團隊協(xié)作與機構(gòu)知識庫平臺的建設(shè)

， ，， ，，曉梅

隨著科研投入的不斷加大和科研水平的不斷提高，科研機構(gòu)積累的知識資產(chǎn)越來越多。這些機構(gòu)的知識資產(chǎn)以文本、電子資源等形式或存于檔案館、或散落于各科研人員手中，缺少有效的長期保存手段和方法。

2006年，國內(nèi)科研單位開始積極利用開源軟件DSpace建設(shè)機構(gòu)知識庫，收集并長期保存機構(gòu)的知識資產(chǎn)[1]。機構(gòu)知識庫的建設(shè)主要由圖書館主導(dǎo)和推動，收集范圍包括期刊論文、學位論文、圖書專著、科研成果、檔案、科研文檔等，比照機構(gòu)的行政結(jié)構(gòu)進行集中統(tǒng)一存儲，并提供檢索和瀏覽，方便科研人員進行下載與使用。

在國內(nèi)建設(shè)機構(gòu)知識庫過程中，遇到的最大問題是科研數(shù)據(jù)收集困難、人員提交和使用的積極性不高，只能在領(lǐng)導(dǎo)重視的情況下，依靠行政命令強制征集，或者由圖書館根據(jù)已發(fā)表的論文進行集中下載收集。其原因在于機構(gòu)知識庫是基于Web 1.0的知識管理系統(tǒng)，依靠圖書館工作人員將文獻提交到機構(gòu)知識庫，文檔的收集與提交獨立并滯后于文檔的產(chǎn)生過程，無法嵌入科研過程，不能提高科研過程的效率與價值，反而增加了科研人員的負擔。

針對機構(gòu)知識庫建設(shè)遇到的困境，本文提出了建設(shè)基于Web 2.0的團隊協(xié)作與機構(gòu)知識庫平臺，用戶可以項目為中心建立自己的項目群組，人員加入項目群組形成項目團隊。團隊人員的組成既可以是本單位內(nèi)部人員，也可以包括外地區(qū)外單位的人員，從而充分聚集人才和資源優(yōu)勢，形成虛擬團隊，為交流和合作提供平臺支持。平臺將人員、項目課題、文檔以項目群組的形式組合在一起。隨著項目的進行，人員實時將文檔提交到項目群組，群組內(nèi)成員可分享和下載項目文檔，在團隊內(nèi)部進行交流。項目開始后，所有項目文檔都隨著項目的進行提交到平臺中。項目結(jié)束時，項目群組與人員、文檔一起封存成為機構(gòu)知識庫的組成部分，供用戶隨時回溯和查閱項目的整個過程，從而在助力團隊協(xié)作的同時，動態(tài)、實時、高效地完成知識資產(chǎn)的收集、有效存儲和利用。

1 知識管理與機構(gòu)知識庫

知識資產(chǎn)是每個機構(gòu)最重要的資產(chǎn)，如何對知識資產(chǎn)進行有效管理是目前普遍面臨的緊迫問題?？蒲袡C構(gòu)將大量的人力、物力、財力投入課題研究后，在科研過程中收集和產(chǎn)出了大量的記錄文檔、實驗結(jié)果、經(jīng)驗積累、論文等。各種知識資產(chǎn)以紙張、電子資源等形式被碎片化地分散存儲在各人各處，無法得到集中有效的管理。項目結(jié)束后，大部分文檔等知識資產(chǎn)逐漸被人遺忘并遺失，造成了無法彌補的損失。

知識管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程[2]。機構(gòu)知識管理需要不斷地收集、有效存儲、分享一個組織的全部知識。知識管理的3個核心任務(wù)緊密相連，收集過程要求完整及時，存儲過程要求長久有效，分享過程要求簡單方便。機構(gòu)知識庫是基于Web 1.0的知識管理系統(tǒng)，主要由圖書館進行收集、整理、存儲和發(fā)布，圖書館需要耗費巨大的人力物力收集本單位的知識資產(chǎn)。由于收集活動脫離了原有的項目背景，滯后于項目過程，仍然無法真實完整地反映項目活動。

