秘書工作的三個(gè)“四”

陸平 中國船舶重工集團(tuán)公司第七二四研究所

?

秘書工作的三個(gè)“四”

陸平 中國船舶重工集團(tuán)公司第七二四研究所

摘 要：所辦公室是所領(lǐng)導(dǎo)日常工作的辦事機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)所領(lǐng)導(dǎo)的秘書性工作，承擔(dān)著對內(nèi)、對外綜合協(xié)調(diào)的重要職責(zé)。所辦公室秘書工作點(diǎn)多、面寬、量大，如何切實(shí)做好新形勢下的辦公室秘書工作，拙文就此問題試做探討。

關(guān)鍵詞：所辦公室 秘書 特點(diǎn) 要求

秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)和各種辦公室繁雜事務(wù)的專業(yè)人士。秘書崗位與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴而生，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書的存在。當(dāng)今社會的秘書，在本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權(quán)胡作非為。筆者作為科研院所的一名秘書，淺談一下對秘書工作的理解。

一、所辦公室秘書工作的特點(diǎn)

要做好所辦公室的工作，首先就要了解辦公室工作的特點(diǎn)，個(gè)人認(rèn)為有以下四個(gè)特點(diǎn)：

（一）綜合性。所辦公室承擔(dān)全所行政、外事、通訊、公文、印章管理等工作；負(fù)責(zé)所領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)保障工作及其他單位領(lǐng)導(dǎo)來所的接待工作；組織協(xié)調(diào)有關(guān)部門之間的工作。事情多而雜，對口聯(lián)系的部門也很多，內(nèi)容涉及方方面面，具有很強(qiáng)的綜合性。

（二）樞紐性。所辦公室是上情下達(dá)、下情上達(dá)的中轉(zhuǎn)站。一方面，所領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示要通過辦公室秘書傳達(dá)到有關(guān)部門；另一方面，有關(guān)部門和人員的意見、報(bào)告又通過辦公室秘書上達(dá)到所領(lǐng)導(dǎo)。由此可見，辦公室秘書具有明顯的樞紐性。

（三）時(shí)效性。辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時(shí)限要求很強(qiáng)。做事要條理分明，按時(shí)按點(diǎn)完成。所辦無小事，拖延可能會誤大事，一定要及時(shí)認(rèn)真完成。

（四）服務(wù)性。所辦對內(nèi)要服務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)以及各機(jī)關(guān)、基層部門，對外要負(fù)責(zé)外來單位的接待，可以說是一個(gè)窗口部門。由于工作接觸面廣，辦公室秘書的工作作風(fēng)和工作態(tài)度能體現(xiàn)一個(gè)部門、一個(gè)單位的精神面貌。因此，辦公室秘書要把服務(wù)意識深烙心中，盡力為領(lǐng)導(dǎo)、來賓提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

了解了所辦公室秘書工作的特點(diǎn)，就需要秘書人員針對工作特點(diǎn)，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)修養(yǎng)，鍛煉提高相應(yīng)工作能力，這對秘書做好本職工作有重要意義。

二、做好秘書工作要樹立“四心”意識

態(tài)度決定成敗。本人以為秘書人員要具備“四心”才能把工作做好。

（一）責(zé)任心。責(zé)任心，是開展好工作的立足之本。一個(gè)人的責(zé)任心如何，決定著他在工作中的態(tài)度，決定著其工作的好壞和成敗。人若是沒有熱情，他將一事無成，而熱情的基點(diǎn)正是責(zé)任心。有了責(zé)任心，才會認(rèn)真地思考、勤奮地工作、細(xì)致踏實(shí)、實(shí)事求是；才會按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù)，圓滿解決問題；才能主動(dòng)處理好分內(nèi)與分外的相關(guān)工作。

