加強(qiáng)人事檔案管理 強(qiáng)化人力資源工作

周音

摘 要：在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理工作是一項(xiàng)最基本、最關(guān)鍵的工作，它雖然沒(méi)有直接影響到醫(yī)院的盛衰榮辱，卻極大程度地影響了醫(yī)院的人力資源管理工作，并間接性地影響到了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，本文從人事檔案管理的特點(diǎn)入手，就人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理的重要性展開(kāi)分析，并就如何以人事檔案管理促進(jìn)人力資源工作進(jìn)行論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源工作；人力資源決策

醫(yī)院為了做到知人善任、選賢舉能，盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。特別是在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，單位用人更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為單位降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的首選防范措施。這就需要醫(yī)院人事檔案管理部門做好檔案管理工作，因?yàn)槿耸聶n案詳細(xì)、真實(shí)、全面、動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)地記錄了員工的個(gè)人信息，它對(duì)于醫(yī)院的人力資源管理工作具有重要的參考價(jià)值。本文將基于人事檔案管理的特點(diǎn)，努力探尋一種以人事檔案管理促進(jìn)人力資源工作的方式，最大限度地發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

1 人事檔案管理的特點(diǎn)

人事檔案管理是一項(xiàng)具有全面性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)的特殊工作，任何一絲疏忽都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。因此，人事檔案管理工作人員在工作中應(yīng)該充分把握該項(xiàng)工作的特點(diǎn)，盡職盡責(zé)。

1.全面性

人事檔案記錄了醫(yī)務(wù)工作者的籍貫、履歷、政治面貌、入黨入團(tuán)信息、工作考評(píng)、工作獎(jiǎng)懲、職務(wù)任免等多方面的信息，是全面記錄醫(yī)務(wù)工作者個(gè)人成長(zhǎng)和專業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，因此具有全面性的特點(diǎn)。

2.真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案的基本要求，也是人事檔案管理工作的前提。由于涉及到醫(yī)務(wù)工作者的基本信息，所以檔案中的個(gè)體材料是最原始、最客觀、最真實(shí)的，可以直接為人力資源部門提供科學(xué)依據(jù)的。

3.動(dòng)態(tài)性

人事檔案并非一成不變，其具有動(dòng)態(tài)性特征。醫(yī)務(wù)工作者入職、獎(jiǎng)懲、考評(píng)、升職、離職等過(guò)程中，人事檔案都是隨之不斷變化的，其檔案中的材料不斷補(bǔ)充與變化，以求反映最新的醫(yī)務(wù)工作者信息與狀態(tài)。

除此之外，人事檔案還具有現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，由于篇幅問(wèn)題，我們就不再一一進(jìn)行分析。

2 人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理的重要性

在了解了人事方案管理的幾項(xiàng)特點(diǎn)之后，我們便可以很清晰地了解人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理的重要性。人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理工作意義重大，它不僅可以提供真實(shí)可靠的醫(yī)務(wù)工作者信息，還能優(yōu)化人力資源決策，對(duì)人力資源工作起到一定的促進(jìn)作用。

1.提供真實(shí)可靠的醫(yī)務(wù)工作者信息

每個(gè)醫(yī)務(wù)工作者都有一份完善的人事檔案，醫(yī)院人事部門通過(guò)查閱醫(yī)務(wù)工作者的人事檔案，可以對(duì)其個(gè)人信息有更為清楚、全面的了解，可以為醫(yī)院提供最真實(shí)、可靠的人力資源信息，為人力資源管理工作的有序開(kāi)展提供參考。

2.優(yōu)化人力資源決策

人事檔案為人力資源部門提供了真實(shí)可靠的人員信息，憑借著這些真實(shí)可靠的信息，人力資源部門可以及時(shí)作出決策，為醫(yī)務(wù)工作者安排最合適的崗位，挖掘人員的潛力。同時(shí)，在進(jìn)行考核時(shí)，檔案可以為人力資源部門提供醫(yī)務(wù)工作者最詳盡的資料，使人力資源部門能最準(zhǔn)確地對(duì)他們的業(yè)績(jī)、素質(zhì)和能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并做出科學(xué)、合理的決策。

當(dāng)然，人事檔案管理工作對(duì)于人力資源管理的重要性絕不僅僅如此，以上只是最具有代表性的重要性觀點(diǎn)闡述。至于如何發(fā)揮人事檔案的重要作用，以人事檔案管理促進(jìn)人力資源工作，才是我們需要重點(diǎn)研究的。

3 如何以人事檔案管理促進(jìn)人力資源工作

人事檔案管理工作中，應(yīng)全面真實(shí)地保存人事檔案信息，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案管理的動(dòng)態(tài)記錄，從而為人力資源工作提供保障，切實(shí)促進(jìn)人力資源工作的開(kāi)展。

1.全面真實(shí)地保存人事檔案信息

人事檔案應(yīng)該是最真實(shí)、最全面地記錄醫(yī)務(wù)工作者信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，應(yīng)該確保檔案的絕對(duì)真實(shí)與全面，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，強(qiáng)化檔案信息錄入，獲得最全面的員工信息，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為醫(yī)院的人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。

2.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

傳統(tǒng)人事檔案中的個(gè)人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度。而如今，社會(huì)發(fā)展趨于高速化、信息化，如何在最快的時(shí)間內(nèi)尋找到最有價(jià)值的信息是所有行業(yè)都應(yīng)著力探索的。傳統(tǒng)的人事檔案紙質(zhì)管理模式是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，不符合時(shí)代發(fā)展的要求和人力資源部門工作的需求，為此應(yīng)該充分利用現(xiàn)代多媒體手段，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)，為人力資源管理工作提供方便快捷的服務(wù)。同時(shí)，積極在內(nèi)部局域網(wǎng)建立平臺(tái)，形成資源共享，便于人力資源部門更快速、更便捷地掌握員工信息，作出及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)的決斷。

3.強(qiáng)化人事檔案管理的動(dòng)態(tài)記錄

由于醫(yī)務(wù)人員是不斷成長(zhǎng)的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時(shí)更新檔案，就會(huì)造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)根據(jù)時(shí)代的變化、醫(yī)務(wù)人員狀況的變化、現(xiàn)實(shí)情況的變化，將最新的資料及時(shí)補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實(shí)效性，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)記錄與動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)要定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的，推斷人員有可能發(fā)展的方向，對(duì)此作出合理的、有預(yù)見(jiàn)性的決斷。

人事檔案管理是為人力資源部門提供直接依據(jù)的重要工作，在具體的工作中，人事檔案管理任重道遠(yuǎn)，不僅僅需要做到以上幾點(diǎn)，還需要在工作中重點(diǎn)關(guān)注，不懈探索，并遵循凡是人力資源部門需要的員工信息與材料，就是人事檔案工作應(yīng)該盡力收集與整理的基本原則，只有這樣，才能使人力資源部門在人事安排工作中作出最準(zhǔn)確無(wú)誤的決斷。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院要發(fā)展，離不開(kāi)人才，人才要識(shí)別、挖掘，離不開(kāi)人事檔案。因此在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理是尤為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的內(nèi)容。為此，檔案部門在進(jìn)行人事檔案的整理、記錄、管理工作中，要時(shí)刻注意人才檔案的真實(shí)性、全面性和動(dòng)態(tài)性，系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地更新人事檔案，使人力資源部門在進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)、任免、升職等工作時(shí)有章可循，有據(jù)可依，從而進(jìn)一步優(yōu)化人力資源工作，更充分地挖掘人才，發(fā)揮人才的主動(dòng)性，以人才帶動(dòng)醫(yī)院的成長(zhǎng)，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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