目前，機構(gòu)知識庫在世界范圍內(nèi)全面興起，全世界已有數(shù)百個大學、研究機構(gòu)和學術(shù)團體建立了自己的機構(gòu)知識庫。根據(jù)OpenDOAR[3]提供的數(shù)據(jù)，截至2015年6月，OpenDOAR收錄的機構(gòu)知識庫已達到2 890個。這些機構(gòu)知識庫大多是由圖書館負責建立的，圖書館人員在機構(gòu)知識庫創(chuàng)建的各個階段都充當著領(lǐng)導(dǎo)者的角色。機構(gòu)知識庫倡導(dǎo)了開放存取的新的學術(shù)傳播的方式，機構(gòu)知識庫之間通過OAI-PMH協(xié)議[4]，可進行元數(shù)據(jù)的交換。通過建立中心庫，對多個機構(gòu)知識庫的元數(shù)據(jù)進行集中收割，從而實現(xiàn)對資源的集中統(tǒng)一檢索。

國內(nèi)圖書館界長期關(guān)注國外機構(gòu)知識庫的建設(shè)與發(fā)展，并由廈門大學率先建成了國內(nèi)第一個學術(shù)典藏庫[1]。之后，越來越多的國內(nèi)機構(gòu)參與到機構(gòu)知識庫的建設(shè)中。特別是在中科院國家科學圖書館的大力推動和組織下，建成了各研究所的機構(gòu)知識庫，在此基礎(chǔ)上，利用OAI-PMH協(xié)議按時段集中收割各研究所的元數(shù)據(jù)，從而建設(shè)了中國科學院機構(gòu)知識庫網(wǎng)格，便于用戶進行統(tǒng)一檢索和利用。國內(nèi)高校則在CALIS機構(gòu)知識庫項目組的組織下，開始建設(shè)各自的機構(gòu)庫，并通過收割建立了CALIS中心庫[5]。解放軍醫(yī)學圖書館則面向生物醫(yī)學領(lǐng)域建設(shè)了自己的機構(gòu)知識庫，并增加了檔案的管理和借閱及結(jié)合文獻管理軟件NoteExpress進行批量導(dǎo)入導(dǎo)出等功能[6]。

國內(nèi)建設(shè)機構(gòu)知識庫都是在DSpace[7]的基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)。廈門大學的機構(gòu)典藏庫系統(tǒng)對DSpace系統(tǒng)的修改主要體現(xiàn)在表現(xiàn)層的漢化和美化；中科院機構(gòu)知識庫在保留原持久層和業(yè)務(wù)邏輯層基礎(chǔ)上進行了大量的修改和功能強化，增加了SOLR分面、增強了OAI-PMH自動收割等功能[8-10]；解放軍醫(yī)學圖書館考慮原有DSpace業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，在持久層上用SOLR完全重構(gòu)了業(yè)務(wù)邏輯層，并提供了全新的界面進行檢索和瀏覽[6]。

利用DSpace建設(shè)的機構(gòu)知識庫基于發(fā)布-使用模式，是基于Web 1.0的知識管理系統(tǒng)。其內(nèi)容主要由圖書館進行收集整理和發(fā)布，然后由用戶進行瀏覽和查詢使用，收集過程與科研數(shù)據(jù)的產(chǎn)生過程是隔離的，無法嵌入到科研過程中，無法實時、完整、準確地收集機構(gòu)知識資產(chǎn)。

2 團隊協(xié)作平臺的設(shè)計

基于Web 2.0的知識管理平臺的建設(shè)已成為當前知識管理發(fā)展的必然要求?；赪eb 2.0的機構(gòu)知識庫指的是利用Web平臺嵌入科研過程，由用戶主導(dǎo)生成平臺內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)模式通過開放的網(wǎng)絡(luò)平臺，用戶以項目為中心，聚集在項目群組下形成項目團隊，伴隨著項目過程，用戶實時地、動態(tài)地與群組內(nèi)的人員交互，不斷將文檔提交到群組中用于交流和共享，整個文檔收集在真實準確自然的過程中完成，并通過網(wǎng)絡(luò)得到有效存儲。項目完成后，相應(yīng)的項目群組和文檔全部封存凍結(jié)，但仍開放給用戶進行查閱利用，用戶可任意回溯項目完成的過程和時間節(jié)點。

