淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

沈麗紅

淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

沈麗紅

隨著社會的發(fā)展和進步，信息也變得越來越多元化，這明顯增加了事業(yè)單位工作檔案收集任務量。事業(yè)單位檔案管理是開展其他工作的基礎(chǔ)，是使事業(yè)單位資金和其他工作得到有效利用的依據(jù)，也是對后續(xù)工作的記錄和支持。同時檔案收集的工作也影響著檔案利用的質(zhì)量，就目前而言，我國事業(yè)單位工作檔案收集利用中還存在一些問題。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位工作中十分重要的一部分，是對整個工作進程以及財力物力利用情況的記錄，是相關(guān)部門按照國家法規(guī)，科學有效地對當?shù)厥聵I(yè)單位工作的記錄和總結(jié)，工作完成后給后人留下參考價值的經(jīng)驗。本文根據(jù)事業(yè)單位工作中檔案的收集管理和利用率以及重要性、存在的問題及優(yōu)化對策做了簡單的分析。

事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化對策

事業(yè)單位的思想政治工作規(guī)律與其他崗位不同，對于私營企業(yè)、民營企業(yè)來講事業(yè)單位的生存方式是完全不同的。事業(yè)單位主要是為社會各界的人們提供公共性社會服務的，為了以后能夠獲得更好的發(fā)展，應當把握事業(yè)單位的工作規(guī)律對事業(yè)單位的檔案進行具體的規(guī)劃和分層次的管理。但是當代社會正處于發(fā)展階段，各個方面都會有很大的變動，事業(yè)單位思想也是如此，為了讓人們從一開始就對事業(yè)單位的檔案管理工作的規(guī)律有一定的了解，就要對當代將要進入事業(yè)單位的人做思想方面的培養(yǎng)。隨著檔案管理工作的開展，檔案收集保管的工作也相繼展開。在政策等事業(yè)單位實行開展的關(guān)愛貧農(nóng)，完善基礎(chǔ)設施建設，開設教育機構(gòu)以及其他各種各樣活動的同時，會產(chǎn)生大量的信息資料，這些資料內(nèi)容分散，結(jié)構(gòu)混亂，按照一定的要求統(tǒng)一地將其排列整合在一起，形成事業(yè)單位的工作檔案，同時也為工作后續(xù)的流程打下基礎(chǔ)。本文就事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策進行簡要的分析。

一、事業(yè)單位檔案形成與管理

事業(yè)單位的材料形成于各種形式的活動中，還可以從以下幾個方面獲取材料：以往事業(yè)單位工作進行時形成的文件材料，可以在相關(guān)部門查閱；事業(yè)單位方面相關(guān)的科技技術(shù)文獻，包括文獻中使用的圖表，相關(guān)圖紙，改善措施的說明書等；前人工作時當?shù)仃P(guān)于材料的運用和管理方式，可以從當?shù)叵嚓P(guān)辦公室中查閱，借鑒其使用的工作表格和圖示，在今后開展工作的記錄中可以更加明確有針對性，少走許多冤枉路。

檔案的收集與整理也有一定的規(guī)范。首先，應該把歸檔的范圍明確，即每個部門負責哪些資料的收集，不能有漏掉的部門和材料，也不允許重復。上下級機關(guān)部門分別負責的稅務、計劃報告、會議記錄內(nèi)容等要歸類；黨委政委分別負責的農(nóng)業(yè)減免稅務、文化教育投入、衛(wèi)生設施建設方面的內(nèi)容做好記錄；地區(qū)在經(jīng)濟、文化、政治方面資金投入的報告條例，工作照片，工作中使用的表格要進行仔細分類記錄，并做好備份。

例如：在上級事業(yè)單位進行扶貧方面的工作和材料的管理和記錄時，事業(yè)單位一開始派人去下屬地區(qū)進行檢查工作，對新的地區(qū)經(jīng)濟，文化居民生活水平以及貧困狀況都不太了解時，不能盲目進行工作。首先，負責人應該去相關(guān)政府部門查閱近幾年當?shù)厥聵I(yè)單位財政在扶貧方面的支出稅務等水平，然后看一些在本地工作經(jīng)驗豐富工作者的會議材料的記錄，以及相關(guān)的制度報告檔案，在對當?shù)貭顩r做了進一步了解后才能進行接下來的工作，更好地切實解決當?shù)氐呢毨栴}，在工作中充分地利用前人的檔案資料，并且做好本次工作材料的收集保管以及利用。

二、事業(yè)單位檔案收集管理的重要性

1.檔案收集是工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)

