高職院校固定資產(chǎn)信息化管理探討

□文/吳　迅

（廣西國(guó)際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　廣西·南寧）

高職院校固定資產(chǎn)信息化管理探討

□文/吳迅

（廣西國(guó)際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣西·南寧）

［提要］ 作為高職院校日常教育教學(xué)活動(dòng)及發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)有著不可替代的作用。但是，目前我國(guó)高職院校的固定資產(chǎn)管理與學(xué)院的迅速發(fā)展及社會(huì)的不斷進(jìn)步還存在諸多不適應(yīng)的地方，出現(xiàn)了不少固定資產(chǎn)管理上的問(wèn)題。本文從高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的意義入手，對(duì)當(dāng)前高職院校固定資產(chǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出若干措施。

高職院校；固定資產(chǎn)；信息化；措施

收錄日期：2016年7月13日

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)職業(yè)教育越來(lái)越重視，我國(guó)的高等職業(yè)教育事業(yè)也得到了迅猛的發(fā)展，院校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，固定資產(chǎn)的數(shù)量也急劇增多，品種也越來(lái)越繁雜，管理難度越來(lái)越大。加上各高職院校也在不斷地探索教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)管理等各方面的改革，也對(duì)高職院校的固定資產(chǎn)管理工作提出了更高的要求。因此，面對(duì)大量的固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，如何建立一個(gè)更為科學(xué)、高效的固定資產(chǎn)管理平臺(tái)設(shè)備管理手段來(lái)提髙管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的規(guī)范、有效、動(dòng)態(tài)的管理，最大限度地發(fā)揮固定資產(chǎn)的作用，實(shí)現(xiàn)資源共享，更好地為高職院校的教育教學(xué)工作服務(wù)，這是目前高職院校迫切需要研究和解決的問(wèn)題。

一、固定資產(chǎn)信息化管理的涵義

所謂信息化，是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。在信息化的時(shí)代，信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮。而高職院校固定資產(chǎn)信息化管理則是依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建固定資產(chǎn)信息化管理的平臺(tái)，創(chuàng)建固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)固定資產(chǎn)的購(gòu)置、使用、調(diào)配及報(bào)廢等過(guò)程實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)客觀地反映固定資產(chǎn)實(shí)存及變化情況，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合、固定資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合的一種科學(xué)、合理、高效的管理機(jī)制。

二、高職院校實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理的意義

（一）提高固定資產(chǎn)管理的精確性。實(shí)行固定資產(chǎn)的信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)把固定資產(chǎn)管理的責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，從固定資產(chǎn)的采購(gòu)、分配、使用到報(bào)廢，每一個(gè)環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的追蹤管理。固定資產(chǎn)的信息化管理，嚴(yán)格規(guī)范了資產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，使固定資產(chǎn)的信息反饋更加精確。比如，在購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，要給每一項(xiàng)固定資產(chǎn)都建立一份身份檔案，里面包含該項(xiàng)固定資產(chǎn)的基本信息，并錄入信息管理系統(tǒng)。對(duì)于固定資產(chǎn)在使用過(guò)程中的增加、減少、維修、報(bào)廢等各種狀態(tài)，管理系統(tǒng)都能迅速、便捷、準(zhǔn)確地進(jìn)行反饋，也提高了固定資產(chǎn)管理的精確性。

（二）提高固定資產(chǎn)管理的效率。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理方式，容易出現(xiàn)各部門(mén)之間信息溝通不暢、各自為政的情況，管理部門(mén)和使用部門(mén)之間缺乏應(yīng)有的聯(lián)系和制約，很難將固定資產(chǎn)管理責(zé)任有效落實(shí)到位。而采用固定資產(chǎn)信息化管理，通過(guò)信息化的管理平臺(tái)，可以大大地加快各部門(mén)之間信息溝通的速度，并且能夠讓各部門(mén)、各負(fù)責(zé)人及時(shí)地掌握自己使用和管理的固定資產(chǎn)的信息動(dòng)態(tài)。通過(guò)信息化管理平臺(tái)，還可以為各責(zé)任主體賦予不同的權(quán)限，明確各自的責(zé)任，增強(qiáng)各責(zé)任主體的責(zé)任意識(shí)，方便各責(zé)任主體的管理，減少互相推諉的現(xiàn)象，從而提高固定資產(chǎn)的管理效率。

（三）實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的資源共享。實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理，資產(chǎn)管理部門(mén)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，隨時(shí)掌握某項(xiàng)固定資產(chǎn)目前所處的狀態(tài)。通過(guò)固定資產(chǎn)的管理軟件，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或教職員工都可以了解某項(xiàng)固定資產(chǎn)的一些基本參數(shù)以及該資產(chǎn)目前是處于使用還是閑置的狀態(tài)，從而能在院內(nèi)各部門(mén)之間合理的調(diào)配固定資產(chǎn)，避免閑置固定資產(chǎn)，提高固定資產(chǎn)的使用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、目前高職院校固定資產(chǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不健全，管理職責(zé)不明確。我國(guó)固定資產(chǎn)信息化管理工作起步相對(duì)較晚，在研究及實(shí)踐上均較為滯后。目前，我國(guó)高職院校中實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理的并不多，大多還是傳統(tǒng)的多頭管理的模式。比如，教學(xué)系部管設(shè)備的具體使用但是不管維修，資產(chǎn)管理部門(mén)管設(shè)備購(gòu)置但是不管具體使用，財(cái)務(wù)部門(mén)管理資金但是不管固定資產(chǎn)，甚至還有些固定資產(chǎn)找不到具體歸屬的部門(mén)，當(dāng)固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)各部門(mén)互相推諉，誰(shuí)也不愿意擔(dān)責(zé)的情況。

