創(chuàng)新醫(yī)院檔案利用服務(wù)方式和手段的研究

曾桃

摘 要：目的：探討如何創(chuàng)新醫(yī)院檔案利用服務(wù)方式和服務(wù)手段，提高檔案的利用率。方法：通過分析傳統(tǒng)封閉的檔案利用服務(wù)方式和手段存在的弊端，指出其存在明顯的局限性，影響檔案的利用率。結(jié)果：改變服務(wù)理念，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案服務(wù)方式和服務(wù)手段，由單一的、局限的、封閉的、被動的服務(wù)方式變?yōu)槎嘟嵌?、多途徑、開放式的主動服務(wù)，提高了檔案利用率，以發(fā)揮檔案利用的最大效益。結(jié)論：創(chuàng)新醫(yī)院檔案利用的服務(wù)方式和服務(wù)手段，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；利用；服務(wù)方式；服務(wù)手段；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項管理工作活動中形成的文件，以簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類及載體等各種形式記錄[1]，記錄了醫(yī)院從成立到發(fā)展壯大的歷程，是醫(yī)院發(fā)展、變化的客觀反映，是醫(yī)院的寶貴財富。在檔案利用服務(wù)方式和手段上，改變服務(wù)理念，從挖掘檔案信息資源到提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，都借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以達(dá)到檔案管理開放和利用的目的。

1 傳統(tǒng)封閉的檔案利用服務(wù)方式和手段存在的弊端

檔案原件的提供：根據(jù)利用者的需求，檔案員按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復(fù)印件的提供：檔案員將檔案材料的內(nèi)容進行部分復(fù)印，或?qū)⒄掌膹?fù)制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據(jù)利用者的申請，依據(jù)檔案內(nèi)容出具的書面證明材料進行提供。

根據(jù)辦公室、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門提出申請，并出具書面證明、身份證明，檔案管理員對材料進行審查核實，并對借閱人申請的內(nèi)容進行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進行提供利用。這種檔案利用單一的、被動的服務(wù)方式和手段存在明顯的局限性。

1.1 從檔案利用服務(wù)對象上看，長期以來，由于檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員只滿足于檔案資料的收集和保存，停留在一般的查閱服務(wù)狀態(tài)，觀念守舊，業(yè)務(wù)單一。檔案利用服務(wù)對象存在一定的局限性，只能給辦公室、人事科等相關(guān)的特殊對象提供服務(wù)。不能滿足大多數(shù)利用者的需求，影響檔案的利用率。

1.2 從檔案利用服務(wù)手段上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，其利用手段上受到了限制。

1.3 從提供服務(wù)方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無法主動地提供服務(wù)。

1.4 從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺[2]。

所以，傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式是一種單一的、封閉的、被動的服務(wù)方式，導(dǎo)致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

2 改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式和手段

醫(yī)院檔案管理人員用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦，積極實踐，努力工作，增強了檔案主動服務(wù)理念，定位檔案的職能作用，成為醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵[3]。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是為院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財務(wù)科、基建科、設(shè)備科及相關(guān)的臨床科室等提供查找、借閱、復(fù)印各種材料提供服務(wù)。有一些檔案僅僅作為醫(yī)務(wù)人員科技成果資料的憑證來進行倉儲和保管。這種方式不符合信息資源共享和開放應(yīng)用的要求。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案室傳統(tǒng)的檔案管理方式、服務(wù)方式必然發(fā)生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫(yī)院內(nèi)部交流、檔案職能和定位服務(wù)，改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式和手段，進一步推動檔案利用管理工作上一個新臺階。

3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案利用的服務(wù)方式

3.1 要打破傳統(tǒng)檔案利用是單一的、封閉的、局限的、被動的服務(wù)方式，有效地發(fā)揮檔案的作用。首先，對檔案信息資源開發(fā)利用要努力做到多角度、多樣化醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用，要堅持按規(guī)章制度辦事，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速，提高用戶的滿意度，從而得到尊重和信任。檔案是重要的信息來源，開發(fā)檔案信息資源利用重在“開發(fā)”。開拓收集范圍，多渠道提供利用，是開發(fā)檔案信息資源的主要服務(wù)手段。要克服檔案原件不被廣泛系統(tǒng)利用的缺點，進行多層次收集。其次，轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，提高醫(yī)院檔案工作人員服務(wù)質(zhì)量，現(xiàn)代醫(yī)院的各項工作都在追求高質(zhì)、高效的服務(wù)理念。所以，檔案工作人員要用新理念、新思路、新方法去努力拓寬檔案利用的途徑，要轉(zhuǎn)變坐、守、靠、等的被動服務(wù)方式，樹立主動積極、直接參與的動態(tài)思維，破除過去視檔案為黨案，只管不用或者重管輕用的服務(wù)觀，樹立“上門服務(wù)”，“為檔案找用戶”的主動服務(wù)意識。

3.2 做好檔案編目編研，為檔案利用提供主動服務(wù)方式。編目工作是基礎(chǔ)，是提高檔案利用效率的捷徑。同時，要注重編研工作，使醫(yī)院檔案的利用工作由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，提高檔案服務(wù)社會、服務(wù)各項工作的價值，也是醫(yī)院檔案利用工作科學(xué)水平的重要途徑。