（二）細(xì)心。細(xì)節(jié)決定成敗。習(xí)總書記在同中央辦公廳領(lǐng)導(dǎo)干部座談時(shí)提出要牢記“天下大事必作于細(xì)”、“慎易以避難，敬細(xì)以遠(yuǎn)大”的道理，無論辦文辦會辦事，都要一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，于細(xì)微之處見精神，在細(xì)節(jié)之間顯水平。秘書從事的工作有的事雖細(xì)小，卻關(guān)聯(lián)全局，有的一個(gè)延誤或做得不周到會造成難以補(bǔ)救的后果。要認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，事事都要精心、仔細(xì)，千萬不可馬虎大意。“腦筋要多動(dòng)，嘴巴要少用”，尤其在我們秘書崗位，做事情更是要事事細(xì)致，處處踏實(shí)，多思考，確保事情圓滿完成。

（三）耐心。耐心體現(xiàn)在對內(nèi)、對外兩方面。對內(nèi)，部門之間的協(xié)調(diào)溝通要耐心，有誤會要心平氣和解釋清楚，消除誤解和曲解；對外，要耐心接待外來賓客，體現(xiàn)自己良好的職業(yè)道德素質(zhì)，維護(hù)單位和部門的形象。耐心還體現(xiàn)于對瑣碎、繁雜事務(wù)和重復(fù)性事務(wù)的認(rèn)真踏實(shí)而一絲一茍的工作態(tài)度。

（四）熱心。所謂熱心就是要對工作投入熱情，做事情如果沒有熱情，那么效率就會很低。如果我們充滿激情去完成一件事情，事情也將完成的更出色。不管工作還是生活，都應(yīng)該熱心去做，不能事不關(guān)己一推了事或一躲了之。

三、做好秘書應(yīng)練就四種能力

能力決定水平。有了正確的工作態(tài)度還不夠，秘書人員還要具備相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)并掌握過硬的工作技能，提高自身的工作能力，促進(jìn)工作成效和水平的提升。本人認(rèn)為秘書人員應(yīng)練就以下四種能力：

（一）組織能力。秘書工作的綜合性很強(qiáng)，本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)人工作的助手，因此秘書要有較強(qiáng)的組織能力，要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)統(tǒng)籌安排工作，要為各種會議和活動(dòng)作計(jì)劃并落實(shí)安排，避免出現(xiàn)有手忙腳亂的情況。

（二）溝通能力。秘書需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，進(jìn)行內(nèi)外上下之間的工作關(guān)系協(xié)調(diào)，并忠實(shí)地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，同時(shí)對班子成員間的關(guān)系中也起著非常重要的作用。秘書有時(shí)還需要代表領(lǐng)導(dǎo)與客戶打交道，并要處理好與同事的關(guān)系，因此，要具備善于協(xié)調(diào)單位內(nèi)外部關(guān)系的能力。溝通過程中要懂得原則和靈活相結(jié)合，這樣處理事情才會事半功倍。

（三）學(xué)習(xí)能力。人的一生就是一個(gè)不間斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐的過程。要做到博學(xué)之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之。秘書人員一方面要通曉辦事的程序和流程，提高辦事效率，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和領(lǐng)導(dǎo)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面，要具備扎實(shí)的文字功底，要加強(qiáng)寫作實(shí)踐，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。

（四）團(tuán)隊(duì)合作能力。企業(yè)辦公室實(shí)際上是一個(gè)秘書團(tuán)隊(duì)，相互間的密切配合和協(xié)作對于充分履行好辦公室的職能發(fā)揮著極其重要的作用。有時(shí)秘書還要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，而這些項(xiàng)目都需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)而不是單個(gè)人不完成，因此良好的團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。

總之，所辦公室秘書承擔(dān)著協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能，簡單概括就是“辦文、辦會、辦事”。作為辦公室秘書，要緊緊圍繞中心任務(wù)，把握“四個(gè)”特點(diǎn)，樹立“四心”意識，提高“四種”能力，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，將辦公室秘書工作做得更好。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英.淺談秘書工作與企業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系.東方青年教師.2012

[2]楊珣艷.淺談企業(yè)的秘書工作.企業(yè)技術(shù)開發(fā).2009.28