淺談如何做好高職院校行政秘書工作

鄢彬

摘要：高校規(guī)模的不斷擴(kuò)張，管理幅度的不斷增強(qiáng)，高職院校管理工作的難度也在不斷加大，對高校行政管理人員尤其是行政秘書的能力要求也隨之提高。本文將從三個(gè)方面對如何做好高職院校行政秘書工作進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政秘書；意識(shí)；精神；維度

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）003-000-01

高等職業(yè)技術(shù)教育是我們現(xiàn)代高等教育不可或缺的重要組成部分，教育、科研及行政管理可以說是高職院校的三大功能要素。而在高校行政管理體系中最能體現(xiàn)其崗位性質(zhì)的就是行政秘書了。本文將從秘書自身角度探討如何做好高職院校的行政秘書工作，認(rèn)為，高職院校行政秘書必須樹立三種意識(shí)，推崇三種精神，達(dá)到四個(gè)維度。

一、樹立三種意識(shí)

（一）學(xué)習(xí)意識(shí)

作為一名高校行政秘書，需要草擬分院部門行政工作報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃和決議等綜合性文字材料文件，這就要求我們熟悉常用的應(yīng)用文類型、格式以及語言的組織，要求我們樹立學(xué)習(xí)求知的意識(shí)，開拓自己的知識(shí)面，努力提高聽、說、讀、寫、用的能力。當(dāng)然，還應(yīng)通過各種途徑深入科研和行政管理第一線，在工作的同時(shí)，不忘學(xué)習(xí)提升自己的科研能力。此外，還要學(xué)習(xí)與人交流、溝通的能力，作為一名秘書，不免要接觸不同崗位不同身份的人員，要學(xué)會(huì)與人相處，廣結(jié)良緣，為工作的順利開展實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

（二）規(guī)則意識(shí)

規(guī)則意識(shí)，并不意味著要固守成規(guī)，按部就班，一成不變。無論從事何種職業(yè)，都有一定的職場規(guī)則，作為高校行政秘書，首先要遵守一定的職業(yè)道德，要有保密意識(shí)，秘書往往需要參加重要會(huì)議，領(lǐng)取行政機(jī)要文件，保密部門機(jī)要文件資料，為維護(hù)學(xué)校部門的利益，秘書人員需要掌握一定保密方法，遵守職業(yè)操守。其次，秘書在工作中要保持嚴(yán)明的紀(jì)律，要明白秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，在工作中要做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說。

（三）服務(wù)意識(shí)

服務(wù)，并不意味著包攬全部大小事務(wù)，也并不意味著低人一等，當(dāng)前高校的行政秘書人員基本都是本科及其以上學(xué)歷，文化、素質(zhì)高，因而服務(wù)他人也應(yīng)有所創(chuàng)新。要心懷寬容之心，學(xué)會(huì)換位思考。

二、推崇發(fā)揚(yáng)三種精神

（一）一絲不茍的精神

秘書工作繁雜，涉及到的工作更是方方面面。作為秘書，首先就要明確自己的工作職責(zé)，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工、步驟、方式方法、完成時(shí)間等。要清楚工作的輕重緩急，明白“秘書無小事”的道理。作為高職院校的行政秘書，文書工作就是其中一項(xiàng)最重要、最大量的日常工作。所謂文書工作，主要包括文件的起草、校對、印制、傳遞以及文件資料的立卷與歸檔。這一系列的工作，都要求秘書具有一絲不茍的精神。一絲不茍不僅要體現(xiàn)在具體的工作中，也應(yīng)體現(xiàn)在我們的言行舉止上，行政秘書要根據(jù)不同的工作對象、不同的工作環(huán)境采取恰當(dāng)?shù)男袨榉绞健?/p>

（二）鍥而不舍的精神

前面說過，秘書工作繁雜，要接觸處理的事務(wù)也大小不一，在日常工作中，難免會(huì)遇到困難。這就要求我們行政秘書人員要有良好的心理素質(zhì)，要具備一定的心理承受力，要鍥而不舍。鍥而不舍，不僅要表現(xiàn)在工作上，還要表現(xiàn)在對自己的認(rèn)知上，受傳統(tǒng)因素影響，秘書的角色與作用一直未能被高校重視，這就需要我們秘書自身正確認(rèn)知，積極應(yīng)對，鍥而不舍。在做好日常工作之余，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，以尋求高校的重視以及自身發(fā)展。

