論檔案整理三大原則

摘 要：檔案整理三大原則，全宗原則、來源原則、事由原則關(guān)系是辯證統(tǒng)一的。全宗原則是三大原則的核心。來源原則是全宗原則的內(nèi)涵，它體現(xiàn)了全宗原則的本質(zhì)。事由原則是全宗原則的外延，是全宗原則變通了的形式標(biāo)準(zhǔn)。它體現(xiàn)了全宗原則的靈活性。類全宗原則是三大原則之外的檔案實(shí)體整理的另一重要原則。

關(guān)鍵詞：檔案整理 全宗原則 來源原則 事由原則 辯證統(tǒng)一 類全宗原則

《檔案管理》2015年第4期發(fā)表了嚴(yán)永官先生的文章《也論我國(guó)檔案整理工作的基本原則》，讀后深受啟發(fā)，頗多收益，不禁對(duì)檔案整理三大原則有了新的體會(huì)，表達(dá)出來，以就教先生和檔案界各位同仁。

1 檔案整理三大原則概念辯證

檔案整理三大原則，全宗原則、來源原則、事由原則，其相互關(guān)系，嚴(yán)永官先生文章中有大幅的論述。為討論方便，現(xiàn)將先生引用自中國(guó)大百科全書出版社出版的《中國(guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》與上海辭書出版社出版的《檔案學(xué)詞典》的一段文字全部摘錄如下：

“事由原則 檔案館將檔案按其內(nèi)容主題而不按來源機(jī)關(guān)和原有次序進(jìn)行整理和分類的原則。它的特點(diǎn)是以相關(guān)事由為依據(jù)建立檔案文件之間的邏輯聯(lián)系，故又被稱為相關(guān)原則?！薄笆掠稍瓌t……要求按文件內(nèi)容涉及的問題整理檔案。……1841年被尊重全宗原則取代。”

“全宗原則 全宗是檔案館（室）對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理的基本單位，按全宗管理不僅是檔案部門按來源區(qū)分檔案的一種整理方法，也是國(guó)家規(guī)定的管理原則，稱為全宗原則。”“全宗既是一定數(shù)量檔案的實(shí)體概念，也是整理檔案原則的重要體現(xiàn)和方法，在檔案學(xué)中有時(shí)稱為全宗原則和全宗理論?！?/p>

“來源原則”?！吨袊?guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》在“來源原則”條目下講：“檔案館將其來源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則?！辈⒅赋觯骸鞍雌淦鹪春托纬蛇^程，法國(guó)的尊重全宗原則是它的發(fā)端，德國(guó)的登記室原則延伸了它的內(nèi)涵，荷蘭人給予理論論證。”“來源原則 外國(guó)檔案學(xué)術(shù)語。即按照文件的形成機(jī)構(gòu)劃分和管理檔案。起源于1841年法國(guó)提出的尊重全宗原則。1881年普魯士在提出登記室原則時(shí)正式使用了‘來源一詞。”

嚴(yán)永官先生以上所引典籍自然十分權(quán)威，但由于檔案界普遍存在著的全宗、全宗理論、全宗原則互相通用，彼此不分的問題，其書籍也對(duì)幾個(gè)概念的闡釋存在互相通用，彼此不分的問題。這一點(diǎn)，筆者曾在《檔案管理》2009年第3期文章《全宗理論創(chuàng)新論》中討論過，認(rèn)為全宗、全宗原則、全宗理論概念應(yīng)為不同概念，并將全宗原則定義為：“全宗原則是檔案實(shí)體收集、整理、保管必須依據(jù)的法則。其核心是，對(duì)具備全宗構(gòu)成者條件單位的全部檔案必須維護(hù)其完整性，同一全宗的檔案不得分散?！薄吨袊?guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》把來源原則釋義為：“檔案館將檔案按其來源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則?！睂?duì)此，筆者基本贊同。但覺得其定義的檔案主客體范圍都有失過于狹窄。其理論深度也不夠。筆者以為，來源原則的定義應(yīng)是：檔案來源一致性的原則。它揭示了檔案實(shí)體整理分類理論的實(shí)質(zhì)?！吨袊?guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》對(duì)事由原則更存在闡釋不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不夠科學(xué)的問題。筆者比較贊同德國(guó)檔案學(xué)家布倫內(nèi)克從來源共同性角度對(duì)事由原則的解釋。筆者將事由原則定義為：檔案整理中，將來源于同一活動(dòng)過程的檔案，形成獨(dú)立檔案整理保管單元所遵循的標(biāo)準(zhǔn)。按其標(biāo)準(zhǔn)組成的事由全宗，是檔案實(shí)體整理單元的重要形式。