（二）管理機(jī)構(gòu)不配套，管理水平不高。一方面由于高職院校規(guī)模的迅速擴(kuò)張，有些專(zhuān)職部門(mén)及專(zhuān)職人員的配套跟不上。很多高職院校都缺乏專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和專(zhuān)職的管理人員，大多采用的是一崗多責(zé)的管理方式，有些院校把固定資產(chǎn)管理工作納入綜合部門(mén)，有些院校則歸入后勤管理部門(mén)，但是由于各部門(mén)工作的側(cè)重點(diǎn)不同，考慮問(wèn)題的角度也不同，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)厚此薄彼的問(wèn)題；另一方面是很多高職院校，特別是二級(jí)學(xué)院或系部都沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職的固定資產(chǎn)管理人員，固定資產(chǎn)管理多為后勤或資產(chǎn)管理部門(mén)人員兼職工作，受崗位職責(zé)的限制，很多時(shí)候也難以管理到位。同時(shí)，固定資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍也缺乏專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，人員的專(zhuān)業(yè)水平、學(xué)歷、職稱(chēng)等參次不齊，信息化水平較為欠缺，這些因素都限制了高職院校固定資產(chǎn)信息化管理工作的推進(jìn)。

（三）資源共享率低，使用效率低下。目前，我國(guó)高職院校固定資產(chǎn)的資金來(lái)源比較單一，大多為國(guó)家投入和學(xué)校申報(bào)各種項(xiàng)目的資金。而這種國(guó)家財(cái)政撥款的無(wú)償性往往造成院校在使用上較為隨意，在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃管理的前提下盲目購(gòu)置固定資產(chǎn)，最終造成院校之間或者是院校內(nèi)部各部門(mén)之間資源的重復(fù)建設(shè)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)的閑置積壓，資產(chǎn)利用率很低。另外，有些高職院校內(nèi)部各部門(mén)也缺乏大局觀，只考慮本部門(mén)的小集體利益，在添置設(shè)備設(shè)施時(shí)缺乏統(tǒng)籌管理，在固定資產(chǎn)的購(gòu)置上有較大的隨意性。有些部門(mén)甚至有意混淆固定資產(chǎn)的所有權(quán)和使用，把本部門(mén)使用的固定資產(chǎn)據(jù)為己有，有些設(shè)備寧可閑置，也不愿意調(diào)配給其他需要的部門(mén)。更有甚者還把一些設(shè)備轉(zhuǎn)為個(gè)人的財(cái)產(chǎn)，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。

（四）動(dòng)態(tài)管理缺失，信息采集不完整。近年來(lái)，隨著高職院校發(fā)展建設(shè)和教學(xué)改革的需要，各種教學(xué)設(shè)備的更新?lián)Q代速度也大大加快，很多高職院校每年采購(gòu)的固定資產(chǎn)都呈大幅增長(zhǎng)的趨勢(shì)。但由于沒(méi)有實(shí)行信息化管理，使得院校的固定資產(chǎn)管理部門(mén)在數(shù)據(jù)錄入、核對(duì)等基礎(chǔ)性、重復(fù)性的工作上耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，管理效率低下，對(duì)固定資產(chǎn)信息的采集工作也不夠規(guī)范、及時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息精細(xì)、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)性的管理。

四、加強(qiáng)高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的措施

（一）樹(shù)立大數(shù)據(jù)背景下固定資產(chǎn)信息化管理的理念。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，高職院校要不斷地探索和創(chuàng)新固定資產(chǎn)管理的方法和手段，有效地解決目前高職院校資產(chǎn)管理中存在的無(wú)序、繁雜以及信息不對(duì)稱(chēng)等問(wèn)題。首先，高職院校的管理者要改變觀念，接受新知識(shí)、新觀點(diǎn)，樹(shù)立固定資產(chǎn)信息化管理的理念；其次，高職院校的固定資產(chǎn)信息化管理必須要做好頂層設(shè)計(jì)，要根據(jù)院校教育教學(xué)發(fā)展的中心目標(biāo)，把固定資產(chǎn)信息化管理納入到學(xué)院發(fā)展的統(tǒng)一規(guī)劃中，統(tǒng)籌安排，有計(jì)劃、有步驟地構(gòu)建高職院校固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)全程管理。

