高校外事工作隊伍建設(shè)研究

楊雨晴

（南京財經(jīng)大學(xué)，江蘇南京210023）

高校外事工作隊伍建設(shè)研究

楊雨晴

（南京財經(jīng)大學(xué)，江蘇南京210023）

高校外事工作是高校管理工作的重要組成部分，是高校對外聯(lián)絡(luò)交流的主要窗口，是對外交流的重要橋梁。外事工作人員是外事工作的具體執(zhí)行者，外事工作人員的素質(zhì)直接影響高校外事工作的成效。作者分析當(dāng)前高校外事管理工作中外事管理工作隊伍建設(shè)中的不足，以及探討如何建立一支具備高素質(zhì)的外事工作隊伍。

高校外事管理；隊伍建設(shè)；外事工作人員

高校外事工作是高校對外合作與交流的窗口，在提升學(xué)校辦學(xué)層次、提高教學(xué)科研水平、擴大學(xué)校聲譽與國際影響力、培養(yǎng)具有國際視野和國際認(rèn)可的創(chuàng)新型人才等方面發(fā)揮著重要作用。外事工作是高校整體工作的重要組成部分，要實現(xiàn)全校國際化，必須有一支高素質(zhì)的外事工作隊伍。外事工作人員正是這支隊伍的重要組成部分，外事工作的成效，很大程度上取決于外事工作人員的整體素質(zhì)。因此建立一支高素質(zhì)外事工作隊伍尤為重要。

一、高校外事管理工作隊伍建設(shè)中存在不足

（一）外事工作意識缺乏，服務(wù)意識不強

高校外事工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及多個職能部門，需要學(xué)生處、教務(wù)處、人事處、財務(wù)處、后勤保障處、保衛(wèi)處等職能部門以及各院系共同協(xié)作，在決策及政策上給予支持，落實外事工作編制、經(jīng)費和辦公場所，最大限度地為此項工作創(chuàng)造條件、提供便利[1]。目前大部分高校院系很少專門設(shè)置外事秘書崗位，很多都是院系學(xué)工秘書或者科研秘書兼職處理外事事務(wù)。很多院系領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)心學(xué)院學(xué)科建設(shè)，缺乏相應(yīng)的外事工作意識，認(rèn)為外事工作與自己無關(guān)是外事部門的分內(nèi)事情。由此可以看出我國高校外事管理地位不高，受重視的程度不高。由于沒有設(shè)立單獨的院系外事秘書崗位，兼職外事秘書不熟悉外事工作任務(wù)，很多秘書還是把工作重心放在原來的崗位中，因此導(dǎo)致分工不明確，職責(zé)不清晰，影響外事工作的順利開展，從而導(dǎo)致高校外事工作效率低下。由于工作涉及面非常廣，外事工作人員處理事務(wù)瑣碎繁雜，往往外事工作兼顧監(jiān)管職能，因此外事工作者在工作中經(jīng)常把自己看成“領(lǐng)導(dǎo)者”，經(jīng)常出現(xiàn)辦事態(tài)度不好，辦事拖沓，效率低等現(xiàn)象。高校外事工作人員素質(zhì)的高低直接影響高校外事工作的成效。

（二）組織領(lǐng)導(dǎo)力度不夠

目前很多高校雖然成立了校級外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，但是僅僅基于形式，沒有形成例會制度。很多高校每周都有學(xué)工例會，由分管學(xué)生處的校領(lǐng)導(dǎo)主持召開，各院系負(fù)責(zé)學(xué)生工作的院系領(lǐng)導(dǎo)和職能部門領(lǐng)導(dǎo)參加，每周在例會上反饋學(xué)生工作存在的問題和工作落實的情況。這樣校領(lǐng)導(dǎo)可以宏觀調(diào)控學(xué)生工作的進展，有效監(jiān)督和指導(dǎo)學(xué)生工作。而外事工作可能每年或者每學(xué)期才召開一次，各職能部門、院系外事工作缺乏方向感，階段性工作目標(biāo)與任務(wù)不明確，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對各職能部門、院系外事工作的進度和落實效果不清楚，不能進行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，無法制定學(xué)校下一階段的學(xué)校外事工作目標(biāo)和任務(wù)，這嚴(yán)重削弱了校領(lǐng)導(dǎo)小組的宏觀調(diào)控職能，外事部門的職能作用也不能完全發(fā)揮出來。

（三）缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)