2 檔案整理三大原則之間的關(guān)系

2.1 三大原則關(guān)系是辯證統(tǒng)一的，全宗原則是三大原則的核心。嚴(yán)永官先生在論述三大原則概念、特點(diǎn)及其在我國(guó)的發(fā)展時(shí)說：“‘全宗不管是與依據(jù)‘來源原則整理的‘形成機(jī)構(gòu)，還是依據(jù)‘事由原則整理形成的‘內(nèi)容主題都能組配成一個(gè)完整的名稱。如果一定要提煉出一個(gè)檔案整理工作基本原則的話，一是直接將現(xiàn)在對(duì)于全宗內(nèi)檔案整理的原則上升為檔案整理工作的基本原則。二是如果確實(shí)要用幾個(gè)字來概括檔案整理工作基本原則的話，那么我們通過對(duì)現(xiàn)有‘三大原則的比較，便會(huì)發(fā)現(xiàn)采用‘全宗原則比‘來源原則更為合適?！眹?yán)永官先生認(rèn)為全宗原則是可以舉為檔案整理工作的基本原則的。筆者十分贊成先生的論斷。我們非?？隙ǖ卣f，全宗原則就是實(shí)體檔案整理的基本原則。筆者還以為，三大原則關(guān)系應(yīng)該是統(tǒng)一的。全宗原則在三大原則中處于核心地位。來源原則是全宗原則的內(nèi)涵，是全宗原則的理論內(nèi)核。事由原則是全宗原則的外延，是全宗原則形式標(biāo)準(zhǔn)的變通。它體現(xiàn)了全宗原則的靈活性。