4 創(chuàng)新醫(yī)院檔案利用的服務(wù)手段

4.1要打破傳統(tǒng)檔案利用單一的、封閉的、局限服務(wù)手段，必須采用靈活多樣的服務(wù)手段，開拓檔案利用的收集范圍，多渠道提供利用。對那些未及時歸檔的檔案及時補充收集；對散存在社會上的檔案、文獻積極開展征集；同時積極收集相關(guān)資料，采取集中收集、分散收集、上門收集、隨時收集、網(wǎng)上收集等靈活多樣的服務(wù)手段，豐富醫(yī)院檔案室藏，使檔案室更好地為醫(yī)院和社會服務(wù)[4]。

4.2 完善檢索工具，提高檔案檢索速度，實現(xiàn)高效率開發(fā)利用的服務(wù)手段。要做好檔案的編目、檢索工具的編制，完善檢索系統(tǒng)，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號目錄等，實現(xiàn)多途徑、多角度檢索。開展對檔案中所記載信息的分析和研究，開發(fā)新的檢索手段和形式。建立檢索工具體系，實現(xiàn)多角度檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，制作多種專題檢索工具，形成多種層次、多種形式、多種角度的比較完善的檢索體系，使醫(yī)院檔案信息開發(fā)利用多途徑檢索成為服務(wù)，采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)服務(wù)手段管理檔案，建立計算機檢索體系，并可通過醫(yī)院信息管理系統(tǒng)使眾多的用戶得到資源共享，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。

4.3 通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和軟件等深層次的開發(fā)實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用服務(wù)手段的創(chuàng)新。檔案使用價值的提高，有待于通過各種信息軟件等深層次的開發(fā)等服務(wù)手段，實現(xiàn)檔案信息的共享，進而為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。一方面，檔案管理人員要強化服務(wù)意識，變單一的、局限的、封閉式的管理為開放式服務(wù)，主動開發(fā)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)信息、人力資源信息和專家技術(shù)業(yè)務(wù)信息等，使檔案信息資源向臨床、教學(xué)、科研、患者和社會公眾等多領(lǐng)域的服務(wù)延伸。另一方面，可以積極探索醫(yī)療檔案信息的查詢服務(wù)，對于一些重要且可以公開的涉及公共利益的醫(yī)療檔案，可以通過開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，如網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上預(yù)約掛號、搜索和評價等公開查詢的方式，向社會公眾提供一些醫(yī)療資源的查詢服務(wù)。

5 用新的服務(wù)方式和服務(wù)手段為醫(yī)院臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)

我院的檔案利用在服務(wù)方式理念上進行了改變，放寬了服務(wù)對象范圍，面向廣大醫(yī)護人員、患者和社會公眾等。而檔案利用也從以前被動轉(zhuǎn)為主動服務(wù)，樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識，圍繞工作需要，了解需求方向，搭建以人為本、人人平等、優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)平臺，積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的方向。加強各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。

5.1 根據(jù)不同利用者，將以往檔案利用服務(wù)對象不斷擴大。由原來主要圍繞辦公室、人事科擴展到醫(yī)護人員、患者和社會公眾等服務(wù)領(lǐng)域，從而提高檔案的利用率。

5.2 拓展醫(yī)院檔案利用服務(wù)方式，檔案室需要增加檔案“上門服務(wù)”和“制定服務(wù)”。上門服務(wù)是檔案員親自下到各科室，充分了解科室的需求，積極到科室調(diào)研，實現(xiàn)上門服務(wù)，方便臨床的理念，堅持檔案管理與檔案服務(wù)并重，充分利用檔案資源，拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員、患者及社會公眾服務(wù)。制定服務(wù)是檔案員根據(jù)科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經(jīng)過身份的認(rèn)證，通過醫(yī)院院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。這兩種服務(wù)方式不僅擴大了利用者的范圍，還提高了醫(yī)院檔案定向的利用率。

5.3 通過多種方式，相互反饋意見。通過醫(yī)院院內(nèi)網(wǎng)留言等方式把上級領(lǐng)導(dǎo)、院內(nèi)各科室等部門的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見收集整理，以便檔案管理人員及時改進服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容，拓展醫(yī)院內(nèi)部交流，進一步推進檔案利用管理工作上一個新臺階。

5.4 建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)信息保密審查機制，結(jié)合工作流程和特點，明確保密審查的責(zé)任，為醫(yī)院檔案利用服務(wù)方式有序運行創(chuàng)造了良好環(huán)境。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理部門要以開發(fā)利用為目標(biāo)，立足本職，創(chuàng)新醫(yī)院檔案的服務(wù)方式和服務(wù)手段，逐步從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”轉(zhuǎn)變。檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，進行超前跟蹤服務(wù)，被動變主動，多角度、多層次地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理部門提供信息，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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[2]王燕.電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的探討[J].北京檔案，2008，（6）：19-21.

[3]郝培來.談醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新[J].北京檔案，2010（10）：32-33.

[4]石英.醫(yī)院檔案收集工作中存在的問題及對策.齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2008，3（29）：323-324.