檔案收集是開展一個工作的首要部分，收集工作是否做好關(guān)系著整個活動的以后的開展狀況。收集可以使零散的資料集中化，分散的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化，模糊的制度清晰化。檔案收集工作的標準是收集的檔案足夠齊全，具有參照價值，只有達到上述目標才能對后人有所幫助，客觀地反映當時政策現(xiàn)狀和進程。

2.有助于事業(yè)單位資金利用透明化

當今社會，腐敗之風仍然存在，每個人都有頭昏腦熱犯錯誤的時候，人非圣賢，孰能無過，為了事業(yè)單位資金真正用到點上，檔案的收集保管起到了很大的作用。據(jù)統(tǒng)計，近幾年，在某些貧困地區(qū)已經(jīng)投入了上千萬的事業(yè)單位資金，主要對當?shù)氐牡缆方ㄔO，村內(nèi)居民住房的維修防護，村莊內(nèi)部相關(guān)學校教學樓的建設完善，農(nóng)業(yè)澆灌設施的建設，居民養(yǎng)殖或農(nóng)業(yè)的補助，村內(nèi)醫(yī)療設施的改進，關(guān)愛老年人的安居工程等。隨著國家資金的投入量增加，國家也越來越重視事業(yè)單位資金的利用情況，通過事業(yè)單位工作中的檔案的收集管理，使所用的每一筆資金的用途都清晰明了，有據(jù)可依，使用的效果也詳細記錄。該方法不僅讓老百姓明白他們得到的幫助來源地是國家政府，也有效地防范了相關(guān)部門工作人員犯糊涂的可能。每一筆資金都做到了來有形，去有蹤，從而大大提高事業(yè)單位工作效率，從根本上保障了群眾自身的利益，防范在工作中出現(xiàn)公為私用，挪用公款，貪污腐敗的現(xiàn)象，事業(yè)單位資金實現(xiàn)了利用高效化，透明化。

例如：目前，在很多地區(qū)都不知道國家到底投入了多少錢，幫助他們過上更好的生活，有些人聽說撥了一大部分資金，卻沒看到用途在哪里，所以就覺得是當?shù)氐南嚓P(guān)事業(yè)部門吞了這筆錢，但是有時當?shù)卣]有貪污，而是用到了基礎(chǔ)建設上，效果不明顯或者具有潛伏性，老百姓沒有發(fā)現(xiàn)，這樣群眾和工作者之間就出現(xiàn)了誤會，非常不利于后續(xù)工作的進行。利用檔案收集保管利用的方法，使事業(yè)單位資金的利用透明，老百姓也能清晰地看到，促進工作者和群眾之間關(guān)系的發(fā)展，推動當?shù)亟?jīng)濟、文化、政治的進步與發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.對于從業(yè)人員對事業(yè)單位方面思想缺乏重視

很多事業(yè)單位的從業(yè)人員都是由畢業(yè)大學生承擔的，在大學的學習階段，其關(guān)于事業(yè)單位的材料的管理和利用的思想存在比較模糊的認識。將要進入事業(yè)單位的人員應當對于檔案管理的思想有自己的理解和認識，在生活工作中將自己的生活和檔案管理的思想聯(lián)系在一起，理論聯(lián)系實踐讓檔案管理思想的知識更加深入地印在腦海里。但是如今很多教師只是按照事業(yè)單位的教學課程目標進行教學，在完成教學目標后不再進行將要進入事業(yè)單位的人員檔案管理的思想學習方面的實踐應用，在學習過程中，很多將要進入事業(yè)單位的人員沒有對事業(yè)單位的檔案管理的思想進行具體的認識，只是干巴巴地記下檔案管理的思想，不能對其進行深入的加工和記憶，不利于將要進入事業(yè)單位的人進行學習和進步。

2.學習事業(yè)單位檔案管理的態(tài)度存在問題

將要進入事業(yè)單位的人員在初級階段學習的知識以及檔案管理的思想和以前學習的內(nèi)容有很大的不同，對于工作人員來講，要求將要進入事業(yè)單位的人員有抽象的思維方式和勤奮學習的習慣。不僅僅要求在課上要好好學習檔案管理的思想知識，還要在事業(yè)單位中把握現(xiàn)實規(guī)律，在平時的日常生活中要經(jīng)常把檔案管理的思想知識和生活等聯(lián)系在一起。平常盡可能地多用事業(yè)單位的思想來解釋工作中的各種現(xiàn)象和狀況。對于工作中的疑惑，很多將要進入事業(yè)單位的人員就會把這一部分放在那里，不去繼續(xù)探究詢問了，長此以往，會對于材料管理方面形成越來越多的困惑的問題，非常不利于自身的發(fā)展和進步。