傳統(tǒng)的團隊組織形式主要是師生團隊和行政團隊。師生團隊是以教師為中心，團隊組成人員是該教師所帶研究生；行政團隊是按行政編制組織項目團隊，以教研室為基本單位。師生團隊或者行政團隊往往承擔了多個項目，各個項目下的不同人員有不同的分工，承擔在項目下的任務(wù)。

隨著科學研究的復(fù)雜性越來越高，科研合作的規(guī)模也越來越大，跨組織、跨地域、跨學科的科學合作越來越普遍，將不同地區(qū)、不同組織的人員組織到一起的虛擬團隊已經(jīng)成為當前科學研究的重要形式[11-12]。虛擬團隊圍繞研究項目、課題組織，可以在現(xiàn)有的師生團隊、行政團隊之上建立，將各個不同專業(yè)背景、地域、組織的人員，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)結(jié)起來，在同一個網(wǎng)絡(luò)平臺上進行交流合作，通力協(xié)作完成項目課題。

現(xiàn)有的知識管理系統(tǒng)存在的問題是未深入到項目一級，與項目團隊結(jié)合起來。如機構(gòu)知識庫就是先建立部門結(jié)構(gòu)，然后將不同的知識資產(chǎn)按部門、專題進行存放，適合于傳統(tǒng)的行政團隊下的知識管理。

虛擬團隊在Web 2.0環(huán)境下的協(xié)作模式提倡在科研實踐過程中圍繞項目建立群組，以項目團隊為組織形態(tài)，項目人員將實驗記錄、實驗數(shù)據(jù)、實驗過程和項目成果放到開放的交流平臺上。其核心思想是創(chuàng)造開放、互動、共享的知識管理平臺。

基于Web 2.0的團隊協(xié)作平臺需要將知識管理的三要素(人員、項目、文檔)作為3個獨立而互相聯(lián)系的實體，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下按事件發(fā)生的時間統(tǒng)一組織起來。團隊協(xié)作平臺功能模塊(圖1)主要包括個人主頁、項目主頁、文檔主頁，個人主頁包括個人信息、所參與的項目、所提交的文檔以及事件與消息，項目主頁包括項目信息、團隊人員、項目下的文檔、日歷與事件；文檔主頁包括文檔內(nèi)容、文檔作者、所屬項目(1個或多個)。

圖1 團隊協(xié)作平臺功能模塊

3 團隊協(xié)作平臺的建設(shè)

團隊協(xié)作平臺采用B/S架構(gòu)，開發(fā)工具包是XAMPP，基于開源軟件Drupal[13]進行開發(fā)，用戶使用瀏覽器進行訪問。Drupal平臺采用模塊化的設(shè)計，可以通過各種模塊輕松擴展平臺功能，并提供強大的后臺管理與搜索功能，所有內(nèi)容都可以被自動建立索引和搜索。平臺可以自動生成基于瀏覽器的用戶訪問報告，提供分析、跟蹤和統(tǒng)計功能。

3.1 項目群組主頁

每個項目群組都有自己的群組主頁，項目群組是平臺的核心，文檔與人員都緊密圍繞群組進行組織。項目群組之間可以存在父子關(guān)系，即項目可以有自己的子項目。項目基本信息包括名稱、負責人、批準號、起止時間、任務(wù)等，項目群組主頁下列出了所有的項目文檔、子群組關(guān)系、以及群組成員列表(圖2)。平臺利用了Drupal的OG模塊用于創(chuàng)建和管理群組，OG Subgroups用于建立子群組關(guān)系，OG Statistics對群組進行統(tǒng)計分析。用戶可建立自己的項目，設(shè)置項目名稱、編號、任務(wù)、起止時間等信息，將項目申請書、任務(wù)書、研究計劃等文檔提交到項目中長期保存。

圖2 團隊協(xié)作平臺項目主頁

3.2 個人主頁

平臺為每個人員生成個人主頁，如圖3所示，個人基本信息包括姓名、性別、出生年月、所在單位、職稱、電話等，個人主頁主要列出了個人參加的項目群組及項目群組下的文檔列表。用戶可以在不同的群組擔任不同的角色，如一般人員、管理員、負責人。人員之間可通過發(fā)送站內(nèi)消息和郵件互相聯(lián)系，人員可申請加入或被邀請加入群組向自己所屬的群組提交文檔，群組管理員和負責人可以批準人員加入群組。

