高校電子黨務(wù)檔案管理淺析

李松潔

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的新形勢(shì)

1.1 檔案管理媒介的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨的數(shù)據(jù)量有了巨大增長(zhǎng)，由此引發(fā)了檔案管理媒介的轉(zhuǎn)變。以往文件在起草、發(fā)行、歸檔過(guò)程中均采取紙質(zhì)形式，檔案管理也以紙質(zhì)形式運(yùn)作。隨著無(wú)紙化辦公的普及，部分文件材料開(kāi)始采用電子形式下發(fā)，因而電子檔案管理成為檔案管理工作中越來(lái)越重要的形式。

1.2 對(duì)檔案整理工作的要求加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下各類(lèi)信息基數(shù)大且類(lèi)別龐雜，電子檔案管理不能再僅僅滿足于檔案的按時(shí)歸檔。在這樣新的背景下，電子檔案整理工作的重要性不斷凸顯。如何對(duì)大量電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格篩選，進(jìn)而系統(tǒng)化分類(lèi)是檔案整理工作面臨的新要求。只有完成了以上要求，才能夠保證電子檔案為使用者提供豐富而又有價(jià)值的信息。

2 高校電子黨務(wù)檔案管理的不足之處

2.1 電子黨務(wù)檔案管理制度建設(shè)滯后。對(duì)于電子黨務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足直接體現(xiàn)在制度建設(shè)滯后上。部分高校沿用傳統(tǒng)方式進(jìn)行電子黨務(wù)檔案管理，造成了諸多不便。在入檔過(guò)程中，忽視新媒介、新形式的特點(diǎn)，滿足于檔案輸入；在檔案管理過(guò)程中，存在諸多制度空白，造成管理工作的隨意性加大，甚至導(dǎo)致電子黨務(wù)檔案的丟失；在檔案使用中，形式受到傳統(tǒng)思路限制，難以滿足新時(shí)期黨務(wù)工作的要求。

2.2 檔案管理者的綜合水平有待提高。在人員使用上，對(duì)于電子黨務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足體現(xiàn)在電子黨務(wù)檔案管理者適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)的水平較差。部分高校滿足于原有的檔案整理工作，不能積極對(duì)黨務(wù)檔案管理者進(jìn)行電子檔案管理培訓(xùn)。同時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)，部分高校的檔案管理人員多是臨近退休的后勤人員或聘用的在校學(xué)生兼職人員，這些檔案工作者缺乏電子黨務(wù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，造成了部分高校電子黨務(wù)檔案管理工作效率難以有效提升。

2.3 黨務(wù)檔案的信息化程度較差。部分高校的黨務(wù)檔案電子化、信息化進(jìn)程緩慢，仍舊滿足于以往的模式。這樣的情況就造成了在檔案使用中花費(fèi)大量時(shí)間和精力進(jìn)行檔案查找。再加上紙質(zhì)黨務(wù)檔案使用的流程較為繁瑣，造成了黨務(wù)檔案使用的效率十分低下，不能滿足當(dāng)下黨務(wù)檔案使用的要求。

2.4 電子黨務(wù)檔案更新不及時(shí)。大數(shù)據(jù)背景下，電子黨務(wù)檔案發(fā)揮其效用的一個(gè)重要前提就在于電子黨務(wù)檔案的及時(shí)更新。電子黨務(wù)檔案更新不及時(shí)會(huì)造成黨務(wù)工作開(kāi)展出現(xiàn)重復(fù)等偏差，此外，學(xué)生黨員檔案信息的更新不及時(shí)會(huì)造成學(xué)生黨員的諸多不便，影響高校電子黨務(wù)檔案管理工作的校內(nèi)聲譽(yù)。

2.5 電子黨務(wù)檔案不完整。高校黨務(wù)檔案是對(duì)高校黨務(wù)工作開(kāi)展的真實(shí)記錄，是高校黨員信息留存的基礎(chǔ)，高校黨務(wù)檔案的完整性對(duì)高校、校職工及學(xué)生黨員都有極為重要的意義。由于部分高校對(duì)于電子黨務(wù)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，造成了高校黨務(wù)工作開(kāi)展內(nèi)容的遺失，影響了黨務(wù)工作開(kāi)展的歷史延續(xù)性。

3 提升高校電子黨務(wù)檔案管理水平的建議

3.1 開(kāi)展電子黨務(wù)檔案管理宣傳活動(dòng)。通過(guò)建立黨務(wù)檔案網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博等多種方式，對(duì)電子黨務(wù)檔案的服務(wù)內(nèi)容、運(yùn)作流程進(jìn)行宣傳。宣傳的過(guò)程是一個(gè)讓更多人了解的過(guò)程，借此讓高校電子黨務(wù)檔案管理工作的重要性深入人心，引起多方面重視。

3.2 電子黨務(wù)檔案管理軟硬件升級(jí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，進(jìn)行電子黨務(wù)檔案管理的軟硬件升級(jí)是適應(yīng)時(shí)代要求的物質(zhì)前提。硬件升級(jí)主要體現(xiàn)在管理媒介的更新?lián)Q代，配備現(xiàn)代數(shù)據(jù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理。硬件升級(jí)伴隨著的是軟件的更新。具體表現(xiàn)在新型電子檔案管理軟件的應(yīng)用及檔案管理者的綜合水平培訓(xùn)。

3.3 重視電子黨務(wù)檔案資源的開(kāi)發(fā)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含著海量的資源，這些資源的開(kāi)發(fā)整理將極大地促進(jìn)高校黨務(wù)工作進(jìn)一步提升。應(yīng)當(dāng)“立足館藏檔案資源，對(duì)檔案按專(zhuān)題或類(lèi)別進(jìn)行深層次加工和提煉，挖掘檔案信息價(jià)值，借助各種多媒體技術(shù)開(kāi)展檔案編研，開(kāi)辟專(zhuān)題展覽欄目，提升檔案的教育功能”。

3.4 重視電子黨務(wù)檔案管理過(guò)程中的反饋工作。與以往的檔案管理滿足于檔案收藏不同，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的電子黨務(wù)檔案更加注重信息的服務(wù)，因而在對(duì)黨建工作者進(jìn)行信息支持之后，收集反饋信息是提升電子黨務(wù)檔案管理工作水平的有效措施，也是傳統(tǒng)黨務(wù)檔案管理過(guò)程中忽視的一點(diǎn)。