隨著高等教育國際化不斷深入，高校外事服務(wù)的主體不僅僅只是外賓還有高校師生和各部門工作人員。由于外事工作事務(wù)性和行政性工作很多，外事工作者將大部分精力和時間用于處理瑣碎的事務(wù)中，知識折舊率高，很多外事工作者大多沒有多余的時間做到自身主動學(xué)習(xí)新知識，加強英語基本功鍛煉。對于高校外事部門來說，上崗培訓(xùn)不正規(guī)，往往是走過場，更疏于定期對工作人員進行包括外事政策、業(yè)務(wù)能力及處理涉外突發(fā)事件等培訓(xùn)。外事工作崗位工作情況特殊，政策性非常強，經(jīng)常與外國人打交道，外事工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)外交政策，提高政治敏銳度，提高行政管理和業(yè)務(wù)水平。

（四）外事管理規(guī)章制度不完善，缺乏考核激勵制度

完善規(guī)章制度是機制順利運行的保障，明確的外事規(guī)章制度，可以使高校外事工作者做到有法可依，有章可循，特別是遇到涉外突發(fā)事件，知道怎樣依照規(guī)章制度預(yù)防和處理，因此建立健全外事規(guī)章制度尤為重要。目前不少高校的規(guī)章制度通常只是一紙文本，沒有真正實行過，更不用提在實施過程中不斷修改和完善，外事工作沒有走上制度化、規(guī)范化、程序化的軌道。由于外事工作特殊，傳統(tǒng)的績效考核中沒有包含外賓接待、團組出訪等考核內(nèi)容和評定情況。激勵是指一個人追求某個既定目標(biāo)的愿意程度。哈佛大學(xué)心理學(xué)家威廉·詹姆斯發(fā)現(xiàn)，普通人在工作時一般只運用了10％的潛力，這尚未用上的潛力可通過適當(dāng)?shù)募夹g(shù)開發(fā)出來。按時計酬制度下的員工只需要發(fā)揮20％～30％的潛力即可“稱職”，若給予充分的激勵，潛能的利用率可以上升到80％～90％[2]。目前部分高校沒有建立一定的外事考核激勵機制，致使外事工作者工作積極性和工作主動性不高。

二、如何建立一支具備高素質(zhì)的外事工作隊伍

（一）加強對外事工作人員選拔和培訓(xùn)

1.加強對高校外事工作人員的選拔

外事工作是政治性和紀(jì)律很強的工作，這要求外事工作者具有良好政治素養(yǎng)，有高度的政治敏感性，堅決維護國家和集體利益，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)。因此在選拔任用環(huán)節(jié)首先應(yīng)注意被選拔人員是否具有過硬的政治素質(zhì)，是否具有高度的政治敏感性，是否講政治、識大局、對國家、集體和學(xué)校利益有強烈的責(zé)任感和使命感。其次還應(yīng)注意被選拔者是否具備過硬的專業(yè)素質(zhì)，是否有良好的外語溝通能力、對政策方針把握的能力、組織協(xié)調(diào)能力、處理問題和解決問題的能力。由于高校外事工作不僅需要外事工作人員具備外語聽說能力，還需具備外語寫作能力，因此選拔外事工作者可以分口試和筆試兩個環(huán)節(jié)。把好這幾道關(guān)，保證錄取人員的質(zhì)量。

2.加強對高校外事工作人員的培訓(xùn)

強化外事工作人員崗前、崗中培訓(xùn)工作，同時鼓勵他們自我學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自我效能感。培訓(xùn)主要包括政治紀(jì)律、外事政策培訓(xùn)、服務(wù)意識、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。應(yīng)對外事工作人員進行系統(tǒng)的外事管理工作培訓(xùn)，比如開展外事禮儀、跨文化交流、外交學(xué)、外事管理技巧、因公護照及簽證辦理、強化服務(wù)意識等方面的講座。另外，通過學(xué)校與外方高校合作關(guān)系，派外事工作人員赴海外培訓(xùn)，這樣不僅可以使外事工作人員外語水平得到提高，還可以學(xué)習(xí)國外先進工作管理模式，開拓外事工作人員眼界，提高管理能力。做好培訓(xùn)工作可以提高外事工作人員的政治敏感性、組織紀(jì)律性、增強工作責(zé)任心、提高辦事效率，更好的為學(xué)校師生服務(wù)。部門應(yīng)積極倡導(dǎo)工作人員好讀書、讀好書，增強部門人員自我學(xué)習(xí)意識。通過自學(xué)，來完善知識儲備，在實際工作中真正提升外事管理水平。

