo)要求參與投標(biāo)的圖書供應(yīng)商或組織在購買招標(biāo)文件后，對圖書采購相關(guān)要求做出實質(zhì)性響應(yīng)，并在招投標(biāo)中心指定的提交文件時間之前將做好的投標(biāo)文件送達指定地方，而競爭性談判可以在規(guī)定時間當(dāng)日，在談判現(xiàn)場提交投標(biāo)文件。

2.2.4招標(biāo)程序。公開招投標(biāo)是在政府采購部門發(fā)出采購公告，有意參與投標(biāo)的圖書供應(yīng)商或組織購買招投標(biāo)文件、制作好標(biāo)書，在規(guī)定時間提交文件后，由政府采購部門在規(guī)定時間組織有關(guān)專家在紀(jì)檢、財政等部門的監(jiān)督下，進行招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等程序，一旦開始，無論結(jié)果如何都要進行下去。而競爭性談判則程序簡單，在發(fā)出公告截止日即可由政府組織財務(wù)、紀(jì)檢、招投標(biāo)雙方進行投標(biāo)、開標(biāo)、談判，最后定標(biāo)等程序，中途可根據(jù)需要進行多輪談判，最終選擇一家或多家書商進行合作，節(jié)約了雙方的時間，提高了工作效率。

2.2.5投標(biāo)結(jié)果。公開招投標(biāo)時有流標(biāo)，而根據(jù)競爭性談判的原則，談判后一般會有結(jié)果，也就避免了流標(biāo)現(xiàn)象的發(fā)生[5]。

2.3競爭性談判的缺點

2.3.1過多追求高折扣率，圖書質(zhì)量和服務(wù)水平下降。一般情況下，參與高職院校圖書館圖書采購競爭性談判的一些人員對于圖書采購都比較陌生，對于書商的供貨能力、圖書質(zhì)量、配套的服務(wù)水平并不了解，甚至是忽視這一重要細節(jié)，更多的是關(guān)心中標(biāo)折扣率，其結(jié)果必然導(dǎo)致參與招投標(biāo)的書商為了中標(biāo)而降低報價，中標(biāo)后為了平衡各類型圖書之間的進出價格，更多地提供如暢銷類等高利潤圖書或者特價書，而像專業(yè)類圖書則找各種理由推諉。同時，個別書商實力不足，服務(wù)能力無法保證，最終受害的只能是圖書館。

2.3.2違約成本低，缺乏有效的懲罰機制，合同流于形式。雖然高職院校圖書館在競爭性談判和購書合同中都會明確規(guī)定：書商一旦違約應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，如：繳納違約金、扣除保證金等。但在實際實施過程中卻困難重重，對于圖書訂單的私自調(diào)整、書目數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，書商總會借各種理由進行狡辯[6]，嚴(yán)重損害了圖書館和讀者的利益。

3　改進與完善競爭性談判的措施

3.1提高圖書館專業(yè)人員在評標(biāo)小組中的比例

圖書館專業(yè)人員既了解圖書館工作的特點，又對圖書市場和圖書供應(yīng)商或組織有一定的了解，因而應(yīng)在評標(biāo)小組中除保留紀(jì)檢、財政部門的人員配備外，適當(dāng)增加圖書館專業(yè)人員的比例?？梢詮谋镜貐^(qū)評標(biāo)專家?guī)熘须S機抽取兩位，與參與招標(biāo)的圖書館館長或?qū)I(yè)人員結(jié)合，共同對參與競爭談判的圖書供應(yīng)商或組織從資質(zhì)、響應(yīng)程度、圖書質(zhì)量、加工服務(wù)質(zhì)量、合理的折扣率等方面進行綜合考慮。這樣既結(jié)合了本館的實際情況，又借鑒了其他單位的先進經(jīng)驗，有效地保證了競爭性談判的公平性和合理性。

