中職檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)探析

李艷萍

摘 要 圖書(shū)館與知識(shí)之間的聯(lián)系密切，特別是進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之后，國(guó)家對(duì)文化、信息產(chǎn)業(yè)的支持力度越來(lái)越大，在這種情況下，檔案作為國(guó)家文化、信息、知識(shí)流動(dòng)的中樞，必然要與國(guó)家的總體發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，快速更新發(fā)展理念、積極創(chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，使其成為促進(jìn)學(xué)校改進(jìn)工作、改善形象、提高工作效率的后補(bǔ)力量。本文立足知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代學(xué)校的檔案管理工作和數(shù)字化處理技術(shù)在信息行業(yè)的應(yīng)用前景，就其在新時(shí)期如何創(chuàng)新管理模式的問(wèn)題展開(kāi)了論述。

關(guān)鍵詞 知識(shí)服務(wù)；檔案管理；模式；創(chuàng)新

中圖分類號(hào) G2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A

文章編號(hào) 1674-6708（2016） 154-0079-02

檔案管理事業(yè)的發(fā)展方向與程度由以知識(shí)和信息為主的軟件和以技術(shù)為代表的硬件共同決定。在全民進(jìn)入到以技術(shù)為指引、以知識(shí)為原生動(dòng)力的現(xiàn)代化生活中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響是革命性的，多種信息生成技術(shù)的出現(xiàn)催生了呈海量分布的信息，對(duì)這些信息的歸檔、整理和提取工作就變得非常重要?？梢哉f(shuō)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理模式的創(chuàng)新集中表現(xiàn)為數(shù)字化和信息化趨勢(shì)，加大信息存儲(chǔ)技術(shù)手段和信息處理技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用將會(huì)成為學(xué)校檔案管理模式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。

1 知識(shí)服務(wù)背景下學(xué)校檔案管理的重要性

知識(shí)服務(wù)是指從各種顯性和隱性知識(shí)資源中按照人們的需要有針對(duì)性地提煉知識(shí)，并用來(lái)解決用戶問(wèn)題的高級(jí)階段的信息服務(wù)過(guò)程。因其本身的特點(diǎn)決定了學(xué)校檔案管理工作的重要性。

1.1 檔案蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)資源

檔案是對(duì)信息的記錄，是一種對(duì)事情本來(lái)面目的還原。在學(xué)校的日常管理中，依據(jù)記載信息的不同劃分出來(lái)了多種檔案，如教師人事檔案、學(xué)生流動(dòng)檔案等，一些檔案的紀(jì)實(shí)性較強(qiáng)，有的檔案的知識(shí)性較強(qiáng)，無(wú)論是哪一種，都與學(xué)校的師生管理、教學(xué)科研、招生就業(yè)等工作有著重要關(guān)聯(lián)，這些文件資源蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)，是學(xué)校經(jīng)過(guò)多年發(fā)展之后沉淀下來(lái)的寶貴財(cái)富，是學(xué)校進(jìn)行日常經(jīng)營(yíng)管理和科研創(chuàng)新的動(dòng)力，如科研項(xiàng)目檔案在學(xué)校學(xué)術(shù)創(chuàng)新中的重要意義。

1.2 建立檔案資料庫(kù)是學(xué)校信息共享的前提

知識(shí)服務(wù)建立在網(wǎng)絡(luò)搜索引擎海量搜索、信息快速提煉、知識(shí)及時(shí)生成的基礎(chǔ)上，信息作為這一社會(huì)環(huán)境生態(tài)下最大的資源，必須要在流動(dòng)中完成能量轉(zhuǎn)變，為學(xué)校的管理、科研、服務(wù)等工作創(chuàng)造直接或間接的價(jià)值。學(xué)校的信息共享分為內(nèi)部信息交流、交換和外部的信息速遞和活動(dòng)交往，在這個(gè)過(guò)程中檔案所起的作用是非常巨大的，學(xué)校信息的匯聚和傳播能夠有效提升學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)排名，對(duì)宣傳學(xué)校的知名度、優(yōu)化學(xué)校的形象、增加學(xué)校的社會(huì)權(quán)威會(huì)起到積極的影響。因此，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享是學(xué)校檔案管理的最高要求和最終目的，也是檔案部門(mén)與和外界環(huán)境進(jìn)行交流和溝通的紐帶與橋梁。

1.3 檔案管理是學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展的重要保障

學(xué)校的檔案通常會(huì)涉及到學(xué)校自身的建設(shè)狀況，包括部門(mén)設(shè)置、師資隊(duì)伍、學(xué)生的升學(xué)情況等，這些信息資料都關(guān)乎學(xué)校的日常管理和核心競(jìng)爭(zhēng)力等問(wèn)題，需要每一個(gè)學(xué)校加強(qiáng)重視、強(qiáng)化管理，在檔案的管理上投入足夠的人力和資金，建立一體化的檔案信息管理系統(tǒng)，做好信息的傳達(dá)與保密工作，為學(xué)校的正常運(yùn)作提供一個(gè)安全、穩(wěn)定的生態(tài)環(huán)境。

2 學(xué)校檔案管理模式創(chuàng)新的策略

通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，改變了信息的分布形式和生成過(guò)程，學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息的存儲(chǔ)形式和管理模式，首先要認(rèn)識(shí)到應(yīng)用新技術(shù)、創(chuàng)建學(xué)校檔案信息資源管理一體化平臺(tái)的重要性?？偟膩?lái)說(shuō)，要協(xié)調(diào)好以下幾個(gè)方面的工作。