（二）建立健全外事管理規(guī)章制度

高校應(yīng)根據(jù)實際情況和外事管理工作內(nèi)在規(guī)律制定出具有針對性的相關(guān)制度和措施，將外事管理工作做到制度化、規(guī)范化和程序化。在外籍專家管理方面，應(yīng)制定和完善《外籍專家招聘制度》，制訂和修訂《外籍教師合同》、《外籍教師管理辦法》，規(guī)范外籍教師行為準(zhǔn)則，明確外籍教師職責(zé)，提出教學(xué)目標(biāo)和課程要求，把好教學(xué)質(zhì)量關(guān)。為保證公正、公開、公平的教學(xué)質(zhì)量評估體系，建立和完善外《外籍專家測評考核辦法》，通過學(xué)生考評、外教自評和外事部門隨堂聽課等方式定期對國外教師教學(xué)情況進行考核。在因公團組出訪方面，外事部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)政策和法律法規(guī)，建立健全《因公出國（境）管理辦法》、《申辦因公出國（境）手續(xù)流程和細(xì)則》，加強對因公出國（境）管理。在留學(xué)生管理方面，高校應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)政策和自身特色，制定和完善具有自己特色的留學(xué)生管理制度和辦法。比如：《留學(xué)生管理辦法》《本科學(xué)籍管理辦法》《研究生學(xué)籍管理辦法》等，保證留學(xué)生教育質(zhì)量，減少高校涉外事件的發(fā)生，提高留學(xué)生行政管理效率。

（三）完善考核激勵機制

高校應(yīng)根據(jù)外事工作的特殊性，結(jié)合外事工作特點，制定相應(yīng)的考核內(nèi)容和考評指標(biāo)。考核的目的不僅僅是為了調(diào)整外事工作人員的工資待遇，是為了提高外事工作人員的工作能力和改進工作績效，提高外事工作人員在工作中的主動性和有效性。激勵是指鼓舞、導(dǎo)向人的行為，并使人的行為持久鞏固的過程。即調(diào)動人們積極性的過程[3]。為了充分調(diào)動他們工作的熱情和工作積極性，在對外事管理人員績效評估的基礎(chǔ)上，適當(dāng)引進激勵機制會進一步激發(fā)他們工作的積極性和主動性。對外事工作者的激勵主要包括物質(zhì)激勵和非物質(zhì)激勵兩個方面，根據(jù)外事工作者實際需求和工作情況進行給予相應(yīng)的激勵。物質(zhì)激勵顧名思義就是給予外事工作者物質(zhì)上的獎勵，高?？梢愿鶕?jù)外事工作者考評情況，對考評優(yōu)秀者給予獎勵。根據(jù)馬斯洛的需要理論，人基本的生理安全的需要得到滿足之后，會需要更高層精神追求即社交需要、尊重需要和自我實現(xiàn)需要。外事工作者普遍接受良好的教育，在基本生理和安全需要得到滿足后，更注重精神上的追求如：工作的成就感、責(zé)任感、領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可、同行的尊重、社會的接受。因此在制定激勵機制時應(yīng)多考慮非物質(zhì)激勵，比如對外事工作做出突出貢獻者給予表彰，發(fā)放榮譽證書；加強與外事工作者情感交流與溝通，尊重他們幫助他們，讓部門員工有歸屬感。通過物質(zhì)激勵和非物質(zhì)激勵相關(guān)結(jié)合，有利于充分發(fā)掘外事工作人員身上的潛力，發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，有效高質(zhì)量完成既定的工作目標(biāo)，不斷提高高校外事管理與服務(wù)水平。

[1]蔣建華.高校外事工作機制探索——兼論SWUFE外事工作改革[D].成都：西南財經(jīng)大學(xué)，2009.

[2]倪杰.管理學(xué)原理[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006：272.

[3]石興國，安文，姜磊.組織行為學(xué)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2005：369.

The foreign affair in colleges and universities is an important part of the university management work, is the main window of the foreign liaison and exchange,and is an important bridge for foreign exchange.Foreign affairs staff is the specific implementation of the work of foreign affairs,the quality of the staff of foreign affairs directly affect the effectiveness of the work of foreign affairs.The author analyzes the problems in the construction of management team of the foreign affairs in the foreign affairs management at universities currently,and discusses how to establish a highly qualified foreign affairs team.

foreign affairs management;team building;foreign affairs staff

G647

A

2096-000X（2016）24-0170-02

楊雨晴（1987-），女，南京市，漢族，碩士，副主任科員，實習(xí)研究員，研究方向：金融、教育管理研究。