論中小企業(yè)采購成本控制

廊坊市交通公路工程有限公司　李錦花

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論中小企業(yè)采購成本控制

廊坊市交通公路工程有限公司李錦花

摘 要：企業(yè)成本是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)命脈的重要因素之一，中小企業(yè)作為一支重要的經(jīng)濟(jì)力量在國民經(jīng)濟(jì)中占有重要地位。由于市場的競爭日益激烈，中小企業(yè)在市場競爭中應(yīng)該最大限度地降低控制成本，實現(xiàn)利潤最大化，這就需要有效地控制自己的采購成本。中小企業(yè)成本的有效控制，是關(guān)系到其能不能夠有效持續(xù)經(jīng)營的關(guān)鍵。目前，中小企業(yè)的現(xiàn)狀有很多不足，不管是自身因素還是改革體制都不樂觀。

關(guān)鍵詞：采購現(xiàn)狀經(jīng)濟(jì)發(fā)展中小企業(yè)成本控制

中小企業(yè)近年來隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展同樣發(fā)展勢頭良好,但在發(fā)展過程中也遇到一些瓶頸。中小制造企業(yè)的采購成本對企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)產(chǎn)生了重要的阻礙作用。降低控制采購成本對企業(yè)的發(fā)展前景起著舉足輕重的作用。由于生產(chǎn)成本中材料成本的比重日益加大,已經(jīng)加大到50%以上,所以,不斷降低并控制好采購成本,是中小企業(yè)縮減成本的重要途徑和重要手段。

1　中小企業(yè)控制成本存在的重要問題

1.1國家的政策支持缺乏

中小企業(yè)的稅費(fèi)較多,重復(fù)收費(fèi)和納稅的隨意性較大。政府的政策扶持,國家的法律融資稅收等,土地使用優(yōu)惠政策偏向于大型企業(yè)。中小企業(yè)的總數(shù)和工業(yè)總值在國民經(jīng)濟(jì)中的比例不在小數(shù),但貸款總額卻在全國貸款的比例中占得份額很少。各地方政府把中小企業(yè)作為各種費(fèi)用來源強(qiáng)烈壓制他們,甚至向他們攤派費(fèi)用,中小企業(yè)步履維艱。

1.2中小企業(yè)財務(wù)制度不健全

財務(wù)制度包含兩個方面:一個是內(nèi)部環(huán)境,一個是外部環(huán)境。大多數(shù)中小企業(yè)缺乏完整的內(nèi)部控制制度,不但在管理方面缺乏執(zhí)行力,而且在財會人員的崗位責(zé)任方面,部門職控權(quán)限、審核制度、內(nèi)部稽查控制制度也都不完善。而外部環(huán)境的構(gòu)建主要依賴于政府政策和相關(guān)部門的有效支持,很多中小型企業(yè)一味追求產(chǎn)品銷量和市場份額,忽略了成本控制管理的核心主導(dǎo)地位。

1.3中小企業(yè)資金管理混亂

很多企業(yè)近幾年來都出現(xiàn)資金不足,轉(zhuǎn)盈為虧的情況,缺乏嚴(yán)格的信用政策,管理水平低,對于延期付款超期付款沒有懲罰措施,即期付款也沒有相應(yīng)的獎勵制度。嚴(yán)重影響利潤的提高和銷售額,阻塞資金流動,造成壞賬。

2　采購成本控制的有效方法

第一,供應(yīng)商的評價體制要不斷地完善和建立。要明確做出規(guī)定,比如對供應(yīng)商的集體評價程序和供應(yīng)商的審批方法等,都要不斷完善。

第二,后期培訓(xùn)采購員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是重中之重,價格評估的確認(rèn),要有相關(guān)人員負(fù)責(zé),包括聯(lián)名簽署等。

第三,進(jìn)一步規(guī)范樣品確認(rèn)制度。把采購部的人員調(diào)集起來,分散其權(quán)利配備,不定期或定期地進(jìn)行抽查監(jiān)督檢驗測試評比,讓員工集中精力搞業(yè)績。

獎勵體系要建立,獎勵制度要不斷改進(jìn)。尤其是在價格下跌后,對業(yè)績份額提成因此受損的采購員應(yīng)給予相關(guān)獎勵支持。不斷創(chuàng)新,發(fā)展更多物美價廉的替代開發(fā)品。

無論買哪一種物料,我們在購買之前都要熟知它的價格成分組成。我們必須扎實掌控供應(yīng)商的最初原料價格,留給自己足夠的增值空間,包括一系列的價格整理調(diào)配,以應(yīng)對各種維護(hù)自己基礎(chǔ)價格的談判,做到知己知彼,百戰(zhàn)不殆。