圖3團隊協(xié)作平臺個人主頁

3.3 文檔管理

項目從開始到結(jié)束全過程的文檔，如項目申請書、任務(wù)書、實驗記錄、發(fā)表論文、進展報告、結(jié)題報告等，都可提交到項目群組中，在群組內(nèi)部進行長期保存和共享，一份文檔可同時提交多個項目群組。

3.4 消息模塊

即提供快速便捷的站內(nèi)溝通工具。群組管理人員通過消息群發(fā)向群組內(nèi)人員發(fā)送通知，其他人可為內(nèi)部一人或多人發(fā)送消息，當用戶登錄時，平臺會告知該用戶有未閱讀的新消息。Drupal的主要模塊包括Messaging用于站內(nèi)消息，Mimemail用于發(fā)送郵件。

4 結(jié)論

作為Web 1.0的知識管理系統(tǒng)，現(xiàn)有的DSpace機構(gòu)知識庫可比照部門結(jié)構(gòu)存儲機構(gòu)知識資產(chǎn)，解決了長期保存的緊迫問題，但仍無法解決資源收集困難和利用率低的問題。解放軍醫(yī)學圖書館在承擔軍事醫(yī)學科學院機構(gòu)知識庫建設(shè)時[6]，投入了大量的人力收集和整理軍事醫(yī)學科學院人員產(chǎn)出的知識資產(chǎn)，卻仍然無法做到實時與完整。廈門大學總結(jié)機構(gòu)知識庫建設(shè)經(jīng)驗，提出以科研團隊為單位進行存儲管理[12]。

本文建設(shè)的團隊協(xié)作與機構(gòu)知識庫平臺，以項目群組為中心，在互聯(lián)網(wǎng)上將人員組成虛擬團隊，人員可以跨地區(qū)、跨組織邊界聚集起來，不斷將文檔提交到項目中，在群組內(nèi)部交流合作，形成項目、團隊、文檔三位一體的團隊協(xié)作環(huán)境。項目結(jié)束后，所有項目群組、團隊和文檔封存為一個整體，成為機構(gòu)知識庫的一部分，實現(xiàn)團隊協(xié)作過程與知識管理過程的高度統(tǒng)一。該平臺具有以下特點。

第一，使用開源軟件Drupal建設(shè)的機構(gòu)知識庫。國內(nèi)從2006年開始建設(shè)機構(gòu)知識庫，目前已經(jīng)有很多單位在運行自己的機構(gòu)知識庫系統(tǒng)，但這些平臺都是以開源軟件DSpace進行建設(shè)的，本文以Drupal建設(shè)機構(gòu)知識庫系統(tǒng)。

第二，嵌入科研過程的Web 2.0知識管理系統(tǒng)?，F(xiàn)有的機構(gòu)知識庫系統(tǒng)都是基于Web 1.0的知識管理系統(tǒng)，該建設(shè)平臺通過助力團隊協(xié)作，將收集過程嵌入到科研數(shù)據(jù)的生產(chǎn)過程，實時、準確、真實地在科研過程中，持續(xù)收集用戶形成的實驗記錄、結(jié)果結(jié)論等文檔記錄，并歸類到所屬的項目群組，同一份文檔可同時提交到所屬的多個群組，群組內(nèi)實時共享。

第三，建立項目群組，實行課題組長負責(PI)制?，F(xiàn)有的機構(gòu)知識庫系統(tǒng)是以部門為單位進行科研數(shù)據(jù)的存儲，與傳統(tǒng)的部門主任負責制的科研管理體制相對應(yīng)。該建設(shè)平臺是以項目為中心進行科研數(shù)據(jù)的存儲，對應(yīng)于項目負責人制這一新興的一種科研組織管理模式。用戶可自由建立項目群組，組長作為項目負責人對群組具有管理權(quán)，全面負責項目的進度、人員、考核、檢查等工作。人員可以同時參加多個群組，在不同的群組具有不同的身份，人員之間通過站內(nèi)消息、評論等功能及時溝通、交流。

第四，將團隊協(xié)作和機構(gòu)知識庫平臺結(jié)合起來，團隊協(xié)作完成后自動存檔為機構(gòu)知識庫。項目完成后，將項目全過程形成的各類文檔、團隊人員與項目群組作為一個整體，封存成為機構(gòu)知識庫的一部分，可供查閱和回溯項目的整個過程。