2.1 樹(shù)立數(shù)字化目標(biāo)，發(fā)揮潛在的知識(shí)價(jià)值

學(xué)校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)學(xué)校館藏信息資源數(shù)字化。隨著數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校需要對(duì)檔案加強(qiáng)管理的同時(shí)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的知識(shí)性作用，為學(xué)校的發(fā)展壯大貢獻(xiàn)智力力量。學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立在數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)之上，首先，開(kāi)展館藏?cái)?shù)字化工作之前，應(yīng)該做好檔案的優(yōu)化工作，限制檔案移交機(jī)關(guān)、控制入館范圍是優(yōu)化館藏的前期控制措施。其次，發(fā)揮檔案信息的知識(shí)價(jià)值，需要檔案管理部門(mén)的工作人員充分利用多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理，并建立自動(dòng)化的信息存儲(chǔ)與管理系統(tǒng)，將所有的檔案資源集中在這一個(gè)平臺(tái)上，方便人們使用。

2.2 以信息為先導(dǎo)，做好學(xué)校檔案的整理與管理工作

檔案呈現(xiàn)的形式是由單個(gè)文字組成在一起構(gòu)成的篇章，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)檔案?jìng)鬟f出的是信息，是對(duì)學(xué)校在過(guò)去發(fā)生過(guò)的一切狀況的記載，將這些信息保留下來(lái)一方面是形成學(xué)校的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展的文獻(xiàn)記載，另一方面能夠?yàn)閷W(xué)校今后的工作的開(kāi)展提供依據(jù)。檔案管理的信息化目標(biāo)要求學(xué)校應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的、紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版的存儲(chǔ)文件，將儲(chǔ)存于文字、圖表、聲像中的靜態(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可利用的信息，使其滿足可移動(dòng)、可復(fù)制、永久保存的特性，在人員配備和資金投入方面要按照檔案管理工作信息化之后的工作量來(lái)決定，以較少的投入獲得較大的效益。

2.3 加強(qiáng)信息交換，使各個(gè)部門(mén)之間協(xié)同運(yùn)作

為了準(zhǔn)確分工、密切配合不同部門(mén)之間的工作，學(xué)校需要設(shè)置多個(gè)部門(mén)來(lái)完成不同工作之間的交接與協(xié)助工作，每個(gè)細(xì)分后的部門(mén)都是學(xué)校整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)的有機(jī)組成部分，而部門(mén)之間配合的關(guān)鍵在于信息的交流、意見(jiàn)的交換和員工之間的配合。在學(xué)校檔案的管理過(guò)程中，重點(diǎn)需要關(guān)注的問(wèn)題有兩個(gè)，一是要建立資源豐富、功能齊全、設(shè)置規(guī)范的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容資源的完整性與豐富度、信息處理技術(shù)與加工設(shè)計(jì)和檔案管理人員的技能方面不斷強(qiáng)化，在提升人員自身實(shí)力的同時(shí)提升系統(tǒng)的服務(wù)能力。二是在檔案信息的著錄、檢索、使用、跟蹤和反饋等環(huán)節(jié)做好服務(wù)工作，在這幾項(xiàng)功能中，具體的檔案信息的輸入、檢索與獲取是最核心的，學(xué)校的檔案管理部門(mén)要集結(jié)核心技術(shù)，不斷強(qiáng)化這幾項(xiàng)核心功能，其次，在圖像、音視頻和隱私資料的解密方面實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，能夠?yàn)閷W(xué)校不同部門(mén)之間的業(yè)務(wù)配合提供便利。

2.4 建立并完善知識(shí)共享體系，加快學(xué)校的創(chuàng)新步伐

學(xué)校的檔案蘊(yùn)藏了豐富的知識(shí)和信息，通過(guò)信息的公開(kāi)、交流的增多、知識(shí)的推廣，可以將學(xué)校的創(chuàng)業(yè)歷史、發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展計(jì)劃納入到一個(gè)統(tǒng)計(jì)的管理平臺(tái)之上，建立并不斷完善學(xué)校的內(nèi)部信息分享機(jī)制，使得信息資源和知識(shí)資源能夠在學(xué)校內(nèi)部充分涌流，成為學(xué)校實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要力量。

對(duì)于以教育學(xué)生、傳授知識(shí)、培養(yǎng)人才為主要任務(wù)的中等職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，知識(shí)的開(kāi)放和信息的流動(dòng)能夠?yàn)榻處熀蛯W(xué)生所吸收，在他們參與具體工作和學(xué)習(xí)知識(shí)的過(guò)程中，這些信息又會(huì)和他們自身的思想發(fā)生關(guān)聯(lián)生成新的信息，最終將個(gè)體信息進(jìn)一步融會(huì)成學(xué)校的共享公共知識(shí)，達(dá)到了知識(shí)學(xué)校的創(chuàng)新的目的，知識(shí)創(chuàng)新又會(huì)促進(jìn)學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)展的功效之后再回到學(xué)校內(nèi)部的知識(shí)市場(chǎng)，成為下一輪學(xué)校信息共享的新的信息源頭。這種不斷循環(huán)的信息共享機(jī)制，不斷推動(dòng)學(xué)校的知識(shí)創(chuàng)新，不斷促進(jìn)學(xué)校現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高，最終使學(xué)校在教育改革的大旗下不斷改善工作方式，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。