此外,信息來源還要廣?，F(xiàn)如今,社會的多元化電子化發(fā)展不斷突飛猛進(jìn),采購員不僅要了解行情以及各個方面的物料基礎(chǔ)采購資訊,而且對每個地區(qū)的差異,價格差異都要掌握清楚明確,最終選擇適合自己公司前景發(fā)展的供應(yīng)商。人生最重要的是抉擇,選擇供應(yīng)商亦如此。穩(wěn)、準(zhǔn)、狠地選擇帶動自己公司發(fā)展的供應(yīng)商家,不僅能共贏謀發(fā)展,還可以為自己帶來更多的價值空間和創(chuàng)新的點(diǎn)子。好的供應(yīng)商可以讓你事半功倍,也好管理;相反,選擇了不正確的供應(yīng)商,不僅不能給企業(yè)增值,還會額外添加種種困擾。

誠信是經(jīng)商的基礎(chǔ),采購信譽(yù)尤為重要。采購雙方必須要建立合同契約,如果因為一些緣故不能及時付款,第一次會被理解,第二次或許也能被原諒,但事不過三,我們絕對不能丟失企業(yè)的信譽(yù),否則別說降低成本,控制價格,可能你會失去一個長期合作良好的供應(yīng)商戶。從服務(wù)、價格、質(zhì)量三方面入手建立月度評控分獎勵,進(jìn)行每月一次評分,或許有很多意外收獲。筆者建議健全績效考核月度評分制度,這樣不但可以激發(fā)采購人員的業(yè)務(wù)積極性,還可以互相監(jiān)督,有效遏制采購人員受賄。每天調(diào)配采購庫存,防止物資停滯積壓和停轉(zhuǎn)產(chǎn)的風(fēng)險,使企業(yè)內(nèi)部采購費(fèi)用在無形中得到良好的把控。

3　完善并管理采購規(guī)章制度

第一,供貨能力由質(zhì)量和評控部門掌控,包括對供貨商資質(zhì)的認(rèn)定和勘察,其供貨價格必須由公司財務(wù)部門嚴(yán)格監(jiān)管,全款以及尾款都要有公司上層領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。不斷改革,不斷拓寬和整合采購人員的采購?fù)窘?jīng)和進(jìn)貨渠道,各采購人員的采購區(qū)域和大量的物資,分別由各自負(fù)責(zé)人調(diào)配安置。同一類型產(chǎn)品,要由這一類型負(fù)責(zé)的采購人員統(tǒng)一從同一個渠道進(jìn)行采購。供應(yīng)商的供應(yīng)變量有調(diào)配,另行規(guī)劃。

第二,采購合同要得到有效規(guī)范。相關(guān)采購合同中有明確指出:供應(yīng)商無論出于哪種銷售目的,都不可以賄賂采購商的銷售人員,如有違反,則按比重扣除貨款以及尾款。有關(guān)返利采購的規(guī)定,合同中都要簡明扼要地呈現(xiàn),建立采購供應(yīng)雙方建立長久的穩(wěn)定共贏關(guān)系,以穩(wěn)固采購商的需求以及供應(yīng)商發(fā)展水平。對于長期合作的供應(yīng)公司,采購份額要加大優(yōu)先安排,首先保證供貨質(zhì)量數(shù)量在交貨期限內(nèi)得到很好的滿足,以及價格得到優(yōu)先調(diào)配等。我們都要特別重視采購的內(nèi)部管理,包括整體供應(yīng)鏈的水平提高,建立穩(wěn)定共贏的合作供應(yīng)關(guān)系的前提是選擇好的、優(yōu)秀的、不斷進(jìn)取的供應(yīng)商,采購促使供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的不斷改進(jìn)和創(chuàng)新,有效促進(jìn)供應(yīng)渠道的拓寬和發(fā)展,久而久之可與其簽署合作聯(lián)盟戰(zhàn)略協(xié)議書,彼此互惠互利、長久進(jìn)步。

4　建立改善降低成本的監(jiān)管平臺

首先要建立一個可視化透明的監(jiān)管平臺,每年每月每天都有人進(jìn)行有效率的審核;所有員工都要參與進(jìn)來,大家聽到看到做到,業(yè)務(wù)素質(zhì)的競爭會涌現(xiàn)出一大批優(yōu)秀的員工出現(xiàn)。不要擔(dān)憂自己的價格低,怕被同行的人知道,等等。在市場經(jīng)濟(jì)競爭激烈的當(dāng)今社會,只是一些特定行業(yè)或者企業(yè)會選擇搞價格戰(zhàn),價格優(yōu)勢已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能穩(wěn)固供求關(guān)系。除此之外,大家大致定向地采購需求基本相差不多,所以內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)十分重要,有人管有人監(jiān)管,還有有效率監(jiān)督,有獎勵制度。