3.檔案管理交接中存在的問題

事業(yè)單位工作檔案收集時由于涉及的相關(guān)單位部門眾多，很難保證每個部門資料的完整程度。相關(guān)單位主要有經(jīng)濟類、文化類、衛(wèi)生類、基礎(chǔ)設施類等，不同的單位有不同的制度特點和做事方法，各方面都存在這樣或那樣的差異，收集時很難做到統(tǒng)一規(guī)范。

收集事業(yè)單位工作資料時各層級的利益關(guān)系平衡的難度很大，每個部門的檔案要經(jīng)常使用，最常見的就是換領(lǐng)導時，進行交接文件檔案等，這些文件如果交到檔案室里面每次使用都要查找，因此有關(guān)部門就不愿將這類文件給到檔案室，資料一旦缺少，制作的檔案完整性，有效性就會大大降低。還有一些上級單位，考慮到自身資料的利用問題，在向檔案室交資料時就會刻意隱瞞那些不愿交的資料，借口說下次交或者說已經(jīng)交過了。上述各種現(xiàn)象都會導致檔案資料收集的不完善，之間的種種關(guān)系加大了資料收集管理的困難。

4.事業(yè)單位檔案收集工作效率低

近幾年，事業(yè)單位工作檔案的收集整理利用的工作，被越來越忽視，檔案室的工作不能為單位創(chuàng)造新的科技技術(shù)或利益，導致該部門工作人員的工資水平下降，進而一些人才流失，被其他部門挖走，對該部門工作人員產(chǎn)生了極大的負面影響，出現(xiàn)工作懈怠，積極性下降。在很多方面，事業(yè)單位材料的管理相關(guān)的制度政策缺乏完善，導致很多員工見縫插針從中偷懶或者進行一些“擦邊球”似的行為進而獲取一些利益，一方面，給其他員工造成了很大的負面影響，影響其他部門員工的工作積極性；另一方面，給材料管理的部門抹了黑，讓其他員工認為該部門缺乏正規(guī)的管理和相關(guān)的制度，從而對其的整體印象下降，在進行新員工的招聘的時候造成一定程度的困擾。

四、 事業(yè)單位管理的優(yōu)化政策和措施

1.運用專業(yè)體系完善事業(yè)單位的管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。對于事業(yè)單位工作檔案的管理工作者，對相關(guān)的領(lǐng)導者而言，一方面，領(lǐng)導者和相關(guān)單位合作制定相應的制度，從根本上解決檔案收集不完整，收集困難的問題，結(jié)合專業(yè)的知識體系出臺適當?shù)膽土P措施及硬性規(guī)定；另一方面，對于工作者，定期地進行培訓，培養(yǎng)自身的素質(zhì)，提高工作能力，使工作者意識到該部門是責任重大的部門，擔負著整個管理計劃的開展，給予工作者壓力將其變換成動力，提高工作熱情，促進事業(yè)單位工作檔案收集整理和工作的高效進行。

2.提高從業(yè)人員工作參與度，把握工作規(guī)律

在事業(yè)單位的工作過程中應該增加工作人員和老員工、工作人員之間的互動交流活動，增加工作人員的參與程度，進而打造一個活躍高效的工作環(huán)境，幫助初入門的工作人員更好學習思想政治工作規(guī)律。初步進入工作環(huán)境的工作人員，對事業(yè)單位規(guī)規(guī)矩矩的思想和工作模式不大適應，對于思想政治方面，在工作環(huán)境上可以鼓勵工作人員對書本上或者老員工所講的內(nèi)容不明白的地方提出疑問，提高在工作中對于掌握思想政治工作規(guī)律的參與程度，進而激發(fā)工作人員學習進步的主觀能動性。

經(jīng)過相關(guān)部門人員的不斷努力，近期事業(yè)單位檔案管理的工作有了突飛猛進的變化，很多地區(qū)的檔案管理得到改善，相關(guān)的工作人員在工作態(tài)度和工作積極性上也有很大的進步。事業(yè)單位其他方面的工作與檔案收集整理是息息相關(guān)的，材料管理工作的提升，對其他工作起到了很大的促進作用。在工作中不斷吸取前人的經(jīng)驗，少走了很多彎路，同時工作效率也得到了顯著的提升，事業(yè)單位材料管理的相關(guān)制度實現(xiàn)了很大程度的完善。

[1]蔡和，龐巖.淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].檔案與建設，2009（12）.

[2]呂亞軍.檔案收集工作理念感悟[J].赤峰學院學報，2011.

[3]付春華.關(guān)于檔案收集工作的思考[J].周口師范學院學報，2007.

[4]李彩霞.提高檔案利用效果的途徑與辦法[J].蘭臺世界，2008（10）.

[5]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導報，2011（20）.

(作者單位：淮安市淮陰區(qū)文化行政綜合執(zhí)法大隊)

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.22.0070