2.2 來源原則是全宗原則的內(nèi)涵，它體現(xiàn)了全宗原則的本質(zhì)。前文提到，嚴(yán)先生在敘述來源原則概念時(shí)引用《中國(guó)大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》說：“按其起源和形成過程，法國(guó)的尊重全宗原則是它的發(fā)端，德國(guó)的登記室原則延伸了它的內(nèi)涵?！边@話十分清楚地說明了來源原則與全宗原則的聯(lián)系與區(qū)別。來源原則發(fā)端于尊重全宗原則，就是說尊重全宗原則是來源原則最初的含義。來源原則脫胎于全宗原則。所謂尊重全宗原則，就是在檔案實(shí)體整理上摒棄圖書館分類法的那一套按知識(shí)學(xué)科分類整理的方法，而代之以同一檔案形成者形成的全部檔案為一整理保管單元的檔案整理工作方法。因?yàn)榇苏矸椒ㄌ攸c(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)以來源于同一立檔單位的全部檔案為一檔案整理單元，檔案界便往往把來源原則與全宗原則畫了等號(hào)。事實(shí)上，檔案界至今流行的權(quán)威性全宗原則、來源原則概念，也是二者內(nèi)涵互相包容甚多的。說德國(guó)的登記室原則延伸了來源原則的內(nèi)容，是說德國(guó)把法國(guó)的尊重全宗原則具體化為登記室原則。登記室就是檔案室，其所謂登記室原則，就是檔案館檔案按其形成單位進(jìn)行分類，每一檔案室檔案為館內(nèi)一檔案基本保管單元，且進(jìn)館檔案必須嚴(yán)格保持其登記室的整理排列原樣不得改變。其實(shí)質(zhì)就是全宗原則的進(jìn)一步固化、具體化。如此說，來源原則與全宗原則幾乎就是畫等號(hào)了。但是，全宗原則與來源原則畢竟是互有區(qū)別的不同概念。上述來源原則釋義：“檔案館將檔案按其來源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則。”對(duì)比全宗原則釋義，我們不難發(fā)現(xiàn)，來源原則強(qiáng)調(diào)的是檔案來源，而全宗原則強(qiáng)調(diào)的是檔案形成單位及全宗完整性。正是這區(qū)別，造就了全宗原則在檔案整理工作中的法則核心地位和來源原則揭示全宗原則內(nèi)涵的理論實(shí)質(zhì)地位。為什么來源原則可以成為全宗原則方法論層面上的理論基石呢？因?yàn)槿谠瓌t有其自身的局限性。筆者曾認(rèn)定全宗原則的本質(zhì)是檔案形成者聯(lián)系原則。這自然是法國(guó)尊重全宗原則、普魯士登記室原則及荷蘭全宗原則的一致思想。但在許多情況下，如檔案形成者多元、多變，其整理原則、整理方法在這情況下便行不通。這不是全宗原則的不適用，而是對(duì)全宗原則的理解問題，問題出在理解上，是全宗原則的傳統(tǒng)理解有問題。這就需要從理論上加以創(chuàng)新。這就需要借助于揭示全宗原則本質(zhì)內(nèi)涵的來源原則來對(duì)其做出新的、深的闡釋。來源原則與全宗原則同一淵源，同一形成過程，且來源原則更本質(zhì)，更廣義，正好成為闡釋全宗原則理論的翅膀。來源原則既可理解為同一立檔單位形成的檔案為一全宗的原則，也可以理解為同一活動(dòng)過程形成的檔案為一整理保管單元的原則。二者都是符合檔案來源一致性原則的，因?yàn)槿谠瓌t強(qiáng)調(diào)了檔案來源的一致性，所以如此解釋來源原則完全符合全宗原則。這樣，全宗原則就憑借來源原則在理論上的新闡釋、新發(fā)展而為自身理論發(fā)展擴(kuò)寬了大門，也就進(jìn)一步鞏固提高了自身的檔案整理核心地位。

2.3 事由原則是全宗原則的外延，是全宗原則變通了的形式標(biāo)準(zhǔn)。它體現(xiàn)了全宗原則的靈活性。20世紀(jì)三四十年代，德國(guó)檔案學(xué)家布倫內(nèi)克等在來源原則的基礎(chǔ)上提出了自由來源原則的概念。這是全宗原則、來源原則的進(jìn)一步發(fā)展。表面看，這里的自由來源原則似是20世紀(jì)90年代法國(guó)事由分類原則的回歸，實(shí)質(zhì)則不同。20世紀(jì)90年代，卡繆和多努事由原則檔案分類整理法，是套用圖書館的知識(shí)學(xué)科分類法來搞檔案分類整理的。其完全沒有考慮到尊重全宗原則這個(gè)大前提。事由原則在這個(gè)大前提下，在其檔案形成單位紛繁多變，而其活動(dòng)為一的情況下，才將其活動(dòng)過程中形成的檔案實(shí)體看做是一種獨(dú)立的檔案整理保管單元，視為一個(gè)獨(dú)立全宗的。這與20世紀(jì)90年代的事由原則的檔案整理方法便有兩點(diǎn)不同：一是其仍然堅(jiān)持了檔案形成單位這個(gè)來源。就是說，本實(shí)體全宗的檔案都必是其同一活動(dòng)、同一過程的參與者形成的；其二，未參與其活動(dòng)過程主體者形成的檔案，一般是不能歸入本事由全宗的。如此，這樣的事由原則就嚴(yán)格受到了全宗原則、來源原則的制約。其只能在全宗原則、來源原則大前提下運(yùn)作。只不過內(nèi)中的檔案形成者隱形了。從形式上看，事由原則又確確實(shí)實(shí)突破了全宗原則關(guān)于一立檔單位全部檔案為一整理保管單元，同一全宗檔案不得分散的原則，而代之以立檔單位多元，檔案形成過程一元的檔案整理保管單元模式。這種模式的產(chǎn)生根源，從全宗原則角度看，仍在于全宗構(gòu)成者，在于全宗構(gòu)成者的多元與多變。從來源原則角度看，則在于其檔案形成過程的同一性，即其全部檔案形成過程是同一的?？偠灾@里的事由原則完全是對(duì)全宗原則、來源原則的變通，是全宗原則靈活性在檔案整理形式層面的具體體現(xiàn)。

