淺析信息時代檔案的利用價值與開發(fā)

曾明霞

馬邊彝族自治縣公路養(yǎng)護管理段

淺析信息時代檔案的利用價值與開發(fā)

曾明霞

馬邊彝族自治縣公路養(yǎng)護管理段

本文就如何實現(xiàn)信息時代檔案的利用價值與開發(fā)進行分析，研究了檔案的開發(fā)利用現(xiàn)狀，進而探討了實現(xiàn)檔案的利用價值與開發(fā)的措施。

信息時代；檔案；利用價值

隨著當前經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，人們已逐漸邁進信息時代，伴隨這一信息時代的到來，信息化的知識持續(xù)地擴充，信息開始被大家使用在各個領域。檔案是一類非常關鍵的資源，其記錄了我們社會經(jīng)濟的發(fā)展過程，記錄了具有普遍性、綜合性、真實性的信息資料，所以，實現(xiàn)檔案的利用價值與開發(fā)有著非常重要的意義，除了能供給各個領域?qū)λ男枨?，還能實現(xiàn)檔案的最終社會化效益，所以在當前信息化時代下，實現(xiàn)檔案的利用價值與開發(fā)已變成檔案工作的重心所在。

一、檔案的開發(fā)利用現(xiàn)狀

長時間以來，國內(nèi)在檔案資源的利用上有著各種各樣的問題與不足，已經(jīng)阻礙了對檔案資源的進一步利用與開發(fā)。比如因為多年形成的習慣所影響，面對檔案資源時，更多的是注重于對其的保護，而忽視了對其的利用與開發(fā)，這就造成了檔案工作處于一種只保存未能有效利用的狀態(tài)，使我們的檔案工作長期處在一種被動性的工作狀況。

源于被動性的工作狀態(tài)，使得當前的檔案工作具有許多嚴重的問題，比如某些有著非常高的利用價值的檔案資料長時間不能獲得有效利用，使得想要獲取相關資料的研究者認為具有參考性價值的資料太少，在相關的研究領域或技術領域很難突破局限；還有可能會造成資源的浪費，例如由于檔案資料的管理是處在半封閉的形勢下，某些研究者不了解其想要研究的東西已被前人研究過了，這就導致重復性的工作，給相關領域的研究造成不必要的浪費。另外，檔案工作人員的價值也很難獲得完全的展現(xiàn)，也導致了某些方面人員上的浪費。因此，我們必須實現(xiàn)檔案的利用價值與開發(fā)。

二、信息時代檔案的利用價值與開發(fā)

結(jié)合當前檔案的開發(fā)利用現(xiàn)狀，本文認為從如下幾個方面進行信息時代檔案的利用價值與開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

1、實現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變

第一，檔案作者必須改變以往的陳舊觀念，對多年來的工作手段和工作形式進行改進，提高檔案資料的服務性，這也是信息時代的需要。為了實現(xiàn)檔案資料的有效開發(fā)利用，為人民群眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務，就要提升檔案資料管理的法治觀念，宣講檔案方面的法規(guī)文件。增強對檔案資料的指導性工作，檔案資料管理需要相關人員有著各個領域的理論知識，相關工作人員需具備扎實的理論基礎，部分基層部門可能會對自身檔案資料管理的重要意義不夠理解，這就需要上級相關單位對其開展工作指導。提升檔案資料管理的水平，加強對相關人員的業(yè)務培訓。

第二，檔案工作者必須加強服務意識，變被動服務為主動服務，到群眾中去，將檔案資料的特征與人民群眾的需要有機結(jié)合起來，為他們提供切實有效的服務，不斷實現(xiàn)檔案資料服務方式的提升，為群眾提供最為優(yōu)質(zhì)的服務，還能夠在檔案資料管理機構(gòu)設立大眾咨詢平臺，持續(xù)拓寬檔案資料的社會服務職能。

第三，檔案工作人員還必須不斷的提升自身素養(yǎng)，增強思想文化方面的建設，在平時表現(xiàn)出極佳的綜合素質(zhì)，堅定自我理想信念，與同事及他人都能夠和諧相處，做一個高水平的檔案業(yè)務工作者。

2、實現(xiàn)對檔案的整合

第一，需要實現(xiàn)信息化的檔案資料管理，構(gòu)建檔案資料信息管理平臺，利用檔案資料信息管理平臺完成對檔案的集中化整合，并創(chuàng)設集中式的服務機制，實現(xiàn)搜尋、查找、應用功能的整合，實現(xiàn)檔案信息資料的分享，從根本上提高檔案信息資料的應用率，此外，增強同社會上其他單位和部門的有效溝通，整合全社會的資源，構(gòu)建更為完整的，有效的檔案資料信息平臺，使得我們社會的檔案資料能夠獲得最為充分地應用，還能夠構(gòu)建和持續(xù)完善檔案平臺的網(wǎng)頁，利用網(wǎng)頁向大眾傳送即時的、精準的檔案資料，方便需要的研究者迅速獲得有效的資料。

第二，檔案資料管理本身就是一項具有整體性的社會化工作，不過隨著時代的發(fā)展，檔案資料不斷的被分化為各個自我獨立的體系，盡管這種獨立是社會歷史發(fā)展的必然，不過也給檔案資料的利用與開發(fā)造成了很大的困擾。為了防止這種分化導致的檔案資料的浪費，就需要增強社會各個部門互相間的互動與溝通，縮短檔案管理部門和各個社會機構(gòu)之間的距離，讓檔案資料管理部門之間既可以保留自身的獨立，又能為需要的群眾提高最優(yōu)的服務。最終實現(xiàn)檔案資料利用率的有效提升。

第三，一方面要處理好檔案資料使用及檔案資料保密間的關系，使用和保密看著相互矛盾，實際上兩者之間不具有根本上的沖突，只有在檔案資料做好保密的前提下，檔案資料才能真正的獲得使用，所以要實現(xiàn)檔案資料的保密，并適時地為需要者提供密相應的檔案資料，或者公布某些大眾需要的檔案資料，進而有效確保檔案資料的利用率；另一方面要處理好創(chuàng)新以及繼承兩者間的關系，在對檔案資料管理上，創(chuàng)新當然要被放在首位，通過創(chuàng)新工作方式，增強對檔案信息資料的匯集、分析，從而構(gòu)建更為便捷、更為有效的檔案信息資料管理平臺，推動檔案資料的科學管理，并將有著利用價值的檔案信息資料實現(xiàn)傳播。

結(jié)語

檔案的信息資料管理、開發(fā)是一項艱巨而緊要的工作，并且也是一個需要持續(xù)性發(fā)展的工作。檔案信息資料的利用與開發(fā)是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，也是當前時代給予我們的重要責任，并且也是檔案資料管理工作應對信息時代迅速發(fā)展的需要。因此，一方面相關管理者要意識到檔案資料的利用價值與開發(fā)的重要性，提高對檔案開發(fā)利用工作的重視，管理者要增強自身的服務意識，到基層中去指導基層工作人員的業(yè)務水平；另一方面要實現(xiàn)對檔案的整合，構(gòu)建檔案資料信息平臺，為檔案資料的利用與開發(fā)提供方便，增強檔案資料的利用率，進而實現(xiàn)檔案資料的最優(yōu)化利用。

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曾明霞，出生年月：1967.09.26，女，漢，四川省樂山市，馬邊彝族自治縣公路養(yǎng)護管理段辦公室主任，助理檔案管理，大專，研究方向：檔案的利用價值