3.2細致考察書商，精心編制招標(biāo)文件

在圖書館發(fā)出招標(biāo)公告后，對于前來參加投標(biāo)的書商應(yīng)從資質(zhì)、稅務(wù)等各方面進行認(rèn)真審查，對于符合要求的書商要從最近幾年為高職院校圖書館服務(wù)的情況、公司規(guī)模、人員情況、提供的書目信息是否規(guī)范、完整等方面進行考察，甚至可以實地了解情況，做到心中有數(shù)[6]。另外，高職院校圖書館一定要精心編制招標(biāo)文件，對于書商的資質(zhì)、提供的書目信息、圖書質(zhì)量、現(xiàn)采和訂購圖書的供貨時間和到書率、MARC數(shù)據(jù)要求、所選圖書的品種和復(fù)本、需要提供的配套加工服務(wù)、現(xiàn)采要求等各方面一定要盡可能詳細地羅列出來，盡量做到細致無遺漏。

3.3合理分配經(jīng)費，增加選擇空間

高職院校圖書館在競爭性談判中，可以適當(dāng)?shù)貙⒔?jīng)費分開，選擇2～3家書商同時合作，一方面可以讓書商之間開展競爭，降低價格，提高服務(wù)質(zhì)量[7]，有利于減少損失；另一方面，多家書商合作，可以擴大采訪書目的覆蓋面，增加圖書種類，提高圖書采訪和圖書館文獻資源建設(shè)質(zhì)量，確保圖書采訪工作順利完成。

3.4嚴(yán)格把控圖書驗收關(guān)

高職院校圖書館一定要嚴(yán)格按照競爭性談判商務(wù)部分和購書合同中的要求，對采訪和編目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度、所供圖書質(zhì)量、到書率、到書周期及配套服務(wù)進行嚴(yán)格審查，對不符合要求的圖書一定要堅決退回，對于未按時采到的圖書一定要對書商嚴(yán)肅處理，減少訂單金額或者扣除相應(yīng)比例保證金。對于那些屢次不改者，終止合作，并記入黑名單，以此來加強合同執(zhí)行力，保證圖書館權(quán)益不受損害。

3.5適當(dāng)延長招標(biāo)周期，保證圖書采購的連續(xù)性

當(dāng)前，我國大部分高職院校圖書館的圖書招標(biāo)周期都是一年，年年招標(biāo)，圖書館文獻資源建設(shè)的工作人員在每年的一段時間內(nèi)都會無法集中精力研究業(yè)務(wù)，這也會對圖書的結(jié)構(gòu)、質(zhì)量產(chǎn)生影響。另外，由于競爭性談判招的是資質(zhì)，也就是說是圖書供應(yīng)商或組織能否供應(yīng)圖書的資格，圖書都是期貨，從發(fā)布結(jié)果公告到簽訂合同再到圖書到貨，一般都需2～3個月的時間，加上圖書出版具有一定的連續(xù)性以及考慮到圖書出版的數(shù)量和對圖書需求量之間的關(guān)系，必然產(chǎn)生圖書館在某段時間無書進館、想要采購的圖書已經(jīng)采購不到等問題。因而，筆者建議將圖書招標(biāo)的周期由一年延長為兩年，保證圖書的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性。

4　結(jié)語

高職院校圖書館通過競爭性談判選擇書商已是大勢所趨，如何在盡可能降低價格的同時保證圖書館文獻資源建設(shè)質(zhì)量，需要認(rèn)真研究、嚴(yán)謹(jǐn)操作，不斷規(guī)范流程、完善談判和合同細節(jié)、規(guī)避過低折扣帶來的風(fēng)險，最大限度地發(fā)揮競爭性談判的積極作用。

[1]高景昌，王樹迎.對高校圖書采購招標(biāo)幾個問題的思考[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2014(12)：73-75.

[2]黃衛(wèi)華.高校圖書采購的公開招標(biāo)與競爭談判[J].重慶三峽學(xué)院學(xué)報，2009(5)：154-157.

[3]黃琦.淺談圖書招標(biāo)采購[J].黑河學(xué)刊，2014(3)：117-118，144.

[4]胡敏.高校圖書館圖書招標(biāo)采購工作的思考[J].情報探索，2015(2)：98-100.

[5]王瑞玲.從圖書招標(biāo)談圖書供應(yīng)商的選擇[J].圖書館建設(shè)，2006(3)：57-59.

[6]鄒迅.高校圖書館圖書招標(biāo)采購研究[J].情報探索，2013(4)：127-129.

[7]江秋菊.從圖書招標(biāo)談書商的選擇[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2014(7)：54-57.

(編校:馬懷云)

2016-02-05

李鵬(1982—)，山西工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員。

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1003-1588(2016)03-0007-03