3 三大原則的理論實(shí)踐意義

檔案整理三大原則是全宗理論的三個(gè)重要組成部分。筆者曾經(jīng)將全宗理論表述為：“全宗理論是對(duì)檔案實(shí)體收集、整理與保管實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)和概括，是檔案實(shí)體整理保管的基本指導(dǎo)思想。其思想實(shí)質(zhì)是，在檔案實(shí)體整理與保管工作領(lǐng)域充分尊重檔案的自然形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，最大限度地維護(hù)檔案資源的最佳存在環(huán)境?！盵1]應(yīng)該說，全宗理論是檔案實(shí)體整理的最科學(xué)、最全面、最系統(tǒng)的理論。三大原則是全宗理論的三大理論支柱，是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體整理與保管充分尊重檔案自然形成規(guī)律、保持檔案之間有機(jī)聯(lián)系，最大限度維護(hù)檔案資源保管利用環(huán)境之外在表現(xiàn)三大全宗模式的理論支撐。

3.1 全宗原則的檔案整理意義。全宗原則的檔案整理意義至少有三點(diǎn)：一是強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體整理的第一層級(jí)的分類單元是全宗。盡管全宗形成依據(jù)與形式有不同，有獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗、事由全宗、類全宗等，但它們都是以全宗形式組成檔案整理與保管單元的。二是強(qiáng)調(diào)全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。即每一全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)必須同一。比如獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)在于同一檔案形成者或共同形成者。事由全宗的劃分標(biāo)準(zhǔn)在于檔案的來源為同一活動(dòng)過程標(biāo)準(zhǔn)。類全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)在于其檔案是以《中國(guó)檔案分類法》等為標(biāo)準(zhǔn)分類的。筆者曾經(jīng)提出：“把非形成者聯(lián)系組成的檔案分類管理單元稱之為類全宗。稱其為類全宗，一是說它是一個(gè)類似全宗，與全宗并列的檔案分類保管單元，二是說它是依事由原則、分類法原則構(gòu)成的檔案分類保管單元?！盵2]我們現(xiàn)在把按事由原則劃分的全宗稱為事由全宗，類全宗便只是依《中國(guó)檔案分類法》等分類原則標(biāo)準(zhǔn)劃分的全宗了。按我們現(xiàn)在的認(rèn)識(shí)，類全宗不宜與全宗并列，而是全宗的類別形式之一。三是強(qiáng)調(diào)同一全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)下，全宗單元的唯一性。依同一形成者標(biāo)準(zhǔn)劃分的全宗，只能有一個(gè)，決不能在形成者全宗內(nèi)再設(shè)全宗，如同一立檔單位的檔案設(shè)立文書全宗、科技全宗、專門檔案全宗等，是不妥的。也不得在某某事由全宗下再設(shè)某某單位全宗、某某事由全宗等。不得在某某類全宗下再設(shè)某項(xiàng)目全宗、某型號(hào)全宗、某課題全宗等。

3.2 來源原則的檔案整理意義。來源原則的檔案整理意義應(yīng)該有全宗層面與全宗內(nèi)兩個(gè)方面。全宗層面，來源原則強(qiáng)調(diào)全宗檔案來源標(biāo)準(zhǔn)的一致性。如來源于同一捐贈(zèng)者捐贈(zèng)的，不宜拆散的檔案，可稱為某某捐贈(zèng)全宗。來源原則之于全宗內(nèi)的檔案整理指導(dǎo)意義，主要體現(xiàn)在其分類方案的編制與案卷的組織排列上。如一般機(jī)關(guān)單位檔案分類，按職能（機(jī)構(gòu)、問題）設(shè)置，來源同一職能檔案設(shè)一類目，就是遵循于職能來源分類原則。案卷的組織與卷內(nèi)文件排列，也是需要來源原則指導(dǎo)的。我們按文件責(zé)任者、問題、名稱、時(shí)間、地區(qū)、通訊者等六個(gè)特征立卷，其責(zé)任者、問題、地區(qū)特征都是遵循了來源原則標(biāo)準(zhǔn)的。我們強(qiáng)調(diào)六個(gè)特征以問題特征為主，實(shí)際就是職能特征為主。其理論依據(jù)就在同一職能來源上。又如，在文件排列上，我們講，把自身文件與外來文件分開，在同一問題內(nèi)，把上級(jí)文件、自身文件、平級(jí)文件、下級(jí)文件分別集中排列，是按文件責(zé)任者來源原則分類的。

