淺談大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理

李姝枚

摘 要：大數(shù)據(jù)時代是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果。在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作重點在于實現(xiàn)檔案信息資源的安全利用，使用數(shù)據(jù)，基于數(shù)據(jù)，通過專業(yè)化的處理，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，使企業(yè)的決策更加趨于科學(xué)化、合理化，有利于企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)產(chǎn)生價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；挑戰(zhàn)；機遇

大數(shù)據(jù)開啟了一次重大的時代轉(zhuǎn)型，就像望遠(yuǎn)鏡讓我們能夠感受宇宙，顯微鏡讓我們能夠觀測微生物一樣，早已在推動人類管理準(zhǔn)則的重新思考。大數(shù)據(jù)的前提是海量的數(shù)據(jù)，只有擁有巨量的數(shù)據(jù)資源，使用數(shù)據(jù)，基于數(shù)據(jù)，通過專業(yè)化的處理，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資源的作用，使企業(yè)的決策更加趨于科學(xué)化、合理化，有利于企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)產(chǎn)生價值。

1 什么是大數(shù)據(jù)

百度百科是這樣定義的：大數(shù)據(jù)（big data），或稱巨量資料，指的是所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內(nèi)達到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營決策更積極目的的資訊。大數(shù)據(jù)的4V特點：Volume、Velocity、Variety、Veracity。

當(dāng)一波又一波的IT技術(shù)熱潮源源不斷地向鋪面而來的時候，我們甚至都沒有做好準(zhǔn)備就要開始迎接它帶來的影響了。大數(shù)據(jù)給我們帶來的影響在于通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，為我們的生活起一個保駕護航的指向標(biāo)。大數(shù)據(jù)所帶來的商機，會衍生出一系列與大數(shù)據(jù)相關(guān)的機遇與管理模式，數(shù)據(jù)的潛在價值會源源不斷地發(fā)揮作用，專門的數(shù)據(jù)收集，數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)生成，數(shù)據(jù)管理等一系列數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)鏈將雨后春筍般的涌現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)

大數(shù)據(jù)（BIG DATA）是繼云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后IT產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)對國家的治理模式、對企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、組織和業(yè)務(wù)流程、對個人生活都將產(chǎn)生巨大的影響。整個世界步入了大數(shù)據(jù)時代，這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化。

1.大數(shù)據(jù)就是企業(yè)競爭力

大數(shù)據(jù)四個“V”字開頭的特征：即Volume（體量）、Variety（種類）、Value（價值）、Velocity（速度）。一是數(shù)據(jù)體量巨大，全球在2010年正式進入ZB時代，預(yù)計到2020年，全球?qū)⒖偣矒碛?5ZB的數(shù)據(jù)量。二是數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等。三是價值密度低，商業(yè)價值高。四是處理速度快。在海量的數(shù)據(jù)面前，處理數(shù)據(jù)的效率就是企業(yè)的生命。大數(shù)據(jù)將為人類的生活創(chuàng)造前所未有的可量化的維度，并成為新發(fā)明和新服務(wù)的源泉。

2.大數(shù)據(jù)是企業(yè)發(fā)展的原動力

數(shù)據(jù)規(guī)模越大，處理的難度也越大，但對其進行挖掘可能得到的價值更大，這就是大數(shù)據(jù)熱的原因。首先，可以了解員工的需求、訴求和意見。其次，企業(yè)的信息系統(tǒng)源源不斷產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。所謂大數(shù)據(jù)，簡而言之就是巨量資料、海量資料，所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法通過目前主流軟件工具，企業(yè)將得到更多的機會發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對社會發(fā)展的巨大推動作用。大數(shù)據(jù)時代的悄然來臨，國際國內(nèi)的眾多企業(yè)紛紛從中獲利，大數(shù)據(jù)自身的技術(shù)優(yōu)勢讓企業(yè)走出了傳統(tǒng)的決策模式，進一步掌握了“數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策方法”，從而使得企業(yè)的決策更加趨向于“科學(xué)化、合理化”。

3 大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案管理

大數(shù)據(jù)不同于現(xiàn)有的檔案信息化工作，大數(shù)據(jù)檔案的管理是檔案工作者面臨的新課題。檔案人員應(yīng)認(rèn)清大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機遇，主動分析，更好地為企業(yè)“存史、資政、惠民”服務(wù)。

1.大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)包括以下幾個方面：

（1）檔案學(xué)管理理論的革新。正如信息化時代挑戰(zhàn)了紙質(zhì)時代的來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎(chǔ)理論的新變革，產(chǎn)生新來源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論等等革新的理論。在大數(shù)據(jù)時代，新來源觀、文件連續(xù)體理論、宏觀鑒定理論都將受到不同程度的挑戰(zhàn)，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論將進一步發(fā)展。