（二）建立健全固定資產(chǎn)信息化管理制度。健全的管理制度是固定資產(chǎn)信息化管理工作有效開(kāi)展的保障。高職院校應(yīng)健全完善固定資產(chǎn)信息化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立一個(gè)科學(xué)、合理、高效的固定資產(chǎn)信息化管理體系，既要有粗線條的宏觀管理制度，又要有細(xì)線條的符合院校具體情況的內(nèi)部規(guī)章制度，修訂原有一些陳舊、不合時(shí)宜的管理制度，規(guī)范固定資產(chǎn)信息化管理的程序和方法，使高職院校的固定資產(chǎn)管理保持一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制，使固定資產(chǎn)信息化管理的工作做到有章可循、責(zé)權(quán)分明。

（三）優(yōu)化固定資產(chǎn)信息化管理體制。高職院校要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)信息化管理部門(mén)，并且理順該部門(mén)與學(xué)院后勤管理處、二級(jí)學(xué)院（系部）、信息網(wǎng)絡(luò)中心等內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，明確各部門(mén)的職責(zé)與管理權(quán)限，在學(xué)院整體規(guī)劃下建立一個(gè)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的固定資產(chǎn)信息化管理體制。學(xué)院的固定資產(chǎn)管理工作由一名副院長(zhǎng)分管，固定資產(chǎn)信息化管理部門(mén)則代表學(xué)院負(fù)責(zé)全院的固定資產(chǎn)管理工作，各二級(jí)學(xué)院（系部）可再設(shè)一名固定資產(chǎn)管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的固定資產(chǎn)管理工作。固定資產(chǎn)信息化管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各個(gè)部門(mén)的固定資產(chǎn)信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全息、動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，促進(jìn)固定資產(chǎn)的合理配置和有效利用。

（四）建立高素質(zhì)的固定資產(chǎn)信息化管理隊(duì)伍。隨著固定資產(chǎn)信息管理平臺(tái)的搭建，對(duì)管理人員素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，高職院校要重視固定資產(chǎn)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)，要配備專(zhuān)門(mén)的信息化管理人員。對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理隊(duì)伍進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，加強(qiáng)院校之間在固定資產(chǎn)管理工作上的交流與溝通，提高資產(chǎn)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，逐步建立一支高素質(zhì)、懂專(zhuān)業(yè)的信息化管理隊(duì)伍。

（五）建立基于云計(jì)算的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)。在《行政、事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理暫行辦法》中明確規(guī)定行政事業(yè)單位要建立資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。高職院校傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理的分段手工整理的方式，已經(jīng)很難適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展以及高職院校發(fā)展的需求，高職院校必須要應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，建立適合院校實(shí)際情況的固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。一是建立基于云計(jì)算技術(shù)的固定資產(chǎn)管理平臺(tái)。云計(jì)算是近年迅速發(fā)展起來(lái)的一種新型技術(shù)，它是傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展融合的產(chǎn)物。云計(jì)算是將計(jì)算任務(wù)分布在大量計(jì)算機(jī)構(gòu)成的資源池上，使用戶(hù)能夠按需獲取計(jì)算能力、存儲(chǔ)空間和信息服務(wù)，具有虛擬化、彈性伸縮、快速部署、資源使用計(jì)量和按需自動(dòng)服務(wù)等特點(diǎn)。依托云計(jì)算技術(shù)，用戶(hù)可以通過(guò)筆記本、手機(jī)等智能終端，隨時(shí)隨地獲取各種應(yīng)用服務(wù)，甚至包括超級(jí)計(jì)算這樣的大型任務(wù)。高職院校在云計(jì)算技術(shù)的基礎(chǔ)上來(lái)構(gòu)建固定資產(chǎn)信息化管理的平臺(tái)，因?yàn)樗?qǐng)求的資源來(lái)自“云”，借助于“云”的自動(dòng)化集中式管理，資源的利用率能夠得到大幅提升，而院校的管理成本則會(huì)大幅降低，比如購(gòu)置計(jì)算機(jī)、購(gòu)置管理軟件及升級(jí)維護(hù)等費(fèi)用。另外，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源最大范圍的共享，解決資源配置不均衡的問(wèn)題，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性；二是建立健全固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。高職院校固定資產(chǎn)的數(shù)量、種類(lèi)都越來(lái)越多，要對(duì)這些固定資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理，就必須把固定資產(chǎn)進(jìn)行合理的分類(lèi)。可以采用把會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定的固定資產(chǎn)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和條形碼的編碼規(guī)則兩者相結(jié)合的方式，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行合理的分類(lèi)編碼，每一項(xiàng)固定資產(chǎn)都有一個(gè)固定的編碼，并把固定資產(chǎn)的相關(guān)信息錄入管理信息系統(tǒng)，建立固定資產(chǎn)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，只要掃描某項(xiàng)固定資產(chǎn)的條形碼，就能掌握這項(xiàng)固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，便于院校實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的管理。

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2015年度廣西國(guó)際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院內(nèi)立項(xiàng)課題：“大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)信息化管理的對(duì)策研究”（項(xiàng)目編號(hào)：GSKY2015014）

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