在生產(chǎn)活動中,組織結(jié)構(gòu)起著中心職能作用。一般它屬于硬性死規(guī)定,那么,我們就讓它鮮活起來。打個比方,每個公司的經(jīng)理都認(rèn)為自己的職能只是管好直系屬下就可以了,那么怎樣管理好直系屬下才是核心關(guān)鍵。具體管好的意義標(biāo)準(zhǔn)要明確,一般下屬展現(xiàn)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和精神風(fēng)貌都是上司希望看到的,而并非他們真實的一面。所以單方面從管理下手,明顯不夠。舉例說吧,比如,月月開例會每周也如此,強(qiáng)調(diào)職能業(yè)績目標(biāo),調(diào)整完善員工狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)層必須要認(rèn)識到,有些錯誤是不可避免的,采購員工在進(jìn)行采購過程中的賄賂是不可避免的。就像人人會感冒一樣,雖然不可根除,但可有效預(yù)防,降低發(fā)生頻率。一個人受賄總比一個團(tuán)隊100人受賄損失要少。

5　實施分級管理供應(yīng)商體系和物料分類采購

就目前來看,企業(yè)對于產(chǎn)品的質(zhì)量受到采購物料的影響,參考資金的使用率,大體上可以分為一般物料和重要物料。相對重要價值比較高的物料要進(jìn)行集中采購,我們可以公開對物料進(jìn)行招投標(biāo),大家公開公正的決策。為自己企業(yè)爭取利益,最大程度地把運(yùn)輸費(fèi)用的成本降低,這樣能夠把握住老客戶,保持與供應(yīng)商之間的合作機(jī)會,同時,還可以保障零散的采購方式和額外的一些價值不高的小量市場資源。此外,還可以有效補(bǔ)充集中采購,大幅度的減少庫存,節(jié)省了存儲空間,資金也可以有效地運(yùn)作。

對于重要物料的供應(yīng)商要加強(qiáng)管理力度,加大控制強(qiáng)度,對于每個供應(yīng)商都要了如指掌,為他們建立檔案資料,在實力雄厚的供應(yīng)商上進(jìn)行測評,看看他們的業(yè)績評價如何。另外,也可以通過政府的投標(biāo)競爭,開拓大的物料市場,對于重要的物料供應(yīng)商,要長期建立合作關(guān)系,要立足于長遠(yuǎn),把不同類別的供應(yīng)商進(jìn)行分組分類,例如:優(yōu)先型、戰(zhàn)略型和商業(yè)型等,對其進(jìn)行正確的管理。要進(jìn)行戰(zhàn)略采購物品,能夠依仗供應(yīng)商的,又對價值各方面要求不高的,要進(jìn)行長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略部署性合作,簽訂長期的、有效的合同,雙方都能在規(guī)定的時間內(nèi)提供貨物和交受貨物,物量較大價格上也有一定的優(yōu)惠,可以保持穩(wěn)定的合作關(guān)系。

應(yīng)與合作伙伴商在生產(chǎn)、產(chǎn)品開發(fā)、控制質(zhì)量和管理經(jīng)營等,方方面面都能合作愉快,雙方互贏,尤其對供應(yīng)商進(jìn)行管理技術(shù)等方面的有益支持,能夠促進(jìn)雙方更加信任,長久的合作,供應(yīng)商和銷售商的企業(yè)都有一定的利潤空間。對價值比重較高,但物資容易從不同的供應(yīng)商處購得,那么,一定要根據(jù)以往的送貨及時程度、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)、技術(shù)規(guī)模等的業(yè)績情況考核,選擇優(yōu)秀供應(yīng)商,建立長期優(yōu)先型合作關(guān)系。

6　結(jié)語

采用適時制采購機(jī)制巨大潛力,采購成本管理在競爭供應(yīng)鏈條中占有很大比重,企業(yè)是以盈利為目的的社會團(tuán)體,追求利潤的最大化是所有企業(yè)的共同目標(biāo)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,巨大的競爭壓力迫使中小企業(yè)降低成本,而采購成本控制又是成本控制中的重要部分,是決定企業(yè)是否盈利的關(guān)鍵因素,標(biāo)志著企業(yè)競爭力的水平和發(fā)展的潛質(zhì)。所以,采購成本控制對于中小企業(yè)的生存發(fā)展至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類號：F275.3

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)03(b)-067-03

作者簡介：李錦花(1970-)，女，漢族，河北省霸州市人，會計師，大學(xué)本科學(xué)歷，主要從事企業(yè)成本控制方面的研究。