（2）檔案信息資源管理的挑戰(zhàn)。從紙質(zhì)檔案到檔案信息化再到大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，用現(xiàn)有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數(shù)據(jù)時代的檔案信息資源管理。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息泛濫，如何實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)長期可讀性、安全性、可靠性，并在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)。

（3）檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)。從檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、利用環(huán)節(jié)來看：在傳統(tǒng)管理方式下，“收”是交接；“管”是手工的管理、查詢；“用”是被動的提供利用服務(wù)。在計算機時代，“收”主要是部門移交與系統(tǒng)推送部分電子文件相結(jié)合，“管”主要是電腦代替手工勞動，“用”是利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行制作、加工、傳播、轉(zhuǎn)換和二次開發(fā)。在大數(shù)據(jù)時代下，“收”將是數(shù)據(jù)實時的、自動歸集，“管”將采用云平臺存儲、計算、分析，“用”則是分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測，為社會、企業(yè)創(chuàng)造價值。

2.大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作新的機遇：

（1）大數(shù)據(jù)的理念給海量檔案信息資源管理帶來了機遇。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以“卷”“件”“份”為單位，在大數(shù)據(jù)時代，檔案更多以“字段”“數(shù)據(jù)庫”為管理對象。在檔案統(tǒng)計方面，從原來的以“頁”“米”為統(tǒng)計單位改為以“GB”（千兆字節(jié)）為統(tǒng)計單位?？焖僭鲩L的海量檔案數(shù)據(jù)必須基于云計算平臺上建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)計算資源、存儲資源的動態(tài)擴展。

（2）大數(shù)據(jù)的應(yīng)用給檔案數(shù)據(jù)挖掘帶來了機遇。檔案系統(tǒng)中除了大量的文檔外，還有海量數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)利用的效果遠(yuǎn)大于文檔利用效果。對海量數(shù)據(jù)進行整理、分類、關(guān)聯(lián)性分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，提高檔案信息資源的價值，將“死檔案”變成“活信息”，為企業(yè)決策提供參考。

（3）大數(shù)據(jù)給檔案管理系統(tǒng)的功能和技術(shù)的擴展帶來了機遇。大數(shù)據(jù)時代催生的云計算技術(shù)對存儲資源進行動態(tài)擴展、按需分配。這給檔案管理系統(tǒng)的可擴展性帶來了機遇，檔案管理系統(tǒng)需要基于云計算的架構(gòu)設(shè)計，動態(tài)增加計算資源、存儲資源，滿足服務(wù)器的快速擴容及數(shù)據(jù)量的快速增長，同時大幅降低系統(tǒng)投資及維護成本。

（4）在大數(shù)據(jù)時代提升檔案管理價值。大數(shù)據(jù)時代不是一個趨勢，而是一個不折不扣的現(xiàn)實。企業(yè)在日常的管、產(chǎn)、供、銷、運、營、儲等經(jīng)營活動中產(chǎn)生了越來越多的電子文檔信息，同時企業(yè)還要與時俱進的獲得滿足企業(yè)發(fā)展的信息多樣化、高效化、個性化、專業(yè)化的需求，企業(yè)海量數(shù)據(jù)越聚越多，企業(yè)的大數(shù)據(jù)作為企業(yè)原始檔案新的載體和形態(tài)，電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料一脈相承。基于對企業(yè)的大數(shù)據(jù)的挖掘為檔案管理部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，而且利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，全方位的實現(xiàn)檔案信息智能檢索服務(wù)、檔案信息定制與定題服務(wù)、檔案信息決策服務(wù)、檔案信息跟蹤與推送服務(wù)等智能化、個性化、精品化的服務(wù)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案將徹底顛覆檔案管理工作中所存在的諸多弊端，從而將檔案管理事業(yè)推向又一個全新的發(fā)展高度。

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，檔案工作者要更好地利用大數(shù)據(jù)無可比擬的信息技術(shù)處理優(yōu)勢來提升檔案管理價值，彰顯檔案行業(yè)優(yōu)勢。企業(yè)可從以下四個方面實現(xiàn)檔案價值的提升：一是支持各級各類檔案決策管理；二是優(yōu)化各級各類檔案信息資源；三是拓展檔案信息服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量；四是支持檔案未來發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作既是挑戰(zhàn)更是機遇，大數(shù)據(jù)是檔案管理無法回避的課題，檔案人員只有努力跨越這道坎，才能更加突顯檔案人員的價值，在大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理事業(yè)中大放異彩。

參考文獻

1.《論國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施》李海軍。

2.《中國檔案》2013年第9期。

3.《中國檔案報》2013年11月29日 總第2540期 第二版。