3.3 事由原則的檔案整理意義。我們把事由原則定義為：來源于同一活動(dòng)過程的檔案，形成獨(dú)立檔案整理保管單元所遵循的標(biāo)準(zhǔn)。事由原則的檔案整理意義，在全宗劃分層面，是為事由全宗正名，論證事由全宗是檔案實(shí)體整理的重要形式，即在檔案形成者多元，而其檔案形成過程一元的檔案，可以構(gòu)成檔案整理保管單元，也就是全宗。我們前述的事由全宗及部分匯集全宗，就是事由原則下的全宗模式。事由原則之于全宗內(nèi)檔案指導(dǎo)意義也體現(xiàn)在分類方案與案卷級(jí)檔案保管單位的組織及卷內(nèi)文件排列上。如前述用通訊者特征組卷，組卷要將請(qǐng)示與批復(fù)、一次會(huì)議形成的文件以及其他密不可分的文件，排在一起，不得分散等要求，理論依據(jù)便是事由原則。

4 類全宗原則——三大原則之外另一重要原則

全宗層面乃至館藏層面檔案實(shí)體整理方式中，還有一種整理方式?！吨袊?guó)檔案分類法》在其《編制說明》里說：“某些專業(yè)檔案，也可以用本分類法進(jìn)行檔案實(shí)體的分類整理和排架，組織館藏。”《中國(guó)檔案分類法》本是我國(guó)檔案信息分類的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，一般講，它是不適于檔案實(shí)體分類的，但不能一概而論。如我國(guó)的電力行業(yè)，對(duì)接《中國(guó)檔案分類法》，制定了本專業(yè)及各分支專業(yè)的檔案分類表。其分類表既是其檔案實(shí)體分類的依據(jù)，又是其檔案信息分類的依據(jù)。我們探求其分類原則，它自然符合全宗原則，也有來源原則、事由原則的印記。但它的編制原則畢竟與來源原則、事由原則有許多不同。它身上有不少知識(shí)分類、學(xué)科分類的影子，也有形式分類標(biāo)準(zhǔn)夾雜其間。因此，《中國(guó)檔案分類法》一問世，就有人責(zé)難它是“四不像”。但其檔案分類的科學(xué)性是肯定的。我這里姑且把其分類原則稱為類全宗原則。類全宗原則，在方法論上既包括歷史主義方法，也包括邏輯主義方法。在具體分類方法上，既可實(shí)行內(nèi)容分類法，又可實(shí)行形式分類法，或內(nèi)容分類法與形式分類法相結(jié)合。如此，嚴(yán)永官先生文章中提到的館藏印章檔案，我們便可把其組織成一個(gè)類全宗。類全宗原則也必須以全宗原則為核心，它也是全宗原則的變通。類全宗原則在全宗內(nèi)的檔案分類層面也有指導(dǎo)意義。某些分類方案的編制、分類方案中某些類目的編制，可以依據(jù)類全宗原則。如目前我國(guó)的企業(yè)檔案分類規(guī)則，其指導(dǎo)下的單位分類方案，類目的設(shè)置，許多是依分類法原則編制的。這也體現(xiàn)了國(guó)家層面對(duì)類全宗原則的認(rèn)可。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭東升.全宗理論創(chuàng)新論[J].檔案管理，2009（4）：14.

[2]郭東升.全宗與類全宗說[J].中國(guó)檔案，2000（5）：41.

作者單位：山東省臨清市檔案館