信息化時(shí)代人事檔案管理的創(chuàng)新要點(diǎn)

林凌

摘 要：當(dāng)前社會(huì)處于一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息時(shí)代并行的高速發(fā)展階段，隨著人才作用的不斷突顯，人才市場(chǎng)作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也逐漸減得到人們的關(guān)注和重視。對(duì)此，本文以“信息化時(shí)代人事檔案管理的創(chuàng)新要點(diǎn)”為主要研究對(duì)象，首先闡釋了信息化時(shí)代人事檔案管理的要求、現(xiàn)狀，然后從基礎(chǔ)設(shè)施、培訓(xùn)管理、團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)安全等四個(gè)角度闡釋了具體的創(chuàng)新要點(diǎn)。筆者認(rèn)為信息時(shí)代面對(duì)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境以及人們不斷提升的工作生活理念，人事檔案管理工作要想取得更好的發(fā)展，就必須依托現(xiàn)有的社會(huì)背景進(jìn)行適度的改革和創(chuàng)新，這樣才能更好地為人們服務(wù)，這也是本文研究的目的所在。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；人事檔案管理；管理創(chuàng)新

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才的流動(dòng)性也愈發(fā)頻繁，這不僅為人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作帶來了一定的難度，同時(shí)也從側(cè)面彰顯了落后于信息時(shí)代的管理方法給工作帶來的困境與制約。以鑒于此，人才市場(chǎng)方面就必須與時(shí)俱進(jìn)、充分把握信息時(shí)代的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。

1 信息化時(shí)代人事檔案管理的要求

信息化時(shí)代人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作除卻保障最為基本的真實(shí)性、公信力之外，最為重要的是基于當(dāng)前社會(huì)信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，一來這需要當(dāng)?shù)卣块T再進(jìn)行相關(guān)的財(cái)政預(yù)算，有針對(duì)性地增加人才市場(chǎng)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，積極鼓勵(lì)相關(guān)研發(fā)部門開發(fā)有利于全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔，同時(shí)能保證信息安全的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二來需要在相關(guān)管理體系當(dāng)中全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實(shí)施還必須依靠穩(wěn)定的法律制度體系，為各項(xiàng)檔案管理政策的實(shí)施提供必要的法律依據(jù)。

2 信息化時(shí)代人事檔案管理的現(xiàn)狀

首先，在人才市場(chǎng)推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)的硬件設(shè)施配置存在著缺陷和不足，進(jìn)而引發(fā)信息化進(jìn)程較為落后的問題。尤其是在那些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)或者發(fā)展水平有限的城市和地區(qū)，其檔案室、辦公室以及檔案存儲(chǔ)庫房甚至沒有明確的區(qū)分，雖然在一定程度上引入了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，但其在管理上和使用程度上仍存在著一定的局限性，甚至只是停留在簡(jiǎn)單的電子錄入和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)階段，并沒有完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化。

其次，從事信息化操作的人事檔案管理人員其綜合素質(zhì)有所欠缺，間接影響服務(wù)質(zhì)量和工作效率。這里所謂的綜合素質(zhì)不僅包括檔案管理的專業(yè)性知識(shí)，還包括檔案維護(hù)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)處理以及硬件設(shè)備維護(hù)等方面的內(nèi)容。對(duì)于人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作而言，由于其工作內(nèi)容與當(dāng)今社會(huì)的人才流動(dòng)、工作派遣發(fā)生直接的關(guān)聯(lián)性，因此將工作人員的專業(yè)性和技術(shù)性相分離（一部分工作人員進(jìn)行設(shè)備維護(hù)，一部分工作人員進(jìn)行檔案管理，二者相分離）是非常不現(xiàn)實(shí)的，這樣不僅影響到工作的效率，更會(huì)影響到人才市場(chǎng)的人事工作服務(wù)質(zhì)量。

3 信息化時(shí)代人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)

鑒于人事檔案管理工作當(dāng)中現(xiàn)代化設(shè)施的不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要人才市場(chǎng)方面積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣闹С趾透叨韧度?，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。一方面，需要政府方面加大資金上的投入，用于購(gòu)置信息化管理所用的電腦計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)終端以及各類現(xiàn)代化的技術(shù)手段，通過建立起統(tǒng)一、高效的信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時(shí)，為所有人才市場(chǎng)的用戶提供咨詢的便利；另一方面加強(qiáng)對(duì)于原始紙質(zhì)文字資料的錄入編輯，將其納入到統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，一來保障信息資源安全，二來防止因?yàn)樾畔⑺幍哪甏眠h(yuǎn)而有所丟失和遺漏。

（二）完善立法體系，提高法律地位，以制度保障檔案管理的推行

人事檔案管理的信息化進(jìn)程需要以完善的立法體系作為保障，目前中國(guó)現(xiàn)行的有關(guān)法律規(guī)定中明確指出人才市場(chǎng)的檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，由其呈送給國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此將《人才市場(chǎng)管理規(guī)定》不斷依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實(shí)有所完善。對(duì)此，筆者認(rèn)為可以在人才市場(chǎng)進(jìn)行人事檔案管理信息化發(fā)展的過程當(dāng)中，系統(tǒng)整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面的內(nèi)容，報(bào)送給有關(guān)部門將其制度化、規(guī)范化，通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來保障人才市場(chǎng)人事檔案管理的規(guī)范化運(yùn)營(yíng)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和儲(chǔ)備工作，構(gòu)建全面、立體的人才服務(wù)體系

筆者認(rèn)為基于信息化時(shí)代所展開的有關(guān)人才市人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，需要從三個(gè)方面來展開，其根本目的主要是為了全面提升工作人員的綜合素質(zhì)，其次是為了構(gòu)建全面、立體化的人才市場(chǎng)服務(wù)體系，以便能更好的為社會(huì)民眾展開服務(wù)。具體地說，首先要從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識(shí)，在保障最為基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，加強(qiáng)對(duì)其數(shù)據(jù)庫管理和操作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競(jìng)爭(zhēng)上崗的重要考評(píng)依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力和綜合素質(zhì)；第三，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技能并不意味著對(duì)于原始服務(wù)能力以及專業(yè)水平的全面替代，它更需要工作人員以強(qiáng)烈的責(zé)任感來保障工作信息安全，以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識(shí)、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）把握網(wǎng)絡(luò)信息安全定位，實(shí)現(xiàn)信息共享及安全的平衡

信息技術(shù)雖然能為人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時(shí)也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個(gè)人隱私信息公開的可能性。這就需要人才市場(chǎng)方面必須強(qiáng)化工作當(dāng)中的安全意識(shí)，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全定位，一是要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；二是要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；第三要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級(jí)和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息給人民造成難以想象的損失和危害。只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的完美對(duì)等與平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展、并為廣大人民提供更好的服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作雖然正在有條不紊的邁向信息化時(shí)代，但是不可否認(rèn)的是其中也存在著一些問題，影響了信息化的進(jìn)程與質(zhì)量。而且所謂的信息化，不但需要操作手段以及操作設(shè)備的信息化，更需要工作人員在思想上和知識(shí)體系上實(shí)現(xiàn)所謂的“信息化”。筆者認(rèn)為只有依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)；完善立法體系，提高法律地位，以制度保障檔案管理的推行；加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和儲(chǔ)備工作，構(gòu)建全面、立體的人才服務(wù)體系；把握網(wǎng)絡(luò)信息安全定位，實(shí)現(xiàn)信息共享及安全的平衡——人事檔案的信息化進(jìn)程才能更加完善，才能在擺脫傳統(tǒng)落后、枯燥管理方法的同時(shí)，邁向更加快速、便捷的信息化管理模式。

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