（三）團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神

秘書工作，是一個(gè)需要多方協(xié)作配合方能做好的工作，這不僅包括不同分院部門秘書等相關(guān)行政職務(wù)人員之間的團(tuán)結(jié)凝聚，還包括與相關(guān)老師、學(xué)生之間協(xié)作。高職院校行政秘書隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)力度關(guān)系到秘書工作績效和學(xué)校管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，如何激發(fā)行政秘書隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)力，一方面需要建立相關(guān)的工作制度，另一方面還是與我們作為行政秘書自身的處世方式與態(tài)度息息相關(guān)。

三、力求達(dá)到四個(gè)維度

（一）高度

行政秘書應(yīng)心懷大局意識(shí)，大事要考慮，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急；小事更需做到位，避免重復(fù)反復(fù)。俗話說“站得高，方能望的遠(yuǎn)”，秘書工作可大可小，只有達(dá)到一定高度，擺正自己的心態(tài)位置，才會(huì)有一番作為與成就。

（二）速度

這里所說的速度，即做事要有效率，要用有效的時(shí)間完成一定工作。行政秘書工作千頭萬緒，尤其是在高職院校，往往還會(huì)身兼他職，這就要求我們在工作中必須達(dá)到速度，要在有限的時(shí)間內(nèi)完成各項(xiàng)工作，且避免重復(fù)勞動(dòng)。

（三）力度

力度，即要達(dá)到效果。前面我們提到行政秘書在工作中要有速度，但僅有速度也不夠，還需達(dá)到力度，要盡量用最短的時(shí)間完成規(guī)定的工作，且要保證質(zhì)量與效果，力求避免重復(fù)反復(fù)，避免出錯(cuò)。高校行政秘書工作往往不是某一個(gè)部門的事情，而是有著牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用，某個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)或拖拉，勢必會(huì)影響事情的整體效率，這就要求我們不僅要有速度，還要有力度。

（四）熱度

保有工作的熱情與激情，是做好一份工作的先決條件之一。俗話說“興趣是最好的老師”，對一份工作有興趣，才會(huì)有激情，才能做好做長。高職院校行政秘書工作具有一定特殊性，這就要求我們秘書人員要有良好的心理調(diào)適能力，不斷發(fā)掘工作動(dòng)力，保有積極的工作態(tài)度。擁有工作的熱度也需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對我們的關(guān)心與支持。上級(jí)的表揚(yáng)，老師學(xué)生的肯定，將會(huì)是對我們行政秘書人員工作的巨大支持，將更能激發(fā)我們的工作激情。

時(shí)代的發(fā)展，要求高職院校對行政秘書人員的管理越發(fā)的關(guān)心與重視，作為高職院校行政秘書，不能消極倦怠，應(yīng)當(dāng)從提高自身素養(yǎng)開始，樹立學(xué)習(xí)、規(guī)則、服務(wù)三種意識(shí)，推崇一絲不茍、鍥而不舍、團(tuán)結(jié)協(xié)作的三種精神，以及達(dá)到高度、速度、力度和熱度這四個(gè)維度。此外也還需具備一定的能力，如應(yīng)變能力，表達(dá)能力，協(xié)調(diào)交際能力，心理調(diào)節(jié)能力等。只有這樣，才能滿足日新月異的時(shí)代要求，才能在工作中游刃有余，才能成為一名真正合格的行政秘書。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛慶文.淺談高校行政秘書工作意識(shí)和素質(zhì)[J].職業(yè)時(shí)空（綜合版），2006（07）.

[2]章葵.高校秘書隊(duì)伍建設(shè)研究[D].華中師范大學(xué)，2002.

[3]余明江.高效行政秘書倦怠情緒探析[J].四川民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，10.

作者簡介：鄢 彬（1990-），義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，實(shí)習(xí)研究員，研究方向：語言學(xué)。